前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用

1、前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用前端控制思想雖然早已被運(yùn)用于科技檔案的管理當(dāng)中，并形成了一些成熟的做法，但在其他檔案的管理中卻討論得較少。然而，通過在高校檔案管理中的運(yùn)用與理論，不僅能使檔案這種國家不可再生資源得以有效的保護(hù)與利用，同時(shí)也為前端控制理論的進(jìn)一步豐盈充實(shí)添加了絢麗的一筆。一、檔案管理中前端控制的含義隨著科學(xué)信息技術(shù)越來越廣泛的應(yīng)用，文件的記錄方式發(fā)生了很大的變化，這對文件以及檔案的管理都產(chǎn)生了宏大的影響，在檔案事業(yè)正被重新塑造、重新承受和重視的時(shí)代，需要開展完善原有理論，建立新的管理思想，前端控制理念便自然而然地被提出應(yīng)用。前端控制理論

2、產(chǎn)生的思想根源是由法國的諾加雷提出的。他認(rèn)為檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)展干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新考慮這種生命周期本身。所謂前端控制，是指針對文件或在工作中形成的各種載體的文字記錄的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前即文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就對文件形成一直到歸檔整個(gè)過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)展監(jiān)視。它是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為根底，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完好的過程，是實(shí)現(xiàn)文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中表達(dá)。前端控制新思維的檔案學(xué)理論與理論根底沿著歷史長河梳

3、理檔案管理思想的開展，我們就可以發(fā)現(xiàn)前端控制并不是全新的管理思想，而是幾十年管理理論與理論的總結(jié)和提煉，是近一個(gè)世紀(jì)以來檔案界不懈努力的結(jié)晶。二、檔案管理中前端控制的本質(zhì)本文由論文聯(lián)盟搜集整理保障檔案的真實(shí)性、完好性和有效性是前端控制的目的，因此，前端控制是有效管理檔案的重要環(huán)節(jié)。然而，前端控制什么？這在人們的概念中是模糊不清的。其實(shí)前端控制原那么的本質(zhì)和核心，就是檔案化，也就是確保并且可以證明文件的真實(shí)性、完好性、可靠性和長期有效性可讀性、可理解性等，使文件有可能用作證據(jù)和作為檔案保存。明確前端控制的本質(zhì)和核心，將有助于系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員適時(shí)擯棄用一成不變的方法來解決文件真實(shí)性管理問題，使得由系統(tǒng)

4、管理起來的文件能被全過程監(jiān)控，使其每一份都具備成為檔案的資格，到達(dá)只要有需要保存就能隨時(shí)轉(zhuǎn)入檔案管理的階段。以檔案化點(diǎn)出全程管理和前端控制的本質(zhì)以及核心內(nèi)容，使之與歸檔管理概念相對應(yīng)，還有助于澄清糊涂認(rèn)識。檔案化并不排擠歸檔，兩種概念應(yīng)該共存，但是在文件管理中強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)應(yīng)該是檔案化管理。實(shí)際上，所有信息系統(tǒng)都存在對文件真實(shí)性進(jìn)展管理的問題，因此都存在檔案化的問題，所以，提出檔案化和檔案化管理對文件管理工作具有重要意義。三、檔案管理中前端控制的方法在經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變及文檔一體化的開展趨勢下，面對日益嚴(yán)重的文件漏歸現(xiàn)象，因文件整理歸檔質(zhì)量參差不齊頻繁出現(xiàn)的返工現(xiàn)象，約束機(jī)制不完善，各類文書格式混用以

