Excel2000入門第七第八講稿

1、PAGE 160PAGE 18第七講 數(shù)據(jù)的管理與分析通過對工作表和圖表的學習，我們了解了Excel2000有很強的表格處理和圖表功能。在數(shù)據(jù)的管理分析方面，盡管Excel并不是一個真正的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，但在管理數(shù)據(jù)、操作數(shù)據(jù)、作數(shù)據(jù)分析透視等方面，Excel卻能實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理職能。實際上，Excel是將數(shù)據(jù)列表用作數(shù)據(jù)庫的。一、 數(shù)數(shù)據(jù)列表表所謂數(shù)據(jù)據(jù)列表是是包含相相關(guān)數(shù)據(jù)據(jù)的一系系列工作作表數(shù)據(jù)據(jù)行，例例如一批批學生成成績、一一組商品品發(fā)貨單單數(shù)據(jù)，或一組組單位名名稱和聯(lián)聯(lián)系電話話等等。在數(shù)據(jù)據(jù)列表中中，第一一行數(shù)據(jù)據(jù)通常用用來作為為數(shù)據(jù)列列表的列列標題，對列表表的內(nèi)容容進行說說明，它它

2、相當于于數(shù)據(jù)庫庫中的字字段名稱稱；其余余各行的的內(nèi)容都都是由列列標題所所標識的的具體數(shù)數(shù)據(jù)組成成，每一一行就象象是數(shù)據(jù)據(jù)庫中的的一個記記錄。在在執(zhí)行數(shù)數(shù)據(jù)列表表中數(shù)據(jù)據(jù)的排序序、篩選選、分類類匯總時時，Exxcell會自動動將數(shù)據(jù)據(jù)列表視視作一個個數(shù)據(jù)庫庫。數(shù)據(jù)列表表不同與與一般的的工作表表，在數(shù)數(shù)據(jù)列表表中每列列必須有有列名，且每一一列必須須是同類類型的數(shù)數(shù)據(jù)?？煽梢哉f數(shù)數(shù)據(jù)列表表是一種種特殊的的工作表表。例如如，上一一節(jié)中介介紹過的的“學生公公共課成成績表”就可以以看作是是一個數(shù)數(shù)據(jù)列表表，如圖圖7-11所示。圖7-11 數(shù)數(shù)據(jù)列表表示意圖圖1. 數(shù)數(shù)據(jù)列表表數(shù)據(jù)的的輸入在工作表表中建立立

3、一張數(shù)數(shù)據(jù)列表表后，就就可以輸輸入數(shù)據(jù)據(jù)了。在在建立數(shù)數(shù)據(jù)列表表時需要要注意以以下幾點點：一個工作表上最好只建一個數(shù)據(jù)列表；數(shù)據(jù)列表中最好不要有空白行和空白列；在數(shù)據(jù)列表中的第一行一定是列表頭（字段名），名字必須唯一；數(shù)據(jù)列表中同一列上的數(shù)據(jù)類型要完全相同。如果工作表中還有其它的數(shù)據(jù)，那么數(shù)據(jù)列表要與這些數(shù)據(jù)間留出至少一個空白列和一個空白行；數(shù)據(jù)列表既可像一般工作表一樣進行輸入和編輯，又可通過“數(shù)據(jù)”菜單“記錄單” 命令圖7-22“記錄單單”對話框框查看、更更改、添添加及刪刪除數(shù)據(jù)據(jù)列表中中的記錄錄。在圖圖7-11所示的的數(shù)據(jù)列列表中選選定任一一單元格格，選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“記錄單單”命令，屏

4、幕顯顯示圖77-2所所示記錄錄單對話話框，一一個記錄錄單一次次只顯示示一個完完整的記記錄。如如果在記記錄單上上輸入或或編輯數(shù)數(shù)據(jù)，EExceel將在在數(shù)據(jù)列列表中及及時更改改相應的的單元格格內(nèi)容。2. 列列表數(shù)據(jù)據(jù)的編輯輯 數(shù)據(jù)列表表的編輯輯可以和和一般的的工作表表數(shù)據(jù)的的編輯一一樣進行行，由于于數(shù)據(jù)列列表的特特殊性，對數(shù)據(jù)據(jù)修改后后，要注注意保證證數(shù)據(jù)列列表中數(shù)數(shù)據(jù)的完完整性。所以數(shù)數(shù)據(jù)列表表通常是是以記錄錄（一行行）或字字段（一一列）為為單位進進行編輯輯的。（1）添添加新記記錄可以在數(shù)數(shù)據(jù)列表表的末尾尾依次輸輸入數(shù)據(jù)據(jù)，添加加一條新新記錄，不過要要保持每每一列數(shù)數(shù)據(jù)類型型的一致致性。（2）

