設(shè)備檔案管理制度

1、歡迎下載歡迎下載設(shè)備檔案管理制度目 錄1(范圍2(引用文件3(定義和術(shù)語4(管理職責(zé)5(管理內(nèi)容及要求 6(檢查和考核7(附錄與附表為了公司設(shè)備的合理使用，通過技術(shù)、經(jīng)濟和組織措施，對公司主要生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行綜合管理，做到全面規(guī)劃、合理配置、擇優(yōu)選購、正確使用、精心維護(hù)、科學(xué)檢修、適時改造和更新，使設(shè)備經(jīng)常處于良好技術(shù)狀態(tài)，不斷改善和提高技術(shù)裝備素質(zhì)，達(dá)到設(shè)備壽命周期費用最經(jīng)濟、綜合效能高和適應(yīng)生產(chǎn)發(fā)展需要的目的。1.范圍設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)檔案、設(shè)備隨機資料和圖紙、設(shè)備安裝工藝圖紙、碼頭設(shè)備布局圖、各種操作規(guī)程、技術(shù)手冊、修理規(guī)程、設(shè)備修理資料、技術(shù)革新資料、設(shè)備改造資料、港口關(guān)于設(shè)備管理工作的文

2、件等，與設(shè)備、技術(shù)相關(guān)的有一定保存價值的資料、圖紙、圖表、文件、計算資料、照片、錄像、錄音帶等。特制定本標(biāo)準(zhǔn)。2、引用文件1、國家機械工業(yè)委員會發(fā)布的機械工業(yè)企業(yè)設(shè)備管理規(guī)定2、GD/JS 11.0501 設(shè)備驗收管理規(guī)定3、QG/JS 02.10 倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)4、QG/JS01 .10 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)5、QG/JS 設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)6、QG/JS 03.14 保密管理標(biāo)準(zhǔn)定義和術(shù)語設(shè)備檔案資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等技術(shù)文件資料，設(shè)備動力部負(fù)責(zé)將各分廠生產(chǎn)設(shè)備逐臺建

3、立設(shè)備資料檔案及設(shè)備資料的管理工作。管理職責(zé)設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動力部可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件)，凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。 4.2 設(shè)備檔案資料管理主要責(zé)任部門為設(shè)備動力部，其職責(zé)主要: 4.2(1 資料來源的組織工作;4.2(2 歸集記錄工作;4.2(3 資料加工分析工作;4.2(4 歸檔審定工作;4.2(5 資料使用過程的管理工作。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按盾安集團(tuán)或公司的檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱、審批和銷毀手續(xù)等。設(shè)備檔案管理員的崗位職責(zé):負(fù)責(zé)各類技術(shù)檔案和資料的收集、歸檔、整理、分類、保管、編目、鑒定、銷毀工作

4、，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、保管、登記、查閱制度。設(shè)備檔案管理員嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保管、登記、查閱等管理工作。管理內(nèi)容及要求設(shè)備檔案管理:設(shè)備臺帳、圖紙資料實行分類歸檔、分柜存放、集中管理的原則，資料收集要全面，盡量涵蓋港口的設(shè)備和技術(shù)，整理歸檔要完整、配套。 5.1.2 主要生產(chǎn)設(shè)備(成套設(shè)備、主要獨立單體等)，分別建立技術(shù)資料檔案袋。 5.1.3 主要生產(chǎn)設(shè)備建立設(shè)備檔案，由設(shè)備操作、維修負(fù)責(zé)人員及時收集資料、數(shù)據(jù)，及時整理、填寫和錄入。建立設(shè)備臺帳，完整、準(zhǔn)確填寫臺帳的各項內(nèi)容，保持臺帳與實物完全一致。根據(jù)設(shè)備變動情況，隨時對臺帳進(jìn)行變更。建立設(shè)備檔案資料清

