市人民醫(yī)院文件和資料編碼管理辦法

1、- # - - -市人民醫(yī)院文件和資料編碼管理辦法第一章總則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院各類文件和資料的編寫、審核、 報(bào)送等管理工作，促進(jìn)醫(yī)院文件和資料的規(guī)范化、精準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，為醫(yī)院的安全高效運(yùn)作建立一套完整、合理的文件編碼管理體系，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際情況，制定本辦法。第二章適用范圍第二條 本辦法適用醫(yī)院各類規(guī)范性文件和資料，具體包括：（一）各類制度、流程、規(guī)定、辦法、預(yù)案、計(jì)劃、方案、職責(zé)及其他規(guī)范性文件或資料。（二）醫(yī)院各類收、發(fā)文文件按照收、發(fā)文字號(hào)編碼保存，不另行編碼，但文件附件中涉及該條（一）款中內(nèi)容需按照本辦法編碼存檔。第三章職責(zé)范圍第三條院辦公室負(fù)責(zé)全院行政性文件的編碼管理、審核工

2、作。第四條科室、部門負(fù)責(zé)本部門的規(guī)范性文件和資料的管理工作，并指定專人負(fù)責(zé)編碼整理和歸檔。第五條院辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各科室、部門規(guī)范性文件和資料管理的實(shí)施情況。第四章管理方式第六條 規(guī)范性文件編碼規(guī)則為：XX YYYY ZZ 0001 001。（一）XX表示責(zé)任部門的漢語(yǔ)拼音縮寫。如YB （院辦公室），具體編碼見(jiàn)附件1。（二）YYYY表示文件一級(jí)類別漢語(yǔ)拼音縮寫。 如XZGL（行政管理）、LCGL（臨床管理）、 HLGL （護(hù)理管理）、YSGL（藥事管理）、HQGL（后勤管理）、YJGL （應(yīng)急管理）、ZLGL （質(zhì)量管 理）、GRGL（感染管理）、QTGL（其他管理）。（三）ZZ:表示文件

3、二級(jí)類別漢語(yǔ)拼音縮寫。如：ZD （制度）、LC （流程）、GD（規(guī)定）、BF （辦法）、YA （預(yù)案）、JH （計(jì)劃、方案）、ZZ （職責(zé)）、QT （其他）。0001 表示文件的序號(hào)。根據(jù)科室、部門發(fā)布的文件時(shí)間順序依次排序，文件更新序號(hào)不變。001 表示版本號(hào)。文件更新一次，版本號(hào)數(shù)字增加一次。第七條 每一份規(guī)范性文件均應(yīng)在首頁(yè)標(biāo)明表格式題頭，具體格式見(jiàn)附件2。第八條此編碼格式收發(fā)文件不適用。院辦公室負(fù)責(zé)醫(yī)院所有收發(fā)文件的分類、編號(hào)、 整理和收發(fā)。第九條 醫(yī)院發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份用四位年代號(hào)，發(fā)文順序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，不編虛位，如深醫(yī)2016 1 號(hào)。第十條 收文

4、不編寫新文號(hào)，保留原文號(hào)。收文處理后，連同簽字原件的審批表，根據(jù)不同的發(fā)文單位，將收文分別歸類于對(duì)應(yīng)的指定文檔進(jìn)行保存。第十一條醫(yī)院收文程序?yàn)樵恨k公室收文后，附上文件審批表，寫明來(lái)文單位與收文日期，交由院辦主任簽署承辦意見(jiàn)，根據(jù)承辦意見(jiàn)，上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)簽署文件處理批示，根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)的批示通過(guò)OA交換系統(tǒng)發(fā)送給相關(guān)科室，同時(shí)整理歸檔。第五章修訂管理第十二條院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全院行政性文件的修訂與更新，科室、 部門文件由制定科室負(fù)責(zé)修訂與更新。修改文件經(jīng)審批后方可生效。第十三條文件修改應(yīng)保有記錄，修改日期呈現(xiàn)在表格式題頭的相應(yīng)位置，同時(shí)要有更改文件的版本號(hào)。第十四條對(duì)于不適應(yīng)實(shí)際情況的文件或資料，如果無(wú)法通

