總經(jīng)辦秘書基礎(chǔ)工作培訓(xùn)、指導(dǎo)精選課件

1、總經(jīng)辦秘書基礎(chǔ)工作培訓(xùn)、指導(dǎo)2019年7月11日一、文書寫作（一）公文寫作要求語(yǔ)意明確、觀點(diǎn)正確 觀點(diǎn)鮮明無(wú)誤，無(wú)歪理層次分明、實(shí)事求是 段落清晰，不贅述，不掩飾，不夸張格式準(zhǔn)確、標(biāo)點(diǎn)規(guī)范 不同文種用對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)格式；正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)， 杜絕一逗到底一、文書寫作（續(xù)）（二）文書寫作程序明確寫作主旨給寫作定位，目的？寫什么？文種？怎么寫？收集信息資料供寫作參考，需要哪些？怎么收集？如何整理？擬定結(jié)構(gòu)提綱搭寫作框架，通盤安排，強(qiáng)化要點(diǎn)，有詳有簡(jiǎn)。完成正文草稿填寫作內(nèi)容，按照提綱步步充實(shí)內(nèi)容，加工成章認(rèn)真修改檢查定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌，查找錯(cuò)誤，直至滿意一、文書寫作（續(xù)）（三）文書格式規(guī)范及要求1、文書

2、序碼標(biāo)識(shí)第一層- 一、二、三第二層-（一）、（二）、（三）第三層- 1、2、3第四層-（1）、（2）、（3）第五層- 、一、文書寫作（續(xù)）（三）文書格式規(guī)范及要求（續(xù)）2、文本格式（1）頁(yè)面設(shè)置：頁(yè)邊距：上下1.6厘米，左右1.8厘米，頁(yè)眉：1.25厘米，蘇寧Logo,左對(duì)齊；頁(yè)腳：1.75厘米，居中插入“第*頁(yè) 共*頁(yè)”。只有一頁(yè)的情況下，不用加注頁(yè)碼。（2）文頭設(shè)置：宋體，五號(hào)字標(biāo)注“保密性”、“時(shí)效性”，段前0行、段后0行，單倍行距，右對(duì)齊?！疤K寧電器*文件”為宋體，一號(hào)字、段前0.5行、段后0.5行，單倍行距，加粗，分散對(duì)齊。文件編號(hào)為黑體，五號(hào)字，段前0行、段后0行，單倍行距，右對(duì)齊

3、。一、文書寫作（續(xù)）（三）文書格式規(guī)范及要求（續(xù)）（3）正文設(shè)置：文件標(biāo)題居中，字體為宋體，字號(hào)為小三號(hào)、加粗，標(biāo)題行的標(biāo)題段前1行，段后1.5行。其他文字內(nèi)容字體為宋體，字號(hào)為小四，行間距為多倍行距1.25倍，段前為0.5，段后0行，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。文件署名：宋體，小四號(hào)字、段前0行、段后0行，1.5倍行距，加粗，居日期中間日期：宋體，小四號(hào)字、段前0行、段后0行，1.5倍行距，加粗，右對(duì)齊。一、文書寫作（續(xù)）錯(cuò)誤分析 1、文書格式不規(guī)范：范例一，版記不規(guī)范，整理比例失衡，段落格式隨意。 正式公文內(nèi)不隨意空行。范例三，發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。用中括號(hào)，（2019）【2019】 文尾版記不規(guī)范，部門

4、稱謂不統(tǒng)一,且擬稿人？、校對(duì)人？一、文書寫作（續(xù)）錯(cuò)誤分析2、錯(cuò)別字、語(yǔ)法錯(cuò)誤：發(fā)文前一定仔細(xì)檢查一遍，這類錯(cuò)誤可以避免。范例一，精心粗心 ；內(nèi)容重復(fù)，過(guò)于口語(yǔ)化一、文書寫作（續(xù)）錯(cuò)誤分析3、寫作技巧：明確寫作的目的和重點(diǎn)，突出條理性便于閱讀，這是提高寫作能力的根本。 以范例一為例：這篇公文突出的問(wèn)題是重點(diǎn)不突出，條理性很差。三個(gè)核心內(nèi)容：強(qiáng)調(diào)工作中的問(wèn)題，通報(bào)人員以及重申工作要求?？梢詤⒄杖缦陆Y(jié)構(gòu)：一、文書寫作（續(xù)）錯(cuò)誤分析第一段：描述時(shí)間概要，下面就此次3月12日盤點(diǎn)抽查的發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題通報(bào)如下：1、2、3、第二段：?jiǎn)栴}暴露了相關(guān)人員在工作中的問(wèn)題，對(duì)相關(guān)人員通報(bào)如下：1、2、3、第三段：進(jìn)一