5、插插入記錄錄可以先插插入空白白的行，然后再再在空白白行中輸輸入數(shù)據(jù)據(jù)。（3）刪刪除記錄錄選中要刪刪除的一一個或多多個記錄錄（行），然后后選擇“編輯輯”菜單 “刪除除”命令項項（注意意！不是是用“清除”）。（4）增增加字段段可以先插插入空白白的列，然后在在空白的的列中輸輸入字段段名及具具體的數(shù)數(shù)據(jù)。（5）刪刪除字段段選中要刪刪除的一一個或多多個字段段（列），然后后選擇“編輯輯”菜單 “刪除除”命令項項，刪除除字段實實際上是是刪除字字段所在在的列。需要注意意的是：如果在在一張工工作表中中有多個個數(shù)據(jù)列列表，那那么，在在插入和和刪除記記錄、字字段時，就不能能簡單地地插入或或刪除行行和列，而只能能是插

6、入入或刪除除局限在在本數(shù)據(jù)據(jù)列表范范圍的單單元格區(qū)區(qū)域中的的數(shù)據(jù)。二、 記記錄（行行）的排排序Exceel20000的的排序功功能允許許對數(shù)據(jù)據(jù)列表中中的所有有記錄（行）按按照某種種約定重重新安排排次序，從而實實現(xiàn)用戶戶按自己己的要求求對數(shù)據(jù)據(jù)列表進進行組織織和管理理。1. 簡簡單排序序直接使用用“常用”工具欄欄上的“升序”、“降序”按鈕就就可以實實現(xiàn)簡單單的數(shù)據(jù)據(jù)排序。例如要要對圖44-933中“計算機機”成績作作重新排排序，可可以這樣樣操作：單擊“學學生公共共課成績績表”中“計算機機”列上的的任一單單元格選擇“常用”工具欄欄“降序序”（“升序”）按鈕鈕（如圖圖7-33所示），即可可將“計算

7、機機”成績從從高（低低）到低低（高）重新排排列?！吧颉卑粹o “降序”按鈕圖7-33 “常用”工具欄欄上的“降序”/“升序”按鈕 2. 復雜數(shù)數(shù)據(jù)排序序如果排序序要求復復雜一點點，就需需要使用用“數(shù)據(jù)”菜單的的“排序”命令了了。例如如在“學生公公共課成成績表”中先按按“總分”降序排排序，若若總分相相等，再再按“語文”降序排排序，語語文相等等，再按按“數(shù)學”降序排排序。這這個排序序過程已已不再局局限于單單列之中中了，所所以必須須使用“數(shù)據(jù)”菜單的的“排序”命令。操作步步驟如下下：第一步 單擊擊數(shù)據(jù)列列表區(qū)域域內(nèi)的任任何一個個單元格格；第二步 選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“排序”命令項項彈出對對話框，如圖7

8、7-4所所示；第三步 在“排序”對話框框中設(shè)置置排序條條件；第四步 單擊擊“確定”按鈕，完成排排序操作作完成。圖7-44 “排序”對話框框第三步中中排序條條件的設(shè)設(shè)置：EExceel在排排序時以以“主要關(guān)關(guān)鍵字”作為排排序的依依據(jù)，當當主要關(guān)關(guān)鍵字相相同時按按“次要關(guān)關(guān)鍵字”排序，如果次次要關(guān)鍵鍵字又相相同，再再考慮“第三關(guān)關(guān)鍵字”。每個個關(guān)鍵字字有“遞增”和“遞減”兩種排排列順序序。在EExceel中，用字段段名作為為排序的的關(guān)鍵字字。在排排序中必必須指明明主要關(guān)關(guān)鍵字。其他的的關(guān)鍵字字可以沒沒有?？梢栽趯υ捒虻牡摹爱斍皵?shù)數(shù)據(jù)清單單”區(qū)設(shè)置置“有標題題行”或“沒有標標題行”。Exxcell

9、據(jù)此確確定數(shù)據(jù)據(jù)列表是是否有標標題行（字段名名）。一一般Exxcell會自動動判別數(shù)數(shù)據(jù)庫中中是否有有標題行行，所以以通常也也不需要要設(shè)置。如果有有標題行行，而指指定的是是“無標題題行”，就會會將標題題行作為為數(shù)據(jù)記記錄排序序到數(shù)據(jù)據(jù)列表中中。請記住：如果排排序結(jié)果果不對，要立刻刻用菜單單命令“編輯”菜單“撤消排排序”，把剛剛才的操操作撤消消，恢復復數(shù)據(jù)列列表原來來的樣子子。 Exccel默默認狀態(tài)態(tài)為按字字母順序序排序，如果需需要按時時間順序序（對月月份或星星期）數(shù)數(shù)據(jù)排序序，可以自定義排序次序：單擊“排序”對話框“選項”按鈕，然后在彈出的“排序選項”對話框（見圖7-5）中進行設(shè)置。對話框中

