會(huì)展實(shí)務(wù)（第四版）第10章會(huì)展常用文案寫作

1、（第四版）會(huì)展實(shí)務(wù)錄目1423第1章會(huì)展與會(huì)展業(yè)第2章會(huì)展調(diào)研實(shí)務(wù)第3章展覽會(huì)策劃實(shí)務(wù)第4章展覽會(huì)營銷實(shí)務(wù)5867第5章會(huì)展服務(wù)第6章會(huì)議實(shí)務(wù)第7章會(huì)展中的電子商務(wù)第8章會(huì)展項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理910第9章會(huì)展評(píng)估第10章會(huì)展常用文案寫作第 十 章CHAPTER TEN會(huì)展常用文案寫作學(xué)習(xí)目標(biāo)在學(xué)習(xí)完本章之后，你應(yīng)該能夠：了解一般服務(wù)合同、展館租賃合同的內(nèi)容；明確參展申請(qǐng)表和確認(rèn)函、新聞稿的內(nèi)容；熟知參展合同、招展函、參展商手冊(cè)的主要內(nèi)容；掌握參展合同、招展函、參展商手冊(cè)、專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函的寫作。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會(huì)展業(yè)務(wù)合同10.1在會(huì)展實(shí)務(wù)操作中，會(huì)展主辦單位與場(chǎng)館方、

2、參展商、各種服務(wù)商之間會(huì)簽訂各種合同或協(xié)議，因此，了解有關(guān)會(huì)展業(yè)務(wù)合同是相當(dāng)重要的。會(huì)展中的合同類型主要有場(chǎng)館租用合同，展具租賃合同，展會(huì)運(yùn)輸合同，展會(huì)搭建合同，展會(huì)倉儲(chǔ)合同，展會(huì)供電、水、氣、熱力合同，參展合同等。各種會(huì)展業(yè)務(wù)合同的內(nèi)容由當(dāng)事人雙方約定，它是對(duì)合同當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)的具體規(guī)定。一般而言，會(huì)展業(yè)務(wù)合同主要包括以下條款：當(dāng)事人的名稱和地址；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。上述條款在通常情況下是應(yīng)當(dāng)具備的，但并不是說每一份合同都必須具備以上所有條款才能成立。在訂立合同時(shí)，要盡可能做到周全、翔實(shí)、完備。下面我們主要談?wù)剬?duì)展會(huì)主辦單位來說比較

3、常用的合同。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本10.1.1參展合同參展合同是界定展會(huì)主辦單位和參展商之間權(quán)責(zé)問題的法律關(guān)系文本。參展合同在具體起草時(shí)所遵循的原則和應(yīng)考慮的問題，與一般合同沒有太大區(qū)別。一份參展合同主要包括以下內(nèi)容：（1）當(dāng)事人身份。（2）展會(huì)舉行的時(shí)間和地點(diǎn)。（3）展會(huì)類型。（4）展位描述。（5）參展費(fèi)用、支付條件和日期。（6）退展及退款規(guī)定。（7）無法舉辦展會(huì)。（8）展出的產(chǎn)品或服務(wù)。（9）責(zé)任/賠償限定和保險(xiǎn)。（10）展會(huì)主辦單位相對(duì)于參展商的權(quán)利。（11）國家的有關(guān)法律、法規(guī)。（12）其他條款。一般是合同糾紛的解決方式。（13）合同雙方當(dāng)事人的簽名、蓋章。會(huì)

