應(yīng)用文寫作與檔案管理

1、應(yīng)用文寫作與檔案管理目錄第一編 應(yīng)用文寫作 第一章：概念 第二章：分類 第三章：方法 第四章：應(yīng)用文特點(diǎn) 第五章：應(yīng)用文要素 第六章：應(yīng)用文寫作注意事項(xiàng)第二編 檔案管理 第一章：概念 第二章：檔案工作 第一節(jié) 檔案收集 第二節(jié) 檔案整理 第三節(jié) 檔案鑒定 第四節(jié) 檔案保管 第五節(jié) 檔案檢索 第六節(jié) 檔案利用 第七節(jié) 檔案信息化第三章：制度文件 第一節(jié) 檔案標(biāo)準(zhǔn) 第二節(jié) 圖表式樣 第一章：概念第二章：分類第三章：方法第四章：應(yīng)用文特點(diǎn)第五章：應(yīng)用文要素第六章：應(yīng)用文寫作注意事項(xiàng)第一編 應(yīng)用文寫作第一章：概念引子：“博士”尋驢 從前，有一位老先生，號(hào)稱學(xué)富五車、才高八斗，方圓百十里地享有很高的聲望

2、，人稱“博士”，他也因此得意洋洋、自視很高。這一天，家人來向他報(bào)告：家里一頭最精壯的黑驢莫名其妙地丟失了，而眼下正是田里、家里活兒最多、最需要牲口的時(shí)候，請(qǐng)老爺趕緊想辦法或者找回黑驢、或者重買一頭新驢。當(dāng)時(shí)一頭正值壯年的驢也還很值幾個(gè)錢，于是有好事者提醒博士說，還是先寫個(gè)尋驢啟事，也許還能找回來呢！博士連連點(diǎn)頭稱是。于是磨墨鋪紙，提筆運(yùn)腕，一張尋驢啟事一氣呵成，墨跡未干就趕緊讓家人拿出去，張貼在鬧市口了。 可是，轉(zhuǎn)眼幾天過去了，一點(diǎn)黑驢的消息也沒有，博士決定親自到街頭去看一看、聽一聽，了解了解關(guān)于黑驢的消息。來到鬧市口，自己寫的啟事還在，還真有不少人在圍觀，博士混入人群，心下得意，想聽聽大家的

3、說法。只聽得有好事者正搖頭晃腦地給大家念著：“，我中華古國、歷史悠久，文化燦爛、民風(fēng)淳樸、文明教化，盤古開天，唐宗，宋祖”“什么嘛！什么嘛！”“什么意思！瞎耽誤工夫！”圍觀的人沒等好事者念完，就已連連唾棄著地四下散去。原來，“博士”真不愧為博士，一個(gè)尋驢啟事洋洋灑灑上萬字下去，還沒提到一個(gè)驢字，難怪他等了好幾天沒有任何消息呢！原來大家還沒等他講到驢就早已不耐煩讀下去了！辭海：應(yīng)用文是人們?cè)谌粘Ｉ睢⒐ぷ骱蛯W(xué)習(xí)中所應(yīng)用的簡易通俗文字，包括書信、公文、契約、啟事、條據(jù)等。 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法：應(yīng)用文是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及人民群眾在日常工作、生產(chǎn)和生活中辦理公務(wù)以及個(gè)人事務(wù)時(shí)，交流情況、溝

4、通信息，具有直接實(shí)用價(jià)值和慣用格式的一種書面交際工具。 科學(xué)定義：國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及人民群眾辦理公私事務(wù)、傳播信息、表述意愿所使用的實(shí)用性文章。 第二章：分類按照應(yīng)用文的使用功用來劃分，其種類有：1 通用類：指人們?cè)谵k公或辦事中普遍使用的文書。（1）行政公文類：指國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中所規(guī)定的文種。包括命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要等。（2）通用事務(wù)類：包括調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、述職報(bào)告、簡報(bào)、計(jì)劃、規(guī)章制度和會(huì)議材料等。（3）個(gè)人事務(wù)類：如日記、讀書筆記及各類信函等。2 專用類：指專業(yè)性較強(qiáng)的文書。包括：科技、財(cái)經(jīng)、司法

