項目管理在企業(yè)組織結構優(yōu)化中的應用實踐

1、 項目管理在企業(yè)組織結構優(yōu)化中的應用實踐摘要：本文主要闡述了把現(xiàn)代項目管理的思想和工具用于生產(chǎn)企業(yè)組織架構優(yōu)化咨詢項目的整個過程，并且在實踐中積極探索，進行了靈活運用，收到了良好的效果。本文對整個咨詢過程進行了系統(tǒng)的總結與闡述。關鍵詞：組織架架構 職位分分析 崗位職職責 項目團團隊西安XXX股份有有限公司司（以下下簡稱為為XX公公司），資產(chǎn)550000萬，員員工約880人，位于西西安涇河河工業(yè)園園，主要要生產(chǎn)鋰鋰電池極極性材料料，生產(chǎn)產(chǎn)規(guī)模8800噸噸/年。但由于于市場的的變化和和產(chǎn)品質質量的不不穩(wěn)定，產(chǎn)品的的市場占占有率不不高，經(jīng)經(jīng)營狀況況不很理理想，企企業(yè)目前前的生產(chǎn)產(chǎn)狀況為為1200-1

2、880噸/年。鑒鑒于目前前的經(jīng)營營狀況，公司領領導拓展展思路，積極尋尋找外援援，請外外部專家家對公司司進行全全面的咨咨詢診斷斷。經(jīng)過過篩選，中高集集團和西西安某某某公司承承接了該該咨詢項項目，負負責對企企業(yè)存在在的問題題進行診診斷分析析，并提提出相應應的對策策。在該該咨詢項項目的實實施過程程中，某某某公司司咨詢團團隊運用用了項目目管理的的思想和和工具，使該咨咨詢項目目收到了了良好的的效果。1調(diào)研考考察，明明確企業(yè)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略接到該項項目后，某某公公司首先先組織咨咨詢專家家對XXX公司進進行了近近兩個月月的工廠廠實際了了解和考考察，明明確了企企業(yè)存在在的主要要問題有有：1）產(chǎn)品質質量不穩(wěn)穩(wěn)定；2

3、2）產(chǎn)量量相對低低；3）流動資資金不足足；4）融資困困難；55）利潤潤率低；6）團團隊不穩(wěn)穩(wěn)定。當前XXX公司所所有業(yè)務務都是圍圍繞錮酸酸鋰電池池正極材材料的研研發(fā)、生生產(chǎn)、銷銷售展開開的，雖雖然目前前經(jīng)營出出現(xiàn)了比比較嚴重重的問題題，但XXX公司司全體員員工一致致認為只只要從管管理上、團隊建建設上下下功夫，實現(xiàn)造造就一支支精英管管理團隊隊，維持持企業(yè)的的現(xiàn)有資資產(chǎn)，為為以后企企業(yè)新項項目的拓拓展、新新產(chǎn)品的的開發(fā)打打下了堅堅實的基基礎是不不難實現(xiàn)現(xiàn)的。為為此，通通過咨詢詢專家的的啟發(fā)和和幫助，公司確確定出了了兩年內(nèi)內(nèi)兩步走走的近期期發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略：1）第一一階段為為整頓、培訓、重組階階段。充充分

4、利用用現(xiàn)有資資源，進進行資源源的重新新整合，通過培培訓，職職能劃分分及激勵勵機制，使西安安XX公公司扭虧虧為持平平。2）第二二階段為為鞏固恢恢復階段段鞏固。鞏固第第一階段段的成果果，同時時進行新新產(chǎn)品、新項目目的開發(fā)發(fā)，建立立上下游游產(chǎn)業(yè)鏈鏈，減低低成本，提高資資產(chǎn)利用用率，實實現(xiàn)盈利利，提高高企業(yè)的的核心競競爭力，樹立企企業(yè)的品品牌形象象。2組建咨咨詢項目目團隊有效的項項目團隊隊是項目目成功的的基礎。咨詢專專家與XXX公司司確定了了公司的的發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略之后后，通過過協(xié)商，與其共共同組建建了咨詢詢項目團團隊，明明確各團團隊成員員的職責責。咨詢詢項目團團隊構成成如圖11所示，該項目目團隊在在全公司

