軟件協(xié)作開發(fā)中的溝通管理

1、軟件協(xié)作開發(fā)中的溝通管理一、引言在軟件工程中，快速成功地完成一個(gè)工程并不容易。在完 成所分配的任務(wù)過程中，所設(shè)計(jì)的藍(lán)圖及其具體實(shí)施不僅要 有統(tǒng)一的計(jì)劃，還要有一套及時(shí)的監(jiān)控和實(shí)施方法，但同時(shí) 又不能扼殺整個(gè)工程開發(fā)的創(chuàng)造性和自主性。這樣就要有一 個(gè)靈活易用的溝通方式，讓一些工程信息保持最新，實(shí)時(shí)同 步。在軟件工程中，許多業(yè)界人士和同行專家都認(rèn)為：對(duì)于一個(gè) 工程的成功關(guān)鍵取決于團(tuán)隊(duì)協(xié)作開發(fā)中的溝通問題。與軟件 工程成功的三個(gè)主要因素分別為：用戶的積極配合，明確的 需求表達(dá)，管理層的大力支持，而這三要素全部依賴于良好 的溝通技巧。“工程溝通管理”這個(gè)概念并不是在IT工程中特有，而是從 傳統(tǒng)的制造業(yè)

2、管理中開展出來(lái)的一套管理體系中的一個(gè)方O既然軟件開發(fā)也是工程的一種，所以也會(huì)出現(xiàn)一般工程管理中所出現(xiàn)的溝通上的問題，但軟件開發(fā)本身也有一些特 有的更加具體的模式，本文將討論軟件協(xié)作開發(fā)中的溝通管 理。二、溝通計(jì)劃工程拿到手之后，首先應(yīng)該組織一批干系人員制定溝通計(jì) 劃，“溝通計(jì)劃”應(yīng)包括以下內(nèi)容：.聯(lián)系方式應(yīng)該有一個(gè)專用于工程管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式 的小冊(cè)子，其中如工程組成員、工程組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)支持 人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員的座機(jī)、手機(jī)、e- Mail. QQ等，應(yīng)相應(yīng)地列上。最好把聯(lián)系方式的電子稿 通過電子郵件給工程管理中所有的相關(guān)的人員發(fā)送一份，這 樣不需要聯(lián)系方式的

3、小冊(cè)子也能通過Internet把大家聯(lián)系在 一起。.使用樣板工程本身的統(tǒng)一格式是正式管理的一局部，因此有必要統(tǒng) 一各種文件格式。最好能提供模板，協(xié)助編寫說明書。使用 模板時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)為經(jīng)常要執(zhí)行的任務(wù)制定樣板，也要為整個(gè)工程制訂樣 板。(2)在實(shí)現(xiàn)任務(wù)的開始而不是結(jié)束時(shí)使用模板。(3)為了表達(dá)從以前做過的不同工程中獲得的經(jīng)驗(yàn)，為了 讓正在開發(fā)的工程出色地完成，你應(yīng)該不斷地改進(jìn)和更新你 的模型。.工作匯報(bào)方式明確什么時(shí)間，什么地點(diǎn)，哪些人員來(lái)匯報(bào)工作，明確表達(dá) 工程組成員對(duì)工程經(jīng)理或工程經(jīng)理對(duì)上級(jí)人員的工作匯報(bào)方 式。比方工程組成員對(duì)工程經(jīng)理通過e-Mail發(fā)送周報(bào)；工程 經(jīng)理對(duì)直接

4、上級(jí)按月通過碰頭會(huì)議匯報(bào)月報(bào)；緊急匯報(bào)通過 及時(shí)溝通；每周工程組成員進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議 等等。.任務(wù)完成催促人每個(gè)人或者一群人能否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定的任務(wù), 需要有一個(gè)負(fù)責(zé)人來(lái)監(jiān)督。如果能完成分配的任務(wù)，工程的 開展就能朝著既定的目標(biāo)前進(jìn)；否那么，就要催促相關(guān)人員努 力完成；如果不能完成，就要采取相關(guān)措施，保證軟件工程 的順利開展。三、有效溝通信息發(fā)送是指將需要的信息及時(shí)地傳送給工程涉及人，它包 括實(shí)施溝通管理計(jì)劃以及對(duì)突發(fā)的信息請(qǐng)求作出反響。對(duì)于 工程管理的信息正確傳到達(dá)相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一 定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息 正確傳達(dá)了，但實(shí)際的結(jié)果卻是

