集團(tuán)分公司印章管理制度

1、集團(tuán)分公司印章管理制度1 總 則1為加強(qiáng)集團(tuán)各公司辦公管理，保證公司各類印章正確和規(guī)范使用，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。11本制度所稱印章，是指在公司文件、合同、憑證、公涵及其它文書等與公司（或部門、企業(yè)法定代表人）權(quán)利、義務(wù)相關(guān)的書面材料上，需證明其合法性并起到認(rèn)可作用而使用的工具。1 1 1 印章主要分為公章、鋼印章、專用章、名章和戳記章等，其說明如下：112公章：公司正式印章，刻有公司法定名稱，對外具有法律效力，有特定的規(guī)格、外形、尺寸。113專用章：只用于印章限定專門用途或部門權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，另作他用則不具備法律效力，如“財(cái)務(wù)專用章”“發(fā)票專用章”、 “合同專用章”或部門章等。1

2、1 4 名章：也稱“私章”、 “手章” ，一般指公司法定代表人姓名章或其他特定人員姓名章。11 5戳記章：一般刻有標(biāo)注名稱、作用等內(nèi)容的印章，主要作用是以印代寫，清晰規(guī)范，提高工作效率。12本制度所稱印章管理，是指對印章的刻制、保管、使用和處理一系列的程序規(guī)定。1 3 印章管理應(yīng)當(dāng)遵循“嚴(yán)格控制、專人保管、規(guī)范使用”的原則。1 4 印章的綜合協(xié)調(diào)與職能管理部門為公司辦公室。結(jié)合工 作實(shí)際需要，各類印章根據(jù)管理需要分別由專人進(jìn)行保管。1 5 本制度適用于如下人員：1 5 1 印章刻制人員；1 5 2 印章保管、登記人員；1 5 3 印章使用人員；1 5 4 印章處理人員；5 5 其它與印章管理有

3、關(guān)的人員。2 印章刻制與廢止處理1 公司各類印章的刻制申請由有關(guān)公司或有關(guān)人員提出后，必須經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）同意， 并報(bào)備上一級后方可進(jìn)行。2 申請公司或申請人員，在有關(guān)報(bào)告中應(yīng)當(dāng)將需刻印章的名稱、使用范圍及管理權(quán)限等方面加以說明。3印章的刻制工作由集團(tuán)杭州辦公室指定專人辦理。4除名章外，其它所有印章如有需要更換或廢止的，由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)或上級領(lǐng)導(dǎo)指示將舊印章統(tǒng)一進(jìn)行更換或封存。5對因各種原因發(fā)生印章停止使用的情況，其處理辦法作如下規(guī)定：5 1 對原由工商、公安部門批準(zhǔn)核定的印章，按規(guī)定需交還的，應(yīng)交還的，應(yīng)交有關(guān)行政管理部門處理。5 2 其它印章統(tǒng)一送交公司辦公室封存或根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)

4、和上級領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行銷毀。特殊情況，根據(jù)指示進(jìn)行。5 3 根據(jù)實(shí)際工作情況，由公司辦公室專門發(fā)文通知有關(guān)印章停用事宜。5 4 做好印章停用登記，并寫明停用時(shí)間和停用原因等相關(guān)事項(xiàng)。3 印章登記、領(lǐng)用與保管1 公司所有印章在啟用前須進(jìn)行登記，公司辦公室有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)將每個(gè)印章登入印章檔案登記卡（附表 1）內(nèi)。 印章檔案登記卡應(yīng)和長期保存，以作備查。3 2 因特殊情況印章需申請?jiān)谕獾乜讨茣r(shí)，有關(guān)經(jīng)辦人員和印章保管人員也應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記，并及時(shí)報(bào)至公司辦公室備案。3 公司印章刻制后正式啟用前，印章保管人員必須填寫印章領(lǐng)用移交申請單（附表2） 。4 公司辦公人員因工作需要外出必須攜帶印章的，須填寫 印章臨

