HX-QP-003 內(nèi)部溝通管理控制程序(A)

1、程序文件版 本A內(nèi)部溝通管理控制程序頁 次 PAGE 6 of 6程序文件制訂部門行政部制訂日期2009年06月10日內(nèi)部溝通管理控制程序頁 碼 PAGE 1 of 6文件編號(hào)HX-QP-003版 本修(制)訂內(nèi)容容制/修訂訂者日 期期審 核核核 準(zhǔn)準(zhǔn)A新制訂Amoss waang20099-6-10一.目的:通過暢通高效的溝通渠道和方法,使與日常工作和質(zhì)量管理體系有關(guān)的信息在各級(jí)各部門和全體工作人員之間得到及時(shí)傳遞,從而在系統(tǒng)內(nèi)部形成相互了解、相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作、全員參與的良好氛圍.二.范圍:適應(yīng)于本本公司范范圍內(nèi)就就質(zhì)量體體系的運(yùn)運(yùn)作事項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行的的溝通.三.權(quán)責(zé)責(zé): 無無四.定義義: 44

2、.1.對(duì)外會(huì)會(huì)議:指上級(jí)單單位、行行業(yè)單位位和第二二方、第第三方等等單位來來本公司司檢查、審查工工作、洽洽談業(yè)務(wù)務(wù)、參觀觀訪問等需需要組織織召開的的會(huì)議.4.2.管理會(huì)會(huì)議:對(duì)全公司司有重大大影響的的會(huì)議,包括董董事長(zhǎng)、總經(jīng)理理主持的的會(huì)議,以及月月末大會(huì)會(huì)、工作作例會(huì)、生產(chǎn)質(zhì)質(zhì)量等專專題會(huì)議議. 44.3.專案會(huì)會(huì)議: 對(duì)某一一工作事事項(xiàng)或工工作流程程召開有有針對(duì)性性主題的的會(huì)議.4.4.部門會(huì)會(huì)議:指處理部部門(車車間)內(nèi)內(nèi)部事務(wù)務(wù),一般般由本單單位人員員參加的的會(huì)議.4.5.視覺溝溝通:指通過看看板、黑黑板、公公告欄、海報(bào)和和標(biāo)語等等視覺交交流的形形式,把公司司的決定定、通知知以及質(zhì)質(zhì)量

3、、生生產(chǎn)、顧顧客反饋饋等信息息與員工工進(jìn)行溝溝通.五.參考考文件:無六.作業(yè)業(yè)流程: 無無七.作業(yè)業(yè)內(nèi)容:7.1.溝通的的方式:本公司除除使用質(zhì)質(zhì)量體系系內(nèi)其它它文件中中規(guī)定的的文件、表格進(jìn)進(jìn)行信息息傳遞和和溝通外外,還使用用了如下下的溝通通方式:序號(hào)方式頻率A電話聯(lián)絡(luò)絡(luò)不定B工作聯(lián)絡(luò)絡(luò)單必要時(shí)C班前會(huì)次/日D早會(huì)次/周E管理會(huì)議議次/周F專案會(huì)議議必要時(shí)A.電話話聯(lián)絡(luò):電話聯(lián)絡(luò)絡(luò)方式適適用于各各部門間間、部門門內(nèi)就簡(jiǎn)簡(jiǎn)單事項(xiàng)項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)絡(luò)進(jìn)行溝溝通.B.工作作聯(lián)絡(luò)單單:在沒有書書面文字字可能導(dǎo)導(dǎo)致錯(cuò)誤誤產(chǎn)生或或在部門門負(fù)責(zé)人人認(rèn)為有有必要時(shí)時(shí),就特定定事項(xiàng)進(jìn)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)絡(luò)時(shí)使用用.C.班前前會(huì):主持

