使用Outlook即可做好時(shí)間管理

1、時(shí)間管理多數(shù)的人都知道很重要，真的做好時(shí)間管理的人卻是少知又少。原因并不是不懂得時(shí)間管理理論， 而是沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆椒ㄅc工具下，期待習(xí)慣的改變真的很難。使用Outlook即可做好時(shí)間管理使用適當(dāng)?shù)姆椒ㄅc工具，習(xí)慣的改變并不是想象困難，很短的時(shí)間即可完成原先費(fèi)時(shí)的工作，改變比 較可行。多數(shù)人會(huì)認(rèn)為選擇高階的時(shí)間軟件或是項(xiàng)目管理軟件，才能做好時(shí)間管理，其實(shí)只要善用手邊常 用的軟硬件，只要將辦公室最常見(jiàn)的軟件，例如：MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project與及PDA 通訊簿，做好簡(jiǎn)單的整合應(yīng)用，即可輕易做好時(shí)間管理。最多人用的主流軟件，往往是整合性最佳的選擇， 目前是最普

2、及是微軟的Outlook，以下就以O(shè)utlook為示范工具。用80/20法則做好工作取舍大家都曉得時(shí)間管理的第一法則就是善用80/20法則，瞭解百分之八十的成果是來(lái)自少數(shù)百分之二十 的重要事務(wù)，建立良好的時(shí)間取舍標(biāo)準(zhǔn)。一般以重要性與否以及緊急與否分成ABCD四類：A級(jí)工作：緊急而且重要B級(jí)工作：不緊急但是很重要C級(jí)工作：緊急但是不是很重要D級(jí)工作：不緊急也不是很重要因此做好時(shí)間管理的基本精神，就是培養(yǎng)工作重要性的判斷能力。一次就把事情做對(duì)做好，多投入B級(jí)工 作，可以省卻大幅的時(shí)間浪費(fèi)。如果你每天對(duì)在從事C或D級(jí)的工作，例如：在繳款日最后一天去繳款、 在活動(dòng)前臨時(shí)去采購(gòu)所需的物品、使用人工方式打

3、電話通知連絡(luò)、為了找一個(gè)重要的電話或文件翻箱倒柜 等等，那么生活就像救火隊(duì)，到處處理緊急的突發(fā)狀況；反之做好B級(jí)規(guī)劃，例如：使用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳服務(wù)、 擬定定期采購(gòu)清單、使用數(shù)字科技大量傳送點(diǎn)子信件、傳真簡(jiǎn)訊或是語(yǔ)音廣播、規(guī)劃建立良好的名片與檔 案的管理架構(gòu)，如此很多AC級(jí)的緊急工作就會(huì)大幅減少。I即出管理性I 繁混不舞鋼事成毗攣言:不頁(yè)要的排E善用行事歷Calendar與工作To Do List在時(shí)間管理工具上，行事歷與代辦事項(xiàng)是兩個(gè)最重要項(xiàng)目，兩者相關(guān)但是用途不同，行事歷是特定時(shí) 間要做的事情，工作俗稱代辦事項(xiàng)(To Do List)是沒(méi)有特定時(shí)間安排的代辦事項(xiàng)。有關(guān)與別人一起同時(shí)作業(yè) 或是特定時(shí)

4、間必須執(zhí)行的事情的都屬于行事歷的約會(huì)(Appointment)，例如：各種工作會(huì)議、客戶拜訪、私 人約會(huì)與及有特定時(shí)間的工作；然而代辦事項(xiàng)是比較沒(méi)有特定時(shí)間要求的工作事項(xiàng)，可能有截止日期，在 截止日之前，安排空檔作業(yè)即可，例如：擬定工作計(jì)劃、準(zhǔn)備會(huì)議文件、影印資料、寄送DM等。時(shí)間管理從工作紀(jì)錄開始因此如果要做好時(shí)間管理的第一步，就是必須先做好工作計(jì)劃（Work Plan）與時(shí)間記錄（Time Shit）。檢視自己時(shí)間使用的現(xiàn)況，才能針對(duì)效益不彰的事項(xiàng)，尋找較佳的改善方案。工作時(shí)間記錄有如采購(gòu)清單， 前去超級(jí)市場(chǎng)買東西，如果事前不做計(jì)劃，事后沒(méi)有收據(jù)清單，你很可能不清楚你買了那些東西，該買的

