連鎖公司業(yè)務(wù)計劃流程及崗位操作手冊

1、更多企業(yè)學(xué)院: 中小企業(yè)治理全能版18套講座897份資料總經(jīng)理、高層治理4套講座+188份資料中層治理學(xué)院6套講座+602份資料國學(xué)智慧、易經(jīng)46套講座人力資源學(xué)院套講座+27123份資料各時期職員培訓(xùn)學(xué)院套講座+24份資料職員治理企業(yè)學(xué)院6套講座+ 820份資料工廠生產(chǎn)治理學(xué)院52套講座+ 13920份資料財務(wù)治理學(xué)院5套講座+ 7945份資料銷售經(jīng)理學(xué)院套講座14份資料銷售人員培訓(xùn)學(xué)院72套講座+4879份資料art Nber:Aacus-IMxtc001奧博克信息系統(tǒng)有限公司BCS奧博克連鎖業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊閱讀指南1.讀者奧博克信息系統(tǒng)有限公司該項目實施人員及實施部、公司技術(shù)委員會

2、、公司開發(fā)部；用戶參與該項目實施的具體執(zhí)行人員及相關(guān)人員。1.2文檔定義文檔名稱業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊文檔編號ART Number:Abacs-IMlbhs00保密級不公共傳閱更新版本5更新日期200403-11電子文檔業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊doc文檔描述業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊.3創(chuàng)作團(tuán)隊職 責(zé)作 者備注撰寫咨詢組校驗蔡良評審實施部咨詢組印制蔡良1.4術(shù)語定義術(shù)語解 釋備注目 錄 Oo 1-3 z 一、基礎(chǔ)信息及合同治理業(yè)務(wù)、新商品引進(jìn)與供應(yīng)商合同簽約流程采購部業(yè)務(wù)組采購部經(jīng)理質(zhì)檢組開始填寫手工“新品引進(jìn)評估表”并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照 簽定合同，并填寫“供應(yīng)商及主合同信息表”。結(jié)束依照反饋

3、的“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”預(yù)備送貨和以后結(jié)算用。采購部合同組核查合同并加蓋合同章采購部錄入“供應(yīng)商及主合同信息表”生成供應(yīng)商編碼和合同號。反饋“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”用于業(yè)務(wù)存檔對不合格的，返回修改、補充資料或重新談判YN初審錄入首營供應(yīng)商和首營商品信息YN審批該流程操作講明：1、同一個商品、關(guān)于同一個供應(yīng)商在同一個采購部業(yè)務(wù)組，假如結(jié)算方式也相同的,則只能簽定一份合同,否則要重新定義新的供應(yīng)商重新簽定新的合同。2、一個供應(yīng)商在一個采購部業(yè)務(wù)組如結(jié)算方式(實銷實結(jié)和帳期)不同，則要分不簽定不同的經(jīng)代銷合同；3、嚴(yán)格按照供應(yīng)商合同要求的格式填寫合同信息，對信息不全的不于錄入，返回重新填寫

4、(要緊是對合同填寫的內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)和不完善進(jìn)行審核)。4、合同的初審要求采購部經(jīng)理嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行審核,對不合格的合同一律返回重新填寫和談判。5、對已有的供應(yīng)商,只是此供應(yīng)商有新的商品引入，只要新增加商品信息，再在合同商品明細(xì)里添加此商品就能夠了。6、對沒有此供應(yīng)商,但此商品在商品信息里差不多存在,對此供應(yīng)商只要錄入供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商的合同信息,把此商品添加到此供應(yīng)商合同明細(xì)中就能夠了、對商品和供應(yīng)商在系統(tǒng)中不存在的信息,按照新商品和新供應(yīng)商要求業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作。8、商品和供應(yīng)商信息嚴(yán)格按照商品信息表和供應(yīng)商合同信息表要求填寫,不同意自己定義的商品信息和合同信息表進(jìn)行添寫信息,對不合符標(biāo)

