【培訓(xùn)課件】辦公室5S培訓(xùn)教材

1、【培訓(xùn)課件】辦公室5S培訓(xùn)教材【培訓(xùn)課件】辦公室5S培訓(xùn)教材培訓(xùn)內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S2培訓(xùn)內(nèi)容文件管理4第一部分文件管理3第一部分文件管理5文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提

2、供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件記錄文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急6文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急8文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責(zé)索引專門化7文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責(zé)索引專門化9文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性第二部分5S是什么9第二部分5S是什么115S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工

3、作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。105S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物8S（服務(wù)）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S是什么117S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（5S是一種管理需要全員的積極參與和長時間的堅持不懈每日每日堅持5S管理，一點一滴持續(xù)的改善5S是什么5S不是知識，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做的事情！125S是一種管理5S是什么5S不是知識，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象5S是

4、什么13整齊、清潔吸引更多的更大的行業(yè)內(nèi)成為企業(yè)形象5S是什么15可以及時拿到需要的東西隨時確認自己的工作是否按計劃執(zhí)行保證工作順利進展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費，提高工作效率5S是什么14可以及時拿到需要的東西5S是什么16第三部分如何做好 5S15第三部分如何做好 5S17整理含義將需要的和不需要的物品明確分開， 并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用16整理含義將需要的和不需要的物品明確分開， 5S 差！5S 好！現(xiàn)場檢查175S 差！5S 好！現(xiàn)場檢查19要領(lǐng)馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分對待!18要領(lǐng)馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分對待!20要領(lǐng)將需要的物品的數(shù)

5、量降到最低程度例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時間縮短會議時間19要領(lǐng)將需要的物品的數(shù)量降到最低程度例如：21要領(lǐng)對可有可無的物品，應(yīng)堅決處理掉，決不手軟!20要領(lǐng)對可有可無的物品，應(yīng)堅決處理掉，22要領(lǐng)為何會有這么多廢品？分析檢查改善21要領(lǐng)為何會有這么多廢品？分析檢查改善23問 題 點 在 哪 里？提問 1、圖片中存在什么問題？ 3、會產(chǎn)生什么樣的影響？ 4、我們應(yīng)該怎樣做？ 2、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？22問 題 點 在 哪 里？提問 1、圖片中存在什么問題？ 3、整頓含義將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋找時間為零目的工作場所一目了然消除找尋物品的時間

6、井井有條的工作秩序23整頓含義將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋確定物品放置場所24確定物品放置場所26物品分類擺放25物品分類擺放27進行標識26進行標識28定 位、標 識 方法*連接線標識影繪表示（形跡管理）27定 位、標 識 方法*連接線標識影繪表示（形跡管理）29問題點怎么辦？28問題點怎么辦？30問題點怎么辦？29問題點怎么辦？31？如何整頓你的文件柜提問30？如何整頓你的文件柜提問32管理責(zé)任者管理此架責(zé)任者姓名架子表示標簽表示架子種類的標簽柜子內(nèi)表示標簽用此標簽表示下段的內(nèi)容文件柜如何整頓？31管理責(zé)任者架子表示標簽柜子內(nèi)表示標簽文件柜如何整要領(lǐng)徹底整理，只留下需

7、要的物品32要領(lǐng)徹底整理，34合理利用空間，100%定位放置要領(lǐng)根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法33合理利用空間，100%定位放置要領(lǐng)根據(jù)35要領(lǐng)利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進行標識34要領(lǐng)利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進行標識36問 題 點 在 哪 里？35問 題 點 在 哪 里？37問 題 點 在 哪 里？36問 題 點 在 哪 里？38清掃含義經(jīng)常清掃保持清潔， 將各個角落的臟物清理掉 目的保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達到零故障、零損耗37清掃含義經(jīng)常清掃保持清潔， 如何清掃？看不見的地方，也要徹底打掃干凈。經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。38如何清掃？看不見的地方，也要徹底打掃干凈。40徹底清

8、掃電源插座電腦側(cè)面主機座39徹底清掃電源插座電腦側(cè)面主機座41要領(lǐng)自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)40要領(lǐng)自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)42清 掃 責(zé) 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡) E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)41清 掃 責(zé) 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(清潔含義將整理、整頓、清掃進行到底， 并且標準化、制度化。目的成功慣例和制度是標準化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成42清潔含義將整理、整頓、清掃進行到底， 整潔的辦公桌如何保持？43整潔的辦公桌如何保持？45連續(xù)不斷的進行 整理、整頓、 清掃活動

9、要領(lǐng)44連續(xù)不斷的進行 整理、整頓、 清掃活動花時間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度要領(lǐng)45花時間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度要領(lǐng)47要領(lǐng)每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S46要領(lǐng)每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S48素養(yǎng)含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。目的讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團隊精神47素養(yǎng)含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣問 候、禮 貌 語您好!早上好!下午好!大家好!語言48問 候、禮 貌 語您好!語言50著裝49著裝51離位時要點：1.2.3.4.50離位時要點：52持續(xù)推動4S活動直至習(xí)慣化 嚴格遵守公司

10、的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識 充滿熱情的開始每一天的工作 要領(lǐng)51持續(xù)推動4S活動直至習(xí)慣化 嚴格遵守公司的規(guī)章制度 要要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認真對待。主動把我認識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。52要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們打印前，我們應(yīng)該做什么？確認打印機是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。確認打印紙。 及時更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，

11、請及時領(lǐng)取。53打印前，我們應(yīng)該做什么？確認打印機是否正常工作。55如何維持整理整頓清掃辦 公 室 中小組討論54如何維持整理整頓清掃辦 公 室 中小組討論56辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來55辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度57辦公室5S活動下班前5S1、實施早上5S活動的所有內(nèi)容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備3、固定可能脫落的標簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。56辦公室5S活動下班前5S1、實施早上5S活動的所有內(nèi)容58文 件 的 5S整理把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過期無效)的無效和不需要的文件及時回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲定期修補維護專人管理、責(zé)任分明文件管理制度、程序使用完后及時歸位愛護文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料57文 件 的 5S整理把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(