淺談信息化背景下高校教務(wù)秘書工作

1、淺談信息化背景下高校教務(wù)秘書工作摘要隨著教育改革的深化和對新型人才的培養(yǎng)要求不斷進(jìn)步,高校也與時(shí)俱進(jìn),凸顯出信息化、現(xiàn)代化的管理開展趨勢。這對作為學(xué)校管理機(jī)構(gòu)中重要組成局部的教務(wù)秘書提出了更高要求。本文從教務(wù)秘書的職責(zé)與信息化背景下對教務(wù)秘書的新要求入手,發(fā)如今工作中的一些問題并提出解決問題的一些建議。關(guān)鍵詞信息化；教務(wù)秘書；工作討論1高校教務(wù)秘書的職責(zé)1.1教務(wù)秘書的工作性質(zhì)高校教務(wù)秘書是保證學(xué)校教務(wù)工作順利開展、教學(xué)管理趨向完善的重要角色,由于教務(wù)秘書在學(xué)校決策者和執(zhí)行者之間起到“橋梁的作用,所以這一職務(wù)的工作質(zhì)量上下將對整個(gè)學(xué)校的管理起到至關(guān)重要的作用。教務(wù)秘書認(rèn)識到自己的工作性質(zhì)是非常

2、必要的。1.2教務(wù)秘書的工作內(nèi)容教務(wù)秘書的工作相當(dāng)復(fù)雜,在面對工作量大、時(shí)效性強(qiáng)的任務(wù)時(shí)還要注意處理好各方面的工作。工作內(nèi)容特別瑣碎,主要包括負(fù)責(zé)教學(xué)工作的落實(shí)、承當(dāng)教學(xué)檔案管理、安排考試有關(guān)事務(wù)、協(xié)調(diào)課程變動、統(tǒng)計(jì)學(xué)籍變動、承辦院部指導(dǎo)和教務(wù)處交給的其他有關(guān)教學(xué)行政管理方面的事項(xiàng)等,這是教務(wù)秘書必須承當(dāng)?shù)墓ぷ?，但并不包括臨時(shí)安排的任務(wù)。2教務(wù)秘書工作信息化的意義在信息化管理迅速開展的今天,高校教學(xué)管理要標(biāo)準(zhǔn)有序、和諧高效,這要求作為校務(wù)第一執(zhí)行者的教務(wù)秘書實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的不斷創(chuàng)新和探究。教務(wù)秘書工作的信息化可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的積累總結(jié)和共享,充分利用計(jì)算機(jī)可以減少人為管理當(dāng)中可能造成的缺陷,在一定

3、程度上進(jìn)步了工作效率,并對學(xué)校的管理程度和教學(xué)質(zhì)量起到積極的作用,同時(shí)更加快捷地傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)方案和大綱,使老師和學(xué)生可以在第一時(shí)間理解教學(xué)安排以及變動,更好地落實(shí)學(xué)校指導(dǎo)者的決策以及對老師和學(xué)生教學(xué)質(zhì)量的驗(yàn)收工作,并能以此為參考，更好地開展學(xué)校的管理工作。3信息化背景下對教務(wù)秘書的要求信息化教務(wù)管理日趨完善,在這個(gè)過程中對教務(wù)秘書的要求也不斷進(jìn)步。同時(shí)教務(wù)秘書應(yīng)該不斷提升自己,使自己可以滿足要求,勝任教務(wù)秘書的職位。3.1對教務(wù)秘書根本業(yè)務(wù)才能的要求對教務(wù)秘書的根本要求包括純熟掌握教學(xué)秘書職責(zé)內(nèi)的事務(wù)以及具有較強(qiáng)責(zé)任感和愛崗敬業(yè)的精神。教務(wù)秘書做好工作的前提是對自己業(yè)務(wù)內(nèi)容的充分理解和把握,

4、明白學(xué)校教學(xué)管理的規(guī)章制度以及教學(xué)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)和要求,確保教務(wù)教學(xué)可以標(biāo)準(zhǔn)化、有序化地順利開展。同時(shí)要對學(xué)校教學(xué)大綱和教學(xué)方案做到心中有數(shù),可以有條不紊地幫助老師進(jìn)展有效的教學(xué)效勞。具備較強(qiáng)的檔案管理才能和總結(jié)歸納才能,確保學(xué)校各項(xiàng)資料的平安與有序。這些業(yè)務(wù)都可以表達(dá)出教務(wù)秘書是一個(gè)具有很強(qiáng)輔助性的職業(yè),所以作為高校教務(wù)秘書，要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和愛崗敬業(yè)的精神,做到徹底貫徹學(xué)校指導(dǎo)的決策,確保到達(dá)良好的效果。3.2對教務(wù)秘書信息化才能的要請教務(wù)秘書做到高效、即時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)的管理才可以滿足高校現(xiàn)代化、信息化的需求,而要到達(dá)這種效果就要請教務(wù)秘書必須具備較高的信息化才能,摒棄傳統(tǒng)的工作方法、管理形式,樹