10、的“自定義排序次序”只能作用于“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中指定的數(shù)據(jù)列。如果要使用自定義排序次序?qū)Χ鄠€數(shù)據(jù)列排序，請分別對每一列執(zhí)行一次排序操作。如果希望按特殊順序排序，例如百家姓，則要使用自定義序列。圖7-55 “排序選選項”，對話話框如果希望望根據(jù)行行的數(shù)據(jù)據(jù)對數(shù)據(jù)據(jù)列排序序，則可可用下面面的方法法：第一步 在“排序”對話框框中，單單擊“選項”按鈕；第二步 在“排序選選項”對話框框的“方向”框中設(shè)設(shè)置“按行排排序”，單擊擊“確定”；第三步 在“主要關(guān)關(guān)鍵字”和“次要關(guān)關(guān)鍵字”中，選選定需要要排序的的數(shù)據(jù)行行，單擊擊“確定”三、 數(shù)數(shù)據(jù)的篩篩選要顯示出出數(shù)據(jù)列列表中滿滿足給定定條件的的記錄行行

11、數(shù)據(jù)，把不滿滿足條件件的數(shù)據(jù)據(jù)暫時隱隱藏起來來，可用用自動篩篩選來達達到要求求。Exxcell提供了了自動篩篩選和高高級篩選選兩種方方法，其其中自動動篩選較較簡單，而高級級篩選的的功能較較強，可可以利用用復雜的的篩選條條件進行行篩選。1自動動篩選在“學生生公共課課成績表表”中插入入“性別”、“出生年年月”兩列數(shù)數(shù)據(jù)：如如圖7-6所示示。圖7-66 插入入“性別”、“出生年年月”兩列數(shù)數(shù)據(jù)的“學生公公共課成成績表”（l）自自動篩選選操作 自動動篩選的的操作步步驟如下下：第一步 選定定數(shù)據(jù)列列表中的的任一單單元格；第二步 選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令項項“自動動篩選”命令。此時在在字段名名（列標

12、標題）的的右下角角顯示一一個下拉拉控制箭箭頭，如如圖7-7所示示。第三步 單擊擊某一字字段名的的下拉控控制箭頭頭，出現(xiàn)現(xiàn)下拉列列表。在在下拉列列表中，通常包包括該字字段中每每一獨有有的選項項，另外外還有五五個選項項：全部部、前十十個、自自定義、空白、非空白白。第四步 在下下拉列表表中單擊擊某一個個具體的的值，這這時符合合條件的的記錄被被顯示，不符合合篩選條條件的記記錄均隱隱藏起來來。 例如，單擊“數(shù)學” 字段段名的下下拉箭頭頭按鈕，然后在在列表中中選擇887，則則所有數(shù)數(shù)學成績績是877分的學學生記錄錄都篩選選出來了了。調(diào)選選出的記記錄所在在加列號號變成了了藍色。 如果在在下拉列列表中選選定“

13、空白”，就僅僅顯示該該字段為為空白的的那些記記錄，選選定“非空白白”則僅顯顯示該字字段不為為空白的的那些記記錄。 恢復復隱藏的的記錄恢復的方方法有：圖7-77 “自動篩篩選”窗口單擊“數(shù)數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令項項“全部部顯示”命令，可恢復復顯示數(shù)數(shù)據(jù)庫所所有的記記錄，這這時菜單單中“自動篩篩選”命令旁旁的“”仍存存在，所所以篩選選的下拉拉按鈕也也在，仍仍可以繼繼續(xù)篩選選。選擇“數(shù)數(shù)據(jù)”菜單 “篩選選”命令項項“自動動篩選”命令，此時“自動篩篩選”旁的“”消失失，結(jié)束束自動篩篩選，數(shù)數(shù)據(jù)列表表恢復成成原樣。最簡單的的方法是是：只須須在字段段名的下下拉菜單單中選擇擇“全部”即可。（2）自自動篩選選

14、的“自定義義” 在圖44-999中，如如果單擊擊“數(shù)學”字段下下拉表中中的“自定義義”項，就就會彈出出“自定義義自動篩篩選方式式”對話框框，如圖圖7-88所示。在對話話框中可可以自定定義自動動篩選的的條件，這些條條件當然然不像是是選擇某某一個值值那么簡簡單。 在對話話框的左左下拉列列表中可可以規(guī)定定關(guān)系操操作符（大于、等于、小于等等等），在右下下拉列表表中則可可以規(guī)定定字段值值，而且且兩個比比較條件件還能以以“或者”或“并且”的關(guān)系系組合起起來形成成復雜的的條件。 例如，可以自自定義篩篩選條件件為數(shù)學學成績在在85分分和955分之間間（大于于等于885并且且小于等等于955），見見圖4-100