5、步強(qiáng)調(diào)工作要求。一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)1、 內(nèi)部文書 ：（1）會(huì)議通知：通知的一種，在公司內(nèi)部使用最頻繁，尤其重要。常見問(wèn)題：會(huì)議時(shí)間不規(guī)范：范例二，周末例會(huì)會(huì)議通知具體時(shí)間會(huì)議聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系方式不明確：范例二，總經(jīng)辦秘書具體人名、電話缺少發(fā)文字號(hào)。范例四。缺少會(huì)議秘書、會(huì)務(wù)秘書、簽發(fā)人等要素。范例四。明確會(huì)議議程和會(huì)議要求的區(qū)別。會(huì)議議程是會(huì)議將要討論的具體內(nèi)容，會(huì)議要求對(duì)參會(huì)細(xì)節(jié)的具體要求。范例四中錯(cuò)將會(huì)議議程寫成了會(huì)議要求。會(huì)議通知標(biāo)準(zhǔn)模板一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（2）會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。 會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)

6、議記錄，但是會(huì)議紀(jì)要需要建立在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，同時(shí)需要充分理解和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的思想、想要表達(dá)的內(nèi)涵，絕不能有絲毫的偏差，同時(shí)對(duì)于重要會(huì)議的重要決議，需要各地進(jìn)行學(xué)習(xí)和執(zhí)行，具有較強(qiáng)的時(shí)效性和指導(dǎo)性。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn) 正如前面所言，會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄，但是會(huì)議紀(jì)要的擬定要建立在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，在通讀全文，充分理解各項(xiàng)條文和內(nèi)容的含義后，對(duì)一些空話，套話，廢話或者相同的語(yǔ)言、句義進(jìn)行篩減，對(duì)相同意思的語(yǔ)句進(jìn)行合并簡(jiǎn)化，簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行提煉和整理，形成概要性的文件。 通常一個(gè)會(huì)議紀(jì)要主要由：標(biāo)題、會(huì)議內(nèi)容（與會(huì)人員和發(fā)言人匯報(bào)的主要內(nèi)

7、容、討論事宜的決定和結(jié)果）和結(jié)束語(yǔ)組成，根據(jù)實(shí)際的情況，會(huì)議紀(jì)要結(jié)束語(yǔ)可省略。1、標(biāo)題：由“會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要”構(gòu)成。2、會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議內(nèi)容主要是結(jié)合會(huì)議議題而展開，具有明確的先后順序，如會(huì)議議題：1、營(yíng)銷通報(bào)近期工作；2、蔣總通報(bào)近期連發(fā)工作，很自然，會(huì)議紀(jì)要的第一部分是金總通報(bào)近期營(yíng)銷工作的內(nèi)容，第二部分是蔣總通報(bào)近期連發(fā)工作的主要內(nèi)容，進(jìn)而以此類推。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（2）會(huì)議紀(jì)要常見問(wèn)題：格式不規(guī)范。如發(fā)文日期應(yīng)該用中文小寫。范例九，2019年1月19日二八年一月十九日會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題等標(biāo)題應(yīng)該加粗，和其后的具體內(nèi)容相區(qū)別。

8、范例十不規(guī)范。會(huì)議內(nèi)容上面要加分隔線，要寫明標(biāo)題是“會(huì)議內(nèi)容”。范例十不規(guī)范。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）（3）通知：最常用的公文類型，大概三分之二的公文是通知。 它可以用來(lái)布置工作、傳達(dá)指示、曉諭事項(xiàng)、發(fā)布制度、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等。 對(duì)于總裁辦而言，發(fā)布的通知，多具有一定程度的指導(dǎo)性。用通知來(lái)發(fā)布制度、布置工作、傳達(dá)指示、轉(zhuǎn)發(fā)文件，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，要求收文單位對(duì)通知的內(nèi)容認(rèn)真學(xué)習(xí)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。 通知還具有較強(qiáng)的時(shí)效性。通知是一種制發(fā)比較快捷、運(yùn)用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項(xiàng)，都有比較

