公司印章管理制度

1、公司印章管理制度目錄一、目的 3二、印章管理原則 3三、印章的使用范圍 3四、印章的管理職責(zé) 4五、印章的刻制 4六、印章的啟用 5七、印章的保管及使用 5八、用印操作要求 9九、印章的停用及銷毀 9十、本制度自簽批之日起執(zhí)行 10一、目的印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證印章使用的安全化、合理化，維護(hù)公司合法權(quán)益、避免法律風(fēng)險(xiǎn)、保障公司業(yè)務(wù)、管理正常有序的進(jìn)行，為了規(guī)范公司的用印管理，特制定本管理制度。二、印章管理原則（一）公司印章管理實(shí)行集中及分散管理。（二）公章及法人個(gè)人章由綜合管理部統(tǒng)一管理，各部門章由部門獨(dú)立管理。三、印章的使用范圍公司的印章主要包括公章、法人個(gè)人章

2、、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。（一）公章的使用范圍主要為：1 、公司對(duì)外簽發(fā)的文件。2 、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。3 、由公司出具的證明及有關(guān)材料。4 、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。5 、公司章程、協(xié)議。6 、員工調(diào)動(dòng)。7 、員工的任免聘用。8 、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書(shū)。9、各類經(jīng)濟(jì)合同等。（二）法人個(gè)人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表、人事任免等各類文件。（三）財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）部門章，僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對(duì)外。四、印章的管理職責(zé)（一）印章的使用，由部門第一負(fù)責(zé)人、法務(wù)、

3、各下屬項(xiàng)目公司行政部門、綜合管理部、財(cái)務(wù)部、公司總經(jīng)理參與公章的使用審批工作。（二）各部門第一負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。（三）印章管理員為公司綜合管理部總監(jiān)或下屬項(xiàng)目公司綜管部負(fù)責(zé)人。1、負(fù)責(zé)印章的保管。2、負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳。3、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。4、負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。五、印章的刻制（一）印章的樣式和材質(zhì)1、除專門規(guī)定外，各公司重要印章采用圓形或橢圓形樣式。2、公司公章制作樣式，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定制作。3、各公司各類印章，除有特殊要求并經(jīng)有關(guān)部門同意外，均應(yīng)使用宋體字和規(guī)范化的簡(jiǎn)化字。4、各公司印章的材料選用，根據(jù)同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和慣例確定、（二）印章的申請(qǐng)、

4、審批和制作1、公章、合同專用章、法人個(gè)人章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章的刻制，統(tǒng)一由公司、各下屬項(xiàng)目公司（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）的綜合管理部在設(shè)立公司時(shí)辦理，建立并妥善保存印章檔案。2、業(yè)務(wù)章、部門章的刻制，由公司各職能部門、各下屬項(xiàng)目公司及其下轄部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出刻章要求，說(shuō)明申報(bào)原因及印章樣式、內(nèi)容、數(shù)量、用途、使用權(quán)限、用章制度等，按公司申購(gòu)流程，審結(jié)后交由綜合管理部門負(fù)責(zé)辦理。（三）未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門、公司或員工不得擅自刻制印章，違者將追究其法律責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。六、印章的啟用（一）新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在各公司綜合管理部留樣保存，以便備查，但不允許蓋在空白紙上留樣。（

5、二）新印章啟用前應(yīng)由各下屬項(xiàng)目公司綜合管理部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。（三）公司各職能部門、各下屬項(xiàng)目公司及其下轄部門的印章留樣、印章管理員名單、啟用通知，均需抄送公司綜合管理部。七、印章的保管及使用（一）印章的保管1、公司及各下屬項(xiàng)目公司公章、合同專用章，由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。2、公司及各下屬項(xiàng)目公司法人個(gè)人章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章，由其所屬財(cái)務(wù)部門指定專人保管。為保證資金的絕對(duì)安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開(kāi)保管、監(jiān)督使用，做到一人無(wú)法簽發(fā)支票、匯票，一人無(wú)法提出現(xiàn)金。3、公司各職能部門、各下屬項(xiàng)目公司下轄部門業(yè)務(wù)章、部門章，由本部門經(jīng)理