15、0。圖7-88“自定義義自動篩篩選方式式”對話框框通過對多多個字段段的依次次自動篩篩選，就就可以疊疊加為復復雜一些些的篩選選操作。例如要要篩選出出英語和和數(shù)學成成績都在在85分分以上的的學生的的記錄，可以先先篩選出出“英語成成績在885分以以上”的學生生記錄，然后在在已經(jīng)篩篩選出的的記錄中中繼續(xù)篩篩選“數(shù)學成成績在885分以以上”的記錄錄。2. 高高級篩選選對于復雜雜的篩選選條件，可以多多次使用用“自動篩篩選”來疊加加完成。但如果果使用“高級篩篩選”功能，既直觀觀又方便便，使用用效率上上事半功功倍。使使用“高級篩篩選”的關(guān)鍵鍵是學會會如何設(shè)設(shè)置由用用戶自定定義的復復雜組合合條件，這些組組合條件

16、件常常是是放在一一個稱為為條件區(qū)區(qū)域的單單元格區(qū)區(qū)域中。（1）篩篩選的條條件區(qū)域域使用“高高級篩選選”時需要要一個“條件區(qū)區(qū)域”，條件件區(qū)域包包括兩個個部分：標題行行（也稱稱字段名名）；一一行或多多行的條條件行。創(chuàng)建一個個條件區(qū)區(qū)域的操操作步驟驟如下：第一步 在數(shù)數(shù)據(jù)列表表記錄的的下面準準備好一一個空白白區(qū)域；第二步 在此此空白區(qū)區(qū)域的第第一行輸輸入字段段名作為為條件名名行，最最好是把把字段名名行整個個都復制制過來，以免輸輸入時因因大小寫寫或有多多余的空空格而造造成不一一致；第三步 在字字段名的的下行開開始輸入入條件。（2）篩篩選的條條件簡單比較較條件簡單條件件是指只只用一個個簡單的的比較運運

17、算 ( =、=、=、 )表示示條件。在條件件區(qū)域字字段名正正下方的的單元格格內(nèi)輸入入條件，如：姓名英語數(shù)學80855當是等于于（=）關(guān)系時時。等號號“=”可以省省略。當當某個字字段名下下沒有條條件時，允許空空白，但但是不能能加上空空格，否否則將得得不到正正確的篩篩選結(jié)果果。對于字符符型字段段，在條條件行中中可以使使用通配配符“*”及“？”。字符符的大小小比較按按照字母母順序進進行。對對于漢字字，則以以拼音為為順序。如果是是漢字、字符串串用于比比較條件件中，那那么必須須用雙引引號“”括起來來（如“男”、“Beiijinng”等）。例題一：在“學生公公共課成成績表”中篩選選出滿足足條件“數(shù)學=85

18、分分且英語語80分分”的記錄錄，條件件區(qū)域的的設(shè)置如如圖7-9所示示。圖7-99 條件件區(qū)域的的設(shè)置 組合合條件對于需要要使用多多重條件件在數(shù)據(jù)據(jù)列表中中篩選記記錄，就就必須把把條件組組合起來來?；颈镜男问绞接袃煞N種：在同一行行內(nèi)的條條件表示示ANDD（“與”）關(guān)系系，也就就是“所有條條件為真真（成立立）結(jié)論論才真”。例如如：要篩篩選出“所有姓姓劉并且且計算機機成績不不低于886分”的記錄錄，條件件表示為為：姓名計算機劉*=866如果要建建立一個個條件為為某字段段的值的的范圍，必須在在同一行行的不同同列中為為每一個個條件建建立字段段名。例例如：要要篩選出出“所有姓姓劉并且且英語成成績在770

19、至779之間間”的記錄錄，條件件表示為為：姓名英語英語劉*=700=80060如果組合合條件為為：“姓劉或或英語分分數(shù)低于于60分分”。在條條件區(qū)域域中應寫寫成：姓名 英語 劉*=85分分或語文文855分或英英語80分分”的設(shè)置置條件；規(guī)則二：當在數(shù)數(shù)據(jù)列表表的一個個字段中中使用多多重條件件時，必必須在條條件區(qū)域域中重復復使用同同一字段段名，這這樣可以以在同一一行的不不同列中中輸入每每一個條條件。規(guī)則三：在一個個條件區(qū)區(qū)域中使使用不同同字段或或同一字字段的邏邏輯ORR關(guān)系時時，必須須在不同同行中輸輸入條件件。例題二：在“學學生公共共課成績績表”中中篩選出出滿足條條件“數(shù)數(shù)學=85分分或語文文8