5、單、設(shè)備檔案資料柜卡、資料盒(袋)卡、資料標(biāo)簽、編號，并保持清單、卡、編號、實物一致。設(shè)備報廢后，無參考價值的檔案資料，經(jīng)過設(shè)備銷毀小組鑒定后，設(shè)備動力部負(fù)責(zé)人簽字及批準(zhǔn)后，可以注銷和銷毀。設(shè)備檔案資料:設(shè)備選型和技術(shù)經(jīng)濟論證報告;設(shè)備購置合同(副本)、招標(biāo)文件(復(fù)印件)及投標(biāo)書(文件)(副本); 5.2.3 設(shè)備購置技術(shù)經(jīng)濟分析評價及設(shè)備廠家調(diào)研考察報告;自制專用設(shè)備設(shè)計任務(wù)書和鑒定表;制造廠的技術(shù)檢驗文件、檢驗合格證、技術(shù)說明書;裝箱清單及開箱驗收記錄單(包括隨機備件、附件、工具等的資料);設(shè)備安裝調(diào)試記錄和驗收移交書;設(shè)備使用初期管理記錄;設(shè)備登記卡片;開動臺時記錄;使用單位變動情況;設(shè)

6、備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄; 5.2.13 精度校驗及檢驗記錄;設(shè)備改造、改裝、改進(jìn)申請單及設(shè)計任務(wù)通知書;設(shè)備調(diào)動、借用、租憑等申請單和有關(guān)記錄。設(shè)備故障、缺陷記錄及事故報告單(包括事故分析處理結(jié)果報告單);設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表;設(shè)備的記錄;設(shè)備的封存(啟用)單;設(shè)備的報廢記錄;安裝基礎(chǔ)圖及土建圖(包括變更前后的圖紙);設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。設(shè)備操作指導(dǎo)書(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項目等);設(shè)備檢修、點檢、潤滑指導(dǎo)書(包括:檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收規(guī)范等);其他資料。設(shè)備履歷書表達(dá)設(shè)備性能的主要參數(shù);設(shè)備系統(tǒng)示意圖、傳動圖;設(shè)備

7、基本情況(型號規(guī)格、制造廠家、出廠年月日、安裝日期、投產(chǎn)日期、原值等);設(shè)備的調(diào)轉(zhuǎn)情況;設(shè)備使用人(操作者)變動記錄;設(shè)備潤滑(加油部位、冬季油品名稱、加油周期、耗量等); 5.3.7 主要備件和材料;設(shè)備評比記錄;檢修周期表;設(shè)備大修理記錄;設(shè)備檢查、維護(hù)、檢修記錄(摘要);主要軸承、備件更換記錄;電機、減速機、軸承;重大設(shè)備隱患記錄;主要設(shè)備事故記錄;機、電、液、氣等調(diào)試記錄;設(shè)備歷年完成任務(wù)及效率;設(shè)備技術(shù)改造記錄。設(shè)備檔案的收集設(shè)備動力部負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作，將設(shè)計通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說明書以及各種型號的設(shè)備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。 5.4.2 新設(shè)備進(jìn)公司，開箱

8、應(yīng)通知設(shè)備動力部及有關(guān)人員收集隨機帶來的圖紙資料并填寫開箱驗收單，如果是進(jìn)口設(shè)備需提前通知各分廠組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖分級妥善保管。5.4.3 設(shè)備檢修與維修期間，由設(shè)備動力部組織相關(guān)技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動件等進(jìn)行測繪，經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。 5.4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備動力部組織審核校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，與設(shè)備廠家溝通后并在圖紙上修改。設(shè)備動力部將公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等，進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不

9、得外借或帶出檔案資料室。設(shè)備檔案的整理所有進(jìn)入檔案室保管的藍(lán)圖，設(shè)備檔案管理員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂(指藍(lán)圖)，登賬后妥善保管。圖紙入檔案室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細(xì)記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，有名稱、圖號，有設(shè)計、校對、審核人簽字。 5.5.3 底圖的保管所有底圖按設(shè)備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無誤。底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn)，注明修改日期。底圖作廢、銷毀，應(yīng)由設(shè)備檔案管理員提出交設(shè)備動力部組織技術(shù)員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經(jīng)設(shè)備銷毀小組鑒定確認(rèn)

