會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)務(wù)教程業(yè)財(cái)一體化視角第12章總賬

1、會計(jì)信息系統(tǒng)信息技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域中的應(yīng)用2第十二章 總 賬3U8總賬操作流程：初始化日常業(yè)務(wù)處理期末業(yè)務(wù)處理4第一節(jié)總賬憑證處理5一、記賬憑證項(xiàng)目的填制要求 記賬憑證的輸入是整個(gè)賬務(wù)處理的起點(diǎn)。實(shí)際操作時(shí)，可以根據(jù)原始憑證內(nèi)容直接在計(jì)算機(jī)中輸入記賬憑證，也可以先填好紙質(zhì)記賬憑證，然后成批輸入計(jì)算機(jī)。 記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。 記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)以后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證的準(zhǔn)確和完整。6二、填制憑證和查詢憑證 1.擁有填制憑證權(quán)限的會計(jì)人員登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺”，系統(tǒng)強(qiáng)制要求制單日期不能晚于操作系統(tǒng)日期。72.選擇

2、“總賬”“憑證”“填制憑證”功能。8 填制憑證 業(yè)務(wù)1： 11月 15日，采購部王一報(bào)銷差旅費(fèi)1 000元。9業(yè)務(wù)2: 11月15日，接受華人公司以商標(biāo)權(quán)向公司投資，評估價(jià)100 000元，其中80 000元作為注冊資本。10業(yè)務(wù)3: 11月17日，從原材料倉庫領(lǐng)用1 000元（100米）布匹，200元（200粒）紐扣，100元（20卷）縫紉線，用于生產(chǎn)明珠男衣。113.通過“查詢憑證”功能可以查詢已經(jīng)存盤的憑證。12三、審核憑證1.出納簽字選擇“業(yè)務(wù)工作”“財(cái)務(wù)會計(jì)”“出納管理”“設(shè)置”“系統(tǒng)設(shè)置”功能。13在“賬套參數(shù)”中選擇出納簽字功能在“GL-總賬”。14選擇系統(tǒng)菜單中的“憑證”“出納

3、簽字”功能。15篩選出待簽字的出納憑證。16選擇“出納簽字”或者“成批出納簽字”,完成簽字操作。172.審核憑證 以賬套主管的身份登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺”，執(zhí)行“總賬”“憑證”“憑證審核”。18如果點(diǎn)擊“對照式審核”按鈕，則采用對照式審核方法，這種方法需要由審核員將憑證主要內(nèi)容再重新輸入一次，并與制單人員填制的憑證進(jìn)行對照，確認(rèn)憑證是否正確。19 點(diǎn)擊“對照檢查”調(diào)出對照表查看審核的詳細(xì)內(nèi)容。”已審核 ”可以顯示匹配的會計(jì)科目， ”審核錯(cuò)誤”可以顯示不匹配的會計(jì)科目。20如果直接點(diǎn)擊“確定”按鈕，則采取靜態(tài)審核的方法，由審核人員將需要審核的憑證逐張調(diào)出查看，如果確認(rèn)無誤點(diǎn)擊審核進(jìn)行確認(rèn)，或者成批審

4、核。213.取消憑證的出納簽字或者審核。22取消審核23四、記賬 記賬只能按月進(jìn)行，不允許跨月記賬，即每次只能記一個(gè)月的賬。24系統(tǒng)自動進(jìn)行期初試算平衡檢查，若檢查不平衡則不允許記賬。25記賬完畢顯示記賬報(bào)告。26第二節(jié)自動轉(zhuǎn)賬處理27 具備轉(zhuǎn)賬定義和生成權(quán)限的操作員登錄“總賬”“期末”“轉(zhuǎn)賬定義”281.自定義無形資產(chǎn)攤銷憑證，輸入轉(zhuǎn)賬序號1，轉(zhuǎn)賬說明“無形資產(chǎn)攤銷”，憑證類別“轉(zhuǎn)賬憑證”。一、自定義轉(zhuǎn)賬和生成292.定義憑證摘要、科目編碼、方向、金額公式。303.選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份。314.系統(tǒng)自動生成無形資產(chǎn)攤銷憑證。32二、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)定義和生成 進(jìn)入“業(yè)務(wù)工作”“財(cái)務(wù)會計(jì)”“總賬”“期末”