20、55分或英英語880分”的記錄錄,條件件區(qū)域的的設(shè)置如如圖7-10（見上頁）所所示。 計算算條件上面介紹紹的篩選選方法都都是用數(shù)數(shù)據(jù)列表表字段的的值與條條件區(qū)域域中的條條件作比比較。實實際上，如果用用數(shù)據(jù)列列表的字字段（一一個或幾幾個）根根據(jù)條件件計算出出來的值值進行比比較，也也可以篩篩選出所所需的記記錄。操操作方法法如下：在條件區(qū)區(qū)域第一一行中輸輸入一個個不同于于數(shù)據(jù)列列表中任任何字段段名的條條件名（空白也也可以）。如果果計算條條件的條條件名與與某一字字段名相相同，EExceel將認認為是字字段名。在條件件名正下下方的單單元格中中輸入計計算條件件公式。在公式式中通過過引用字字段的第第一條記記

21、錄的單單元格地地址（用用相對地地址）去去引用數(shù)數(shù)據(jù)庫字字段。公公式計算算后得到到的結(jié)果果必須是是邏輯值值TRUUE或FFALSSE。例題三：從“學生公公共課成成績表”中篩選出出語文和和數(shù)學兩兩門課分分數(shù)之和和大于1170的的學生記記錄。 分析：解決本本例可以以用計算算條件。假設(shè)語語文、數(shù)數(shù)學分別別在F、E列，第一條條記錄在在第二行行，計算算條件就就是F22E21700。在條條件名行行增加條條件名“語文數(shù)數(shù)學”，在其其下輸入入計算條條件。表表示為：語文數(shù)學學=F2+E2170圖7-111 “計算條條件”的設(shè)置置處理過程程如圖77-111圖77-133所示。（3）高高級篩選選的操作作高級篩選選的操

22、作作步驟為為：第一步 按照照前面所所講的方方法建立立條件區(qū)區(qū)域；第二步 在數(shù)數(shù)據(jù)列表表區(qū)內(nèi)選選定任一一個單元元格；第三步 選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令項項“高級級篩選”命令，彈出“高級篩篩選”圖7-112 利利用“計算條條件”作“高級篩篩選”圖7-113 滿滿足“計算條條件”的篩選選結(jié)果對話框，如圖77-144所示；第四步 在“高級篩篩選”對話框框中選中中“在原有有區(qū)域顯顯示篩選選結(jié)果”選項；第五步 輸入入“條件區(qū)區(qū)域”?！皵?shù)據(jù)區(qū)區(qū)域”是自動動獲取的的，如果果不正確確，可以以更改；第六步 單擊擊“確定”按鈕，屏幕顯顯示篩選選出符合合條件的的記錄。圖7-114 “高級篩篩選”對話框框若希望把把

23、篩選出出的結(jié)果果復制到到一個新新的位置置，則在在“高級篩篩選”對話框框中選定定“將篩選選結(jié)果復復制到其其地位置置”選項，并且還還要在“復制到到”區(qū)域中中輸入要要復制到到的目的的區(qū)域的的首單元元地址。注意，以首單單元地址址為左上上角的區(qū)區(qū)域必須須足夠多多的空位位存放篩篩選結(jié)果果，否則則將覆蓋蓋該區(qū)域域的原有有數(shù)據(jù)。若希望把把篩選的的結(jié)果復復制到另另外的工工作表中中，則必必須首先先激活目目標工作作表，然然后再選選“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令項項“高級級篩選”項，在在“高級篩篩選”對話框框中，輸輸入“數(shù)據(jù)區(qū)區(qū)域”和“條件區(qū)區(qū)域”時要注注意加上上工作表表的名稱稱，如數(shù)數(shù)據(jù)區(qū)域域為Shheett1！AA1:

24、GG15，條件區(qū)區(qū)域為SSheeet1！A220:B222，而復復制到的的區(qū)域直直接為AA1。這個個A1是當前前的活動動工作表表（比如如Sheeet22）的AA1，而不不是源數(shù)數(shù)據(jù)區(qū)域域所在的的工作表表Sheeet11。如果不想想從一個個數(shù)據(jù)列列表中提提取全部部字段，就必須須先定義義一個提提取區(qū)域域。在提提取區(qū)域域的第一一行中給給出要提提取的字字段及字字段的順順序。這這個提取取區(qū)域就就作為高高級篩選選的結(jié)果果“復制到到”的目的的區(qū)域的的地址，Exccel220000會自動動在該區(qū)區(qū)域中所所要求的的字段下下面列出出篩選結(jié)結(jié)果。例例如把 A155:C155作為提提取區(qū)域域，區(qū)域域中輸入入的內(nèi)容容如