6、或指定專人保管。4、綜合管理部須對(duì)印章保管登記臺(tái)賬，注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。5、印章保管應(yīng)入柜上鎖，存放位置應(yīng)與其它區(qū)域隔開(kāi)，溫度、干濕度適宜，防止印章?lián)p壞。6、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開(kāi)崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫(xiě)印章移交登記表。7、印章持有情況納入員工離職/異動(dòng)移交工作程序，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職/異動(dòng)手續(xù)。8、如因保管不善造成印章遺失或其他事故，管理員負(fù)有直接責(zé)任；發(fā)現(xiàn)公章遺失或被竊后，管理員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人及其上級(jí)部門報(bào)失

7、，并按規(guī)定進(jìn)行通報(bào)作廢。9、非印章管理員使用印章蓋章與印章管理員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。10、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。（二）印章的使用1、使用印章秉承“先批準(zhǔn)、后用章”的原則。2、印章的使用由印章管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳，嚴(yán)格審批和登記制度。3、申請(qǐng)人填寫(xiě)印章使用審批表 ，并將相關(guān)內(nèi)容及用章用途詳細(xì)寫(xiě)明,附所需蓋章的文件資料，審批通過(guò)后即可到印章保管部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，且各下屬項(xiàng)目公司審批通過(guò)的印章使用審批表均需抄送至公司綜合管理部。4、緊急情況下(與公司重大利益有關(guān)等重要事項(xiàng))需要蓋章時(shí),如遇相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出/開(kāi)會(huì)等不便簽章的,可由印章使用申請(qǐng)人以電話或發(fā)信息的方式請(qǐng)示確認(rèn)蓋章內(nèi)容（如無(wú)相關(guān)批示一

8、律不予蓋章）,獲批后方可加蓋印章,但需由印章使用申請(qǐng)人于次日完成補(bǔ)簽手續(xù)。（優(yōu)先選擇發(fā)信息的方式，領(lǐng)導(dǎo)同意后截圖發(fā)到印章管理員處存檔備查。）5、凡涉及金額或數(shù)量等各類合同協(xié)議的,印章管理員必須核對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容是否與辦公軟件中最終審批的電子文件內(nèi)容一致后方可使用。6、蓋章后,印章管理員需以印章使用審批表為使用憑證,建立臺(tái)賬，以便核查。7、必須嚴(yán)格執(zhí)行公章管理制度,做好申請(qǐng)和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問(wèn)題則后果自負(fù),給公司造成損失的,將依法追究其法律責(zé)任。8、凡關(guān)系到合同、承諾書(shū)、履約保函等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)使用公章的,必須經(jīng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)后方可使用，其他人不得越權(quán)使用。9、公章僅限印章管理員辦公范圍內(nèi)使用,

9、嚴(yán)禁任何人將公章帶離。如確因工作需要或有重要事項(xiàng)必須將公章帶離辦公區(qū)域外或帶往異地使用的,申請(qǐng)人必須填寫(xiě)重要物品外借申請(qǐng)表。（1）公司各職能部門：申請(qǐng)人所在部門第一負(fù)責(zé)人公司綜合管理部公司總經(jīng)理。（2）下屬項(xiàng)目公司各部門：申請(qǐng)人所在部門第一負(fù)責(zé)人所在項(xiàng)目綜合管理部公司總經(jīng)理公司綜合管理部公司總經(jīng)理。（3）公章外出期間,借用人只可將公章用于申請(qǐng)事由,并對(duì)公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。10、公章使用申請(qǐng)人對(duì)公章具有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任，如公章使用申請(qǐng)人假公濟(jì)私,末經(jīng)批準(zhǔn)利用公章辦理個(gè)人事務(wù)的,每次罰款500元/次，累計(jì)超過(guò)兩次以上的直接予以辭退或開(kāi)除，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失及一切嚴(yán)重后果的均由申請(qǐng)人本人

