連鎖公司業(yè)務(wù)計劃流程及崗位操作手冊

1、更多企業(yè)學(xué)院: 中小企業(yè)治理全能版18套講座897份資料總經(jīng)理、高層治理4套講座+188份資料中層治理學(xué)院6套講座+602份資料國學(xué)智慧、易經(jīng)46套講座人力資源學(xué)院套講座+27123份資料各時期職員培訓(xùn)學(xué)院套講座+24份資料職員治理企業(yè)學(xué)院6套講座+ 820份資料工廠生產(chǎn)治理學(xué)院52套講座+ 13920份資料財務(wù)治理學(xué)院5套講座+ 7945份資料銷售經(jīng)理學(xué)院套講座14份資料銷售人員培訓(xùn)學(xué)院72套講座+4879份資料art Nber:Aacus-IMxtc001奧博克信息系統(tǒng)有限公司BCS奧博克連鎖業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊閱讀指南1.讀者奧博克信息系統(tǒng)有限公司該項目實施人員及實施部、公司技術(shù)委員會

2、、公司開發(fā)部；用戶參與該項目實施的具體執(zhí)行人員及相關(guān)人員。1.2文檔定義文檔名稱業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊文檔編號ART Number:Abacs-IMlbhs00保密級不公共傳閱更新版本5更新日期200403-11電子文檔業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊doc文檔描述業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊.3創(chuàng)作團隊職 責(zé)作 者備注撰寫咨詢組校驗蔡良評審實施部咨詢組印制蔡良1.4術(shù)語定義術(shù)語解 釋備注目 錄 Oo 1-3 z 一、基礎(chǔ)信息及合同治理業(yè)務(wù)、新商品引進與供應(yīng)商合同簽約流程采購部業(yè)務(wù)組采購部經(jīng)理質(zhì)檢組開始填寫手工“新品引進評估表”并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照 簽定合同，并填寫“供應(yīng)商及主合同信息表”。結(jié)束依照反饋

3、的“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”預(yù)備送貨和以后結(jié)算用。采購部合同組核查合同并加蓋合同章采購部錄入“供應(yīng)商及主合同信息表”生成供應(yīng)商編碼和合同號。反饋“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”用于業(yè)務(wù)存檔對不合格的，返回修改、補充資料或重新談判YN初審錄入首營供應(yīng)商和首營商品信息YN審批該流程操作講明：1、同一個商品、關(guān)于同一個供應(yīng)商在同一個采購部業(yè)務(wù)組，假如結(jié)算方式也相同的,則只能簽定一份合同,否則要重新定義新的供應(yīng)商重新簽定新的合同。2、一個供應(yīng)商在一個采購部業(yè)務(wù)組如結(jié)算方式(實銷實結(jié)和帳期)不同，則要分不簽定不同的經(jīng)代銷合同；3、嚴格按照供應(yīng)商合同要求的格式填寫合同信息，對信息不全的不于錄入，返回重新填寫

4、(要緊是對合同填寫的內(nèi)容不標準和不完善進行審核)。4、合同的初審要求采購部經(jīng)理嚴格按照公司的規(guī)定進行審核,對不合格的合同一律返回重新填寫和談判。5、對已有的供應(yīng)商,只是此供應(yīng)商有新的商品引入，只要新增加商品信息，再在合同商品明細里添加此商品就能夠了。6、對沒有此供應(yīng)商,但此商品在商品信息里差不多存在,對此供應(yīng)商只要錄入供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商的合同信息,把此商品添加到此供應(yīng)商合同明細中就能夠了、對商品和供應(yīng)商在系統(tǒng)中不存在的信息,按照新商品和新供應(yīng)商要求業(yè)務(wù)流程進行操作。8、商品和供應(yīng)商信息嚴格按照商品信息表和供應(yīng)商合同信息表要求填寫,不同意自己定義的商品信息和合同信息表進行添寫信息,對不合符標