5、準(zhǔn)的商品信息和合同信息不受理。2、新商品編碼生成及合同商品明細(xì)建立流程采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)檢部開始結(jié)束反饋新生成的“商品編碼”給供應(yīng)商，預(yù)備送貨。填寫手工“商品基礎(chǔ)信息表”。核查商品樣品及質(zhì)檢報告，驗證商品條碼，確認(rèn)擬淘汰商品，并督促供應(yīng)商交納條碼費用采購部合同組錄入“商品基礎(chǔ)信息表”，生成新的商品編碼。在此供應(yīng)商采購合同供貨明細(xì)中增加新商品。錄入首營供應(yīng)商和首營商品信息審批該流程操作講明:1、此業(yè)務(wù)是指在采購合同確定的商品品牌品類和采購條件下，引進(jìn)新商品品種的業(yè)務(wù)。2、采購業(yè)務(wù)部在引進(jìn)新品種時原則上須同時提供相同數(shù)量的擬淘汰商品，商品部通過對樣品進(jìn)行核查并驗證條碼以確認(rèn)是否需要新增商品編碼。

6、3、對沒有簽定采購合同的或者合同明細(xì)中沒有的商品,不能開展商品進(jìn)銷存業(yè)務(wù)。4、采購部業(yè)務(wù)組應(yīng)規(guī)范填寫通知單中的商品差不多信息，商品部對填寫不規(guī)范的通知單應(yīng)要求各業(yè)務(wù)組重新填寫以確保相關(guān)基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。5、采購合同明細(xì)中的“含稅供貨價”由采購部各業(yè)務(wù)組確定，“最高供貨價”自動按首次含稅供貨價確定。由于商品訂貨是嚴(yán)格依照合同進(jìn)行的,對入庫價高于“最高供貨價”的業(yè)務(wù)將不能進(jìn)行,須由采購業(yè)務(wù)部通知商品部上調(diào)該商品的“含稅供貨價”和“最高供貨價”。商品部對調(diào)整合同供價的行為應(yīng)予登記并由采購業(yè)務(wù)人員簽字,定期匯總上報。6、商品信息的生成規(guī)則是大類碼+流水碼,因此在商品錄入的時候一定要嚴(yán)格按照商品的分類進(jìn)

7、行錄入,錄入的要求按照商品信息錄入的要求進(jìn)行操作。7、商品信息建立一定要注意是否上稱商品(是否是要用電子稱稱重的商品)，對上稱商品錄入的時候是定義成5位的商品編碼,其他的是定義成8位的商品編碼。、供應(yīng)商信息變更流程1）、供應(yīng)商因改制重組、業(yè)務(wù)需要等緣故對其差不多信息（不含供應(yīng)商編碼）進(jìn)行變更,須由供應(yīng)商提出書面變更函并附變更后的相關(guān)資質(zhì)證照。采購部業(yè)務(wù)員填寫“供應(yīng)商信息變更通知單”一式三份報采購部負(fù)責(zé)人和商品部負(fù)責(zé)人簽字同意后,交商品部進(jìn)行變更操作。)、“供應(yīng)商信息變更通知單”第一聯(lián)及其附件由商品部存檔,其他聯(lián)次分不由采購部、財務(wù)部留存，商品部對供應(yīng)商的相關(guān)信息作對應(yīng)變更。采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)

8、檢部開始結(jié)束反饋變更名稱后的供應(yīng)商信息給采購業(yè)務(wù)部。填寫手工“供應(yīng)商信息變更通知單” 并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照NN對不合格的，返回修改、補充資料更新供應(yīng)商信息修改首營供應(yīng)商和首營商品信息審批對供應(yīng)商信息變更按照上面的操作流程進(jìn)行操作。二、商品采購訂貨、入庫及退廠業(yè)務(wù)1、商品采購訂貨流程采購部開始配送中心供應(yīng)商錄入手工“采購訂單”復(fù)核并打印“采購訂單”一聯(lián)確認(rèn)系統(tǒng)產(chǎn)生的自動 “采購訂單”開始提示當(dāng)前缺貨商品品種，并填寫手工“采購訂單”。備貨并送貨到配送中心結(jié)束該流程操作講明:“采購訂單”供方送貨聯(lián)、商品采購訂貨業(yè)務(wù)是指采購部向供應(yīng)商發(fā)出“采購訂單”，要求供應(yīng)商送貨至配送中心倉庫的訂貨業(yè)務(wù)。2、

