公司辦公用品制度及方案

1、精選資料辦公用品制度及方案 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark26 o Current Document 第一章辦公用品管理制度2一、總則2二、辦公用的申請2三、辦公用品的購買3四、辦公用品的核發(fā)4六、辦公用品的報廢處理4七、辦公用品使用的監(jiān)督5八、附則5第二章辦公用品采購方案5-、總體規(guī)劃5二、采購審核5三、采購調(diào)查6四、采購實施6五、采購終結(jié)6六、注意事項6第三章辦公設(shè)備采購方案7一、總則7二、申購程序7三、市場調(diào)查8四、采購審批9五、采購實施9六、完成采購9第四章辦公費用控制方案10一、日常辦公費用控制10二、維修費用控制11三、計算機網(wǎng)絡(luò)費用控制12四

2、、咨詢費用控制12第一章辦公用品管理制度一、總則1、公司為規(guī)范辦公用品的采購及發(fā)放工作，特制定本規(guī)定2、公司各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品3、辦公用品的采購與管理由行政人事部統(tǒng)一負責4、本制度適用于公司全體員工二、辦公用的申請1、對于日常易耗品申請，直接由申請部門填寫采購申請表，經(jīng)部門主管簽 字確認后，到行政人事部登記。2、如部門申購辦公用品單價金額達到固定資產(chǎn)購買標準，必須另填寫一份辦 公用品訂購審批表，由總經(jīng)理審批，采購部門確認統(tǒng)一采購，行政人事部 門配合采購。3、在申請單中要寫明所要物品、數(shù)量、規(guī)格。三、辦公用品的購買1、為了統(tǒng)一限量、控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公

3、用品的采購 都由行政人事部門統(tǒng)一購買（注：單價采購物品金額大于兩千元，且使用 年限超過一年的由公司采購部采購。如有特殊情況，允許各部在提出采 購申請表的前提下就近采購。在這種情況下，行政人事部門有權(quán)進行審 核，并把審核結(jié)果連同審批單一起交行政主管部門保存，以作為日后使用 情況審核和查詢依據(jù)。2、購買量的確定。根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平來確定采購數(shù)量。3、供應(yīng)商的確定。行政人事部門在購買辦公用品時，必須做到貨比三家，選擇 其中價格、質(zhì)量最佳者。4、行政人事部門采購人員必須依據(jù)采購單，填寫采購進度控制卡，卡中應(yīng) 寫明采購日期、數(shù)量、單價以及向哪個供應(yīng)商采購等。5、所采購辦公用品送到后，行政

4、人事部門要按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī) 格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤在送貨單上簽字，表示收到。然后，在采購進 度進度卡做好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。6、收到辦公用品后，對照采購申請表與采購進度控制卡，原則上辦公 用品費用的結(jié)算是每月一次，結(jié)算時要求供貨商提供商業(yè)發(fā)票后填寫費用報 銷單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后送交財務(wù)部進行支付或結(jié)算。四、辦公用品的核發(fā)1、行政人事部門依據(jù)申請部門的采購申請單，在所需物品全部購齊入庫后，填寫辦公用品分發(fā)通知2、行政人事部分發(fā)人員進行核對后，把申請所要全部用品備齊，由各部門領(lǐng)取。3、用品分發(fā)要做好登記，寫明分發(fā)日期、物品名、數(shù)量及領(lǐng)用人等。采購申 請單連同辦公用品分發(fā)通知

5、書轉(zhuǎn)交行政主管記賬存檔：五、辦公用品的保管1、行政人事部必須對所有入庫的辦公用品統(tǒng)一填寫辦公用品臺帳2、必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時實行相應(yīng)的保 護措施。3、辦公用品保管要做到一年盤點兩次。盤點工作由行政主管負責。盤點要求做 到賬物一致，如果有不一致的情況必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，使兩者一 致。4、辦公各種用紙的管理按照盤存的臺賬為基準，對個人領(lǐng)用和公共使用的數(shù)量 要及時進行記錄并進行加減，計算出余量。一旦消耗品用完，應(yīng)立即寫采購 申請。5、非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠 償、自購。6、所有辦公用品非工作原因嚴禁帶出公司。六、辦公

6、用品的報廢處理1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，行政人事負責人要認真審 核，確認其不能再次使用后，報經(jīng)行政人事主管簽字方可做報廢處理。2、對決定報廢的辦公用品，要做好詳細的登記，在報廢處理冊上要寫清用品名 稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。3、報廢品不得隨意丟棄，應(yīng)集中存放、集中處理。七、辦公用品使用的監(jiān)督1、行政人事主管定期核對采購申請單與實際使用情況2、行政人事主管不定期核對辦公用品領(lǐng)用登記表與辦公用品臺帳。3、行政人事主管不定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查，杜絕浪費行為。八、附則1、本制度須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)會議討論通過后方可實施。2、本制度自正式發(fā)布之日起執(zhí)行。第二章 辦公