9、明確的時(shí)間限制，收文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完成，不得拖延。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）（3）通知： 由于通知的功能較多，種類也比較多，彼此之間寫法有較大的區(qū)別，這里將概括介紹一些通知寫作的基本方法。通知的寫作無(wú)外乎四個(gè)部分：通知緣由、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求和段尾。 1、通知緣由：發(fā)布指示、安排工作、曉諭性的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來(lái)表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。一般是以“為了”而領(lǐng)起的“目的式”開頭方式。（如關(guān)于成立小組，關(guān)于強(qiáng)化工作等）發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無(wú)明顯的開頭部分，一般也不交代緣由。 2、通知事項(xiàng)：這

10、是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。 3、執(zhí)行要求：發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無(wú)必要，可以沒有這一部分。一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）（3）通知： 4、段尾 圍繞以上四點(diǎn)，結(jié)合此項(xiàng)通知的具體需求和領(lǐng)導(dǎo)指示，先擬出明確的提綱，即通知主要分成幾部分，每一部分的主題以及要表達(dá)的內(nèi)容，有了綱領(lǐng)性的提綱，有了明確的框架，是寫好每個(gè)通知的基礎(chǔ)，然后根據(jù)提綱再分開來(lái)闡述即可。一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）常見問(wèn)題：文件名不規(guī)范。范例三，關(guān)

11、于對(duì)零售配送連鎖店錄單調(diào)整及重申的通知關(guān)于零售配送連鎖店錄單調(diào)整及重申的通知，“關(guān)于”和“對(duì)”是同義詞，只能選一個(gè)。文件名中沒有注明文件類型。范例五，深圳公司殘次機(jī)考核方案關(guān)于深圳公司殘次機(jī)考核方案的通知。注明文件名便于文件歸檔。格式不規(guī)范，發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期要放在頁(yè)末。范例五，深圳大區(qū)總經(jīng)理辦公室二八年三月十六日，沒有放在頁(yè)末。發(fā)文日期不規(guī)范，應(yīng)該用中文小寫。范例三，2019年3月15日二八年三月十五日 通知標(biāo)準(zhǔn)模板1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（4）通報(bào) 通報(bào)主要是用于表?yè)P(yáng)先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、總結(jié)教訓(xùn)，傳達(dá)重要精神或者通報(bào)相關(guān)情況的公文。 通報(bào)具有典型性和

12、引導(dǎo)性：即不是任何的人和事都可以作為通報(bào)對(duì)象，不論表?yè)P(yáng)性通報(bào)還是批評(píng)性通報(bào)，其目的都在于通過(guò)典型的事例來(lái)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，引導(dǎo)人或事物往更好的方向發(fā)展。 優(yōu)秀通報(bào)，見范例六。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（4）通報(bào)總體而言，通報(bào)一般是由首部、正文和尾部三部分組成。1、首部：即標(biāo)題，主要由事由和文種組成。06年全年總裁辦下發(fā)的通報(bào)有32個(gè)，其中批評(píng)性通報(bào)占到70左右，通報(bào)的標(biāo)題多為關(guān)于對(duì)*的通報(bào)。2、正文：通常由開頭、主體和結(jié)尾等部分組成。開頭說(shuō)明通報(bào)緣由（強(qiáng)調(diào)前期的制度要求，目前執(zhí)行的情況，或者某項(xiàng)制度是如何重要的，但是目前執(zhí)行情況怎么樣）；主體說(shuō)明通報(bào)決定（

