公文寫(xiě)作常識(shí)

1、一、公文種類(lèi)公司常用的公文種類(lèi)主要有：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、 請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。（一）決議用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。（二）決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及 人員，公司部門(mén)成立、變更或者撤銷(xiāo)的決定事項(xiàng)。（三）通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)構(gòu)的公文；發(fā)布規(guī)章； 傳達(dá)要求下屬機(jī)構(gòu)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行 的事項(xiàng)；任免人員。（四）通報(bào)用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)文件精神或者經(jīng)營(yíng)、業(yè) 務(wù)發(fā)展情況等。（五）報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的 詢問(wèn)。（六）請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)用于答復(fù)下屬機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（八）意

2、見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（九）函用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向 有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十）會(huì)議紀(jì)要用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。二、行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不 發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短，要按照工作重點(diǎn)和緩 及程度選擇公文類(lèi)型，防止公文旁而混雜現(xiàn)象，嚴(yán)格按照一 事一題，精簡(jiǎn)公文數(shù)量，有效提升辦公效率。（一）公司行文常用六種形式1、公司文件。用于向上級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告工作，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文 件，發(fā)布公司規(guī)章制度，通知事項(xiàng)等。發(fā)文代字為“聯(lián)通集團(tuán) 甘字2011x號(hào)”。2、公司函。用于以函的形式與不相隸屬單位間的行文， 公司函

3、由公司分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，提交總經(jīng)理簽發(fā)。發(fā)文代字 為“聯(lián)通集團(tuán)甘函2011 x號(hào)”。3、部門(mén)函。用于公司內(nèi)部各部門(mén)在職權(quán)范圍內(nèi)與不相 隸屬部門(mén)或?qū)镜臉I(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況等進(jìn)行通知、通報(bào) 等。部門(mén)函由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。發(fā)文代字為“聯(lián)通集團(tuán)甘xx 函2011 x 號(hào)”。4、簽報(bào)。適用于部門(mén)或縣分公司需請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)批 示的重大事項(xiàng)。簽報(bào)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文代字為“簽報(bào)甘 2011x 號(hào)”。處理流程：擬稿T部門(mén)經(jīng)理審核T相關(guān)部門(mén)會(huì)簽-擬稿 部門(mén)經(jīng)理送分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽一綜合部經(jīng)理送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批T 擬稿人交辦（套紅頭發(fā)送）T協(xié)辦部門(mén)經(jīng)理承辦T協(xié)辦部門(mén) 員工辦理T擬稿部門(mén)經(jīng)理閱處T檔案管理員歸檔。5、電子工單。適

4、用于市分公司部門(mén)或縣分公司之間 重要工作的溝通協(xié)調(diào)。一般工作事項(xiàng)不應(yīng)在電子工單流轉(zhuǎn)。工單處理流程：填報(bào)人起草工單一由部門(mén)（縣分公司）經(jīng) 理審批T綜合部經(jīng)理交辦T主管領(lǐng)導(dǎo)審批T綜合部經(jīng)理交 辦T分公司領(lǐng)導(dǎo)審批T綜合部經(jīng)理交辦T協(xié)辦部門(mén)經(jīng)理承 辦T協(xié)辦部門(mén)人員辦理T反饋提出部門(mén)。6、會(huì)議紀(jì)要。用于記錄公司領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達(dá)會(huì)議情 況和議定事項(xiàng)的主要內(nèi)容。一般由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文代字 為“會(huì)議紀(jì)要2011x號(hào)”。7、傳真電報(bào)。用于公司和部門(mén)緊急會(huì)議或緊急事項(xiàng) 的通知等（非密級(jí)內(nèi)容），由公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 發(fā)文代字是“聯(lián)通集團(tuán)甘傳2011x號(hào)”。三、公文格式（一）行文要求。1、秘密的公文應(yīng)當(dāng)選擇“

5、絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和 保密期限。文件未標(biāo)注密級(jí)的公文，按內(nèi)部一般公文管理。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，其 中傳真電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。2、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo) 明公文種類(lèi)，公文標(biāo)題中附后其它文件名稱需加書(shū)名號(hào)外， 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3、主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或 規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。例如：中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司 甘肅省分公司，可以寫(xiě)成“省分公司”但不能寫(xiě)成“省公司”。 向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他相關(guān) 機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不能同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。4、公文如有附件，請(qǐng)上載

6、附件時(shí)注意次序及附件名稱。5、公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋電子印章。電子文件 以簽發(fā)為準(zhǔn)，形成的電子印章應(yīng)加蓋在成文日期上，嚴(yán)禁亂 蓋亂用印章。套紅頭后如加蓋印章后，根據(jù)文件的排版要求， 正文與印章及主題詞部分列為一頁(yè)，嚴(yán)禁紅頭文件出現(xiàn)分頁(yè) 零散羅列印章。6、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。在起草界面填寫(xiě)，系統(tǒng)自動(dòng) 生成，主題詞是標(biāo)題核心及重點(diǎn)加上發(fā)文種類(lèi)。（二）公文層次及格式要求。1、公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為（二）”，第三層為“ 1. ”，第四層為“（1）”。同一公文中， 數(shù)字的使用應(yīng)前后保持一致。2、公文字體規(guī)定：公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、抄送機(jī)關(guān)、 附件名稱、成文日期、附注、印發(fā)機(jī)關(guān)和

7、日期等字體由系統(tǒng) 自行設(shè)置，公文正文統(tǒng)一字體應(yīng)設(shè)置三號(hào)仿宋GB2312，左 右縮進(jìn)為0字符，行前行后間距為0，行距設(shè)置固定值為30 磅。3、公文中數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述。百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)用 阿拉伯?dāng)?shù)字表述，如20%不應(yīng)寫(xiě)為漢字表述的“百分之二十”； 3/4不應(yīng)寫(xiě)為“四分之三”；表述“3%8%”，不能寫(xiě)成“3 8%”，不能省略3后的百分號(hào)；5萬(wàn)10萬(wàn)人不能寫(xiě)成510 萬(wàn)人。4、正文中引用公文，在正文中引用公文時(shí)，通常應(yīng)用 標(biāo)題用，應(yīng)用文號(hào)用（），如“根據(jù)關(guān)于開(kāi)展2010年 XXX 工作的通知（聯(lián)通集團(tuán)甘字2010 x號(hào)）要求”。5、主題詞標(biāo)識(shí)。主題詞的主要作用是反映公文的類(lèi)別、 主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類(lèi)別詞） +內(nèi)容（類(lèi)屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類(lèi)別詞反 映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類(lèi)別，標(biāo)題中一般不會(huì) 出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞 標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡(jiǎn)單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù) 公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類(lèi)別