5、、傳播以及外交、軍事等類文書。一、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文（一）決議用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（二）決定用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。（三）指示用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。（四）意見用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（五）通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。（六）通報(bào)用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。（七）公報(bào)用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。（八）報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（九）請(qǐng)示用于

6、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十）批復(fù)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。（十一）條例用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。（十二）規(guī)定用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十三）函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。（十四）會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。二、國家行政機(jī)關(guān)公文（一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。 （二）決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （三）公告 適用于向國內(nèi)外宣

7、布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 （四）通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 （五）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 （六）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （七）議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 （八）報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 （九）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 （十）批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 （十一）意見 適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 （十二

8、）函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （十三）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 三、中鑫集團(tuán)常見應(yīng)用文（一）公文類1.決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 2.公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 3.通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 4.通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 5.通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。6.報(bào)告 適用于向

9、上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 7.請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 8.批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 9 .意見 適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 10 .函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 11.會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 （二）事務(wù)類1. 調(diào)查報(bào)告;2 .工作總結(jié);3 .述職報(bào)告;4 .簡報(bào);5 .方案計(jì)劃;6 .規(guī)章制度;7 .會(huì)議材料;8 .信函（感謝信、慰問信、介紹信、證明信）;9 . 建議書、倡議書; 10.申請(qǐng)書;11.大事記;12.演講稿;13.賀詞;14.禮儀致辭;15.請(qǐng)柬

10、16.聘書17.啟事18.聲明19.條據(jù)20.求職信（私務(wù)）21.一般書信（私務(wù)）22.日記（私務(wù)）23.讀書筆記（私務(wù)）（三）專用類1. 文教科技應(yīng)用文;（1）讀后感;（2）解說詞;（3）廣播稿;（4）內(nèi)容提要;（5）文摘;（6）教案;（7）畢業(yè)論文;（8）學(xué)術(shù)論文;（9）實(shí)驗(yàn)報(bào)告;（10）科技研究成果報(bào)告;（11）工程設(shè)計(jì)、修改、施工說明;（12）質(zhì)量檢測(cè)和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;（2）設(shè)備使用、安裝、維護(hù)說明。2 .財(cái)經(jīng)應(yīng)用文;（1）會(huì)計(jì)文書;（2）審計(jì)文書;（3）融資信貸文書;（4）合同、協(xié)議書;（5）意向書;（6）市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告;（7）經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告;（8）新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告。3 .司法

11、文書;（1）起訴狀;（2）上訴狀;（3）申訴狀;（4）答辯狀; （4）辯護(hù)詞;（5）判決書;（4）仲裁申請(qǐng)書;（5）仲裁答辯書;（6）仲裁裁決書。4 .傳播文書;（1）廣告策劃;（2）形象設(shè)計(jì);（3）產(chǎn)品說明書。第三章：方法一、公務(wù)文書格式：（一）要素1.秘密等級(jí)和保密期限2.緊急程度3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)4.發(fā)文字號(hào)5.簽發(fā)人6.標(biāo)題7.主送機(jī)關(guān)8.正文9.附件說明10.成文日期11.印章12.附注13.附件14.主題詞15.抄送機(jī)關(guān)16.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（二）標(biāo)識(shí)規(guī)則 （三）用紙要求（四）常用版式1.A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1 ；（注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。 下同）