10、全部承擔(dān)，與公司無(wú)關(guān)，但所在部門第一負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任。11、印章管理員應(yīng)以身作則,不得利用職務(wù)便利未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用公章,違者扣罰500元/次,累計(jì)超過(guò)兩次以上的直接予以辭退或開(kāi)除,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失及一切嚴(yán)重后果的均由本人全部承擔(dān)，與公司無(wú)關(guān)，但所在部門第一負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任。12、公司各職能部門、下屬項(xiàng)目公司如借用公章外出的,應(yīng)先指定一名公章責(zé)任人,且由責(zé)任人填寫(xiě)重要物品外借申請(qǐng)表經(jīng)逐級(jí)審批后,再到印章保管部門辦理相關(guān)手續(xù)并簽署公章外借承諾書(shū)。責(zé)任人必須詳細(xì)填寫(xiě)完整外借事由、外借時(shí)間、蓋章內(nèi)容及數(shù)量，必須嚴(yán)格按照外借時(shí)間歸還公章。如不能按時(shí)歸還則需提前告知印章管理員，且說(shuō)明事由，并于次日完成補(bǔ)

11、簽手續(xù)；如不按時(shí)歸還且不提前報(bào)備的，將視延遲歸還時(shí)長(zhǎng)處以50元以上500元以下的現(xiàn)金罰款。13、員工開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明,需由所在部門第一負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，經(jīng)所在公司綜合管理部及公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核后，公司各職能部門最終由公司總經(jīng)理簽批。如涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí),原則上一律不予證明,其不良結(jié)果由簽批人負(fù)責(zé)。14、外單位人員因業(yè)務(wù)往來(lái)須用印的，須到印章管理部門填寫(xiě)外單位用印登記表，由印章保管部門所在公司總經(jīng)理簽批后方可用印，印章保管部門留存原件。15、凡涉及公司重大事項(xiàng)的文件，須留存復(fù)印件、編號(hào)、分類存檔，方便今后查詢使用。（文檔分類：董事變更；股東股權(quán)變更；公司章程變更；工商執(zhí)照變更；法律文

12、件；抵押物文件、抵押請(qǐng)示；對(duì)市政府相關(guān)部門請(qǐng)示、需協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題等。）16、法人個(gè)人章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章的申請(qǐng)使用程序可參照財(cái)務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行辦理。八、用印操作要求（一）用印人在使用印章前須將文件內(nèi)容填寫(xiě)齊全后方可用印，任何情況下,均不得空頭用印。如確因工作特殊要求，審批人須簽字注明。（二）用印前須嚴(yán)格審核是否履行用印手續(xù)，審核簽字是否齊全、真實(shí)有效。（三）對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。（四）落款處需蓋多個(gè)印章時(shí)，印章之間不得有重合。（五）用印不準(zhǔn)備或不清晰時(shí)，要在附近空白處重新加印并說(shuō)明情況，不得在原處重復(fù)蓋印。（六）

13、公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)協(xié)議或其它重要文件如果是由多頁(yè)組成，除在落款處蓋章外，還應(yīng)加蓋騎邊章。（七）所有留存存根備查的證明文件（公司介紹信等）需加蓋騎縫章。九、印章的停用及銷毀（一）有下列情況之一的，印章須停用及銷毀，履行報(bào)廢手續(xù)，填寫(xiě)印章報(bào)廢（銷毀）審批單報(bào)批：1、機(jī)構(gòu)變更、撤銷。2、原有印章破損。3、原有印章遺失或被竊。（二）印章所在公司綜合管理部在取得公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)辦理銷毀。1、公司各職能部門：申請(qǐng)人所在部門第一負(fù)責(zé)人公司綜合管理部公司總經(jīng)理董事會(huì)。2、下屬項(xiàng)目公司及其下轄各部門：申請(qǐng)人所在部門第一負(fù)責(zé)人所在公司綜合管理部公司總經(jīng)理公司綜合管理部公司總經(jīng)理。（流程結(jié)束后需抄送至公司綜合管理部。）（三）印章停用及銷毀