5、信息沒有傳到達(dá)或是被錯(cuò)誤 的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的e- Mail傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會(huì)談 的方式來(lái)聽取重要的信息，就來(lái)得又快又準(zhǔn)確更能讓人接 受，就像傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場(chǎng)合還是比有些現(xiàn)代化的 聯(lián)系方式來(lái)得好一樣，價(jià)值取向不同，溝通的方式也就在使 用效果上全然不一樣了。我們應(yīng)該跟彼得交流。德魯克的U!條基本規(guī)那么:.溝通是一種感知溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝 通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比方：電子 郵件進(jìn)行溝通，無(wú)論是接收者簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到、0K”等， 還是 回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信

6、息已經(jīng)接收到。信息收到必須保證理解是正確的，很多事情 信息收到了，但被錯(cuò)誤的理解了，很多信息是傳到達(dá)了，但 卻被錯(cuò)誤理解了。.溝通是一種期望在工程管理中，不同的利益相關(guān)者有不同的溝通需求。在 具體的工作安排中，工程組成員想知道職位是否符合自己的 意愿等。上級(jí)應(yīng)該知道接受者的期望，在向下級(jí)傳達(dá)工作安 排的同時(shí)，他也應(yīng)該知道他的愿望取向的問題，然后采取相 應(yīng)的措施來(lái)調(diào)動(dòng)他在工作中的積極性，從而促進(jìn)他在工作中 的高效努力。在工程管理中，如果下屬有逆反心理或工作效 率低下，就是一個(gè)工程經(jīng)理溝通不當(dāng)?shù)氖±印Ｒ虼?，?定一個(gè)協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃就更加重要了。.溝通產(chǎn)生要求溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者

7、的利益，那樣才有 說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好 的溝通又能到達(dá)雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進(jìn)項(xiàng) 目更新。.信息不是溝通當(dāng)今是信息時(shí)代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對(duì)于用 于溝通的信息必須明確、簡(jiǎn)練、醒目，防止漂浮于大量信息 之中。我們現(xiàn)在就能通過上面的四個(gè)法那么來(lái)進(jìn)行有效的溝 通，到達(dá)保證軟件工程管理中信息有效傳達(dá)的目的了。情況報(bào)告軟件工程實(shí)施的報(bào)告一般有四種：第一次代碼質(zhì)量報(bào)告, 第二次計(jì)劃進(jìn)度報(bào)告，第二次計(jì)劃穩(wěn)定性報(bào)告，最后一次測(cè) 試合理性報(bào)告。L代碼質(zhì)量報(bào)告該報(bào)告使用錯(cuò)誤、測(cè)試失敗和代碼變動(dòng)來(lái)描 述代碼的質(zhì)量?，F(xiàn)在自動(dòng)測(cè)試已經(jīng)成為高質(zhì)量代碼開發(fā)的基 本保證

8、，對(duì)此我很感謝，但是這還不是我所要感謝的全部。 開發(fā)人員現(xiàn)在擁有很多通過代碼度量、靜態(tài)分析等方法來(lái)度量代碼質(zhì)量的工具。我們甚至已經(jīng)設(shè)法將重構(gòu)分類成一系列 便利的模式。.計(jì)劃進(jìn)度報(bào)告該報(bào)告通過查看任務(wù)完成和任務(wù)延遲來(lái)描述工程安排的進(jìn) 度。一般有三種形式:定期報(bào)告、階段回顧和緊急報(bào)告。（1）定期報(bào)告就是在特定時(shí)間向上級(jí)匯報(bào)完成的工作量。在實(shí)際工程管 理中，工程組成員每周向工程經(jīng)理匯報(bào)，客戶和工程經(jīng)理的 直接上級(jí)每月或分階段匯報(bào)。從工程管理的角度來(lái)看，工程 定期報(bào)告的主要內(nèi)容包括:現(xiàn)狀如何？在什么階段？進(jìn)步？目 前有什么問題，請(qǐng)上級(jí)（用戶）幫助解決？下周（下個(gè)月或者下 階段）有什么計(jì)劃等等。（2）階