12、2.公文首頁版式見圖2 ；3.上報(bào)公文首頁版式見圖3 ；4.公文末頁版式見圖4 ；5.聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖5 ；6.聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖6 。圖1A4型公文用紙頁邊及版心尺寸 圖2公文首頁版式 圖3上報(bào)公文首頁版式 圖4公文末頁版式 圖5聯(lián)合行文公文末頁版式1 圖6聯(lián)合行文公文末頁版式2 第四章：應(yīng)用文特點(diǎn)有具體的實(shí)際應(yīng)用目的;有明確的閱讀對(duì)象;有真實(shí)具體的內(nèi)容;有比較固定的書面格式;語言簡明扼要;有比較緊迫的時(shí)限。第五章：應(yīng)用文要素交際對(duì)象交際時(shí)間交際事件第六章：應(yīng)用文寫作注意事項(xiàng)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（1）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法;（2）常用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡表數(shù)字書寫規(guī)范、運(yùn)用科學(xué)掌握語體語言特點(diǎn)

13、掌握行文層次序碼的正確標(biāo)示第二編 檔案管理第一章：概念第二章：檔案工作 第一節(jié) 檔案收集 第二節(jié) 檔案整理 第三節(jié) 檔案鑒定 第四節(jié) 檔案保管 第五節(jié) 檔案檢索 第六節(jié) 檔案利用 第七節(jié) 檔案信息化第三章：制度文件 第一節(jié) 檔案標(biāo)準(zhǔn) 第二節(jié) 圖表式樣第一章 概念沿革：結(jié)繩刻契（骨片、木片、玉片）文字（甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張）文字、圖表、聲像（照片、膠片、磁片、光盤、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)）。定義：檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?；竞x：（一）檔案來源的廣泛性。（二）檔案是由文

14、件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來。第一，辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案。第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的文件，都有必要作為檔案保存。第三，按照一定的規(guī)律集中保存起來，才能最后成為檔案。以現(xiàn)代的一般檔案來說，它是經(jīng)過立卷歸檔集中保存起來的文件。文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。（三）檔案的形式是多種多樣的。（四）檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性。檔案分類1.以歷史進(jìn)程的時(shí)間次序分：（1）古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案。（2）唐、宋、元、明、清、民國、中華人民共和國檔案。（3）中華人民共和國成立以前的檔案和中華人民共和國檔案。2.按照檔案形成者的性質(zhì)分：國家機(jī)關(guān)、黨派

15、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、名人（人物）檔案等。3.按照檔案內(nèi)容分：（1）黨務(wù)、行政、軍事、外交、科學(xué)技術(shù)、會(huì)計(jì)檔案等。（2）從宏觀上劃分為普通檔案（黨務(wù)、政務(wù)）、專門檔案（科學(xué)技術(shù)、人事、會(huì)計(jì)、公安、訴訟檔案）兩大門類。4.按照檔案的所有權(quán)分：國家所有、集團(tuán)所有和個(gè)人所有檔案。5.按照檔案的載體形式分：甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶等。6.常用檔案劃分：（1）文書檔案、技術(shù)檔案（亦稱科技檔案）。（2）文書檔案、科技檔案、影片照片錄音檔案（亦稱聲像檔案）。（3）文書檔案、科技檔案、專門檔案。第二章 檔案工作內(nèi)容：廣義：包括機(jī)關(guān)檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研

16、究工作、檔案宣傳和出版工作。狹義：是指檔案館和檔案室從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用、編研等。性質(zhì)：管理性、服務(wù)性、政治性?；驹瓌t：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。（二）維護(hù)檔案完整與安全。（三）便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用。第一節(jié) 檔案收集內(nèi)容：檔案的收集是接收、征集檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的運(yùn)動(dòng)。具體說，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手中和散失在社會(huì)其他地方的檔案，有組織、有計(jì)劃地分別集中到有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一和分級(jí)管理。檔案收集主要包括下面三個(gè)方面：（一）單位檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔檔

17、案的接收。（二）檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位和撤銷單位的具有永久、長期保存價(jià)值檔案的接收。（三）對(duì)中華人民共和國建立以前各個(gè)歷史時(shí)期形成檔案的接收和征集?；疽螅ㄒ唬┘皶r(shí)、全面把檔案收集進(jìn)館（室）（二）加強(qiáng)檔案來源的調(diào)查研究。（三）推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。（四）保持全宗的不可分散性。歸檔制度中鑫集團(tuán)有限公司檔案管理制度 （一）歸檔范圍。（詳見制度第二章）（二）歸檔時(shí)間。每年四月底以前完成上年度文件歸檔，個(gè)別特殊、專門文件的歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。（三）歸檔要求。歸檔的文件材料，應(yīng)根據(jù)規(guī)定分類立卷，立成的案卷能正確地反映單位活動(dòng)的基本面貌，便于保管和利用;歸檔案卷，卷內(nèi)