5、準的商品信息和合同信息不受理。2、新商品編碼生成及合同商品明細建立流程采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)檢部開始結(jié)束反饋新生成的“商品編碼”給供應(yīng)商，預(yù)備送貨。填寫手工“商品基礎(chǔ)信息表”。核查商品樣品及質(zhì)檢報告，驗證商品條碼，確認擬淘汰商品，并督促供應(yīng)商交納條碼費用采購部合同組錄入“商品基礎(chǔ)信息表”，生成新的商品編碼。在此供應(yīng)商采購合同供貨明細中增加新商品。錄入首營供應(yīng)商和首營商品信息審批該流程操作講明:1、此業(yè)務(wù)是指在采購合同確定的商品品牌品類和采購條件下，引進新商品品種的業(yè)務(wù)。2、采購業(yè)務(wù)部在引進新品種時原則上須同時提供相同數(shù)量的擬淘汰商品，商品部通過對樣品進行核查并驗證條碼以確認是否需要新增商品編碼。

6、3、對沒有簽定采購合同的或者合同明細中沒有的商品,不能開展商品進銷存業(yè)務(wù)。4、采購部業(yè)務(wù)組應(yīng)規(guī)范填寫通知單中的商品差不多信息，商品部對填寫不規(guī)范的通知單應(yīng)要求各業(yè)務(wù)組重新填寫以確保相關(guān)基礎(chǔ)信息的準確性。5、采購合同明細中的“含稅供貨價”由采購部各業(yè)務(wù)組確定，“最高供貨價”自動按首次含稅供貨價確定。由于商品訂貨是嚴格依照合同進行的,對入庫價高于“最高供貨價”的業(yè)務(wù)將不能進行,須由采購業(yè)務(wù)部通知商品部上調(diào)該商品的“含稅供貨價”和“最高供貨價”。商品部對調(diào)整合同供價的行為應(yīng)予登記并由采購業(yè)務(wù)人員簽字,定期匯總上報。6、商品信息的生成規(guī)則是大類碼+流水碼,因此在商品錄入的時候一定要嚴格按照商品的分類進

7、行錄入,錄入的要求按照商品信息錄入的要求進行操作。7、商品信息建立一定要注意是否上稱商品(是否是要用電子稱稱重的商品)，對上稱商品錄入的時候是定義成5位的商品編碼,其他的是定義成8位的商品編碼。、供應(yīng)商信息變更流程1）、供應(yīng)商因改制重組、業(yè)務(wù)需要等緣故對其差不多信息（不含供應(yīng)商編碼）進行變更,須由供應(yīng)商提出書面變更函并附變更后的相關(guān)資質(zhì)證照。采購部業(yè)務(wù)員填寫“供應(yīng)商信息變更通知單”一式三份報采購部負責(zé)人和商品部負責(zé)人簽字同意后,交商品部進行變更操作。)、“供應(yīng)商信息變更通知單”第一聯(lián)及其附件由商品部存檔,其他聯(lián)次分不由采購部、財務(wù)部留存，商品部對供應(yīng)商的相關(guān)信息作對應(yīng)變更。采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)

8、檢部開始結(jié)束反饋變更名稱后的供應(yīng)商信息給采購業(yè)務(wù)部。填寫手工“供應(yīng)商信息變更通知單” 并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照NN對不合格的，返回修改、補充資料更新供應(yīng)商信息修改首營供應(yīng)商和首營商品信息審批對供應(yīng)商信息變更按照上面的操作流程進行操作。二、商品采購訂貨、入庫及退廠業(yè)務(wù)1、商品采購訂貨流程采購部開始配送中心供應(yīng)商錄入手工“采購訂單”復(fù)核并打印“采購訂單”一聯(lián)確認系統(tǒng)產(chǎn)生的自動 “采購訂單”開始提示當(dāng)前缺貨商品品種，并填寫手工“采購訂單”。備貨并送貨到配送中心結(jié)束該流程操作講明:“采購訂單”供方送貨聯(lián)、商品采購訂貨業(yè)務(wù)是指采購部向供應(yīng)商發(fā)出“采購訂單”，要求供應(yīng)商送貨至配送中心倉庫的訂貨業(yè)務(wù)。2、