5、司范圍內(nèi)內(nèi)負責咨咨詢項目目的組織織、指導導、監(jiān)控控和實施施工作。中高集團團全權托托管經(jīng)營營西安XXX股份份有限公公司，中中高集團團總經(jīng)理理是本此此次咨詢詢項目的的項目經(jīng)經(jīng)理。集團公司司（榮華華集團）在項目目中是資資源提供供者和監(jiān)監(jiān)督者，是項目目的利益益相關方方。西安安XX股股份有限限公司是是集團下下設的一一個子公公司。XX股份份有限公公司在項項目中是是主要的的實施者者。西安某某某公司是是專業(yè)的的咨詢公公司，咨咨詢專家家作為智智囊團在在項目中中是指導導者、宣宣傳者、培訓者者、建議議者和部部分參與與者。3組織架架構優(yōu)化化實施過過程簡明、實實用、科科學的組組織架構構、崗位位職責是是公司發(fā)發(fā)展和戰(zhàn)戰(zhàn)略

6、實現(xiàn)現(xiàn)的根本本保障，只有合合理地設設置公司司不同發(fā)發(fā)展階段段的組織織架構和和崗位職職責，才才能有效效地支撐撐未來企企業(yè)的良良性發(fā)展展，才能能保證公公司各階階段戰(zhàn)略略目標的的實現(xiàn)。為此，項目團團隊首先先開展實實施了組組織優(yōu)化化項目。3.1核核心業(yè)務務流程優(yōu)優(yōu)化組織優(yōu)化化項目團團隊首先先通過現(xiàn)現(xiàn)場調(diào)查查、訪問問座談、專家討討論、問問卷調(diào)查查等方法法，對錮錮酸鋰產(chǎn)產(chǎn)品從原原料采購購到市場場銷售的的所有運運作流程程進行了了優(yōu)化，得到現(xiàn)現(xiàn)場工作作人員的的認可。（鈷酸酸鋰項目目業(yè)務流流程優(yōu)化化如圖22所示）3.2確確定組織織部門及及職責部門及職職責是組組織框架架的基礎礎，也是是組織體體系的核核心，決決定了

7、組組織構成成的性質質，直接接關系到到企業(yè)核核心成員員的利益益和權力力分配問問題，咨咨詢團隊隊作為外外來者更更能在效效率、公公平、權權力、利利益之間間幫助XXX做出出一個最最優(yōu)化的的選擇。經(jīng)過優(yōu)優(yōu)化后XXX公司司組織結結構如圖圖3所示示。圖3 XX公公司組織織結構圖圖（優(yōu)化化后的）為了保證證組織優(yōu)優(yōu)化項目目的成功功，咨詢詢團隊在在該階段段重點考考慮了如如下因素素：1）工作作分析是是對工作作一個全全面的評評價過程程，是組組織規(guī)劃劃與設計計的基礎礎。此階階段咨詢詢團隊主主要運用用基于流流程的工工作分析析方法，對項目目整體運運作流程程所涉及及各項工工作的種種類和屬屬性進行行分類、分析。設置基基本業(yè)務務

8、部門并并把各項項主要工工作職責責歸入相相應部門門，從而而保證組組織架構構的調(diào)整整是充分分支持公公司當前前業(yè)務需需要。2）本次次組織結結構優(yōu)化化調(diào)整為為了保證證XX近近期發(fā)展展戰(zhàn)略對對組織架架構具有有可擴展展性的需需要，在在XX公公司職能能部門設設計上強強調(diào)了項項目化管管理。XXX公司司近期發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略略要求組組織架構構必須有有發(fā)現(xiàn)、引進、管理新新項目和和開發(fā)、引進新新產(chǎn)品的的功能，經(jīng)過各各方論證證，咨詢詢團隊決決定為XXX公司司引入項項目管理理的思想想，增設設了發(fā)展展規(guī)劃項項目部，負責項項目的前前期尋找找與開發(fā)發(fā)。并把把當前的的鈷酸鋰鋰產(chǎn)品的的整體運運作作為為一個項項目進行行管理，從而為為公司的

9、的財務部部、行政政部等服服務性部部門轉變變?yōu)槎鄠€個項目的的公共服服務部門門，實現(xiàn)現(xiàn)項目管管理成本本的節(jié)約約，提供供了組織織基礎。3）組織織結構調(diào)調(diào)整可以以分階段段有步驟驟的逐步步推進，結合XXX實際際狀況尋尋找最優(yōu)優(yōu)化、最最靈活而而不是最最完美的的方案。鑒于近近階段的的公司經(jīng)經(jīng)營狀況況，有些些業(yè)務的的工作量量不是太太多，個個別員工工的工作作不是太太飽滿，人力資資源管理理成本相相對偏大大。采取取一人多多崗，發(fā)發(fā)揮人力力效益，如項目目開發(fā)部部可以監(jiān)監(jiān)管證劵劵部的工工作。隨隨著企業(yè)業(yè)的發(fā)展展將逐步步健全管管理團隊隊。龐大大應收賬賬款的拖拖欠是影影響公司司正常運運作的一一個關鍵鍵因素，應收賬賬款的回回