4、:生生產(chǎn)部門門主管/組長(zhǎng)參會(huì)人員員:生產(chǎn)部部員工會(huì)議內(nèi)容容:了解生生產(chǎn)進(jìn)度度及產(chǎn)品品質(zhì)量狀狀況,布署當(dāng)當(dāng)天的工工作任務(wù)務(wù),協(xié)調(diào)解解決本部部門內(nèi)的的工作.D.早會(huì)會(huì):主持:行行政部主主管參加人員員:公司全全體員工工.會(huì)議內(nèi)容容:意識(shí),觀念宣宣導(dǎo)及各各相關(guān)工工作事項(xiàng)項(xiàng)傳達(dá).E.管理理會(huì)議:主持:(副)總總經(jīng)理參加人員員:各部門門主管會(huì)議內(nèi)容容:工作狀狀況的總總結(jié)與下下階段工工作的安安排.F.專題題會(huì)議:主持:相相關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人參加人員員:各部門門主管及及相關(guān)負(fù)負(fù)責(zé)人.會(huì)議內(nèi)容容:了解專專案現(xiàn)狀狀與運(yùn)作作的管理理現(xiàn)狀,協(xié)調(diào)解解決專案案推動(dòng)中中所發(fā)現(xiàn)現(xiàn)的問題題,并安安排下階階段工作作.7.2.會(huì)議管管理：

5、7.2.1.管理職職責(zé)：A.公司司行政部部是會(huì)議議室使用用的歸口口管理部部門.B.行政政部前臺(tái)臺(tái)負(fù)責(zé)公公司級(jí)會(huì)會(huì)議的組組織、督督辦,并并發(fā)布公公司級(jí)會(huì)會(huì)議的通通知.C.各部部門主管管負(fù)責(zé)本本部門會(huì)會(huì)議的組組織、召召開、會(huì)會(huì)議決議議的實(shí)施施以及督督辦工作作.D.會(huì)議議主持人人負(fù)責(zé)制制定會(huì)議議議程,確定議議題及參參加會(huì)議議人員名名單.E.會(huì)議議主持人人或指派派專人負(fù)負(fù)責(zé)會(huì)議議記錄及及會(huì)議紀(jì)紀(jì)要的起起草、發(fā)發(fā)放,會(huì)會(huì)議紀(jì)錄錄需經(jīng)由由主持人人審核確確認(rèn).F.與會(huì)會(huì)人員應(yīng)應(yīng)服從會(huì)會(huì)議安排排,遵守守會(huì)議紀(jì)紀(jì)律.G.會(huì)議議主持人人應(yīng)親自自或指派派專人對(duì)對(duì)會(huì)議制制訂的整整改計(jì)劃劃、糾正正/預(yù)防防措施進(jìn)進(jìn)行跟蹤

6、蹤、驗(yàn)證證,并在在下一次次同類會(huì)會(huì)議時(shí)進(jìn)進(jìn)行講評(píng)評(píng).H.各部部門應(yīng)指指定一名名看板管管理人員員,負(fù)責(zé)責(zé)本單位位管理看看板內(nèi)容容的更新新.7.2.2.會(huì)議管管理規(guī)定定:A.當(dāng)多多個(gè)會(huì)議議在同一一時(shí)間或或空間上上有沖突突時(shí),實(shí)實(shí)行小會(huì)會(huì)服從大大會(huì),一一般會(huì)議議服從緊緊急會(huì)議議的原則則.B.公司司工作例例會(huì)應(yīng)按按規(guī)定準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)召開開,無特特殊情況況不得延延期,不不必每次次通知.C.需召召開對(duì)外外會(huì)議時(shí)時(shí),接待待部門應(yīng)應(yīng)提前11天通知知行政部部,以便便商定會(huì)會(huì)場(chǎng),確定參參加會(huì)議議人員及及其它會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備備工作.D.召開開部門會(huì)會(huì)議需要要使用會(huì)會(huì)議室時(shí)時(shí),該單位位應(yīng)提前前4小時(shí)通通知行政政部,以以便安排排會(huì)場(chǎng)