7、用品采購方案一、總體規(guī)劃1、目的為加強制度建設(shè)，規(guī)范采購行為，控制成本，加強支出的準確性和可控性，制定本方案。2、辦公用品范圍本方案所指辦公用品是用于日常辦公使用，購買價值達不到固定資產(chǎn)標準的 文具、工具及各種耗材。3、采購實施：辦公用品由行政人事部統(tǒng)一進行采購。二、采購審核1、公司內(nèi)部各部門以月度為單位向行政人事部提交本部門的辦公用品需求計劃表，由行政人事部對其進行匯總。2、行政人事部根據(jù)各部門的辦公用品匯總及庫存辦公用品的實際存量，制定公 司月度辦公用品采購計劃。3、按照辦公用品采購制度的要求進行審批，通過后開始采購。三、采購調(diào)查1、行政人事采購人員根據(jù)確定的采購計劃搜集辦公用品的質(zhì)量、價

8、格信息，并 對其進行比較。2、行政人事采購人員要做市場信息的分析，編制辦公用品詢價報告表。3、行政人事采購人員按照辦公用品采購制度的要求進行詢價報告表的審批。四、采購實施1、行政人事采購人員按照審批后的詢價報告對供應(yīng)商進行篩選，確定備選供應(yīng) 商。2、行政人事采購人員分別與候選供應(yīng)商進行洽談，比較其辦公用品的價格、質(zhì) 量。3、行政人事采購人員確定最終供應(yīng)商，請行政人事部經(jīng)理審核。五、采購結(jié)束1、行政人事部采購人中向供應(yīng)商索要發(fā)票、保修卡等資料。2、采購回來的辦公用品經(jīng)檢驗合格可以辦理入庫手續(xù)、行政人事采購人員持發(fā) 票辦理報銷手續(xù)，采購結(jié)束。六、注意事項1、行政人事采購人員如在自己親友處購買辦公用

9、品必須向主管聲明。2、公司各部門因臨時工作需要購買辦公用品的，需經(jīng)行政人事部主管許可，事 后補辦入庫手續(xù)。3、辦公用品的結(jié)算方式要采用月結(jié)。第三章辦公設(shè)備采購方案一、總則1、目的為加強本公司辦公設(shè)備采購管理工作，提高設(shè)備采購管理的計劃性和透明度，制定本方案。2、適用范圍本方案所指辦公設(shè)備包括計算機、投影儀、打印機、傳真機、飲水機、碎紙機等。3、采購實施辦公設(shè)備由行政人事部統(tǒng)一進行采購（注：購買單價達不到固定資產(chǎn)標準的*二、申購程序1、制定計劃設(shè)備器材采購應(yīng)有計劃，避免盲目性和隨意及隨時性。每年年底，各有關(guān)部 門應(yīng)根據(jù)預(yù)算將第二年擬采購的設(shè)備器材的計劃報行政人事部；年中需添置的設(shè) 備器材，有關(guān)部

10、門也應(yīng)預(yù)先擬定計劃報行政人事部。如確因工作需要采購的辦公 設(shè)備，要填寫完整的采購申請單后報相關(guān)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由行政人事部實 施采購。2、申購計劃單包括的主要內(nèi)容儀器名稱(包括附件、備件)；型號、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計單價；生產(chǎn)廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話；申請購置理由；技術(shù)質(zhì)量標準程度。3、設(shè)備費用預(yù)算測算行政人事部對各部門報上來的辦公設(shè)備計劃進行預(yù)算，看是否超出部門預(yù)算。4、行政人事部門對各部門的計劃表進行綜合，按照辦公設(shè)備購買審批流程進行審批。三、市場調(diào)查1、行政人事部指定專人收集辦公設(shè)備供應(yīng)商資料，具體方式包括：電話咨詢；電子郵件索要設(shè)備技術(shù)參數(shù)資料與宣傳資料；通過到專賣店調(diào)查樣品；

11、2、通過了解供應(yīng)商原材料提供商的資料來獲得供應(yīng)商的資料。3、通過供應(yīng)商競爭對手了解辦公設(shè)備情況。四、采購審批1、行政人事部采購人員通過技術(shù)質(zhì)量、價格、售后服務(wù)、付款方式、送貨方式 等方面進行綜合比較，編寫辦公設(shè)備詢價方案。2、按照辦公設(shè)備審批流程對詢價方案進行審批。五、采購實施1、行政人事部采購人員按照審批后的詢價報告對供應(yīng)商進行篩選，確定候選供應(yīng)商。2、行政人事部采購人員與供應(yīng)商進行關(guān)于價格、售后服務(wù)的協(xié)商，擬定辦公設(shè) 備購買合同文本。3、行政人事部組織相關(guān)部門對合同文本進行審查，審查通過后行政人事采購人 員填寫借款單到財務(wù)部領(lǐng)取設(shè)備采購款。六、完成采購1、設(shè)備到達后，由行政人事部組織相關(guān)部