10、收是當當前公司司的一個個重要工工作。為為了盡快快回籠資資金，市市場部由由總經(jīng)理理直接管管理并增增強應收收賬款的的回收職職能，加加強市場場拓展、市場服服務和貨貨款回收收的職能能。4) 部部門之間間權責明明晰、組組織體系系精簡、高效。原來生生產(chǎn)部、品質部部職能交交錯，責責任不清清，使產(chǎn)產(chǎn)品質量量不穩(wěn)定定，技術術部新產(chǎn)產(chǎn)品開發(fā)發(fā)功能太太弱，沒沒有發(fā)揮揮作用，根據(jù)生生產(chǎn)工藝藝流程和和現(xiàn)場管管理的要要求，咨咨詢團隊隊對其職職責進行行了分拆拆與合并并，重新新設立生生產(chǎn)部和和質管部部。生產(chǎn)產(chǎn)部負責責生產(chǎn)的的組織和和設備的的管理，質管部部負責質質量的控控制、檢檢測、IISO建建設和XXX產(chǎn)品品的開發(fā)發(fā)。5）建

11、立立精益化化的組織織架構運運作體系系。組織織部門確確定之后后規(guī)定組組織架構構的運作作模式是是非常重重要的。在此階階段咨詢詢團隊借借鑒了日日本精義義生產(chǎn)的的理念，用圖44所示的的溝通原原理圖對對信息溝溝通的過過程進行行了分析析闡述。從圖中中可以看看出，發(fā)發(fā)信者和和收信者者對于討討論對象象的理解解只有一一致了，溝通才才是成功功的，否否則就失失敗了，所以發(fā)發(fā)信者在在溝通過過程中處處于主導導地位，他必須須反復確確定收信信者是否否真正理理解自己己的思想想，如果果收信者者沒有理理解其責責任在于于發(fā)信者者，而不不是收信信者。從從而得出出管理者者要對下下級的行行為結果果負責，管理者者要向員員工及時時提供完完成

12、工作作的各種種信息和和資源，而管理理者自己己遇到資資源不足足問題時時又可以以向他的的上級要要求提供供，如此此層層上上推，公公司的經(jīng)經(jīng)營責任任最終便便落在總總經(jīng)理的的身上。管理者者只是下下屬的服服務者、資源的的提供者者和行為為的負責責者，這這樣的組組織架構構體系不不僅增強強了管理理者的工工作責任任心，也也提高了了員工的的工作積積極性和和主動性性。從機機制上保保證了所所有員工工的創(chuàng)造造性。此外，咨咨詢團隊隊還運用用了如：“部門間間的決策策流程和和匯報關關系表”，“責任分分配矩陣陣”等先進進的項目目管理工工具，大大大提高高了工作作效率。3.3 職位分分析方案案選擇職位分析析對于一一個員工工較多的的公

13、司來來說是一一個相當當大的工工作量，但其確確是編寫寫組織架架構、崗崗位說明明書的基基礎，對對組織架架構的成成功運行行起到了了至關重重要的作作用。為為了在不不影響工工作分析析質量的的基礎上上保證項項目的進進度，組組織優(yōu)化化項目團團隊采取取了如下下職位分分析方案案：1）對XXX公司司的所有有工作進進行分類類，把具具有代表表性的工工作、重重要性的的工作視視為樣本本，采取取相應的的分析方方法進行行職位分分析。如如：對生生產(chǎn)工人人主要采采用了直直接觀察察法、典典型事件件法、問問卷調(diào)查查法、面面談法；對行政政人員主主要采用用了階段段觀察法法、面談談法；對對財務人人員主要要采用了了工作日日志法、問卷調(diào)調(diào)查法