7、.E.會(huì)議議上的個(gè)個(gè)人發(fā)言言一律講講普通話話,發(fā)言內(nèi)內(nèi)容應(yīng)提提前準(zhǔn)備備,不得長(zhǎng)長(zhǎng)篇大論論,不得偏偏離議題題或?qū)λ诉M(jìn)行行人身攻攻擊.主持人人有權(quán)對(duì)對(duì)任何講講話予以以制止.7.2.3.會(huì)議紀(jì)紀(jì)律:A.與會(huì)會(huì)人員必必須準(zhǔn)時(shí)時(shí)到會(huì),會(huì)議期期間未經(jīng)經(jīng)主持人人同意不不得擅自自離席,對(duì)違反反者將罰罰款100元/次次.B.會(huì)議議開始前前,參會(huì)會(huì)人員必必須將手手機(jī)調(diào)為為振動(dòng)或或關(guān)機(jī),會(huì)場(chǎng)內(nèi)內(nèi)禁止接接聽電話話,對(duì)違違反者將將罰款110元/次.C.會(huì)場(chǎng)場(chǎng)內(nèi)嚴(yán)禁禁吸煙,違反者者罰款550元.D.接到到會(huì)議通通知且無無故缺席席者,罰罰款200元/次次,中層層以上干干部罰款款50元元/次.E.會(huì)議議通知者者未及時(shí)時(shí)通

8、知,造成缺缺席時(shí),將對(duì)會(huì)會(huì)議通知知者罰款款10元元/次.注: 罰罰款由會(huì)會(huì)議主持持人負(fù)責(zé)責(zé)當(dāng)場(chǎng)兌兌現(xiàn),作作為會(huì)議議經(jīng)費(fèi).F.參會(huì)會(huì)人員必必須保持持肅靜，愛護(hù)會(huì)會(huì)場(chǎng)設(shè)施施，保持持會(huì)場(chǎng)清清潔.7.3.視覺溝溝通管理理:7.3.1.看看板的設(shè)設(shè)置:在在每個(gè)部部門分別別設(shè)立管管理看板板,公司司在門衛(wèi)衛(wèi)室旁設(shè)設(shè)立公告告欄.7.3.2.看看板內(nèi)容容的管理理:看板板上可以以張貼公公司的質(zhì)質(zhì)量方針針、質(zhì)量量目標(biāo)、質(zhì)量目目標(biāo)完成成情況、工作進(jìn)進(jìn)度計(jì)劃劃、月度度質(zhì)量信信息、產(chǎn)產(chǎn)量信息息、顧客客反饋信信息、糾糾正預(yù)防防措施和和公司決決定、決決議、公公告、通通知等內(nèi)內(nèi)容.部門根根據(jù)工作作需要可可以在看看板上發(fā)發(fā)布本單

9、單位管理理工作的的相關(guān)信信息.7.3.2.每塊看看板應(yīng)確確定管理理負(fù)責(zé)人人,由其及及時(shí)更新新有關(guān)信信息.7.3.3.表彰好好人好事事的海報(bào)報(bào)可以在在公司公公告欄或或宣傳欄欄上張貼貼.7.3.4.未經(jīng)行政政部同意意,不得擅擅自在公公司視覺覺溝通設(shè)設(shè)施上發(fā)發(fā)布私人人信息,禁止涂涂鴉、更更改公司司發(fā)布的的決定、通知等等文件,對(duì)違反反者將視視情節(jié)和和后果罰罰款5001000元.7.4.公司同同時(shí)鼓勵(lì)勵(lì)員工提提出合理理化建議議,公司各各部門主主管負(fù)責(zé)責(zé)調(diào)動(dòng)員員工合理理化建議議的積極極,并負(fù)責(zé)責(zé)收集和和傳達(dá),公司每每年對(duì)產(chǎn)產(chǎn)生效益益的合理理化建議議的提出出人員進(jìn)進(jìn)行表彰彰和獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì).7.5.信息的的處理:7.5.1.對(duì)收集集到的信信息,各部門門根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要,有目的的地加