9、“采購訂單”受該供應(yīng)商采購合同中的商品供貨明細(xì)品種和“最高供貨價”操縱,關(guān)于系統(tǒng)產(chǎn)生的自動“采購訂單”須經(jīng)采購部業(yè)務(wù)員進(jìn)行簽字認(rèn)可。采購業(yè)務(wù)部在確定訂貨數(shù)量時,應(yīng)盡可能依照商品的“包裝規(guī)格”按整件進(jìn)行訂貨。、“采購訂單”生成后，采購部業(yè)務(wù)組可傳送紙質(zhì)訂單以通知供應(yīng)商送貨，也能夠電話、傳真、Eal等方式進(jìn)行通知，但須清晰表述訂單編號、商品編碼、數(shù)量、進(jìn)價及到貨時刻,且供應(yīng)商送貨到配送中心倉庫時須先調(diào)出并打印紙質(zhì)“采購訂單”。2、商品入庫業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商質(zhì)檢部配送中心財務(wù)部“經(jīng)銷入庫單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)供應(yīng)商依照“采購訂單”送貨至配送中心倉庫。開始質(zhì)檢部對商品進(jìn)行檢查,將訂單轉(zhuǎn)成驗收單,修改商品驗收單Y

10、N結(jié)束商品返回“經(jīng)銷入庫單”配送中心留存聯(lián)復(fù)核后打印“經(jīng)銷入庫單”一式三聯(lián)供應(yīng)商和收貨人雙方在“經(jīng)銷入庫單”和廠家的送貨單上簽字。倉庫驗貨、收貨后，將“采購訂單”轉(zhuǎn)“經(jīng)銷入庫單”。倉庫預(yù)驗供應(yīng)商的送貨，并在采購訂單上蓋預(yù)驗章。核查所附“采購訂單”和原始送貨單據(jù)，進(jìn)行“經(jīng)銷入庫單”登帳結(jié)束“經(jīng)銷入庫單”財務(wù)記帳聯(lián)該流程操作講明:商品入庫業(yè)務(wù)是指供應(yīng)商依照訂單送貨到配送中心倉庫后由倉庫進(jìn)行驗貨、轉(zhuǎn)單和收貨入庫的業(yè)務(wù)。采購訂單的預(yù)驗要緊檢查供應(yīng)商的送貨商品品種是否送達(dá)和質(zhì)量是否合格。2、配送中心倉庫必須嚴(yán)格按訂單收貨。遇有訂單與實物不符時，應(yīng)堅持以下原則:對訂單上沒有的商品品種應(yīng)予拒收；對高于訂單上

11、商品進(jìn)價的商品應(yīng)予拒收；對多于訂單上商品數(shù)量的多余商品應(yīng)予拒收。若出現(xiàn)驗貨時出現(xiàn)實物與“采購訂單”不符時,配送中心倉庫在轉(zhuǎn)入庫單時需更改“實收數(shù)量”為實際收貨數(shù)量,并通知采購業(yè)務(wù)部。、專門情況下，經(jīng)采購部同意也可在外地供應(yīng)商已將無訂單或超訂單量的商品送至配送中心時，再由配送中心通知采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組依照廠家的“送貨單”或“隨貨同行聯(lián)”補錄入并復(fù)核商品“采購訂單”，經(jīng)配送中心打印后方可進(jìn)行商品入庫。當(dāng)發(fā)生供應(yīng)商托付第三方物流送貨等供應(yīng)商不能直接取得入庫單的情況時，配送中心簽收入庫后，將“經(jīng)銷入庫單”的供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)定期送至采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組,由其代供應(yīng)商保管,以便供應(yīng)商在結(jié)算時可在采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組拿到