5、致出現(xiàn)一文多事、附件不全的問題，如此種種無不加大了檔案管理的難度?？梢?，前端控制的思想是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實(shí)開展的一種必然，是檔案工作理念的一種轉(zhuǎn)變，它的應(yīng)用將極大地推動(dòng)各項(xiàng)工作的開展。因此，如何運(yùn)用前端控制理論進(jìn)展良好的管理控制，是我們需要加以重視的課題。1.對文件前端控制的管理，首先是對人的管理。人的行為是電子文件前端控制的主要因素，只有管理好人的行為，才可以標(biāo)準(zhǔn)和完成這項(xiàng)工作。檔案人員只有具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，純熟掌握檔案專業(yè)知識，能用全面的、開展的觀點(diǎn)來鑒別檔案的價(jià)值，才能不斷積累經(jīng)歷，培養(yǎng)出高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。因此不但要深化到文書形成部門，從文件的形成開場進(jìn)展檢查與指導(dǎo)，對

6、各個(gè)環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)進(jìn)展相應(yīng)的指導(dǎo)，提出標(biāo)準(zhǔn)性的要求。還要加強(qiáng)對檔案兼職人員的培訓(xùn)工作，并針對兼職人員的不同情況進(jìn)展分類培訓(xùn)。對新上崗的人員加強(qiáng)檔案搜集、整理等根本方法和操作技能的培訓(xùn)，對純熟的兼職人員那么加強(qiáng)新知識、新技能的培訓(xùn)，進(jìn)步兼職人員的業(yè)務(wù)程度和工作技能，從源頭上保證檔案的質(zhì)量，為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基矗另外，檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的開展要求，在不斷充實(shí)檔案管理理論的同時(shí)，還要有針對性地加強(qiáng)外語、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化和電子輔助設(shè)計(jì)等知識的學(xué)習(xí)。2.理順歸檔關(guān)系，標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程，建立相應(yīng)的鼓勵(lì)、考核制度。檔案人員要樹立前端控制的思想，在文件材料的搜集整理

7、之時(shí)，加強(qiáng)與文書處理及業(yè)務(wù)部門的交流與溝通，參與文書處理及立卷歸檔工作制度的制定，分清歸檔與不歸檔范圍，對檔案潛在價(jià)值的預(yù)測或判斷，這是具有超前性和前瞻性的工作。要及時(shí)根據(jù)社會(huì)的開展變化和利用需求，將無保存價(jià)值的文件從源頭上去除，確保歸檔質(zhì)量。為了更好地執(zhí)行歸檔前期鑒定的工作，需要建立良好制度標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查，通過一系列檢查考核、評比活動(dòng)，對存在的問題及時(shí)提出整改意見，對做得好的單位與個(gè)人給予表彰，以激發(fā)其工作的積極性。3.從源頭做起，標(biāo)準(zhǔn)文書的形成與歸檔，確保歸檔案卷的質(zhì)量。作為歸檔文書，行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有特定效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文書，是依法、按規(guī)、高效、有序開展行政

8、公務(wù)活動(dòng)的重要工具。以我校為例，為推進(jìn)展政機(jī)關(guān)公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)?黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例?中辦發(fā)202214號、?黨政機(jī)關(guān)公文格式?GB/T9704-2022、?標(biāo)點(diǎn)符號用法?GB/T15834-1995、?出版物上數(shù)字用法的規(guī)定?GB/T15835-1995，結(jié)合工作實(shí)際，重新制定了?行政機(jī)關(guān)公文處理工作細(xì)那么?。細(xì)那么中明確地標(biāo)準(zhǔn)了公文格式，行文規(guī)那么，收、發(fā)文辦理及公文歸檔等，很好地表達(dá)了我校行政機(jī)關(guān)公文處理工作堅(jiān)持依法按規(guī)、實(shí)事求是、精簡高效、平安保密的原那么。4.法律手段是任何一項(xiàng)工作的有效保障，只有以法律為依托，工作才能得以更有效的施行。文件檔案人員在前端控制理念下的整合工作也不例外，運(yùn)用法律手段是施行整合的保證。詳細(xì)工作中，文件總是在某個(gè)機(jī)關(guān)組織的工程活動(dòng)中產(chǎn)生形成的，因此我們可以把文件檔案整合后的管理工作作為工程合同中的一個(gè)分項(xiàng)