9、“采購訂單”受該供應(yīng)商采購合同中的商品供貨明細品種和“最高供貨價”操縱,關(guān)于系統(tǒng)產(chǎn)生的自動“采購訂單”須經(jīng)采購部業(yè)務(wù)員進行簽字認可。采購業(yè)務(wù)部在確定訂貨數(shù)量時,應(yīng)盡可能依照商品的“包裝規(guī)格”按整件進行訂貨。、“采購訂單”生成后，采購部業(yè)務(wù)組可傳送紙質(zhì)訂單以通知供應(yīng)商送貨，也能夠電話、傳真、Eal等方式進行通知，但須清晰表述訂單編號、商品編碼、數(shù)量、進價及到貨時刻,且供應(yīng)商送貨到配送中心倉庫時須先調(diào)出并打印紙質(zhì)“采購訂單”。2、商品入庫業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商質(zhì)檢部配送中心財務(wù)部“經(jīng)銷入庫單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)供應(yīng)商依照“采購訂單”送貨至配送中心倉庫。開始質(zhì)檢部對商品進行檢查,將訂單轉(zhuǎn)成驗收單,修改商品驗收單Y

10、N結(jié)束商品返回“經(jīng)銷入庫單”配送中心留存聯(lián)復(fù)核后打印“經(jīng)銷入庫單”一式三聯(lián)供應(yīng)商和收貨人雙方在“經(jīng)銷入庫單”和廠家的送貨單上簽字。倉庫驗貨、收貨后，將“采購訂單”轉(zhuǎn)“經(jīng)銷入庫單”。倉庫預(yù)驗供應(yīng)商的送貨，并在采購訂單上蓋預(yù)驗章。核查所附“采購訂單”和原始送貨單據(jù)，進行“經(jīng)銷入庫單”登帳結(jié)束“經(jīng)銷入庫單”財務(wù)記帳聯(lián)該流程操作講明:商品入庫業(yè)務(wù)是指供應(yīng)商依照訂單送貨到配送中心倉庫后由倉庫進行驗貨、轉(zhuǎn)單和收貨入庫的業(yè)務(wù)。采購訂單的預(yù)驗要緊檢查供應(yīng)商的送貨商品品種是否送達和質(zhì)量是否合格。2、配送中心倉庫必須嚴格按訂單收貨。遇有訂單與實物不符時，應(yīng)堅持以下原則:對訂單上沒有的商品品種應(yīng)予拒收；對高于訂單上

11、商品進價的商品應(yīng)予拒收；對多于訂單上商品數(shù)量的多余商品應(yīng)予拒收。若出現(xiàn)驗貨時出現(xiàn)實物與“采購訂單”不符時,配送中心倉庫在轉(zhuǎn)入庫單時需更改“實收數(shù)量”為實際收貨數(shù)量,并通知采購業(yè)務(wù)部。、專門情況下，經(jīng)采購部同意也可在外地供應(yīng)商已將無訂單或超訂單量的商品送至配送中心時，再由配送中心通知采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組依照廠家的“送貨單”或“隨貨同行聯(lián)”補錄入并復(fù)核商品“采購訂單”，經(jīng)配送中心打印后方可進行商品入庫。當(dāng)發(fā)生供應(yīng)商托付第三方物流送貨等供應(yīng)商不能直接取得入庫單的情況時，配送中心簽收入庫后，將“經(jīng)銷入庫單”的供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)定期送至采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組,由其代供應(yīng)商保管,以便供應(yīng)商在結(jié)算時可在采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組拿到

