報銷管理制度資料

1、XX公司管理制度報賬管理規(guī)定編制：審 核：批 準(zhǔn)：頒布日期：生效日期：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容生效日期版本備注123廣西玉柴機器專賣發(fā)展有限公司管理體系文件第 頁共8頁目的為加強員工因公外出及辦理業(yè)務(wù)的報賬管理，明確報賬標(biāo)準(zhǔn)和要求，根據(jù)中華 人民共和國會計法、財政部會計基礎(chǔ)工作規(guī)范等有關(guān)財經(jīng)制度，結(jié)合公司的 管理要求，特制定本規(guī)定；適用范圍本規(guī)定適用于廣西玉柴機器專賣發(fā)展有限公司（下述簡稱專賣公司”）及下屬子（分）公司全體員工及臨時聘請其他單位為公司辦理有關(guān)業(yè)務(wù)的人員。合資子公司可參照本制度，制定子公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，報總部財務(wù)部審核后，經(jīng)子公司董事會審批后執(zhí)行。流程及說明報賬審批流程及工

2、作標(biāo)準(zhǔn)（見附件一）報賬管理規(guī)定報賬基本要求報賬事項必須是已發(fā)生的真實經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并取得相應(yīng)的合法發(fā)票。該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的因公事項。報銷單必須用鋼筆或水性筆如實填寫。對子公司報賬管理的特別規(guī)定。對嚴(yán)控費用項目的開支，必須嚴(yán)格加以控制，并在指標(biāo)范圍內(nèi)按權(quán)限報銷。編制不在專賣公司（含子、分公司）的人員，不得在分、子公司報銷費用，特殊 情況報賬必須報專賣公司總部審批。按規(guī)定應(yīng)在總部報銷的費用應(yīng)及時辦理報賬手續(xù)；不得擅自在子公司列支。憑據(jù)要求報賬時須按出差管理規(guī)定提供相關(guān)出差審批文件。發(fā)票必須經(jīng)所在單位領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限核準(zhǔn)。公司高管報賬的發(fā)票單據(jù)，需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理核簽，財務(wù)部經(jīng)理 報賬的發(fā)票單據(jù)由總經(jīng)理

3、核簽。發(fā)票必須符合如下規(guī)定：發(fā)票必須有稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票監(jiān)制章（套印有全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章）。發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)原件，復(fù)印件無效。增值稅專用發(fā)票還必須有抵扣聯(lián)，發(fā)票聯(lián) 和抵扣聯(lián)加蓋開票單位的發(fā)票專用章（運輸發(fā)票抵扣聯(lián)除外），發(fā)票專用章名稱應(yīng) 與開票單位名稱一致。發(fā)票上的購貨單位（或客戶）名稱應(yīng)是公司全稱，即在專賣公司總部報賬的必須 是“廣西玉柴機器專賣發(fā)展有限公司”，在各分（子）公司報銷的，則是各子（分） 公司的全稱。對方開票單位名稱也應(yīng)是全稱；開票方與收款方應(yīng)一致。住宿發(fā)票（含機打發(fā)票及手工開具）的客戶名稱，要求統(tǒng)一用所在單位的正確全 稱，還須注明住宿日期、住宿天數(shù)，未注明住宿天數(shù)的按一天算，沒有住

4、宿發(fā)票 的須說明原因。發(fā)票項目內(nèi)容應(yīng)正確無誤。屬增值稅專用發(fā)票的，購貨單位與銷貨單位的名稱、 地址、電話、稅務(wù)登記號（納稅人識別碼）、開戶銀行及賬號等應(yīng)以電腦正確打 印。發(fā)票全部聯(lián)次必須使用復(fù)寫形式一次性打印（填制）完成，發(fā)票基本內(nèi)容根據(jù)業(yè) 務(wù)不同填列，包括發(fā)票日期、購貨單位名稱、品名規(guī)格、計量單位、數(shù)量、單價 和大小寫金額、開票單位名稱、經(jīng)辦人的簽名或蓋章等，要求大小寫金額相符， 書寫規(guī)范、字跡清楚，不得涂改、挖補。增值稅專用發(fā)票要保持票面清潔、密碼 清楚，打印不得壓線，密碼區(qū)不得污損及其他字跡覆蓋在上面。凡只寫有“禮品”或“辦公用品”字樣的發(fā)票一律不予報銷。軍隊、學(xué)校及其他事業(yè)單位開具的收