14、、階段觀觀察法；對市場場銷售人人員主要要采用了了工作日日志法、工作表表演法、面談法法、問卷卷調(diào)查法法；對技技術開發(fā)發(fā)人員主主要使用用專家討討論法、典型事事件、階階段觀察察法；對對管理人人員主要要采用材材料分析析法、文文件調(diào)查查法、階階段觀察察法、專專家討論論法、工工作日志志法、材材料分析析法、專專家討論論法、階階段觀察察法。2）對于于其他輔輔助性職職位，向向有關人人員進行行了職位位分析方方面的宣宣傳，主主要采用用了直接接觀察法法，問卷卷調(diào)查法法、工作作表演法法；如對對安全保保障人員員主要采采用了工工作表演演法、階階段觀察察法，對對后勤人人員主要要采用直直接觀察察法、階階段觀察察法、面面談法。然

15、后咨詢詢團隊按按照標準準化步驟驟，在明明確各部部門與個個人的信信息收集集任務基基礎上，科學、高效地地進行工工作分析析內(nèi)容的的收集、整理。3.4 職位分分析實施施過程1）與員員工充分分溝通獲獲得他們們的支持持。在組組織優(yōu)化化過程中中，項目目團隊敏敏銳的發(fā)發(fā)現(xiàn)公司司員工人人心不穩(wěn)穩(wěn)，有些些員工對對工作分分析敷衍衍了事，部分員員工臨時時辭職，嚴重影影響到工工作分析析的進展展，為此此在XXX公司的的協(xié)助下下，組織織優(yōu)化項項目團隊隊迅速召召集員工工大會，從工資資待遇，員工培培訓，工工作分析析的目的的等方面面向員工工作了耐耐心、客客觀的宣宣傳，讓讓員工理理解到工工作分析析的重要要性，了了解到工工作分析析對

16、他們們所帶來來的價值值并且把把工作分分析作為為績效考考核的一一項重要要指標，從而保保證了工工作分析析相關人人員的穩(wěn)穩(wěn)定性。消除了了參加工工作分析析相關人人員的顧顧慮，從從而也保保證的工工作分析析結果的的客觀性性。2）對搜搜集到的的工作分分析資料料進行統(tǒng)統(tǒng)計、分分析、研研究、歸歸類。在在該階段段咨詢團團隊主要要運用了了對搜集集到的資資料進行行編號，統(tǒng)一格格式，統(tǒng)統(tǒng)一形式式等手段段，使資資料的分分析、分分類、研研究工作作迅速、順利地地完成。同時還還注意參參考同行行業(yè)同職職位其他他企業(yè)的的相關工工作分析析的資料料，從而而提高工工作分析析的可靠靠性、和和完整性性。4組織架架構優(yōu)化化方案結結果表達達為了

17、保證證優(yōu)化方方案整體體的可操操作性，組織優(yōu)優(yōu)化項目目團隊緊緊緊抓住住工作分分析、業(yè)業(yè)務流程程、部門門、崗位位職責之之間的密密切關系系，盡力力做到這這三者之之間的能能夠相互互支撐、緊密配配套。運運用了“工作人人員需求求分析表表”、“人員定定編表”等先進進的項目目管理工工具，根根據(jù)工作作分析的的結果進進行崗位位及其職職責設置置，同時時對部門門業(yè)務流流程也作作了進一一步實用用性調(diào)整整，再考考慮到XXX公司司當前產(chǎn)產(chǎn)量萎縮縮的現(xiàn)狀狀，咨詢詢團隊建建議在人人員定編編上采用用一人多多崗制，從而精精簡了機機構，提提高了效效率，也也有利于于培養(yǎng)精精英團隊隊，為企企業(yè)的迅迅速轉型型了創(chuàng)造造條件。優(yōu)化方案案內(nèi)容包包括“組織架架構圖及及其運行行解釋”，“業(yè)務流流程圖及及其運作作解釋”，“部門職職責”，“崗位職職責”，“職位資資格要求求”、“組織架架構持續(xù)續(xù)改進流流程及職職責”等內(nèi)容容，同時時咨詢團團隊使用用了規(guī)范范的用語語、標準準統(tǒng)一的的形式、符合計計算機輸輸入的要要求，科科學地描描述出這這幾方面面內(nèi)容，得到了了客戶的的好評。組織優(yōu)化化方案編編制完成成后還需需要進行行試用和和調(diào)整，咨詢團團隊首先先把組織織優(yōu)化的的總體方方案通過過書面下下發(fā)、召召開宣講講會的形形式讓所所有相關關負責人人了解優(yōu)優(yōu)化方案案，也讓讓所有員員工提出出自己的的意見或或建議，就大家家共同關關注的問問題進行行討