13、對(duì)于某一項(xiàng)制度或者規(guī)定執(zhí)行情況，對(duì)相關(guān)人員或事的處理決定）；結(jié)尾提出通報(bào)的希望和下一步的工作要求。不同類別的通報(bào)，其內(nèi)容和寫法有所不同，現(xiàn)分述如下：1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn) （4）通報(bào) 表?yè)P(yáng)性通報(bào)：一般在開頭部分概述事件情況，說(shuō)明通報(bào)緣由。由于它是做出通報(bào)的依據(jù)，因此要求把表?yè)P(yáng)對(duì)象的先進(jìn)的事例表達(dá)清楚并詳略得當(dāng)、重點(diǎn)突擊。主體部分通過(guò)對(duì)事件的客觀分析，在闡明所述事件的性質(zhì)和意義的基礎(chǔ)上，寫明通報(bào)決定。結(jié)尾部分明確提出希望和要求，號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)。 批評(píng)性通報(bào) ：批評(píng)性通報(bào)使用的比較多，分為兩種一種是對(duì)某個(gè)人，一種是對(duì)某個(gè)部門、集體的通報(bào)，通常是傾向

14、于對(duì)某一問(wèn)題的引導(dǎo)、糾正的作用。對(duì)個(gè)人的通報(bào)批評(píng)，寫法和表?yè)P(yáng)性通報(bào)相似，先寫出事實(shí)，然后在分析評(píng)論的基礎(chǔ)上敘寫通報(bào)決定，最后提出希望和要求，讓大家吸取教訓(xùn)，引以為戒。另一種是某個(gè)部門或集體的通報(bào)，旨在通過(guò)惡性事故的性質(zhì)、后果，特別是釀成事故的原因的分析，總結(jié)教訓(xùn)，從而達(dá)到指導(dǎo)工作的目的，所以寫法和表?yè)P(yáng)性通報(bào)略有不同。其正文主要包括敘寫事實(shí)、分析原因、提出要求和改進(jìn)措施等項(xiàng)內(nèi)容。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（4）通報(bào) 情況通報(bào)：其中含對(duì)人員的通報(bào)。主要起著溝通情況的作用。正文主要包括兩項(xiàng)內(nèi)容：通報(bào)有關(guān)情況；分析并做出結(jié)論。先說(shuō)明目前的情況，然后進(jìn)行分析得出

15、結(jié)論，宣布通報(bào)決定；也有的是先通過(guò)分析做出結(jié)論，再列舉情況，總之，情況多樣，因地制宜，無(wú)須強(qiáng)求一律。 3、尾部。寫出總結(jié)和概述性的語(yǔ)言，要求各地要嚴(yán)格執(zhí)行某項(xiàng)制度或者是以儆效尤，總結(jié)教訓(xùn)等情況，也有的和正文結(jié)合在一起。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（4）通報(bào)撰寫通報(bào)應(yīng)注意的問(wèn)題： 通報(bào)的內(nèi)容必須真實(shí)。通報(bào)的事實(shí)，所引材料，都必須真實(shí)無(wú)誤。對(duì)有關(guān)情況和事例要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，客觀、準(zhǔn)確地進(jìn)行分析、評(píng)論。 通報(bào)決定要恰如其分。無(wú)論哪一種通報(bào)，都要做到態(tài)度鮮明，分析中肯，評(píng)價(jià)實(shí)事求是，結(jié)論公正準(zhǔn)確，用語(yǔ)把握分寸。否則通報(bào)不但會(huì)缺乏說(shuō)服力，而且有可能產(chǎn)生副作用。 通報(bào)

16、的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、莊重。其中表?yè)P(yáng)性和批評(píng)性的通報(bào)還應(yīng)注意用語(yǔ)分寸，要力求文實(shí)相副，不講空話、套話，不講過(guò)頭的話。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（4）通報(bào)優(yōu)秀通報(bào)，見范例六。常見問(wèn)題：格式錯(cuò)誤：主題詞中要注明文種為“通報(bào)”。關(guān)于濰坊公司壽光店貨款超期未回的通報(bào)主題詞：濰坊公司 貨款超期未回濰坊公司 貨款超期未回 通報(bào)；范例八，發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期的位置是正文之后，主題詞之上。發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。范例八，蕪湖大區(qū)售后通報(bào)字201901001號(hào)蕪湖大區(qū)售后通報(bào)字【2019】001號(hào)。文件名不規(guī)范。范例八，關(guān)于對(duì)于蕪湖售后羅江平、呂永生的處罰通報(bào)關(guān)于蕪湖售后羅江平、呂永生處