18、文件應(yīng)按一定次序排列好，編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄，并要填好封面，注明保管期限;歸檔案卷要排列整齊有序、編號(hào)并編制案卷目錄。1.文件歸檔要做到齊全完整。具體含義為文件的定稿與正本須完整無缺；同一項(xiàng)工作的全部文件須完整無遺漏；來文與復(fù)文齊全。2.文件歸檔要做到系統(tǒng)科學(xué)。系統(tǒng)科學(xué)的要求是將反映工作的各方面文件都?xì)w檔時(shí)，還要考慮到文件的各種聯(lián)系，根據(jù)聯(lián)系去分析文件是否完整。3.文件歸檔要做到優(yōu)質(zhì)精煉。 （三）文件歸檔時(shí)應(yīng)注意的問題1.嚴(yán)格文件的登記制度，即文件收進(jìn)、發(fā)出、借出都要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記便于掌握文件的去向，收集時(shí)容易收回；2.將辦理完畢的文件，隨即收集歸檔。文件辦理完畢后，文件處理部門如不及時(shí)歸

19、檔，繼續(xù)放在承辦人手中，由于承辦人不是專門管理文件的，很容易將文件遺失；3.對(duì)辦完的文件進(jìn)行檢查，是不是有殘缺或不全的，如有應(yīng)及時(shí)追回，以免時(shí)間長，找不到責(zé)任人；4.注意賬外文件歸檔。如：A .領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)人員外出開會(huì)的會(huì)議文件和參加公務(wù)活動(dòng)形成的與本單位有關(guān)的文件材料；B .外單位直接發(fā)到本單位承辦部門的文件材料；C .本機(jī)關(guān)形成的黨組、行政、業(yè)務(wù)會(huì)議記錄；D .本機(jī)關(guān)形成的各種規(guī)章制度；E .本機(jī)關(guān)各種統(tǒng)計(jì)表。 第二節(jié) 檔案整理內(nèi)容：檔案整理，就是按照一定的原則和方法，把處于相對(duì)零亂狀態(tài)的檔案系統(tǒng)起來，以便于保管和利用的工作。檔案整理主要包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、案卷排列和編制

20、案卷目錄。類型：系統(tǒng)排列和編目;局部調(diào)整;全過程整理。原則：充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。檔案整理工作流程1.機(jī)關(guān)檔案整理工作流程：確定分類方案，編寫立卷類目平時(shí)歸卷立卷案卷排列給定檔號(hào)編制案卷目錄。2.檔案館的整理工作流程：第一類：區(qū)分全宗（對(duì)正常接收進(jìn)館檔案的整理）對(duì)原整理基礎(chǔ)進(jìn)行審查，必要時(shí)給予整理或加工全宗排列。第二類：區(qū)分全宗（對(duì)零散檔案的整理）分類立卷案卷排列給定檔號(hào)編制案卷目錄全宗排列。一、全宗及其作用（一）全宗概念：是一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。（二）全宗類型：1.按形成全宗的單

21、位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)，分為機(jī)關(guān)組織全宗和人物全宗兩種;2.按全宗的范圍和構(gòu)成方式，分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗和檔案匯集四種。（三）全宗基本含義：1.全宗是機(jī)關(guān)聯(lián)系的整體。2.全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的。3.全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。第一步：區(qū)分全宗（四）檔案為什么必須以全宗為單位整理？1.按全宗整理檔案，能夠提示檔案內(nèi)容的實(shí)質(zhì)，從而評(píng)價(jià)檔案價(jià)值，為檔案的提供利用奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。按照全宗來整理檔案，能比較完善地反映機(jī)關(guān)或個(gè)人活動(dòng)的全貌，從而便于對(duì)檔案的利用，使人們有可能通過檔案全宗全面地、系統(tǒng)地去研究歷史上各個(gè)機(jī)關(guān)或著名人物，在工作活動(dòng)中所積累下來的豐富的歷史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。2.