5、時(shí)外帶申請單（附表3） ，經(jīng)所在公司負(fù)責(zé)人和集團(tuán)杭辦主任簽字同意后方可外帶。臨時(shí)外帶印章應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還。5 印章中的公章、鋼印章一般由杭辦主任保管；部門章由部門負(fù)責(zé)人保管；名章按工作方便及使用安全原則指定人員進(jìn)行保管； 財(cái)務(wù)專用章由指定財(cái)務(wù)人員保管；戳記章由各部門指定人員保管。6 印章人員平時(shí)應(yīng)當(dāng)將印章妥善存放于專用保密場所，使用時(shí)方便取出，若在用章過程中暫時(shí)離開，應(yīng)將印章及時(shí)妥善保存。用畢后即刻存放好。7 印章使用應(yīng)當(dāng)注意如下事項(xiàng)：7 1 不得擴(kuò)大印章使用范圍，不得用公章代替專用章或其他印章使用。7 2 加蓋印章時(shí)，保證印章環(huán)形字組或橫排字體端正、清晰；7 3 文件材料蓋印應(yīng)當(dāng)做到騎年壓月，即

6、把印章蓋在落款和發(fā)文時(shí)間的年、月、 日中間； 蓋騎縫章，應(yīng)當(dāng)蓋在材料、條據(jù)、證書必須連接處，或其他應(yīng)用文書與存根連接的地方。7 4 同時(shí)加蓋幾個(gè)單位的印章，印跡盡量不要相互重疊，不得蓋出紙邊，以免造成殘缺不全。8 印章保管人員使用印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格控制，不濫用，不循私，對所有用印必須親自處理，不準(zhǔn)隨便將印章交于他人使用。特殊情況，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意方可蓋章。9 印章保管人員因公出差、病假等原因，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，方可將印章用于公司領(lǐng)導(dǎo)事先指定的人員保管。10 印章保管人員離職時(shí)，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)印章及相關(guān)材料移交清楚，填寫印章保管移交單（附表4） ，有移交對象的直接移交，沒有移交

7、對象的由上級領(lǐng)導(dǎo)指定人員保管。根據(jù)印章保管移交單 ，辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)填寫印章保管人員變動(dòng)登記表（附表 5） 。11 如發(fā)生印章丟失、損毀或被盜情況，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門報(bào)告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示查明原因，做出書面處理意見。4 印章使用范圍及手續(xù)1 公章使用范圍：1 1 以公司名義向國家機(jī)關(guān)、各省市、自治區(qū)黨政機(jī)關(guān)發(fā)出的重要公函和文件；1 2 以公司名義與有關(guān)單位的業(yè)務(wù)往來、公函、文件和聯(lián)合發(fā)文；1 3 以公司名義發(fā)布的其它文件、材料。2 公司專用章使用范圍：合同專用章用于以公司名義簽定有關(guān)業(yè)務(wù)方面的協(xié)議和合同；財(cái)務(wù)專用章用于處理公司內(nèi)外各往來帳務(wù)活動(dòng)時(shí)所需蓋章。3 名章使用范圍：以公

8、司法定代表人或其特定人員的名義在發(fā)文、憑證、文書、票據(jù)等方面需使用名章。名章一般與公司其它印章配合使用。4 戳記章使用范圍：一般用于公司往來文件收閱時(shí)需標(biāo)注有關(guān)內(nèi)容的蓋章。（公司目前暫未啟用）4 5 若印章管理人員臨時(shí)不在或有其它原因不能親自處理用印情況的， 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，擅自交由代理用印人或印章使用人員用印的，發(fā)生意外情況由印章管理人員負(fù)責(zé)承擔(dān)一切責(zé)任。4 6 嚴(yán)格控制在空白合同、空白介紹信或其他可能涉及公司債權(quán)債務(wù)的空白文檔上簽蓋公章，如確實(shí)需要，必須事先填寫有關(guān)審批單 （附表6） ， 并經(jīng)所在公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）、 上級領(lǐng)導(dǎo) （或授權(quán)）簽字同意。7 為簡化用印審批手續(xù)，常規(guī)用印或事先已明

