公司檔案資料管理辦法

1、 公司檔案資料管理辦法第一條 文檔、技術(shù)資料借閱1、公司在職工作人員查、借閱本車間、部室業(yè)務范圍內(nèi)的文檔案、技術(shù)資料，查閱資料必須在資料室進行，未經(jīng)批準不得摘錄、翻??；若借閱、復印、摘抄資料必須辦理xx公司文檔、技術(shù)資料借閱審批單（詳見附表1）方可進行，并明確歸還時間。2、企業(yè)內(nèi)部其他單位人員查閱文檔、技術(shù)資料，須持單位證明，并持有xx公司文檔、技術(shù)資料查閱審批單（詳見附表2）方可查閱，所有資料一律不外借。3、資料借閱期限為1-5個工作日，如因特殊原因未能歸還者需辦理續(xù)簽審批單（附表1）并說明原因。4、查閱人員必須對資料愛護，不得拆散、抽拿、調(diào)換、涂抹、勾畫，保證資料檔案完整的原始面貌，如因個

2、人原因?qū)е沦Y料丟失且未能及時補回的，按照公司規(guī)定對相關(guān)人員進行處罰，處罰輕重按照文件丟失內(nèi)容而定。第二條 文檔、技術(shù)資料保密1、涉及到公司檔案收集、整理、保管的相關(guān)人員應忠于職守，嚴守機密，不得以任何借口泄密或?qū)⑽募Y料涂改或攜帶外出。2、機密性的文件資料，只限于在檔案室查閱。3、定期清查泄密資料，若發(fā)現(xiàn)泄密或丟失現(xiàn)象應立即采取措施，及時報告。第三條 文檔、技術(shù)資料立卷歸檔1、凡公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的，或者上級機關(guān)發(fā)來的與公司業(yè)務有密切聯(lián)系的具有保存價值的文件資料，要根據(jù)文件的基本特征組卷歸檔。2、歸檔文件應劃分其保管期限，分為永久、長期、短期三種，并按保管期限分別組卷。3、歸檔文件必須完

3、整齊全，并按一定順序排列，即批復在前，請示在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，原件在后。4、凡歸檔的文件材料，必須填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄要逐項填寫齊全且字跡工整，文件標題不得隨意更改和簡化，對卷內(nèi)需要說明的問題可填寫在備考表里。5、擬寫案卷題名，要求簡明扼要，文字通順，便于查找利用。第四條 檔案資料室安全1、檔案資料室必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做到安全、保密、整潔，庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。2、檔案資料室門、窗必須堅固、嚴緊，檔案資料人員出庫房時必須將門、窗、卷柜關(guān)好加鎖。庫房鑰匙由專人保管，不得隨意交無關(guān)人員使用。3、定期檢查檔案資料保管現(xiàn)狀，如出現(xiàn)變質(zhì)破損、蟲蛀等情況，應積極采取處理措施。4、工作人員必須熟悉庫藏檔案及圖紙資料的存放地點，做到調(diào)閱準確、及時、迅速。每年年末要對庫存檔案