5、“轉(zhuǎn)賬定義”，根據(jù)企業(yè)銷售成本的確認(rèn)方式，比如按實(shí)際成本結(jié)轉(zhuǎn)（具體又分為加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法、個(gè)別辨認(rèn)法等）、計(jì)劃成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價(jià)法等，選擇“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”或者“售價(jià)（計(jì)劃價(jià)）結(jié)轉(zhuǎn)”。331.轉(zhuǎn)賬定義時(shí)選擇憑證類別為“轉(zhuǎn)賬憑證”，輸入“庫存商品”“主營業(yè)務(wù)收入”“主營業(yè)務(wù)成本”三個(gè)科目的編碼。34 2.選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份，可以是一個(gè)月，也可以是多個(gè)月合并結(jié)轉(zhuǎn)。2020.112020.11353.系統(tǒng)自動生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)一覽表。364.系統(tǒng)自動生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。本例所有銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)都已經(jīng)在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中完成，所以此處不需要再次生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證。1.轉(zhuǎn)賬定義時(shí)輸入?yún)R兌損益入賬科目，選中需要計(jì)算匯兌損益的外

6、幣科目三、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)定義和生成2.選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份與外幣幣種。 由于自動轉(zhuǎn)賬憑證的生成與其他憑證有密切聯(lián)系，所以在自動生成轉(zhuǎn)賬憑證之前，系統(tǒng)都會自動檢查是否還有未記賬憑證，如果存在，則給出提示信息。如果確認(rèn)未記賬的憑證對即將轉(zhuǎn)賬生成的憑證沒有影響，可以選擇繼續(xù)結(jié)轉(zhuǎn)，否則需要檢查是什么憑證未記賬，對自動轉(zhuǎn)賬憑證是否有影響，再進(jìn)行后續(xù)處理。3.系統(tǒng)自動生成匯兌損益試算表4.系統(tǒng)自動生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證42四、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義和生成1.在轉(zhuǎn)賬設(shè)置中輸入本年利潤對應(yīng)的科目編碼。432.選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份以及收入類型。443.選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份以及支出類型。454.系統(tǒng)自動生成收入結(jié)轉(zhuǎn)憑證。465.系統(tǒng)自動生成成本費(fèi)

7、用結(jié)轉(zhuǎn)憑證。47第三節(jié)賬簿查詢48一、總賬查詢 可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額,而且還可以查詢所有二至六級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額。查詢總賬時(shí),標(biāo)題顯示為“所查科目的一級科目名稱+總賬”。例如,庫存現(xiàn)金總賬，如圖 。圖庫存現(xiàn)金總賬49二、余額表查詢 余額表用于查詢某月或某幾個(gè)月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、期末余額等信息。50三、明細(xì)賬查詢 明細(xì)賬用于平時(shí)查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況,及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。例如庫存商品明細(xì)賬 。51四、序時(shí)賬查詢 序時(shí)賬用于按時(shí)間順序排列每筆業(yè)務(wù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，如圖 。52 可以使用本功能設(shè)計(jì)企業(yè)需要