12、門進行驗貨，驗收內(nèi)容包括：包裝有效性；整機完整性；配套資料；零配件數(shù)量；使用說明書、圖紙、有關(guān)資料及產(chǎn)品合格證書，并詳細填寫驗收單，根據(jù)發(fā)票辦理財務(wù)報銷、入庫手續(xù)和財產(chǎn)登記入冊。設(shè)備的相關(guān)資料由公司網(wǎng)管或行政人事部指定人員保管。2、行政人事部采購人員持發(fā)票辦理報銷、采購結(jié)束。3、退貨。設(shè)備器材在驗收和安裝調(diào)試中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、殘缺零件及資料不全等，由行政人事部負責與銷售方、廠家、商檢等有關(guān)部門辦理退貨、索賠或補償事宜。第四章 辦公費用控制方案一、日常辦公費用控制日常辦公費用指為滿足日常辦公需要所發(fā)生的費用，包括購買辦公用品(文 具、復(fù)印紙、辦公飲用水X快遞、名片制作、刻章、配鑰匙等日常雜費。1、

13、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責辦公用品的日常實物管理。辦公用品由公司員工按行政核定標準自行領(lǐng)用。行政人事部每月對員工辦公用品領(lǐng)用情況進行匯總，行政人事部經(jīng)理審核，對費用超支人員及時提示，并視情況對下月辦公用品領(lǐng)用額度進行適當核減。2、報銷審核權(quán)限辦公費用單筆金額超過1000元(含1000元)的由總經(jīng)理審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T部門總監(jiān)T財務(wù)總監(jiān)T總經(jīng)理T行政人事部留存辦公費用單筆金額在1000元以下的由部門總監(jiān)審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T行政經(jīng)理T行政總監(jiān)T行政人事部留存3、原則規(guī)定辦公費用年度控制總金額不能超過年度預(yù)算。二、維修費用控制各部門設(shè)備出現(xiàn)質(zhì)量問題需報行政

14、人事部，對于保修期內(nèi)的設(shè)備，由行政人 事部直接聯(lián)系廠家維修。對于保修期以外的設(shè)備，行政人事部在接到報修后，應(yīng) 先與產(chǎn)品的售后服務(wù)中心或與產(chǎn)品相關(guān)的維修站聯(lián)系，確定修理費用，然后報公 司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行產(chǎn)品的維修。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責維修費用的日常管理。2、報銷審批權(quán)限設(shè)備維修費用單筆金額超過1000元(含1000元)由總經(jīng)理審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T部門總監(jiān)T財務(wù)總監(jiān)T總經(jīng)理T行政人事部留存設(shè)備維修費用單筆金額在1000元以下的由部門總監(jiān)審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T部門總監(jiān)T行政人事部留存3、原則規(guī)定修理費用年度控制總金額不能超過年度預(yù)算。三、計算機網(wǎng)

15、絡(luò)費用控制計算機網(wǎng)絡(luò)費用是指公司各部門使用的網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護及相關(guān)服務(wù) 費用。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責網(wǎng)絡(luò)的使用、維護、簽訂相關(guān)合同、備案、 付款手續(xù)等日常工作。2、報銷審批權(quán)限計算機網(wǎng)絡(luò)維修費用單筆金額超過1000元(含1000元)由總經(jīng)理審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T部門總監(jiān)T財務(wù)總監(jiān)T總經(jīng)理T行政人事部留存計算機網(wǎng)絡(luò)維修費用單筆金額在1000元以下的由部門總監(jiān)審批。審批流程：經(jīng)辦人T部門經(jīng)理T部門總監(jiān)T行政人事部留存3、原則規(guī)定計算機網(wǎng)絡(luò)費用年度控制總金額不能超過年度預(yù)算。四、咨詢費用控制咨詢費是指因工作需要而就特定事項長期或臨時外聘專家、顧問而發(fā)生的費 用，包括常年聘請律師的費用和就特定技術(shù)問題或政策性問題需要了解而外聘專 家的費用。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責預(yù)算控制、對外談判確定費用并簽訂合同、聘請相關(guān)顧問等日常工作。如需外聘專家、顧問或評估機構(gòu)應(yīng)由相關(guān)部門提出申請后報行政人事部匯總，經(jīng)公司開會決