12、結(jié)算單據(jù)。嚴(yán)格按照采購訂單轉(zhuǎn)入庫單，不同意在沒有訂單的情況下直接對商品進(jìn)行入庫處理。對商品入庫數(shù)據(jù)要求每天的入庫單每天完成，不同意將入庫單據(jù)推遲到月末處理.因此的單據(jù)在月末,也確實是本會計期間必須完成,對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理.3、商品退廠業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商配送中心采購部財務(wù)部“商品退廠單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)依照協(xié)商結(jié)果預(yù)備接收退廠商品打印“商品退廠單”一式三聯(lián)依照“商品退廠單”向供應(yīng)商退貨并由供應(yīng)商負(fù)責(zé)簽收“商品退廠單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)提示采購業(yè)務(wù)部須退廠商品，并做好退廠商品的整理工作開始錄入“商品退廠單”開始與供應(yīng)商商定商品退廠事宜登帳“商品退廠單”“商品退廠單”財務(wù)記帳聯(lián)結(jié)束該流程操作講

13、明：商品退廠業(yè)務(wù)是指將商品從配送中心倉庫退還供應(yīng)商的業(yè)務(wù)。2、供應(yīng)商收貨后由配送中心發(fā)貨倉庫與供應(yīng)商共同在機制“商品退廠單”上簽字?！吧唐吠藦S單”一聯(lián)交供應(yīng)商,一聯(lián)配送中心發(fā)貨倉庫自留。 如遇機制“商品退廠單”與所退實物數(shù)量不符，則必須通知采購部以沖單或補錄單據(jù)來解決,而不同意對機制退廠單進(jìn)行修改。商品退廠數(shù)據(jù)要求每天的退廠單每天完成,不同意將退廠據(jù)推遲到月末處理.所有的單據(jù)在月末,也確實是本會計期間必須完成，對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理三、商品配送及直配業(yè)務(wù)1、總部配送業(yè)務(wù)流程配送中心門店財務(wù)部業(yè)務(wù)員錄入“門店配送單”或依照“配送申請單”轉(zhuǎn)“門店配送單”并復(fù)核開始備貨并向門店發(fā)貨（“

14、門店配送單”三聯(lián)隨貨由司機帶到門店）打印“門店配送單”三聯(lián) “門店配送單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)司機將雙方簽字的“門店配送單”帶回配送中心后，定期傳送至總部財務(wù)部依照“門店配送單” 在電腦上進(jìn)行門店入庫門店驗貨、收貨，并同司機一起在兩聯(lián)“門店配送單”上簽字”開始門店收貨員錄入“配送申請單”“門店配送單”分店收貨憑據(jù)聯(lián)結(jié)束留存“門店配送單”財務(wù)記帳聯(lián)備注：、配送中心依照門店請求或自主決定，通過配送中心將商品統(tǒng)一配送至各門店的業(yè)務(wù)。2、門店的“配送申請單”僅起要貨申請作用，采購部可依照庫存等情況決定實際配送品種和數(shù)量，并產(chǎn)生“門店配送單”。3、配送價格按照入庫的價格進(jìn)行平價配送。4、“門店配送單”打印后將

15、不能進(jìn)行修改,以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴(yán)格依照“門店配送單”上的品種和數(shù)量進(jìn)行發(fā)貨和收貨工作,若發(fā)生貨單不符須通過采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組進(jìn)行門店返倉處理。5、“配送申請單”和“門店配送單”必須分不同采購業(yè)務(wù)部申請和配送。采購部配送中心門店財務(wù)部業(yè)務(wù)員將門店“返倉申請單”轉(zhuǎn)為“門店返倉單”，復(fù)核后通知配送中心業(yè)務(wù)員通知分店需返倉商品品種及數(shù)量開始整理并定期傳送至財務(wù)部倉庫收貨，并在兩聯(lián)“門店返倉單”上簽字將三聯(lián)單據(jù)交司機去門店取貨，倉庫做好收貨預(yù)備打印“門店返倉單”三聯(lián)“門店返倉單”倉庫收貨憑據(jù)聯(lián)司機將商品和雙方簽字的“門店返倉單”兩聯(lián)，帶回配送中心依照“門店返倉單”