5、據(jù)，應(yīng)蓋有全國統(tǒng)一財政監(jiān)制章和收款單位 的財務(wù)專用章。運輸發(fā)票、郵寄費用發(fā)票應(yīng)是嚴(yán)格規(guī)范的、稅務(wù)機關(guān)認(rèn)可的，而且是購進(jìn)貨物或 銷售貨物的運費，不能與其他雜項費用（如裝卸費、搬運費等）混合開具；有抵 扣聯(lián)的要同時附抵扣聯(lián)，加蓋發(fā)票專用發(fā)票章，沒有抵扣聯(lián)的要加復(fù)印件一份。符合國家發(fā)票管理的其他規(guī)定。其他票據(jù)必須是財政稅務(wù)部門認(rèn)可并蓋有收款單位印章。發(fā)票的粘貼要求可報銷的各項費用票據(jù)須分類按時間順序進(jìn)行粘貼（如：過橋、過路費按金額， 差費里的車票、飛機票、住宿票、出租車票分類粘貼）。經(jīng)辦人必須在發(fā)票的粘貼單上簽名。沒有實物數(shù)量的發(fā)票（如：數(shù)量欄寫“一批”等不詳數(shù)量），必須附有明細(xì)清單屬購物和委托加工

6、發(fā)票還必須填制驗收入庫單、領(lǐng)用單。依據(jù)的分類小類報賬依據(jù)備注1、物資 采購類存貨類發(fā)票、零星采購審批表、驗收單。執(zhí)行配件零星采購管理規(guī) 定。低值易耗 品發(fā)票、低值易耗品采購審批報告、低 耗品采購清單執(zhí)行低值易耗品管理規(guī)定、 辦公文印及零星采購用品管理規(guī)定固定資產(chǎn)財務(wù)管 理制度；符合開具增值稅專 用發(fā)票條件的，必須向供貨方 索取增值稅專用發(fā)票辦公、及 其他耗材 費用類發(fā)票、零星采購審批表/報告、驗收記 錄等。購買辦公用書籍，必須由各部 門指定人員管理并辦理書籍入庫驗收 手續(xù)方可報小類報賬依據(jù)備注固定資產(chǎn) 類發(fā)票、零星采購審批表/報告、驗收單、 入庫單、領(lǐng)用單2、接受 服務(wù)/ 勞務(wù)修理1、車輛維修

7、：發(fā)票、車輛維修費清單、 小額維修審批表、結(jié)果確認(rèn)記錄2、工程類維修：發(fā)票、報告、零星結(jié)算書 結(jié)果確認(rèn)記錄3、其他維修：發(fā)票、報告、結(jié)果確認(rèn) 記錄車輛維修費執(zhí)行公司車輛使 用管理規(guī)定及相關(guān)規(guī)定。廣告發(fā)票、合同/報告宣傳咨詢、市場監(jiān)管訴訟發(fā)票、合同/報告/通知保險發(fā)票、清單、合同培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)通知、簽到表/報告按公司發(fā)布的三項經(jīng)費管理 規(guī)定及本制度貨物運輸發(fā)票、合同/報告、收貨方驗收單據(jù)或 貨物清單（鐵路運輸除外）執(zhí)行運輸費用結(jié)算管理規(guī) 定。郵電通訊發(fā)票、郵寄清單不允許用定額發(fā)票報賬，快遞 費用/、得與運輸發(fā)票混開列 運輸費其他發(fā)票、相關(guān)單據(jù)3、日常經(jīng)營費招待費飲食服務(wù)業(yè)專用發(fā)票/發(fā)票、報告差旅

8、費住宿發(fā)票/交通發(fā)票、報告交通費汽、柴油票，會議費發(fā)票、會議通知、簽到表/會議費申請 報告按公司會議費管理規(guī)定執(zhí)行。出國人員 經(jīng)費發(fā)票、批準(zhǔn)文件等執(zhí)行本規(guī)定租賃費發(fā)票，租賃合同水電費當(dāng)?shù)氐恼?guī)發(fā)票并注明起止日期，水 費、電費用要有抄表的數(shù)據(jù)應(yīng)父費的度數(shù) =本次抄表數(shù)- 上次抄表數(shù)市場監(jiān)管 費發(fā)票、合同/報告、市場監(jiān)管費相關(guān)資 料合同公務(wù)用車發(fā)票執(zhí)行公司的車輛使用管理規(guī) 定及相關(guān)規(guī)定。其他發(fā)票、相關(guān)單據(jù)報賬的審批權(quán)限執(zhí)行財務(wù)管理審批權(quán)限規(guī)定報賬期限廳P報賬類報賬期限1辦理公司業(yè)務(wù)后及時取得發(fā)票 （無借款）原則上當(dāng)年發(fā)票必須當(dāng)年報清，有以下情況按以下規(guī)定執(zhí)行。.增值稅專用發(fā)票、運輸發(fā)票：自開具之日