9、段評(píng)審在工程進(jìn)行到重要的階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。階段評(píng)審的 意義就在于評(píng)審當(dāng)前的工程情況，迫使人們對(duì)其工作負(fù)責(zé)； 階段評(píng)審可以提前發(fā)現(xiàn)問題，提前將問題解決在初期階段。 不過階段評(píng)審也是最容易產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)的地方，這主要是針對(duì)于 問題嚴(yán)重性的定級(jí)，工程經(jīng)理或工程管理委員會(huì)必須在全面 了解工程開展進(jìn)展的情況下及時(shí)找到問題的重點(diǎn)，從而就事 論事的解決問題的真正癥結(jié)所在，并進(jìn)行后面的工程。（3）緊急報(bào)告在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報(bào)告。緊急報(bào)告包括以下內(nèi) 容：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、如何解決、問題緊迫性。.計(jì)劃穩(wěn)定性報(bào)告這份報(bào)告通過觀察一些變化來(lái)描述工程的穩(wěn)定性。通過改 變一些要求和安排來(lái)檢驗(yàn)一個(gè)工程是否有

10、大的波動(dòng)，可以描 述一個(gè)工程是否有穩(wěn)定性。.測(cè)試合理性報(bào)告該報(bào)告通過詳細(xì)的測(cè)試運(yùn)行細(xì)節(jié)，幫助評(píng)估測(cè)試的正確 性、健壯性和友好性。在實(shí)際的軟件協(xié)同開發(fā)工程管理過程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量 保證部門也會(huì)進(jìn)行質(zhì)量審核，分階段提交質(zhì)量審核報(bào)告。在 收到情況報(bào)告后，工程的核心人員也應(yīng)立即反響，以確認(rèn)報(bào) 告已成功接收。并讓工程的核心人員齊心協(xié)力解決實(shí)施中遇 到的各種問題，從而保證工程開發(fā)朝著既定的目標(biāo)穩(wěn)步前 進(jìn)，為工程的順利開發(fā)和完成打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。五、結(jié)束管理.工程客戶驗(yàn)收工程收尾期間客戶將根據(jù)合同對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收，一般是對(duì)最 終成果軟件系統(tǒng)，工程文檔操作手冊(cè)、安裝手 冊(cè)、軟件光盤、維護(hù)計(jì)劃或維護(hù)手冊(cè)進(jìn)行驗(yàn) 收

11、，雙方將產(chǎn)生雙方工程開發(fā)總結(jié)報(bào)告及工程總結(jié)會(huì) 議備忘錄，讓你的客戶同意最終結(jié)果。不同的人有不同的看法。這些報(bào)告都是很好的資源，對(duì)以 后工程的順利進(jìn)行有很大的幫助，也為此類工程以后的開展 積累了經(jīng)驗(yàn)，奠定了基礎(chǔ)。這些都是珍貴的知識(shí)財(cái)富。.過程文件歸檔在工程組內(nèi)部，工程過程中的計(jì)劃、需求、設(shè)計(jì)、源代 碼、變更、會(huì)議紀(jì)要、客戶信函等文檔都會(huì)進(jìn)行整理歸檔， 作為日后查詢和參考的一定依據(jù)。工程檔案通常在工程結(jié)束 多年后仍然有用。好的工程檔案可以為當(dāng)前工程節(jié)省時(shí)間和 金錢，有時(shí)還可以提供有價(jià)值的信息，例如快速審核組織。.實(shí)施工程后評(píng)估很多工程沒有評(píng)估好，推脫的原因包括工程組人員參差不 齊或者不全，現(xiàn)在要接新工程，沒時(shí)間，沒人看等等。這些 理由都不正確。無(wú)論如何我們都要總結(jié)一下。我們只能對(duì)現(xiàn) 狀進(jìn)行評(píng)估，并在未來(lái)進(jìn)行改進(jìn)。工程的成員應(yīng)當(dāng)在工程完成后，為取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)寫一份 工程評(píng)估報(bào)告，總結(jié)在本工程中哪些方法和事情使工程 進(jìn)行的更好、哪些為工程制造了麻煩、以后應(yīng)在工程中防止 什么情況、那些事情應(yīng)在后面的工程中堅(jiān)持等等。實(shí)施工程 后評(píng)估可以為今后重復(fù)優(yōu)秀實(shí)踐和珍貴經(jīng)驗(yàn)奠定基礎(chǔ)，還可 以防止錯(cuò)誤。六、小結(jié) 在多年的實(shí)際開發(fā)工程中，我所在的開發(fā)團(tuán)隊(duì)始終保持著上 述良好的工作模式，