10、批準(zhǔn)后方可銷毀。動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備動力部組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實際附設(shè)走向進(jìn)行測繪，底圖交公司檔案室作密級資料保管。 5.5.4.3 檔案資料必須保持與實物或?qū)嶋H情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應(yīng)的變動，修改后歸檔。設(shè)備檔案管理要求技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確。檢驗(檢測)、檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備動力部作分類整理后交設(shè)備檔案管理員作集中統(tǒng)一管理。所有圖紙要有統(tǒng)一的編號(變更后的圖紙相應(yīng)

11、疊放在對應(yīng)的圖號位置)。圖紙上的各項技術(shù)要求標(biāo)注齊全，圖紙清晰。型號相同的設(shè)備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應(yīng)與實物核對，并在圖紙索引中加以注明。設(shè)備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應(yīng)及時修改;變更或者修改后的圖紙必須有變更函或者修改文件、變更圖、圖紙會審紀(jì)要、受控章等。圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上，并在修改索引上注明。 5.6.8 凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號，按下列辦法進(jìn)行，即第一節(jié)為設(shè)備型號，第二節(jié)為部件號，第三節(jié)為零件號，每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從 001 開始，以便書寫整齊和查閱清楚。嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外

12、協(xié)等用。5.7.設(shè)備臺賬、圖紙檔案借閱管理規(guī)定設(shè)備臺帳、圖紙資料應(yīng)嚴(yán)格按照“借閱制度” 執(zhí)行。設(shè)備檔案管理員認(rèn)真填寫“圖紙資料借閱登記表”的名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。借閱人在“圖紙資料借閱登記表”簽字欄簽字。絕密文件資料借閱，設(shè)備檔案管理員需報請設(shè)備動力部部長簽字批準(zhǔn)后方可借閱，同時借閱人需填寫工作聯(lián)系單。資料借閱時間規(guī)定為 10 天內(nèi)，借閱期滿，設(shè)備檔案管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者，應(yīng)辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設(shè)備動力部按其損失作估價賠償。非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員，經(jīng)設(shè)備動力部同意批準(zhǔn)簽字，可在資料室查閱有關(guān)的設(shè)備

13、臺賬、圖紙檔案資料(不得抄錄、復(fù)印、掃描、拍照)，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可允許。 5.7.6 原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱(不得復(fù)印、掃描、拍照)。5.7.7 本單位人員辭職、離職、調(diào)出公司前，有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者， 必須到檔案室辦理歸還手續(xù)。否則，企管部不得辦理調(diào)動手續(xù)。 5.8.設(shè)備檔案資料的報廢及銷毀5.8.1 設(shè)備檔案資料沒有參考價值后，必須填寫設(shè)備報廢申請表中的報廢資料單，經(jīng)設(shè)備動力部負(fù)責(zé)人和鑒定小組討論同意后方能銷毀。 5.8.2 批準(zhǔn)報廢、銷毀的設(shè)備檔案不能抄錄、復(fù)制、掃描、拍照，外帶或出售其他單位和人。5.8.3 對于銷毀的設(shè)備檔案需指定兩名以上專人進(jìn)行監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽章，銷毀情況匯報主管領(lǐng)導(dǎo)，銷毀清冊應(yīng)列入檔案管理保存。 5.9 設(shè)備檔案室的管理要求:設(shè)備檔案室，要有專人負(fù)責(zé)管理，配置防盜、消防設(shè)施，并保持其良好可靠。設(shè)備檔案室，要保持清潔干燥，柜架排列整齊，資料整理規(guī)范、存放有序、取放方便，清單、柜卡、盒(袋)卡、標(biāo)簽等標(biāo)志明顯、內(nèi)容清楚。 5.9.3 做好設(shè)備檔案、設(shè)備臺帳、圖紙、資料防火、防盜、防潮、防鼠