17、罰的通報(bào)。日期不規(guī)范。范例八，07年12月2019年12月通報(bào)標(biāo)準(zhǔn)模板1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（5）簡(jiǎn)報(bào)定義：簡(jiǎn)報(bào)是用來(lái)下情上報(bào)、上情下達(dá)和互通情況、交流信息的一個(gè)文種。在我部門，具體分為工作簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)兩種。寫作要點(diǎn)：快-最快地速度反映工作進(jìn)展及會(huì)議情況，時(shí)效性強(qiáng)。短-行文簡(jiǎn)明扼要，開門見山，樸實(shí)無(wú)華，一語(yǔ)中的實(shí)-內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。新-善于提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，滿足交流性和決策導(dǎo)向。模板講解會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 工作簡(jiǎn)報(bào)1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（6）工作計(jì)劃表定義：工作計(jì)劃表是

18、計(jì)劃管理的基本作業(yè)工具之一，是具體執(zhí)行工作事務(wù)和跟進(jìn)計(jì)劃內(nèi)容的客觀體現(xiàn)。1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（6）工作計(jì)劃表（續(xù)）規(guī)范工作計(jì)劃表，有如下優(yōu)點(diǎn)：有利于清晰化、有計(jì)劃地分配日常工作。減少因計(jì)劃不明確（尤其是時(shí)間和責(zé)任人的界定）或分解不到位造成執(zhí)行中的方向偏差或內(nèi)容缺失。有利于在日常的工作管理中隨時(shí)對(duì)照總結(jié)調(diào)整計(jì)劃推進(jìn)效率。避免日常事務(wù)的繁瑣和各種不可預(yù)見狀況影響正常工作中輕重緩急事務(wù)的處理。高管工作計(jì)劃/公司工作計(jì)劃表有利于橫向、縱向的計(jì)劃信息溝通。一方面體現(xiàn)總經(jīng)理關(guān)注公司核心工作，另一方面體現(xiàn)各級(jí)管理組織在各自工作的實(shí)際需求（即：至上而下的呈報(bào)需求/申請(qǐng)、平行提報(bào)的協(xié)調(diào)需求）

19、，從而協(xié)調(diào)整合計(jì)劃的合理性，最大范圍地提升計(jì)劃推進(jìn)效率。模板講解 工作計(jì)劃表 舉例（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）（7）任務(wù)單定義：總裁辦/總經(jīng)辦特有的一種公文，用于向各個(gè)體系及公司傳達(dá)重要工作任務(wù)。寫作要點(diǎn)：旨意清晰，要求明確，簡(jiǎn)明扼要模板講解1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）（8）動(dòng)員令（簡(jiǎn)單了解）定義：用于在重大工作、關(guān)鍵時(shí)期對(duì)員工進(jìn)行動(dòng)員、鼓舞、激勵(lì)和要求，如五一、十一、夏季大忙、新店開業(yè)前夕等。寫作要點(diǎn)：正面激勵(lì)，鼓舞士氣；簡(jiǎn)明要求，提醒要點(diǎn)；感情真摯，杜絕空洞。模板講

20、解（9）慰問(wèn)函（簡(jiǎn)單了解）定義：用于在重大工作、傳統(tǒng)節(jié)日等時(shí)期，對(duì)員工表示慰問(wèn)時(shí)所用的文章。寫作要點(diǎn)：強(qiáng)調(diào)激勵(lì)，肯定業(yè)績(jī)；慰問(wèn)辛勞，表示感謝；感情真摯，言語(yǔ)感人。模板講解1、 內(nèi)部文書 （續(xù)）一、文書寫作（續(xù)）（四）常用公文類型及寫作要點(diǎn)（續(xù)）2、對(duì)外文書 ：（1）紅頭文件定義：面向政府、外部行政機(jī)構(gòu)，反映現(xiàn)狀/困難，請(qǐng)求協(xié)調(diào)和幫助等場(chǎng)合使用。模板講解（2）公函定義：面向外部企業(yè)/或合作伙伴，提出我司的需求/想法/合作計(jì)劃等。模板講解二、會(huì)議組織1、會(huì)議計(jì)劃問(wèn)題：公司內(nèi)部是否規(guī)范/固化的會(huì)議體系/制度？推薦：結(jié)合公司實(shí)際情況自行建立會(huì)議制度，固化會(huì)議周期，加強(qiáng)會(huì)議計(jì)劃性。參考：集團(tuán)層面會(huì)議體系