25、下：單元格A15B15C15內(nèi)容姓名總分平均分圖 7-15 提取取數(shù)據(jù)列列表的部部分字段段的數(shù)據(jù)據(jù)到新區(qū)區(qū)域然后在“復制到到”區(qū)域中中輸入AA15:C155，由條條件區(qū)域域所指定定的記錄錄的姓名名、總分分、平均均分三個個字段的的數(shù)據(jù)將將被復制制到提取取區(qū)域AA15:C155下面的的新位置置上。例如，把把“學生公公共課成成績表”中的姓姓名、總總分、平平均分三三個字段段的數(shù)據(jù)據(jù)復制到到提取區(qū)區(qū)域A115:C155下面的的新位置置，執(zhí)行行結(jié)果如如圖7-15所所示。如果要刪刪除某些些符合條條件的記記錄，可可以在篩篩選后（在原有有區(qū)域顯顯示篩選選結(jié)果），選中中這些篩篩選結(jié)果果，選“編輯”菜單“刪除”命令

26、項項即可。在“高級級篩選”對話框框中，選選中“選擇不不重復的的記錄”復選框框后再篩篩選，得得到的結(jié)結(jié)果中將將剔除相相同的記記錄（但但必須同同時選擇擇“將篩選選結(jié)果復復制到其其地位置置”此操作作才有效效）。這這個特性性使得用用戶可以以將兩個個相同結(jié)結(jié)構(gòu)的數(shù)數(shù)據(jù)列表表合并起起來，生生成一個個不含有有重復記記錄的新新數(shù)據(jù)列列表。此此時篩選選的條件件為“無條件件”，具體體做法是是：在條條件區(qū)域域只寫一一個條件件名，條條件名下下面不要要寫任何何的條件件，這就就是所謂謂的“無條件件”。四、分類類匯總在對數(shù)據(jù)據(jù)列表中中的數(shù)據(jù)據(jù)進行分分析處理理時，有有時需要要多次重重復輸入入公式或或調(diào)用函函數(shù)來計計算這些些數(shù)

27、據(jù)的的總和、平均值值以及乘乘積等。如果利利用Exxcell中的分分類匯總總命令在在數(shù)據(jù)列列表中插插入分類類匯總值值，那么么可以使使工作效效率再次次提高。1. 為為數(shù)據(jù)列列表插入入分類匯匯總分類匯總總是指將將數(shù)據(jù)列列表中的的記錄先先按某個個字段進進行排序序分類，然后再再對另一一字段進進行匯總總統(tǒng)計。匯總的的方式包包括求和和、求平平均值、統(tǒng)計個個數(shù)等等等。為便于討討論問題題，現(xiàn)在在“學生公公共課成成績表”中再插插入“籍貫”列標題題及數(shù)據(jù)據(jù)。 例題一：在“學生公公共課成成績表”中按“性別”分類統(tǒng)統(tǒng)計出男男、女學學生四門門課程各各自的平平均成績績，操作作步驟如如下：第一步 按“性別”字段將將記錄行行排

28、序；第二步 選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“分類匯匯總”命令項項彈出“分類匯匯總”對話框框，如圖圖7-116；第三步 在“分類字段”下拉列表框中選擇“性別”字段；注意這里選擇的字段就是在第1步排序時的主關(guān)鍵字。第四步 在“匯總方式”下拉列表框中選擇“平均值”；第五步 “選定匯總項”選定數(shù)學、語文、英語、計算機復選框。此處可根據(jù)要求選擇多項。第六步 單擊“確定”按鈕即可完成。圖7-116 “分類匯匯總”對話框框分類匯總總的結(jié)果果如圖77-177所示。如果要要撤消分分類匯總總，可以以選“數(shù)據(jù)”菜單“分圖7-117 “分類匯匯總”后的結(jié)結(jié)果類匯總”命令項項進入“分類匯匯總”對話框框單擊“全部刪刪除”按鈕，即可恢

29、恢復原來來的數(shù)據(jù)據(jù)列表清清單。2. 分分級顯示示工作表表數(shù)據(jù)在對數(shù)據(jù)據(jù)進行了了分類匯匯總之后后，如何何來查看看數(shù)據(jù)列列表中的的明細數(shù)數(shù)據(jù)或單單獨查看看匯總總總計呢？在圖44-1006中分分類匯總總數(shù)據(jù)的的左端出出現(xiàn)了一一個區(qū)域域和一些些帶有“1”、“2”、“+”、“-”等符號號的按鈕鈕，單擊擊這些按按鈕符號號，數(shù)據(jù)據(jù)列表中中顯示的的數(shù)據(jù)就就會發(fā)生生改變。帶有“+”的符號號按鈕被被稱為顯顯示明細細數(shù)據(jù)按按鈕，單單擊它可可以在數(shù)數(shù)據(jù)列表表中顯示示出數(shù)據(jù)據(jù)列表的的明細數(shù)數(shù)據(jù)，事事實上，圖7-17所所顯示的的就是明明細數(shù)據(jù)據(jù)。帶有“-”的符號號按鈕被被稱為隱隱藏明細細數(shù)據(jù)按按鈕，單單擊它可可以在數(shù)數(shù)據(jù)