5、沒(méi)買，不該買的買了一堆，金額可能超過(guò)你的預(yù)算。時(shí)間就是金錢，紀(jì)錄你每天時(shí)間的使用狀況與及開始 有計(jì)劃的使用你的時(shí)間，就是做好時(shí)間管理的開始。使用行事歷做好工作時(shí)間紀(jì)錄使用任何行事歷軟件或是EXCEL，試著完整的紀(jì)錄記下每天的大小工作事項(xiàng)紀(jì)錄，至少紀(jì)錄一周， 檢視盤點(diǎn)這些工作紀(jì)錄，如此大致可以了解你目前時(shí)間使用的狀況。行事膺-MErnwft Outlook.新增址-i x圍.碣 貸教/衛(wèi)超）侄工作g 理j皿4尊2li善找目肄搜尊行事培立河砂避* h瞄廿七 MJttA淄廿六wim廿西=精明登窿世如根瞄到工具（?。渚茟嵜鞒觯〩obtEDF行事磨所有黃目英與E件理jj Tj.打罰件畫的kJ建藉人|

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7、每周周末花費(fèi)一小時(shí)，安排下周的工 作規(guī)劃；每個(gè)月底花費(fèi)至少一天，規(guī)劃下個(gè)月工作計(jì)劃。透過(guò)定期的檢討與計(jì)劃，可以找出改進(jìn)時(shí)間效益 的方案。工作時(shí)間管理的重點(diǎn)原則：清單化、模塊化、系統(tǒng)化與及流程化。說(shuō)明如下：把經(jīng)常性的工作清單化因此整理你的以往的所有工作紀(jì)錄，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多效益不彰的工作、很多救火性質(zhì)的重復(fù)性的工作， 有些是很瑣碎，分開處理將會(huì)浪費(fèi)掉很多時(shí)間。將經(jīng)常性的工作整理成清單，把這些工作清單，存放在 Outlook的工作子數(shù)據(jù)夾中，分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、個(gè)人事務(wù)、不定期事務(wù)、 經(jīng)常性項(xiàng)目工作幾大類，然后以盤點(diǎn)清單方式，來(lái)做行事歷安排與工作規(guī)劃，將可節(jié)省許多工作計(jì)劃時(shí)間

8、。 以檢查表Check List的概念減少不重要事情的細(xì)節(jié)規(guī)劃與及執(zhí)行重復(fù)動(dòng)作時(shí)間的浪費(fèi)，可以避免遺忘，把 時(shí)間留給更重要的工作的思考與創(chuàng)造。一次就把事情想周詳，一次把事情作對(duì)做好。工作轉(zhuǎn)換行事歷或是工作指派每日或每周定期將工作待辦事項(xiàng)，使用Outlook的拖拉功能，安排到即將到來(lái)的行事歷上，或是透過(guò) 電子信件進(jìn)行工作指派與傳遞。主管級(jí)的專業(yè)人士，需要將工作指派給下屬，請(qǐng)求下屬協(xié)助完成，透過(guò)電 子信件指派工作，可以附上完整書面數(shù)據(jù)，電子信件的工作指派信件可留下完整書面時(shí)間記錄，有利于團(tuán) 隊(duì)時(shí)間管理。把重復(fù)性的工作模塊化為了便于多重項(xiàng)目或是不同種類工作，可以將工作分為不同的類別模塊來(lái)管理。使用O

9、utlook中類別的功能，可以輕易的工作分類，可以依照項(xiàng)目種類分類，依照地區(qū)或是依照重要等級(jí) 來(lái)分類管理，大幅減少瑣碎在工作管理大量出現(xiàn)的視覺(jué)干擾，讓你很清楚單一項(xiàng)目或是特定性質(zhì)工作目前 的工作安排。工作項(xiàng)目管理系統(tǒng)化與流程化多數(shù)的工作并非單一工作，而是一個(gè)有連貫性群組工作，因此把相關(guān)的工作整理成一個(gè)完整的群組工 作方案Program，就是工作系統(tǒng)化，也有人會(huì)稱呼為項(xiàng)目Project。將具有先后順序的工作，整理成一個(gè)完 整的工作流程，就是流程化。不同的工作會(huì)有不同的流程，例如：新進(jìn)員工訓(xùn)練流程、新會(huì)員問(wèn)好流程、 忠誠(chéng)度培養(yǎng)Program、高度可能購(gòu)買族群促銷方案、產(chǎn)品上市項(xiàng)目等。公警牌案工作

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