12、結(jié)算單據(jù)。嚴格按照采購訂單轉(zhuǎn)入庫單，不同意在沒有訂單的情況下直接對商品進行入庫處理。對商品入庫數(shù)據(jù)要求每天的入庫單每天完成，不同意將入庫單據(jù)推遲到月末處理.因此的單據(jù)在月末,也確實是本會計期間必須完成,對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理.3、商品退廠業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商配送中心采購部財務(wù)部“商品退廠單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)依照協(xié)商結(jié)果預(yù)備接收退廠商品打印“商品退廠單”一式三聯(lián)依照“商品退廠單”向供應(yīng)商退貨并由供應(yīng)商負責(zé)簽收“商品退廠單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)提示采購業(yè)務(wù)部須退廠商品，并做好退廠商品的整理工作開始錄入“商品退廠單”開始與供應(yīng)商商定商品退廠事宜登帳“商品退廠單”“商品退廠單”財務(wù)記帳聯(lián)結(jié)束該流程操作講

13、明：商品退廠業(yè)務(wù)是指將商品從配送中心倉庫退還供應(yīng)商的業(yè)務(wù)。2、供應(yīng)商收貨后由配送中心發(fā)貨倉庫與供應(yīng)商共同在機制“商品退廠單”上簽字?！吧唐吠藦S單”一聯(lián)交供應(yīng)商,一聯(lián)配送中心發(fā)貨倉庫自留。 如遇機制“商品退廠單”與所退實物數(shù)量不符，則必須通知采購部以沖單或補錄單據(jù)來解決,而不同意對機制退廠單進行修改。商品退廠數(shù)據(jù)要求每天的退廠單每天完成,不同意將退廠據(jù)推遲到月末處理.所有的單據(jù)在月末,也確實是本會計期間必須完成，對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理三、商品配送及直配業(yè)務(wù)1、總部配送業(yè)務(wù)流程配送中心門店財務(wù)部業(yè)務(wù)員錄入“門店配送單”或依照“配送申請單”轉(zhuǎn)“門店配送單”并復(fù)核開始備貨并向門店發(fā)貨（“

14、門店配送單”三聯(lián)隨貨由司機帶到門店）打印“門店配送單”三聯(lián) “門店配送單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)司機將雙方簽字的“門店配送單”帶回配送中心后，定期傳送至總部財務(wù)部依照“門店配送單” 在電腦上進行門店入庫門店驗貨、收貨，并同司機一起在兩聯(lián)“門店配送單”上簽字”開始門店收貨員錄入“配送申請單”“門店配送單”分店收貨憑據(jù)聯(lián)結(jié)束留存“門店配送單”財務(wù)記帳聯(lián)備注：、配送中心依照門店請求或自主決定，通過配送中心將商品統(tǒng)一配送至各門店的業(yè)務(wù)。2、門店的“配送申請單”僅起要貨申請作用，采購部可依照庫存等情況決定實際配送品種和數(shù)量，并產(chǎn)生“門店配送單”。3、配送價格按照入庫的價格進行平價配送。4、“門店配送單”打印后將

15、不能進行修改,以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴格依照“門店配送單”上的品種和數(shù)量進行發(fā)貨和收貨工作,若發(fā)生貨單不符須通過采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組進行門店返倉處理。5、“配送申請單”和“門店配送單”必須分不同采購業(yè)務(wù)部申請和配送。采購部配送中心門店財務(wù)部業(yè)務(wù)員將門店“返倉申請單”轉(zhuǎn)為“門店返倉單”，復(fù)核后通知配送中心業(yè)務(wù)員通知分店需返倉商品品種及數(shù)量開始整理并定期傳送至財務(wù)部倉庫收貨，并在兩聯(lián)“門店返倉單”上簽字將三聯(lián)單據(jù)交司機去門店取貨，倉庫做好收貨預(yù)備打印“門店返倉單”三聯(lián)“門店返倉單”倉庫收貨憑據(jù)聯(lián)司機將商品和雙方簽字的“門店返倉單”兩聯(lián)，帶回配送中心依照“門店返倉單”

