南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)

1、“南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)使用方法系統(tǒng)簡介“南大之星多媒體檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)是由南京大學檔案館開發(fā)的一個集檔案全文管理與全文檢索、圖像、錄像、錄音等多媒體檔案管理、檔案信息統(tǒng)計、檔案借閱利用等功能于一身的檔案管理系統(tǒng)軟件，它不僅可以管理文件級、案卷級、全宗級的檔案，還可以進展收發(fā)文管理及多媒體檔案管理，從而使檔案管理任務向電子化的方向開展。進入南大之星檔案管理系統(tǒng)界面，并輸入用戶名和密碼一、修正密碼一進入“南大之星后，點系統(tǒng)設置二進入設置系統(tǒng)后，在修正密碼對話框中輸入舊密碼及他所要設置的新密碼并進展確認后，點修正密碼即可。二、添加案卷及文件一、修正密碼后，點檔案管理，即進入到新建檔案表二點擊新

2、建檔案表，即可看到本部門檔案表三點擊本部門檔案表，進入以下界面后，請點添加案卷四可按圖所示添加案卷其中一級目錄及全宗號請按圖填寫、案卷/盒號及館編件號按流水號走即可、密級如非特別注明請?zhí)顑?nèi)部、保管期限請見歸檔范圍表、其他請根據(jù)詳細情況填寫，請留意時間項請寫起止時間五點擊確定，案卷添加完成六確定后系統(tǒng)自動前往，可添加第二個案卷條目。假設要添加第一份案卷內(nèi)的文件，請點擊封鎖。(七)點擊封鎖后，界面顯示曾經(jīng)添加的案卷，要添加文件，請點擊“添加文件 如圖，任一皆可。(八)點擊添加文件，那么彈出如下對話框，請按圖示填寫終了后，點添加即可。注：其中案卷/盒號及館編件號中第一個1代表該份文件所在的案卷號，而

3、0001那么代表該份文件在案卷中的位置。九點擊確定，文件即添加完成。十添加終了后，系統(tǒng)自動回到添加文件界面，這時可添加案卷內(nèi)第二份文件，假設案卷內(nèi)文件添加終了，那么點擊封鎖即可。十一點擊封鎖后，系統(tǒng)界面即顯示已添加案卷和文件。需留意的是，假設文件有電子版，請上傳該份文件的電子版全文。詳細方法是：1、點擊所要上傳文件的編輯條目。2、在彈出該界面時，點擊全文3、點閱讀鍵或電子文件上傳(需闡明的是假設點電子文件上傳鍵需先下載該鍵左邊的電子文件上傳插件手工安裝程序;假設要上傳文件超越200k，請必需運用電子文件上傳)4、選擇該份文件的電子版所在位置，然后翻開。5、填寫文件題名，普通來說該電子文件題名應

4、和文件條目中的文件題名一致。然后在上傳方式中選擇上傳整個文件，并在提取全文中選擇不提取全文或?qū)⒏郊?nèi)容追加到全文都可視情況而定，點擊上傳。6、上傳后，我們就可以看到這份電子文件的題名、上傳者、長度等項內(nèi)容了，但該文件依然是它原來的方式：word文檔格式，這就要求我們?nèi)藶榈匕阉D化成PDF格式，只需點擊轉換欄中的PDF轉換即可。7、點擊轉換后，可以看到轉換欄中的圖標變成了轉換中，由于此時系統(tǒng)正在進展著轉換任務，這需求我們等幾十秒中時間，然后點擊界面下方的刷新按鈕。8、刷新后，轉換欄就曾經(jīng)顯示電子文檔已轉換，這時再看格式欄，電子文件就曾經(jīng)轉換成PDF格式了。假設需求查看，只需點閱讀就可以看到。電子

5、文件上傳并轉換完成后，即可點擊退出，回到檔案表主界面。9、這時在測試用文件的條目中我們就可以看到全文欄中顯示數(shù)字“1，代表曾經(jīng)上傳了一份電子文件。以上就是“南大之星多媒體檔案管理系統(tǒng)運用中添加案卷、文件及如何上傳電子文件的方法。三、打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和備考表一打印案卷目錄1、打印歸檔案卷目錄需進入本部門檔案表界面，點擊打印一切2、系統(tǒng)會彈出如下界面，選擇案卷目錄A4橫向后，點打印預覽3、系統(tǒng)會出現(xiàn)一個曾經(jīng)填寫好的案卷目錄，假設檢查無誤后，即可打印二打印卷內(nèi)文件目錄1、打印卷內(nèi)文件目錄需進入本部門檔案表界面，點擊打印當前2、系統(tǒng)彈出目錄打印界面后，請選擇卷內(nèi)文件目錄修正A4縱向，在打印設

6、置選項的案卷列表中選擇他所需求打印文件所屬案卷號后，點擊打印預覽。3、系統(tǒng)會自動生成所選案卷內(nèi)的文件目錄，核對無誤后即可點擊打印，打出卷內(nèi)文件目錄三打印備考表1、備考表是每份案卷后所附的對該案卷進展簡要闡明資料，打印方法跟打印卷內(nèi)文件目錄根本一樣。點擊打印當前，在目錄打印中選擇備考表，然后在打印設置選項中選擇他所要打印備考的案卷，點擊打印預覽后核對無誤即可打印。需求闡明的是：由于各個案卷內(nèi)的文件數(shù)目不一，文件稱號長短不齊，在打印卷內(nèi)文件目錄過程中，能夠會出現(xiàn)頁面設置的問題，他可以經(jīng)過兩種途徑進展處理：一是在目錄打印的打印頁面設置中自行調(diào)整上邊距、下邊距行高及欄高；二是可以經(jīng)過導出到EXCEL，把目錄導入EXCEL后進展頁面修正。四、假設只想打印卷內(nèi)文件目錄中的特定文件，可對這些文件進展選擇后點擊隊列打印，系統(tǒng)會彈出一個對話框說這些文件曾經(jīng)進入打印隊列，這時點擊打印當前。在彈出的目錄打印界面的自定義打印目錄中選擇卷內(nèi)文件目錄修正A4縱向，并在自定義打印選項中選擇僅打印打印隊列中的