16、在電腦上進(jìn)行門店返倉收貨員依照“門店返倉單”進(jìn)行退貨，并和司機在三聯(lián)單據(jù)上簽字開始門店核清需返倉商品品種及數(shù)量，撤架并做好返倉預(yù)備后，錄入“返倉申請單”“門店返倉單”門店發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)“門店返倉單”總部財務(wù)記帳聯(lián)上機復(fù)核“門店返倉單”結(jié)束崗位職責(zé):1、此業(yè)務(wù)是指門店返倉所發(fā)生的業(yè)務(wù)。2、門店必須對返倉商品撤架整理后核清其品種及數(shù)量,方可錄入“返倉申請單”以防返倉數(shù)量超出實際數(shù)量而造成負(fù)庫存。3、“門店返倉單”復(fù)核后將不能進(jìn)行修改,以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴(yán)格依照“門店返倉單”上的品種和數(shù)量進(jìn)行發(fā)貨和返倉工作。2、門店返倉業(yè)務(wù)流程四、分店商品調(diào)劑業(yè)務(wù)流程(分店與分店調(diào)

17、撥）調(diào)出門店調(diào)入門店采購部財務(wù)部“門店調(diào)劑單”調(diào)出分店聯(lián)（第二聯(lián)）上機登帳“門店調(diào)劑單”錄入門店調(diào)劑申請單開始上機登帳“門店調(diào)劑單”“門店調(diào)劑單”調(diào)入分店聯(lián)（第三聯(lián)）打印“調(diào)劑單”一式三聯(lián)。把門店調(diào)劑申請單轉(zhuǎn)成門店調(diào)劑單。審核門店調(diào)劑申請單。結(jié)束“門店調(diào)劑單”財務(wù)記帳聯(lián)（第一聯(lián)）備注：分店進(jìn)行調(diào)劑之前,先由調(diào)出分店填寫調(diào)劑申請單上傳到總部,總部依照調(diào)劑申請單產(chǎn)生分店調(diào)劑單然后下傳到調(diào)出分店和調(diào)入分店；一張調(diào)劑申請單只能是總部的一個業(yè)務(wù)部門。調(diào)劑申請單由調(diào)出分店填制,因此打開申請單依照注冊分店就直接填寫調(diào)出分店，調(diào)入分店能夠選擇或錄入，下面的批次信息窗口與返倉申請一樣，列出該商品的批次,讓分店自

18、己去選一個批次,錄入數(shù)量;總部在接收到分店的調(diào)劑申請單后，然后轉(zhuǎn)調(diào)劑單,在轉(zhuǎn)換成調(diào)劑單時，總部復(fù)核調(diào)劑單后,生成調(diào)入、調(diào)出分店的日志,分店下載調(diào)劑單，復(fù)核、登帳分店的帳。調(diào)出分店扣減庫存,調(diào)入分店增加庫存。、調(diào)劑單（也確實是分店與分店的調(diào)撥單)五、分店促銷業(yè)務(wù)流程由采購部制定促銷方案。交促銷方案審定小組審定。審定后由采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商洽談,并簽定銷協(xié)議。填寫手工“促銷申請表”交促銷商品審定小組審定。審定后返回促銷部錄入促銷單。促銷單復(fù)核后分店生效七、總部配送中心、分店盤點業(yè)務(wù)流程配送中心盤點配送中心防損部財務(wù)部開始錄入盤點單產(chǎn)生盤點差異單產(chǎn)生盤點損益單對此商品重盤錄入N審查Y財務(wù)記帳處理結(jié)束備注:門店盤點門店防損部配送中心財務(wù)部開始錄入盤點單產(chǎn)生盤點差異單盤點差異單數(shù)據(jù)上傳總部結(jié)束盤點損益處理盤點損益數(shù)據(jù)下傳對此商品重盤錄入N審查Y產(chǎn)生盤點損益結(jié)束財務(wù)記帳備注：十三、配送中心驗碼、收貨等操作流程（一）、新商品的編碼、驗碼1、采購中心業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員在處理超市商品的新品時，通過掃描供應(yīng)商提供的新商品條形碼,查詢條形碼是否存在(