30、列表表中隱藏藏數(shù)據(jù)列列表的明明細數(shù)據(jù)據(jù)，如圖圖7-118所顯顯示的就就是隱藏藏了“女”學生四四門課程程平均值值的明細細數(shù)據(jù)。如果要指指定分級級顯示的的級別，可單擊擊左側(cè)上上方標有有“1”、“2”、“3”字樣的的按鈕，例如，如果要要在分級級顯示中中包括一一個顯示示級別，單擊標標有“1”符號的的按鈕，則數(shù)據(jù)據(jù)列表區(qū)區(qū)只顯示示“總平均均值”，如圖圖7-119所示示。圖7-118 隱隱藏了“女”學生四四門課程程平均值值的明細細數(shù)據(jù)圖7-119 包包含一個個顯示級級別的分分級顯示示五、數(shù)據(jù)據(jù)透視表表分類匯總總適合于于按一個個字段進進行分類類，對一一個或多多個字段段進行匯匯總的問問題，在在日常工工作中，很

31、多問問題要求求按多個個字段進進行分類類并且匯匯總，此此時如果果用前面面介紹的的用分類類匯總方方法來解解決就顯顯得無能能為力。為此，Exccel為為用戶提提供了用用數(shù)據(jù)透透視表功功能來解解決問題題。數(shù)據(jù)透視視表是一一種對大大量數(shù)據(jù)據(jù)快速匯匯總和建建立交叉叉列表的的交互式式表格。它可以以轉(zhuǎn)換行行和列以以查看源源數(shù)據(jù)的的不同匯匯總結(jié)果果，可以以顯示不不同頁面面以篩選選數(shù)據(jù)，還可以以根據(jù)需需要顯示示區(qū)域中中的明細細數(shù)據(jù)。我們先建建立一個個“學生身身體素質(zhì)質(zhì)表”，列標標題有“編號”、“姓名”、“性別”、“出生年年月”、“籍貫”、“專項”、“身高”、“體重”等，列列標題下下有155條記錄錄（如圖圖7-22

32、0所示示），結(jié)結(jié)合這一一數(shù)據(jù)列列表，利利用數(shù)據(jù)據(jù)透視表表的向?qū)Чδ?，了解一一下?shù)據(jù)據(jù)透視表表的基礎(chǔ)礎(chǔ)知識。圖7-220 “學生身身體素質(zhì)質(zhì)表”數(shù)據(jù)透視視表的建建立 比如要要統(tǒng)計“學生身身體素質(zhì)質(zhì)表”中各專專項中男男、女生生的人數(shù)數(shù)，此時時既要按按所學專專項分類類，又要要按性別別分類，用數(shù)據(jù)據(jù)透視表表來解決決問題，操作步步驟是：第一步 打開開“學生身身體素質(zhì)質(zhì)表”，用鼠鼠標單擊擊數(shù)據(jù)列列表中任任一單元元格；第二步 選擇擇“數(shù)據(jù)”菜單“數(shù)據(jù)透透視表和和圖表報報告”命令顯示“數(shù)據(jù)透透視表向向?qū)?步驟驟之l”對話框框，如圖圖7-221所示示；“步驟之之1”對話框框主要是是用來指指定數(shù)據(jù)據(jù)源（默默認為

33、“Miccrossoftt Exxcell數(shù)據(jù)清清單或數(shù)數(shù)據(jù)庫”，一般般選擇該該項）和和創(chuàng)建的的報表類類型（默默認為數(shù)據(jù)據(jù)透視表表，一般般也選擇擇該項）；圖7-221 “數(shù)據(jù)透透視表向向?qū)?步驟驟之l”對話框框單擊“下下一步”按鈕，出現(xiàn)如如圖7-22所所示“數(shù)據(jù)透透視表向向?qū)?步驟驟之2”對話框框。第三步 “步驟之之2”對話框框主要用用來選定定數(shù)據(jù)區(qū)區(qū)域，一一般情況況下選定定整個列列表， 圖7-222 “數(shù)據(jù)透透視表向向?qū)?步驟驟之2”對話框框用戶可鍵鍵入新值值重新選選定區(qū)域域，單擊擊“下一步步”按鈕，出現(xiàn)如如7-223所示示“數(shù)據(jù)透透視表向向?qū)?步驟驟之3”對話框框。圖7-223 “數(shù)據(jù)透透