21、思路分析：明確各類會(huì)議的會(huì)議類型、召開頻次、會(huì)議定位及議程、會(huì)期、參會(huì)人員、組織部門等關(guān)鍵要素，按照類型進(jìn)行梳理，如公司內(nèi)部會(huì)議、大區(qū)視頻會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、綜合管理會(huì)議等等。后期，總裁辦會(huì)下發(fā)相應(yīng)的管理要求，明確各地必須組織的會(huì)議，在此基礎(chǔ)上各地可結(jié)合實(shí)際進(jìn)行梳理。二、會(huì)議組織（續(xù)）2、如何牽頭組織好一場(chǎng)重要/大型會(huì)議？（1）常規(guī)會(huì)議組織參考：會(huì)議秘書操作手冊(cè)（2）大型會(huì)議組織：制定計(jì)劃推進(jìn)及人員分工表，借助計(jì)劃表進(jìn)行工作分類，任務(wù)分解。參考：2019年度集團(tuán)春季規(guī)劃部署會(huì)議籌備分工推進(jìn)表思路分析：整體籌備基本包含會(huì)議議程確定、參會(huì)人員確定、會(huì)議通知下發(fā)、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)保障工作等方面，關(guān)鍵是

22、控制核心的工作節(jié)點(diǎn)。三、外來(lái)接待接待工作的重要性1、涉及面廣2、直接影響到公司的形象三、外來(lái)接待（續(xù)）（一）日常來(lái)訪原則：熱情有禮、一視同仁（無(wú)等級(jí)之分）招呼來(lái)客： 抬頭招呼，必要時(shí)起身招呼 （見面/電話）向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)來(lái)客身份 引領(lǐng)，讓客人與上司約見（如領(lǐng)導(dǎo)正忙，陪同 等待；如為不速之客，替上司圓場(chǎng)，會(huì)議/外出）三、外來(lái)接待（續(xù)）（一）日常來(lái)訪（續(xù)）注意事項(xiàng)： 聊天注意保密 切勿讓客人等太久 注意身體的“逐客”語(yǔ)言（表情最易判斷） 熱情送客提醒：對(duì)于接待一定要清楚來(lái)訪者的意圖，尤其是沒有預(yù)約的領(lǐng)導(dǎo)客人。要有意識(shí)進(jìn)行分流，有一些不需要上司直接處理的接待要注意推辭和轉(zhuǎn)交其他部門辦理/宛然拒絕。三、外

23、來(lái)接待（續(xù)）（二）重要來(lái)訪了解來(lái)賓狀況，確定接待規(guī)格擬定接待方案現(xiàn)場(chǎng)接待三、外來(lái)接待（續(xù)）（三）如何接待投訴者熱情耐心誠(chéng)懇答復(fù)，報(bào)著急切想幫助別人解決問(wèn)題的心情換位禮貌相送三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)1、事前的準(zhǔn)備：前往會(huì)客室接見客人時(shí)，別忘記帶干凈的新名片；把名片放在上衣的口袋或褲袋中都不好，應(yīng)把名片存放在名片夾內(nèi)。平時(shí)準(zhǔn)備多些名片，不要在客人面前出現(xiàn)名片已用光的情況。 交換名片的禮儀2、交換名片時(shí)的禮儀：用雙手拿著名片的兩角，名片的正面向上面向?qū)Ψ?，并說(shuō)：“我是XX，請(qǐng)多指教?！币话銇?lái)說(shuō)，來(lái)訪者或地位較低的要先拿出名片。三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）3、收下對(duì)方名片時(shí)禮儀：