4、展業(yè)務(wù)合同10.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本10.1.2場(chǎng)館租用合同會(huì)展業(yè)務(wù)合同10.1隨著展覽業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭的日益加劇，展覽主辦單位和場(chǎng)館之間的關(guān)系也變得復(fù)雜起來，由于場(chǎng)地問題而導(dǎo)致展會(huì)失敗甚至取消的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，在舉辦展會(huì)之前主辦單位和會(huì)展中心簽訂一份場(chǎng)館租用合同是必不可少的。場(chǎng)館租用合同一般包括以下內(nèi)容：（1）展會(huì)布展、撤展的時(shí)間和展期。（2）租用方使用的場(chǎng)地空間。（3）場(chǎng)地租用的金額及支付方式。（4）展會(huì)期間場(chǎng)館設(shè)施（如空調(diào)、照明、清潔等）的運(yùn)作和管理。（5）工作規(guī)范及國家相關(guān)法規(guī)。（6）場(chǎng)館設(shè)施、設(shè)備損壞的有關(guān)問題。（7）其他條款。（8）違約責(zé)任。點(diǎn)擊添加文本

5、點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本10.1.3服務(wù)合同會(huì)展業(yè)務(wù)合同10.1大多數(shù)展會(huì)都需要獨(dú)立的服務(wù)商提供有關(guān)服務(wù)，這些服務(wù)包括展位搭建、展品運(yùn)輸、餐飲、酒店、旅游、娛樂等。主辦方和服務(wù)商之間也需要建立法律關(guān)系。每一方對(duì)對(duì)方、對(duì)參展商的權(quán)責(zé)都應(yīng)該認(rèn)真考慮并且在合同中寫明。服務(wù)合同一般包括以下內(nèi)容：（1）界定當(dāng)事人。（2）對(duì)提供的服務(wù)進(jìn)行詳細(xì)描述。（3）服務(wù)費(fèi)用以及支付方式。（4）主辦方從服務(wù)中得到的利益。（5）保險(xiǎn)項(xiàng)目。（6）要求服務(wù)商遵守各項(xiàng)法律和所有與會(huì)展有關(guān)的規(guī)章制度。（7）免責(zé)賠償條款。（8）不可抗力問題。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.2招展函是辦展單位

6、用來說明展會(huì)招攬參展商情況的小冊(cè)子，它的主要作用是向目標(biāo)參展商說明展會(huì)的有關(guān)情況，引起參展商對(duì)展會(huì)的興趣。招展函是進(jìn)行展會(huì)營銷的核心資料之一，也是目標(biāo)參展商了解展會(huì)情況的主要信息來源。與專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函相對(duì)應(yīng)，招展函一定要充分展示展會(huì)的獨(dú)特定位和創(chuàng)新之處，尤其要突出專業(yè)觀眾的層次、結(jié)構(gòu)和數(shù)量。招展函有兩種寫作版本：一種是詳細(xì)版本；另一種是簡要版本。詳細(xì)版本內(nèi)容全面，無須用其他附件補(bǔ)充說明；簡要版本則僅告知舉辦展會(huì)的主要信息，有意向的參展商咨詢時(shí)再發(fā)放參展說明書或參展商手冊(cè)。以上兩種寫作版本都可以掛在網(wǎng)上，供有意向參展的單位瀏覽或下載。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.2

7、10.2.1招展函的主要內(nèi)容展會(huì)的基本內(nèi)容市場(chǎng)狀況介紹參展資格和條件展會(huì)招商和宣傳推廣計(jì)劃2341展會(huì)相關(guān)活動(dòng)5服務(wù)項(xiàng)目6參展辦法7各種圖表7點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.210.2.2招展函的編寫原則2314內(nèi)容準(zhǔn)確全面形式新穎，吸引人簡潔明了便于郵寄和攜帶點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.210.2.3參展申請(qǐng)表和確認(rèn)函招展函后一般附有參展申請(qǐng)表。參展申請(qǐng)表又稱參展注冊(cè)申請(qǐng)表、參展回執(zhí)、參展報(bào)名表等，是參展單位向主辦單位申請(qǐng)參展并租賃展位的文件。參展申請(qǐng)表由辦展單位統(tǒng)一印制，隨同招展函一起發(fā)布，由申請(qǐng)參展的單位按要求填寫，并在報(bào)名截止