8、的多欄明細(xì)賬,按明細(xì)科目保存為不同的多欄賬名稱,在以后的查詢中只需要選擇多欄明細(xì)賬直接查詢即可?？砂疵骷?xì)科目自由設(shè)置不同樣式的多欄賬。五、多欄賬查詢5354 綜合多欄賬是在多欄賬的基礎(chǔ)上新增的一個(gè)賬簿查詢方式,它既可以以科目為分析欄目查詢明細(xì)賬,也可以以輔助項(xiàng)及自定義項(xiàng)為分析欄目查詢明細(xì)賬,還可以完成多組借貸欄目在同一賬表中的查詢。其目的主要是為了完成商品銷售、庫存、成本明細(xì)賬的橫向聯(lián)合查詢。并提供簡單的計(jì)算功能,以方便用戶對商品進(jìn)銷存狀況的即時(shí)了解。六、綜合多欄賬查詢55 日記賬主要用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以外的其他日記賬。七、日記賬查詢56 日報(bào)表用于查詢輸出某日所有科目的發(fā)生

9、額及余額情況(不包括庫存現(xiàn)金、銀行存款科目)。八、日報(bào)表查詢57 對于一些設(shè)置了輔助核算的科目,可以進(jìn)一步輸出輔助核算的詳細(xì)內(nèi)容。1. 客戶往來輔助賬科目余額表。九、輔助賬查詢582.供應(yīng)商往來輔助賬科目余額表。593.個(gè)人往來明細(xì)賬查詢。604.部門輔助總賬查詢。5.項(xiàng)目輔助賬查詢62十、跨年查詢賬表 該功能可以實(shí)現(xiàn)跨不同的會計(jì)年度查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)，如圖 。63第四節(jié)憑證及賬簿修改64 在憑證及賬簿處理過程中，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，可以根據(jù)錯(cuò)誤出現(xiàn)的不同階段，采用不同的方式進(jìn)行修改。一、直接修改憑證 記賬憑證存盤后發(fā)現(xiàn)憑證內(nèi)容錯(cuò)誤，且發(fā)生錯(cuò)誤的項(xiàng)目不是憑證類別或編號，如果憑證尚未進(jìn)行審核等后續(xù)處理時(shí)，

10、可以直接對錯(cuò)誤的項(xiàng)目進(jìn)行修改，然后再次存盤即可改正錯(cuò)誤。如果此時(shí)憑證已經(jīng)審核或者出納簽字， 則需要取消審核或者出納簽字，然后直接修改再次存盤。65二、作廢/恢復(fù)憑證1.在“填制憑證”功能的“制單”菜單中選擇“作廢/恢復(fù)”功能，系統(tǒng)將會在憑證上蓋“作廢”戳記,但這張憑證還保留在數(shù)據(jù)庫中,還占用了一個(gè)憑證號。662.如果需要把作廢的憑證從數(shù)據(jù)庫中清除,可以執(zhí)行“整理憑證”功能,準(zhǔn)備將它永久刪除。673.選擇憑證期間。684.選擇需要永久刪除的憑證。695.確認(rèn)是否需要整理憑證斷號。70三、沖銷憑證 如果憑證記賬以后發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤,可以調(diào)用“沖銷憑證”功能來將這類錯(cuò)誤進(jìn)行修改并保留修改的痕跡。1.執(zhí)行“

11、制單”菜單項(xiàng)中的“沖銷憑證”功能。712.選擇需要沖銷的憑證月份、憑證類別及憑證號。723.系統(tǒng)將會自動生成一張紅字的沖銷憑證。73四、反記賬1.以賬套主管身份注冊總賬,打開對賬界面,按組合鍵“Ctrl+H”,輸入驗(yàn)證口令以后激活反記賬功能。742.選擇一種恢復(fù)方式。3.輸入賬套主管密碼以后即可完成反記賬工作。76五、賬簿清理 當(dāng)年初建完賬后，發(fā)現(xiàn)賬建得太亂或錯(cuò)誤太多，如果希望將該賬沖掉，然后重新建賬，可使用該功能。賬簿清理可以將賬套本年度已錄入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)清空。 清理后仍然保留會計(jì)科目、部門目錄、客戶目錄、供應(yīng)商目錄、項(xiàng)目目錄個(gè)人目錄、憑證類別、常用摘要、常用憑證等公用目錄的內(nèi)容。1.以賬套主