22、全宗是檔案管理的基本單位，對(duì)檔案管理有重要的組織作用。在檔案管理的全過程中，要以全宗為基本單位進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等管理工作，避免造成某種不必要的混亂發(fā)生，區(qū)分全宗是檔案整理中的第一步。3.按全宗整理檔案，不僅僅是個(gè)方法問題，而且也是一個(gè)理論問題。按全宗管理檔案，是檔案管理區(qū)別于圖書管理及其他文獻(xiàn)管理的重要特點(diǎn)之一。同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆，應(yīng)該按照檔案的來源把全宗內(nèi)已分散的各部分檔案集中起來，從而維護(hù)全宗的完整性以及挖掘全宗內(nèi)檔案作用的潛力。立檔單位及其構(gòu)成條件一、立檔單位（一）立檔單位：是構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者。通常稱

23、為“全宗構(gòu)成者”。如：中央某某部或廣東省某某廳就是一個(gè)立檔單位，它所產(chǎn)生的全部檔案是一個(gè)全宗。（二）具體條件：1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文;2.是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或獨(dú)立的核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。檔案分類的一般方法一、按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類：（一）年度分類法（二）時(shí)期分類法（階段分類法）二、按文件來源：（一）組織機(jī)構(gòu)分類法（二）作者分類法（三）通訊者分類法。就是按與立檔單位有來往通訊關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類（收文按作者、發(fā)文存本和原稿按收文者）第二步：檔案分類三、按文件內(nèi)容分類：（一）問題分類法（二）實(shí)物分類法。按文件內(nèi)容

24、所涉及的實(shí)物分類。比如糧、棉、鋼、鐵、石油（三）地理分類法。按文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)分類。如華北，東北四、按文件的形式分類（一）按文件種類（名稱）分類（二）按文件制成材料分類（三）按文件形狀分類檔案分類常用方法復(fù)式分類法分類方法單式結(jié)構(gòu)分類法復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法年度組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)年度分類法年度問題分類法問題年度分類法復(fù)式分類法適用范圍第三步：立卷概念和意義案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位。案卷是文件的組合體，是文書檔案的基本保管單位。立卷各機(jī)關(guān)、單位在工作活動(dòng)中形成和使用的文件，處理完畢以后，需要進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成案卷就叫做立卷。文書立卷的意義：一、文件組成案卷，

25、便于查找利用。二、文件組成案卷，便于保護(hù)文件。三、文件組成案卷，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。立卷和分類的關(guān)系：（見附文）立卷的原則和要求二、公文格式的種類1.用紙格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白邊(天頭)空37mm，訂口(左白邊)空28mm。 2.排版格式：正文使用3號(hào)仿宋體字。字形有小標(biāo)宋體、黑體、楷體等。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。3.印裝格式：左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。 4.書面格式 三、公文的書面格式1.眉首區(qū)：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等 2.主體區(qū)：公文標(biāo)

26、題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注等 3.版記區(qū)：主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等第三節(jié) 公文行文規(guī)則 一、行文與行文規(guī)則 二、公文行文關(guān)系 三、公文行文方式 四、行文原則一、行文與行文規(guī)則 行文 ：各級(jí)機(jī)關(guān)在其公文處理過程中以本機(jī)關(guān)名義撰制公文向受文機(jī)關(guān)運(yùn)行的環(huán)節(jié) 行文規(guī)則 ：以行文關(guān)系為核心的行文制度、行文方式的總和 二、公文行文關(guān)系1.隸屬關(guān)系（領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系）2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系3.平行關(guān)系三、公文行文方式行文方式上行方向下行方向平行方向逐級(jí)行文越級(jí)行文逐級(jí)行文多級(jí)行文直貫到底行文平行文四、行文原則1.確有必要2.注重效用3.協(xié)商一致4.向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重