8、時(shí)間之前提交。參展確認(rèn)函又稱參展確認(rèn)書，是主辦單位在收到參展單位的參展申請(qǐng)表或注冊(cè)申請(qǐng)表并經(jīng)過審查，確認(rèn)其具備參展資格后，向其發(fā)出的同意參展的文件。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.210.2.3參展申請(qǐng)表和確認(rèn)函1）參展申請(qǐng)表的內(nèi)容（1）參展單位的基本情況，包括名稱、性質(zhì)、地址和聯(lián)系方式等。（2）展品的名稱、性質(zhì)和數(shù)量。（3）擬申請(qǐng)的展位的規(guī)格、數(shù)量、展位費(fèi)。（4）如果需要在交納展位費(fèi)后再確認(rèn)其參展資格，可要求填寫付款方式和日期。（5）提交參展申請(qǐng)表的方式（郵寄、傳真或網(wǎng)上提交）和截止時(shí)間。（6）備注條款。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本招展函10.

9、210.2.3參展申請(qǐng)表和確認(rèn)函2）參展確認(rèn)函的內(nèi)容參展確認(rèn)函的內(nèi)容一般比較簡單，具體內(nèi)容與展會(huì)的參展程序有關(guān)。如果參展確認(rèn)函是主辦方在收到參展申請(qǐng)單位的參展申請(qǐng)表而未收到對(duì)方展位費(fèi)的情況下發(fā)出的，則除了要確認(rèn)其參展資格和展位外，還要告知對(duì)方付費(fèi)的方法和期限；如果是在同時(shí)收到參展申請(qǐng)單位的參展申請(qǐng)表和展位費(fèi)的情況下發(fā)出的，則確認(rèn)對(duì)方的參展資格和展位即可；如果需要簽訂參展合同或辦理其他手續(xù)，則要告知具體時(shí)間和地點(diǎn)。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函10.3專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函是一種邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ慕M織或個(gè)人參觀展會(huì)、進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談的文案，是招商的主要方式。專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函往往通過直接

10、郵寄的方式發(fā)送到目標(biāo)觀眾手中。因此，專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函的發(fā)送有賴于目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫的建立和完善。專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函主要包括以下內(nèi)容：（1）展會(huì)概況。其包括展會(huì)名稱、舉辦時(shí)間和地點(diǎn)、辦展單位的名稱和標(biāo)志、展品范圍、參加展出的新產(chǎn)品和展會(huì)招展情況，一般還會(huì)對(duì)一些行業(yè)知名企業(yè)的參展情況進(jìn)行重點(diǎn)通報(bào)。（2）回顧上一屆展會(huì)所取得的成績。例如，上一屆展會(huì)的參展商數(shù)量和質(zhì)量、專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量、成交金額和社會(huì)影響等。（3）本屆展會(huì)的亮點(diǎn)。主要介紹本屆展會(huì)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)等。（4）展會(huì)相關(guān)活動(dòng)。列舉展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)和主題。（5）參觀回執(zhí)。其包括參觀申請(qǐng)的聯(lián)系辦法和聯(lián)系人等，以方便觀眾預(yù)先登記。點(diǎn)擊添加文

11、本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本參展商手冊(cè) 10.410.4.1參展商手冊(cè)的含義參展商手冊(cè)是匯集展會(huì)的基本信息、服務(wù)項(xiàng)目以及參展注意事項(xiàng)的文件，又稱展覽服務(wù)手冊(cè)、參展指南、展覽手冊(cè)、參展說明書等。參展商手冊(cè)的內(nèi)容詳盡，既能指導(dǎo)參展商做好參展準(zhǔn)備，又便于辦展單位對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的管理，還是辦展單位對(duì)參展商的服務(wù)承諾，很多情況下它也是參展合同的一部分，對(duì)雙方都具有約束力。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本參展商手冊(cè) 10.410.4.2參展商手冊(cè)的主要內(nèi)容參展商手冊(cè)應(yīng)當(dāng)涵蓋招展函的全部內(nèi)容，涉及舉辦展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)。前言展位搭建指南0105展會(huì)的基本信息展品運(yùn)輸指南0206展覽場(chǎng)地的基