12、管身份登錄總賬，在設(shè)置菜單中執(zhí)行賬簿清理功能。2.清理賬務(wù)數(shù)據(jù)78六、重新初始化 在會計(jì)科目體系發(fā)生了重大變化，可以使用該功能將總賬系統(tǒng)進(jìn)行重新初始化。 執(zhí)行重新初始化后該年度將視為一個(gè)新的啟用年度，本會計(jì)年度數(shù)據(jù)與之前年度數(shù)據(jù)將會割裂開，成為兩段獨(dú)立、并列的數(shù)據(jù)，在跨年查詢賬表中將不再支持本年度與之前年度連續(xù)查詢。第五節(jié) 總賬月末處理一、對賬 對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確、賬簿是否平衡，主要核對總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。對賬之前選擇核對內(nèi)容，選擇需要核對的會計(jì)月份，執(zhí)行對賬操作，系統(tǒng)將顯示對賬結(jié)果二、結(jié)賬 結(jié)賬是總賬處理的最后一步，這步工作的開始也就意味著

13、一個(gè)會計(jì)期間即將結(jié)束。必須注意的是，如果上月未結(jié)賬，那本月不能記賬，也不能結(jié)賬，但可以填制、審核新的憑證；本月還有未記賬憑證時(shí)，不能進(jìn)行結(jié)賬；已經(jīng)結(jié)賬的月份不能再填制記賬憑證。 由于很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要向總賬系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)（主要以記賬憑證形式），所以為了防止數(shù)據(jù)傳遞錯(cuò)誤，在總賬結(jié)賬之前，系統(tǒng)會檢查相關(guān)子系統(tǒng)是否結(jié)賬，具體包括應(yīng)付、應(yīng)收、成本管理、固定資產(chǎn)、項(xiàng)目成本、存貨核算、薪資管理。（1）啟動結(jié)賬向?qū)В?）核對賬簿（3）系統(tǒng)生成月度工作報(bào)告（4）完成結(jié)賬。如果各項(xiàng)條件滿足，系統(tǒng)可以正常結(jié)賬。如果不能結(jié)賬，則需要仔細(xì)查看月度工作報(bào)告，特別是第一部分和最后一部分的提示信息，解決存在的問題以后再次啟動結(jié)

14、賬。86三、反結(jié)賬 如果結(jié)賬以后發(fā)現(xiàn)前面的處理存在問題,也可以調(diào)用系統(tǒng)提供的反結(jié)賬功能將結(jié)賬標(biāo)記去除,從而為修改錯(cuò)誤提供可能。具體操作如下:以賬套主管的身份注冊總賬,在已經(jīng)結(jié)賬的最后一個(gè)月份按組合鍵“Ctrl+Shift+F6”,然后輸入主管口令,即可完成該月份的反結(jié)賬工作。四、調(diào)整期 系統(tǒng)自動在結(jié)賬功能菜單后增加關(guān)賬功能，在結(jié)賬之后關(guān)賬之前為調(diào)整期，在調(diào)整期內(nèi)填制的憑證為調(diào)整憑證。 在總賬選項(xiàng)中，選中“啟用調(diào)整期”。 如果尚未設(shè)置調(diào)整期憑證類別，則關(guān)閉總賬選項(xiàng)時(shí)會自動彈出憑證類別設(shè)置窗口，要求選擇調(diào)整期憑證類別，可雙擊調(diào)整期列進(jìn)行選擇。關(guān)閉總賬選項(xiàng)后系統(tǒng)自動顯示“關(guān)賬”菜單。 此時(shí)可按正常操作，進(jìn)行正常憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬。結(jié)賬后，可錄入當(dāng)月調(diào)整期憑證，選擇憑證類別時(shí)只允許選擇調(diào)整期憑證類別字，調(diào)整期憑證的審核、記賬，與日常憑證類似。90思考題：1. 為什么啟用了應(yīng)收模塊后通常需要將總賬選項(xiàng)中的“可以使用應(yīng)收受控科目”設(shè)置為不可用？