9、起 120天內(nèi)，經(jīng)辦人收到發(fā)票日起 50 天內(nèi)，交發(fā)票到財務(wù)部，并在當(dāng)月內(nèi)報清賬。.因公外出結(jié)束回公司（或辦理業(yè)務(wù)）后，須于次月20日前辦理報賬手續(xù)。.原則上當(dāng)年的發(fā)票只能在當(dāng)年報銷，除電信費、水電費等必須十卜年度方可獲取正式票的費用夕卜。.公司另有規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行。2借款辦理公司業(yè)務(wù)后報賬清賬按個人借款管理規(guī)定3預(yù)付款辦理公司業(yè)務(wù)后報賬沖賬1、有合同約定的預(yù)付款， 預(yù)付款申請人應(yīng)在合同 約定時間的次月月末前索取發(fā)票并到財務(wù)部辦理 清賬手續(xù)。2、無合同約定的預(yù)付款， 預(yù)付款申請人應(yīng)在付款 當(dāng)月起3個月內(nèi)（含當(dāng)月）索取發(fā)票并到財務(wù)部 辦理清賬手續(xù)。4.5差旅及培訓(xùn)報賬標(biāo)準(zhǔn)及管理細(xì)則詳見附件：差

10、旅及培訓(xùn)報賬標(biāo)準(zhǔn)及管理細(xì)則考核細(xì)則對于弄虛作假，做假帳、報假帳（如虛開發(fā)票、偽造票據(jù)、多次外出的車票連號,虛報出差、出差天數(shù)多報，坐車時間多填，與實際出差不相符），涂改發(fā)票、提 供虛假報告、先斬后奏的行為，視情節(jié)輕重給予不同的處罰： 情節(jié)輕微的，一律沒收非法所得，并給予公司范圍內(nèi)通報批評、同時處以個人 作假金額兩倍處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，一律沒收非法所得，并給予公司范圍內(nèi)通報批評、調(diào)離工作崗位 處理，同時處以個人作假金額五倍處罰；情節(jié)嚴(yán)重，影響惡劣的，一律沒收非法所得，給予公司除名處理，并應(yīng)按有關(guān) 規(guī)定，追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任或法律責(zé)任。財務(wù)人員不按標(biāo)準(zhǔn)報賬，多支付的報賬款，由財務(wù)人員追回，未造成損失的，考核

11、財務(wù)人員100-500元；造成損失，按損失金額的100%考核財務(wù)負(fù)責(zé)人。對于已預(yù)付的款項，付款申請人必須負(fù)責(zé)及時向?qū)Ψ絾挝蛔坊匕l(fā)票到財務(wù)辦理沖賬手續(xù)。如超過三個月未能取得相應(yīng)的發(fā)票辦理沖賬的， 按發(fā)票金額的10%考核個人借款確有特殊情況需延期才能報清賬的，報賬人進(jìn)行書面報告，報所在單位領(lǐng)導(dǎo)核實，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)并明確延期時間（最長不超過 3個月）的，在延長 期內(nèi)可免扣款；超過延長期的，自期滿的下月起從工資中執(zhí)行扣款。對其他違反本規(guī)定的行為，給予公司范圍內(nèi)通報批評。相關(guān)文件財務(wù)管理審批權(quán)限規(guī)定資金管理規(guī)定辦公文印及零星采購用品管理規(guī)定電信管理規(guī)定車輛使用管理規(guī)定附件差旅及培訓(xùn)報賬標(biāo)準(zhǔn)及管理細(xì)則報

12、賬審批工作流程標(biāo)準(zhǔn)序號流程塊工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)1報賬申請.報賬人按規(guī)定填寫報銷單、整理報賬原始單據(jù)并簽名，注 明報銷單號。報賬人和收款人不一致時，必須有報賬人的授 權(quán)委托。.報賬人按財務(wù)審批權(quán)限提交單位領(lǐng)導(dǎo)審核。.報賬人在單位領(lǐng)導(dǎo)審核后 2個工作日內(nèi)交報賬單據(jù)到財務(wù) 部。在“報賬期限” 內(nèi)2領(lǐng)導(dǎo)審核報賬單位領(lǐng)導(dǎo)按審批權(quán)限，根據(jù)報賬單據(jù)對報賬業(yè)務(wù)的必要 性、真實性 進(jìn)行審核，同時進(jìn)行費用預(yù)算控制。1個工作日3會計初審會計按規(guī)定審核原始單據(jù)的合法性、合規(guī)性，以及錄入數(shù)據(jù) 的準(zhǔn)確性等，并核算報賬金額，同時進(jìn)行費用預(yù)算控制，從 NC系統(tǒng)打印報賬單據(jù)，按財務(wù)審批權(quán)限遞交部門領(lǐng)導(dǎo)審批2-5個工作日4領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo) 權(quán)限進(jìn)行審批。2-3個工作日5報賬結(jié)算財務(wù)部憑報銷費用匯總表與報銷單據(jù)辦理報賬結(jié)算。.如報賬人有借款的， 先憑審定的報銷單據(jù)沖賬，然后 確定 報賬人須還款或補借