34、視表向向?qū)?33步驟之之3”對話框框圖7-224 數(shù)據(jù)透透視表布布局示意意圖第四步 “步驟之之3”對話框框決定數(shù)數(shù)據(jù)透視視表的放放置位置置，選擇擇“新建工工作表”單選鈕鈕，將數(shù)數(shù)據(jù)透視視表放置置在工作作薄新建建的工作作表中，并成為為活動工工作表。選擇“現(xiàn)有工工作表”則還須須指定數(shù)數(shù)據(jù)透視視表在現(xiàn)現(xiàn)有工作作表放置置的位置置。選“新建工工作表”，單擊擊“完成”按鈕，此時屏屏幕顯示示數(shù)據(jù)透透視表布布局示意意圖，如如圖7-24所所示。第五步 在數(shù)數(shù)據(jù)透視視表的布布局示意意圖的旁旁邊，彈彈出的“數(shù)據(jù)透透視表”工具欄欄中列出出了所有有字段，將要分分類的字字段可拖拖入示意意圖的行行、列位位置，就就成為透透視

35、表的的行、列列標題。將需要要匯總的的字段拖拖入示意意圖的數(shù)數(shù)據(jù)區(qū)，拖入頁頁位置的的字段將將成為分分頁顯示示的依據(jù)據(jù)。例題中將將“性別”字段拖拖曳到行行位置，“專項”字段拖拖曳到列列位置，數(shù)據(jù)項項區(qū)中拖拖入的是是“姓名”字段，這樣操操作之后后就出現(xiàn)現(xiàn)如圖77-255所示的的結(jié)果。圖7-225 生成“數(shù)據(jù)透透視表”拖入數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)的匯匯總對象象如果是是非數(shù)字字型字段段，則默默認為對對其計數(shù)數(shù)，如為為數(shù)字型型字段則則默認為為求和。2. 透透視表的的編輯修修改數(shù)據(jù)透視視表建好好之后，根據(jù)實實際情況況，隨時時可作出出修改、編輯，具體操操作步驟驟是：選選擇“視圖”菜單“工具欄欄”命令項項“數(shù)據(jù)據(jù)透視表表”命令

36、彈出“數(shù)據(jù)透透視表”工具欄欄（更簡簡捷的辦辦法是：鼠標指指向屏幕幕上工具具欄的空空白區(qū)，單擊右右鍵，彈彈出工具具欄名稱稱框，選選中其中中的“數(shù)據(jù)透透視表”即可），使用用該工具具欄中的的按鈕可可用于對對數(shù)據(jù)透透視表的的修改。（1）增增刪數(shù)據(jù)據(jù)透視表表中的字字段例如，將將圖7-25之之中“數(shù)據(jù)透透視表”的行字字段“性別”刪去，增加一一個“籍貫”行字段段，具體體操作步步驟如下下：第一步 用上上述方法法將“數(shù)據(jù)透透視表”工具欄欄顯示在在屏幕上上；第二步 將“性別”行字段段拖出數(shù)數(shù)據(jù)透視視表，將將“籍貫”拖入數(shù)數(shù)據(jù)透視視表的行行字段。如圖77-266所示，將行、列、頁頁、數(shù)據(jù)據(jù)字段移移出表示示刪除該該字

37、段，移入表表示增加加該字段段。圖7-226 拖出“性別”移入“籍貫”后的“數(shù)據(jù)透透視表”（2）改改變匯總總方式不同類型型的數(shù)據(jù)據(jù)有不同同的默認認匯總方方式。用用戶如果果不想使使用默認認的匯總總方式，可以改改變?yōu)槠淦渌缙狡骄怠⒆畲?小)值值的匯總總方式。比如前前面曾對對“體重”求和?，F(xiàn)在希希望改為為統(tǒng)計體體重的平平均值。其操作作步驟如如下：圖7-227 從“數(shù)據(jù)透透視表”下拉式式菜單中中選定“字段設(shè)設(shè)置”第一步 選擇擇數(shù)據(jù)透透視表的的數(shù)據(jù)區(qū)區(qū)中任一一單元格格，如求求和數(shù)據(jù)據(jù)所在單單元格；第二步 單擊擊“數(shù)據(jù)透透視表”工具欄欄“數(shù)據(jù)據(jù)透視表表”下拉式式按鈕彈出下下拉式菜菜單“字段設(shè)設(shè)置”命令項項顯示“數(shù)據(jù)透透視表字字段”對話框框，如圖圖7-227所示示；第三步 對話話框從匯總總方式列列表框中中選擇“平均值值”，如圖圖7-228所示示；圖7-228 “數(shù)據(jù)透透視表字