12、本情況其他服務(wù)指南0307參展規(guī)則相關(guān)表格0408點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本參展商手冊(cè) 10.410.4.3編制參展商手冊(cè)的基本原則參展商手冊(cè)是會(huì)展主辦單位指導(dǎo)參展商做好籌展、布展、展覽和撤展工作的一份重要文件。在編制參展商手冊(cè)時(shí)，要全面考慮、仔細(xì)斟酌，同時(shí)應(yīng)遵循以下原則：詳細(xì)全面A簡潔準(zhǔn)確B便于閱讀A美觀B點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本展會(huì)會(huì)刊 10.5展會(huì)會(huì)刊一般由組委會(huì)統(tǒng)一編制，上面會(huì)刊登場(chǎng)館平面圖，以及各參展商的中英文名稱、單位簡介及主導(dǎo)產(chǎn)品/業(yè)務(wù)、聯(lián)系方式和展位號(hào)等內(nèi)容；同時(shí)，還將插入一定數(shù)量的廣告專頁。展會(huì)會(huì)刊不僅方便專業(yè)觀眾查找參展商，便于

13、參展商之間互相拜訪、洽談，而且是主辦單位宣傳展會(huì)的重要工具。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本展會(huì)會(huì)刊 10.510.5.1展會(huì)會(huì)刊的主要內(nèi)容前言辦展單位聯(lián)系方式展會(huì)的基本信息展館信息相關(guān)活動(dòng)廣告插頁參展商名錄調(diào)查表和備忘錄附送光盤展會(huì)會(huì)刊的主要內(nèi)容12345679108點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本展會(huì)會(huì)刊 10.510.5.2外觀與封面設(shè)計(jì)國內(nèi)展會(huì)會(huì)刊大多設(shè)計(jì)成16開或32開，以便于攜帶。封面上一般會(huì)有展會(huì)的名稱、Logo、舉辦時(shí)間及地點(diǎn)等。另外，會(huì)刊一般都采用與展會(huì)識(shí)別系統(tǒng)設(shè)計(jì)一致的主色調(diào)。展會(huì)會(huì)刊的發(fā)放方式主要有兩種：一種是免費(fèi)贈(zèng)送給行業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì)、參展

14、商及其他機(jī)構(gòu)；另一種是向?qū)I(yè)觀眾定價(jià)出售。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本新聞稿 10.6展會(huì)一般都有負(fù)責(zé)新聞工作的機(jī)構(gòu)，設(shè)有新聞中心，提供所需要的新聞服務(wù)。新聞中心通常會(huì)組織一系列的新聞工作和活動(dòng)，主要是發(fā)布新聞稿、提供新聞資料袋、舉行記者招待會(huì)和產(chǎn)品報(bào)告會(huì)等。新聞稿的種類主要有綜合新聞稿、專題新聞稿、新產(chǎn)品新聞稿、活動(dòng)新聞稿等。新聞資料主要用于宣傳，其目的是使?jié)撛诘膮⒄股塘私庹钩鲰?xiàng)目，以引起其興趣。有關(guān)展會(huì)的各種情況都可以成為新聞的題材，主要包括：展會(huì)的基本情況，如舉辦的時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)等；市場(chǎng)的規(guī)模、特點(diǎn)、潛力；組織者的聯(lián)系方式、地址、參展手續(xù)、申請(qǐng)截止日期等。需要注意的是，新聞稿的內(nèi)容應(yīng)該符合新聞的要求，是新聞媒體感興趣的、有報(bào)道價(jià)值的；否則，新聞媒體不可能采用。新聞稿的寫作結(jié)構(gòu)通常如下：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本新聞稿 10.61標(biāo)題標(biāo)題即新聞的題目，其主要形式有