27、要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。5.黨政分工6.正確選擇適合聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)7. 請(qǐng)示公文的報(bào)送制度和行文規(guī)范問題 一般不得越級(jí)請(qǐng)示 會(huì)商一致。 請(qǐng)示應(yīng)一文一事 請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān) 請(qǐng)示不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān) “請(qǐng)示事項(xiàng)”不得夾帶在“報(bào)告”中第四節(jié) 公文處理 一、公文處理的任務(wù) 二、公文處理程序圖 一、公文處理的任務(wù)公文處理：收文、發(fā)文、立卷、歸檔等特點(diǎn)：嚴(yán)肅性、輔助性和應(yīng)用性。原則：實(shí)事求是、精簡、高效要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全 二、公文處理程序圖一、公文收文處理程序簽收登記分發(fā)擬辦批辦承辦催辦注辦二、公文發(fā)文處理程序圖擬稿會(huì)商核稿簽發(fā)注發(fā)繕印校對(duì)用印分裝傳遞公文文體常識(shí)公文概說（概念、種類、

28、特點(diǎn)）公文格式行文規(guī)則公文處理（任務(wù)、程序圖）書面格式、印裝格式排版格式、用紙格式行文關(guān)系行文方式行文原則第二章 通知、通報(bào) 學(xué)習(xí)目標(biāo) 知識(shí)概要 內(nèi)容詳解 本章小結(jié)了解通知、通報(bào)的文種常識(shí)理解通知、通報(bào)的格式和寫作要求掌握通知、通報(bào)的語言特點(diǎn)及其寫法第一節(jié) 通 知第二節(jié) 通 報(bào)第一節(jié) 通 知 一、文種常識(shí) 二、格式掃描 三、寫法指要 四、寫作須知一、文種常識(shí)二、格式掃描 標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+（重要、緊急、聯(lián)合、補(bǔ)充）+“通知”主送：正文：緣由和目的、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求 落款：署名、日期三、寫法指要 正文基本構(gòu)成：通知的緣由和目的、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求要著眼于實(shí)要防止濫用要一目了然文件名稱(一)

29、發(fā)布性通知 法規(guī)性文件經(jīng)有關(guān)部門制定以后，需要用通知的形式予以發(fā)布。這類通知的正文一般包括四個(gè)方面的內(nèi)容： 文件由來希望要求 附 件（二）指示性通知 上級(jí)單位向下級(jí)單位對(duì)某一項(xiàng)工作的布置、要求、意見等往往用通知的形式傳達(dá)。這種通知帶有指令性，必須有根據(jù)、有目的、有任務(wù)、有要求。 （三）傳達(dá)性通知 這種通知帶有指示性、規(guī)定性，多用于上下級(jí)之間，職能部門與有關(guān)部門之間。對(duì)通知中的有關(guān)精神，必須遵照辦理、貫徹執(zhí)行。在寫法上，一般是先交代問題的來龍去脈，再講有關(guān)指示、意見、規(guī)定等，最后談希望或要求。 （四）轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知 上級(jí)或同級(jí)的來文要傳達(dá)到下屬單位貫徹執(zhí)行，需要用通知的形式，這種通知叫轉(zhuǎn)發(fā)性通

30、知。其寫法一般有二種：其一是照轉(zhuǎn)照發(fā)。其二是除轉(zhuǎn)發(fā)文件以外，再根據(jù)本地區(qū)、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門轉(zhuǎn)發(fā)下屬單位的來文，如報(bào)告、請(qǐng)示、意見等所用的通知稱為批轉(zhuǎn)型通知。有的照批照轉(zhuǎn)，有的加些指示性的意見。（五）會(huì)議通知 會(huì)議通知要求以極其簡短的文字，寫明會(huì)議名稱、目的、內(nèi)容（日期、時(shí)間、地點(diǎn)、出席對(duì)象以及對(duì)出席者的要求等）。 （六）任免通知 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的任免，除向規(guī)定范圍發(fā)通知外，還要向社會(huì)公布。 四、寫作須知 表達(dá)要明確 體式要規(guī)范 形式要靈活 要編號(hào)登記第二節(jié) 通 報(bào) 一、文種常識(shí) 二、格式掃描 三、寫法