16、在電腦上進行門店返倉收貨員依照“門店返倉單”進行退貨，并和司機在三聯(lián)單據(jù)上簽字開始門店核清需返倉商品品種及數(shù)量，撤架并做好返倉預(yù)備后，錄入“返倉申請單”“門店返倉單”門店發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)“門店返倉單”總部財務(wù)記帳聯(lián)上機復(fù)核“門店返倉單”結(jié)束崗位職責(zé):1、此業(yè)務(wù)是指門店返倉所發(fā)生的業(yè)務(wù)。2、門店必須對返倉商品撤架整理后核清其品種及數(shù)量,方可錄入“返倉申請單”以防返倉數(shù)量超出實際數(shù)量而造成負庫存。3、“門店返倉單”復(fù)核后將不能進行修改,以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴格依照“門店返倉單”上的品種和數(shù)量進行發(fā)貨和返倉工作。2、門店返倉業(yè)務(wù)流程四、分店商品調(diào)劑業(yè)務(wù)流程(分店與分店調(diào)

17、撥）調(diào)出門店調(diào)入門店采購部財務(wù)部“門店調(diào)劑單”調(diào)出分店聯(lián)（第二聯(lián)）上機登帳“門店調(diào)劑單”錄入門店調(diào)劑申請單開始上機登帳“門店調(diào)劑單”“門店調(diào)劑單”調(diào)入分店聯(lián)（第三聯(lián)）打印“調(diào)劑單”一式三聯(lián)。把門店調(diào)劑申請單轉(zhuǎn)成門店調(diào)劑單。審核門店調(diào)劑申請單。結(jié)束“門店調(diào)劑單”財務(wù)記帳聯(lián)（第一聯(lián)）備注：分店進行調(diào)劑之前,先由調(diào)出分店填寫調(diào)劑申請單上傳到總部,總部依照調(diào)劑申請單產(chǎn)生分店調(diào)劑單然后下傳到調(diào)出分店和調(diào)入分店；一張調(diào)劑申請單只能是總部的一個業(yè)務(wù)部門。調(diào)劑申請單由調(diào)出分店填制,因此打開申請單依照注冊分店就直接填寫調(diào)出分店，調(diào)入分店能夠選擇或錄入，下面的批次信息窗口與返倉申請一樣，列出該商品的批次,讓分店自

18、己去選一個批次,錄入數(shù)量;總部在接收到分店的調(diào)劑申請單后，然后轉(zhuǎn)調(diào)劑單,在轉(zhuǎn)換成調(diào)劑單時，總部復(fù)核調(diào)劑單后,生成調(diào)入、調(diào)出分店的日志,分店下載調(diào)劑單，復(fù)核、登帳分店的帳。調(diào)出分店扣減庫存,調(diào)入分店增加庫存。、調(diào)劑單（也確實是分店與分店的調(diào)撥單)五、分店促銷業(yè)務(wù)流程由采購部制定促銷方案。交促銷方案審定小組審定。審定后由采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商洽談,并簽定銷協(xié)議。填寫手工“促銷申請表”交促銷商品審定小組審定。審定后返回促銷部錄入促銷單。促銷單復(fù)核后分店生效七、總部配送中心、分店盤點業(yè)務(wù)流程配送中心盤點配送中心防損部財務(wù)部開始錄入盤點單產(chǎn)生盤點差異單產(chǎn)生盤點損益單對此商品重盤錄入N審查Y財務(wù)記帳處理結(jié)束備注:門店盤點門店防損部配送中心財務(wù)部開始錄入盤點單產(chǎn)生盤點差異單盤點差異單數(shù)據(jù)上傳總部結(jié)束盤點損益處理盤點損益數(shù)據(jù)下傳對此商品重盤錄入N審查Y產(chǎn)生盤點損益結(jié)束財務(wù)記帳備注：十三、配送中心驗碼、收貨等操作流程（一）、新商品的編碼、驗碼1、采購中心業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員在處理超市商品的新品時，通過掃描供應(yīng)商提供的新商品條形碼,查詢條形碼是否存在(