5、立全新的信息化管理理念,汲取信息化管理的精華,進(jìn)步工作效率,總結(jié)工作經(jīng)歷。對教務(wù)秘書信息化才能的要求包括對學(xué)校檔案的信息化管理以及實(shí)現(xiàn)日常辦公的網(wǎng)絡(luò)化和自動化,利用計(jì)算機(jī)文檔對學(xué)校的信息、教學(xué)的信息、課程的設(shè)置及調(diào)整方案作出歸納,做到使學(xué)校指導(dǎo)、老師、學(xué)生可以便捷地理解這些信息并能方便地提出自己的意見和建議,以利于學(xué)校管理工作的開展。3.3對學(xué)校教務(wù)秘書溝通協(xié)調(diào)才能的要請教務(wù)秘書的工作性質(zhì)和內(nèi)容決定了必須面對許多方面的矛盾,所以對教務(wù)秘書溝通協(xié)調(diào)方面的才能具有一定的要求。只有在擅長控制自己的情緒、和藹地共事、冷靜地分析處理問題的根底上才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的順利進(jìn)展。創(chuàng)造一個(gè)和諧的管理和教學(xué)環(huán)境也是

6、教務(wù)秘書的必要工作之一。但在學(xué)校教務(wù)的管理中,教務(wù)秘書必須面對教學(xué)方案的下達(dá)預(yù)知性、老師與學(xué)生的教與學(xué)、學(xué)校與家長等矛盾,在這些矛盾中,教務(wù)秘書要做到通過溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系,積極做好學(xué)校、老師、學(xué)生及學(xué)生家長之間的橋梁,做到游刃有余地面對復(fù)雜場面,確保教學(xué)方案的順利進(jìn)展,及時(shí)向?qū)W校決策層反應(yīng)信息,合理安排教學(xué)任務(wù)與工作,第一時(shí)間解決可能出現(xiàn)的問題,保證學(xué)校管理工作與教學(xué)順利和諧地開展并能獲得更好的效果。4教務(wù)秘書工作信息化的一些問題教務(wù)秘書通過從傳統(tǒng)的學(xué)校管理向信息化教務(wù)管理轉(zhuǎn)變的過程中出現(xiàn)了許多新問題,主要表達(dá)在以下幾點(diǎn)：4.1教務(wù)秘書的工作熱情有待進(jìn)步教務(wù)秘書負(fù)責(zé)直接執(zhí)行學(xué)校的管理工作,

7、在學(xué)校管理中具有重要意義。但教務(wù)秘書的工作內(nèi)容瑣碎繁雜,工作量大,并且業(yè)績的表達(dá)不明顯,在這種情況下很容易受到不平待遇,在許多方面的評定當(dāng)中無法得到與工作量相等的回報(bào),于是導(dǎo)致許多教務(wù)秘書在面對工作時(shí)熱情不高,尤其是遇到困難和挫折時(shí)無法端正工作態(tài)度,致使工作效率不高,管理質(zhì)量低下。4.2教務(wù)秘書信息化才能有待進(jìn)步教務(wù)秘書從傳統(tǒng)的教務(wù)管理形式轉(zhuǎn)變過程中需要面對很多困難,其中就包括對信息化管理才能的提升,這要請教務(wù)秘書具有一定的創(chuàng)新才能以及一定的知識儲藏。但現(xiàn)實(shí)中一直把教務(wù)定位為學(xué)校指導(dǎo)的助手和學(xué)校教學(xué)方案宣傳員,這在很大程度上忽略了教務(wù)秘書在教學(xué)管理學(xué)、教學(xué)心理學(xué)以及信息化技術(shù)方面的提升,學(xué)校并

8、沒有給予教務(wù)秘書太多相關(guān)方面的培訓(xùn),使教務(wù)秘書缺乏對業(yè)務(wù)的探究和創(chuàng)新,導(dǎo)致許多教務(wù)秘書欠缺信息化運(yùn)作才能而無法勝任信息化管理高效事務(wù)的職位。4.3教務(wù)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定教務(wù)秘書的工作量和許多職稱以及利益上的不公平待遇導(dǎo)致許多人不愿擔(dān)當(dāng)教務(wù)秘書的工作,或是在教務(wù)秘書在職期間感到無法勝任其職位等種種原因,使教務(wù)秘書隊(duì)伍一直處于不穩(wěn)定狀態(tài)。這種狀態(tài)會導(dǎo)致教務(wù)秘書職位上缺乏業(yè)務(wù)才能極強(qiáng)的人選,以致耽誤學(xué)校的管理工作,影響學(xué)校工作的正常開展,所以這個(gè)問題不容無視。5對信息化背景下教務(wù)秘書工作的一些建議5.1學(xué)校建立有效的鼓勵(lì)與晉升機(jī)制,提升其工作熱情學(xué)校在高度重視教務(wù)秘書工作成果的同時(shí),應(yīng)該建立完善的教務(wù)秘書獎懲制度,對教務(wù)秘書的業(yè)績給予充分的肯定,對消極怠工者提出批評教育,給予教務(wù)秘書與其他老師同樣的職稱評定待遇以及晉升待遇,從而激發(fā)教務(wù)秘書的工作熱情。5.2學(xué)校展開信息化培訓(xùn),進(jìn)步教務(wù)秘書信息化素質(zhì)在信息化背景下,教務(wù)秘書要樹立積極進(jìn)取創(chuàng)新的意識。同時(shí)學(xué)校應(yīng)注意針對教務(wù)秘書的工作內(nèi)容與性質(zhì)