9、確需要再次用印的文件，如事前已經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，印章管理人員可不必再次要求當(dāng)事人向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。任何用印辦公司人員應(yīng)予以登記（附表7） 。5 違反制度責(zé)任1 違反本制度規(guī)定，公司印章的刻制事先未經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）或上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，對有關(guān)責(zé)任人和當(dāng)事人處以1000元以上的罰款。2 違反本制度規(guī)定，停用印章未按規(guī)定進(jìn)行處理并給公司造成損失的，有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)一切責(zé)任。3 違反本制度規(guī)定，印章未按規(guī)定專人保管，或存放非保密場所且屢教不改的，對當(dāng)事人處以1000 元以上的罰款。4 違反本制度規(guī)定，未按規(guī)定注意事項(xiàng)使用印章的，對當(dāng)事人處以50200元的罰款。5 違反本制度規(guī)定，濫用印章、擅自增刻印

10、章、隨便將印章交于他人或未經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）及 上級領(lǐng)導(dǎo)同意的將公章帶離公司的，對當(dāng)事人處以1000 元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，予以調(diào)離崗位、內(nèi)部待崗、留用察看直至除名處理。6 違反本制度規(guī)定，印章保管人員因公出差、病假等原因或離職時(shí)在無特殊情況下，未按規(guī)定將印章及相關(guān)材料移交清楚的，對當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人處以 100500元的罰款，給公司造成重大損失的，追究法律責(zé)任。7 違反本制度規(guī)定，發(fā)生印章丟失、損毀、被盜時(shí)有關(guān)人員未及時(shí)查明原因或未上交原因報(bào)告的，對當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人處以200500元的罰款。6 附則1 本制度由集團(tuán)公司修訂并負(fù)責(zé)解釋。2 本制度如有未盡事宜，根據(jù)實(shí)際情況經(jīng)上級批準(zhǔn)

11、后，集團(tuán)公司辦公室進(jìn)行修改或另行補(bǔ)充規(guī)定。3 本制度自發(fā)布之日起施行。附表如下附表1印章檔案登記卡編號：印章刻制經(jīng)辦人:印鑒圖樣批準(zhǔn)部門啟用日期：年 月日變動(dòng)原因備注變年 月日動(dòng)年 月日情年 月日況年 月日（此表為長期性保存，請妥善保管）登記人：登記時(shí)間： 年 月 日印章檔案登記卡編號：印章刻制經(jīng)辦人:印鑒圖樣批準(zhǔn)部門啟用日期：年 月日變動(dòng)原因備注變動(dòng)年 月日年 月日情年 月日況年 月日（此表為長期性保存，請妥善保管）登記人：登記時(shí)間： 年 月 日附表2印章領(lǐng)用移交申清單印章刻制經(jīng)辦人:領(lǐng)用人所在部門領(lǐng)用原因領(lǐng)用時(shí)間印鑒圖樣移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部門各 1份）印章領(lǐng)用移交申清單

12、印章刻制經(jīng)辦人:領(lǐng)用人所在部門領(lǐng)用原因領(lǐng)用時(shí)間印鑒圖樣移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部門各 1份）附表3印章臨時(shí)外帶申清單申清時(shí)間： 年 月日申請人所在部門帶出時(shí)間月日點(diǎn)歸還時(shí)間月日點(diǎn)外帶原因部門意見外帶印鑒圖樣公司領(lǐng)導(dǎo)意見上級領(lǐng)導(dǎo)意見備注（本表一式2份，印章管理部門1份，經(jīng)辦人1份）印章臨時(shí)外帶申清單申清時(shí)間： 年 月日申請人所在部門帶出時(shí)間月日點(diǎn)歸還時(shí)間月日點(diǎn)外帶原因部門意見外帶印鑒圖樣公司領(lǐng)導(dǎo)意見上級領(lǐng)導(dǎo)意見備注（本表一式2份，印章管理部門1份，經(jīng)辦人1份）附表4印章保管移交單印章名稱印章管理部門移交日期年 月日印鑒圖樣移交人接收人審批人備 注（本表一式3份，印章管理部門1份備案，移交人、接收人各執(zhí)1份）印章保管移交單印章名稱印章管理部門移交日期年 月曰印鑒圖樣移交人接收人