5、過(guò)修訂解決時(shí)應(yīng)及時(shí)廢除。全院行政性文件由院辦公室組織廢除程序，全院公示；科室、 部門文件由科室負(fù)責(zé)人組織廢除程序，并通知科室所有人。第六章附則第十五條本辦法自公布之日起施行。第十六條本辦法由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十七條本辦法公布之日起，原文件和資料的管理辦法即時(shí)廢止。- - -附件1：深圳市人民醫(yī)院科室（部門）簡(jiǎn)寫（XX）對(duì)照表科室（部門）簡(jiǎn)寫科室（部門）簡(jiǎn)寫科室（部門）簡(jiǎn)寫院辦公室YB計(jì)劃生育科JS2呼吸內(nèi)科HX黨委辦公室DB婦科FK心血管內(nèi)科XN人事科RS胃腸外科WC新生兒科XS財(cái)務(wù)科CW心外科XW1兒科EK醫(yī)務(wù)科YW整形外科ZX感染內(nèi)科GN護(hù)理部HL胸外科XW2月中瘤內(nèi)科ZN質(zhì)控科ZK甲狀

6、腺外科JW月中瘤放療科FL科研科KY乳腺外科RX生物治療科SW教學(xué)科JX手顯微外科SXj加院NY總務(wù)科ZW脊柱外科JZ皮膚科PF設(shè)備科SK骨關(guān)節(jié)外科GW全科醫(yī)學(xué)科QKIT技術(shù)部IT泌尿外科MWCT/MRI 室CT物價(jià)醫(yī)保科WJ肝膽外科GD放射科FS2預(yù)防保健科YF外科內(nèi)鏡室WS檢驗(yàn)科JY感染管理科YG眼科YK藥學(xué)部YX工會(huì)委員會(huì)GH口腔科KQ超月科CS保衛(wèi)科BW耳鼻喉科EB高壓氧科GY紀(jì)檢監(jiān)察室JJ肛腸外科GC理療科LL項(xiàng)目辦XM麻醉科MZ核醫(yī)學(xué)科HY婦委父FW疼痛科TT病理科BL計(jì)生辦JS1手術(shù)室SS2中心實(shí)驗(yàn)室SY病案室BA醫(yī)療美容科MR法醫(yī)物證室FY信訪辦XFICUIC分子生物室FZ退管

7、辦TG中醫(yī)科ZY輸血科SX圖書館TS風(fēng)濕科FS1營(yíng)養(yǎng)科YY膳食科SS1腎內(nèi)科SN一門診YM內(nèi)審室NS消化內(nèi)科XH二門診EM介入科JR內(nèi)分泌科NF急診科JZ腦外科NW血液內(nèi)科XY體檢科TJ產(chǎn)科CK神經(jīng)內(nèi)科SJ網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院WL注：為了避免重復(fù)，簡(jiǎn)寫字符重復(fù)的科室后分別加不同阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字大小不代表排序。附件2:深圳市人民醫(yī)院文件和資料存檔表格式題頭類別（YYYY：題目：編號(hào)：頁(yè)數(shù)：附件（數(shù)量）：首次發(fā)布日期： 審核日期： 修改日期：批準(zhǔn)人：（示例見(jiàn)下一頁(yè)）類別（YYYY :行政管理題目：深圳市人民醫(yī)院文件和資料編碼管理辦法（2016 年）編號(hào)：YB-XZGL-BF-0001-002頁(yè)數(shù)：5附件（數(shù)量）：2首次發(fā)布日期：2014.5.4 審核日期:2016.8.10 修改日期：2016.8.18批準(zhǔn)人：邱晨（此處空一行）深圳市人民醫(yī)院文件和資料編碼管理辦法（2016年）（標(biāo)題四號(hào)黑體，正文五號(hào)宋體，一、二級(jí)標(biāo)題小四號(hào)黑體，全文行距固定值19磅）第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院各類文件和資料的編寫、審核、報(bào)送等管理工作，促進(jìn)醫(yī)院文 件和資料的規(guī)范化、精準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，為醫(yī)院的安全高效運(yùn)作建立一套完整、合理的文 件編碼管理體系，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際情況，制定本辦法。第二章適用范圍第二條 本