31、指要 四、寫作須知 五、相關(guān)鏈接一、文種常識(shí)涵義：對(duì)典型的先進(jìn)事跡、人物進(jìn)行表彰，對(duì)嚴(yán)重的錯(cuò)誤予以批評(píng)教育，對(duì)重要的經(jīng)審核情況予以傳遞溝通特點(diǎn)：典型性、引導(dǎo)性、嚴(yán)肅性、時(shí)效性種類：批評(píng)通報(bào)、表彰通報(bào)、情況通報(bào)標(biāo)題 正文 落款二、格式掃描三、寫法指要正文基本構(gòu)成： 通報(bào)情況、通報(bào)決定、希望和要求表彰通報(bào)：事項(xiàng)、決定、號(hào)召批評(píng)通報(bào)：緣由、事項(xiàng)、分析、要求情況通報(bào)：事項(xiàng)、現(xiàn)況、要求 四、寫作須知1.事例要典型 2.情況要真實(shí) 3.分析要準(zhǔn)確 4.詳略要得當(dāng) 5.通報(bào)要及時(shí) 五、相關(guān)鏈接通報(bào)與通知的區(qū)別：1.告知對(duì)象不同 2.制發(fā)時(shí)間不同 3.目的不同 4.作用不同通知和通報(bào)均屬于知照性公文，都有溝通

32、情況、傳達(dá)信息的作用。通知通過具體事項(xiàng)的安排，要求下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中照此執(zhí)行或辦理，具有較強(qiáng)的約束力。通報(bào)的目的在于宣傳教育或信息溝通。第三章 報(bào)告、請(qǐng)示 學(xué)習(xí)目標(biāo) 知識(shí)概要 內(nèi)容詳解 本章小結(jié) 了解報(bào)告、請(qǐng)示的文種常識(shí)理解報(bào)告、請(qǐng)示的格式和寫作要求掌握?qǐng)?bào)告、請(qǐng)示的語言特點(diǎn)及其寫法第一節(jié) 報(bào) 告第二節(jié) 請(qǐng) 示第一節(jié) 報(bào) 告 一、文種常識(shí) 二、格式掃描 三、寫法指要 四、寫作須知一、文種常識(shí)涵義：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。特點(diǎn)：行文的單向性、表達(dá)的陳述性種類：工作報(bào)告、情況報(bào)告 答復(fù)報(bào)告、遞送報(bào)告 二、格式掃描 標(biāo)題 主送 正文 落款三、寫法指要正文基本構(gòu)成：報(bào)告緣由、報(bào)告內(nèi)容、結(jié)束語報(bào)告寫作的通用規(guī)則：1情況做法問題(意見)；2情況(做法)問題今后意見；3情況問題今后意見；4情況原因(責(zé)任)下步做法；5情況原因責(zé)任及處理意見；6情況問題建議；等工作報(bào)告：基本情況、成績和經(jīng)驗(yàn)、問題與不足、改進(jìn)辦法情況報(bào)告：情況或問題發(fā)生的經(jīng)過、原因、責(zé)任分析、處理意見、應(yīng)吸取的教訓(xùn)等答復(fù)報(bào)告：報(bào)告的原因、回答詢問四、寫作須知情況要真實(shí)、準(zhǔn)確重點(diǎn)突出，中心明確合理安排結(jié)構(gòu)、層次注重時(shí)效，不失時(shí)機(jī)語言要簡潔、凝練 第二節(jié) 請(qǐng) 示一、文種常識(shí)二、格式掃描三、寫法指要四、寫作須知五、相關(guān)鏈接一、文種常識(shí)涵義：下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)