24、用雙手接取對(duì)方遞交的名片。接受時(shí)點(diǎn)頭示意，并拿著名片的空白部分，把名片接過(guò)來(lái)后，念名片。在會(huì)唔中，如有很多名片同時(shí)交換時(shí)，可在桌上將客人的名片逐一與他們的座位對(duì)應(yīng)排好，便于認(rèn)識(shí)客人。 交換名片的禮儀（續(xù)） 4、事后的整理：當(dāng)會(huì)客完畢送走客人后，返回自己座位，將剛才的名片拿出來(lái)整理后才保存下來(lái)。 三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）1、不要傲慢地仰靠在椅背上： 坐在椅子較深的位置，伸直腰背，坐在沙發(fā)上勿坐得太深，微微向前約三分之二處，坐時(shí)挺直腰背。你前往訪問(wèn)作客時(shí)，要淺坐，表示你不會(huì)久坐。 會(huì)談時(shí)應(yīng)留意的幾點(diǎn)： 2、穿上衣要注意的要點(diǎn)： 接見來(lái)訪的客人，你必須穿上外套，外套的鈕扣要扣起來(lái)，注

25、意放下袖口。三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）3、不可叉起雙手或交叉腳而坐： 把手叉在胸前會(huì)予人于傲慢的感覺，交叉腿而坐則顯得不太檢點(diǎn)。 會(huì)談時(shí)應(yīng)留意的幾點(diǎn)： （續(xù)） 4 、事后的整理：無(wú)論交談了多久，也別看表，查看時(shí)間，如果稍后另外一個(gè)會(huì)談要參加或有其他預(yù)約，應(yīng)在開始時(shí)向他便說(shuō)明。5、會(huì)客時(shí)盡量不要被打擾： 6、在聆聽中記下要點(diǎn)： 三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）1、 職位的高低不同首先將職位低的人介紹給職位高的人。然后將高職位的人介紹給低職位的人。2、不同年齡的人首先介紹年少的人給年長(zhǎng)的人，然后才將年長(zhǎng)者介紹給年少的人。3、其中一方是自己公司的人首先將自己公司的人介紹給公司以

26、外的人認(rèn)識(shí)。 4、男性與女性一般來(lái)說(shuō)，先將男性介紹給女性。但如果男性的年齡較長(zhǎng)或職位較高時(shí)，則剛好相反。 介紹客人的禮儀三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)） 5、地位與年齡相仿的人 此時(shí)將與你較熟的一方介紹給你不太認(rèn)識(shí)的對(duì)方。6、要求介紹的人 首先介紹那位要求介紹的人。7、一個(gè)人對(duì)很多人時(shí) 首先將那個(gè)人介紹給那一班人認(rèn)識(shí) 介紹客人的禮儀（續(xù)）三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）1、要拆除衣袖上的商標(biāo)： 2、要熨燙平整： 3、要系好紐扣： 站立時(shí)，西裝上衣的紐扣應(yīng)當(dāng)系上，只有在內(nèi)裝背心或毛衣，外穿單排扣上衣時(shí)除外。就座后，西裝上衣的紐扣則要解開，以防走樣。通常，單排兩?？鄣奈餮b只系上邊那

27、粒紐扣；單排三粒扣的西裝要么只系中間那粒，要么系上面兩粒；雙排扣的西裝則要全部系上。通常，西裝背心只能與單排扣的上衣配套，單排扣式背心最下面那粒紐扣應(yīng)當(dāng)不系，雙排扣式的則要全部系上。 西裝的穿法三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）4 、要不卷不挽5、要慎穿毛衣： 在天冷時(shí)，在西裝上衣內(nèi)加入毛衣時(shí)，最好選用薄型“V”領(lǐng)的單色毛衣。6、要少裝東西： 西裝上衣左側(cè)的外胸袋除可以插入一塊用以裝飾的手處，不能放任何物品。內(nèi)側(cè)的胸袋右以用來(lái)放錢夾、名片夾、筆等，外側(cè)的兩只口袋，原則上以不放任何東西為佳。 西裝的穿法（續(xù)）三、外來(lái)接待（續(xù)）（四）禮儀小常識(shí)（續(xù)）1、西裝：首推藏藍(lán)色，還可以選擇灰色和深棕色，黑色也可考慮。2、襯衫：必須為單一色彩，以白色為宜；衣扣應(yīng)系上；最美觀的袖長(zhǎng)是，著西裝時(shí)露出1厘米左右；選擇襯衫時(shí)，要特別注意衣領(lǐng)和胸圍的松緊度。3、領(lǐng)帶： 同