DB11-T765-1-2010檔案數(shù)字化規(guī)范第1部分-總則

1、ICS01.140.20 A14DB11北京地方標準DB11/T765.12010檔案數(shù)字化規(guī)范第 1 部分：總則Specification for digitization of archives- Part 1： General2010 - 12 - 28 發(fā)布2011 - 04 - 01 實施北京市質量技術監(jiān)督局發(fā) 布DB11/T 765.12010目次前言II范圍1規(guī)范性引用文件1術語和定義1檔案數(shù)字化的基本要求1檔案數(shù)字化的基本流程2參考文獻4IDB11/T 765.12010前言DB11/T 765檔案數(shù)字化規(guī)范分為四個部分：第 1 部分：總則；第 2 部分：紙質檔案數(shù)字化加工；第

2、 3 部分：縮微膠片檔案數(shù)字化加工；第 4 部分：照片檔案數(shù)字化加工。本部分為 DB11/T 765 的第 1 部分。本部分按照 GB/T 1.12009 給出的規(guī)則起草。本部分由北京市檔案局提出并歸口。本部分由北京市檔案局組織實施。本部分起草單位：北京市檔案局。本部分主要起草人：陳偉、楊中營、關培培、單振宇、田雷、馬忠魁、周東升。IIDB11/T 765.12010檔案數(shù)字化規(guī)范第 1 部分：總則范圍本部分規(guī)定了檔案數(shù)字化工作的基本要求和基本流程。本部分適用于北京市各級部門的檔案數(shù)字化工作。規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件

3、。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DA/T 18 檔案著錄規(guī)則術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1檔案數(shù)字化digitization of archives利用計算機技術將傳統(tǒng)載體檔案（紙質、縮微膠片、照片、模擬音視頻等）信息轉換為數(shù)字信息并提供利用的處理過程?；疽笙到y(tǒng)性檔案數(shù)字化涉及信息系統(tǒng)設計與開發(fā)、信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規(guī)劃，并在實施過程中不斷根據(jù)實際情況進行調整。完整性檔案數(shù)字化過程中應特別注意保持全宗、目錄、案卷等檔案組成單位的完整性，不宜進行隨意分割， 不應孤立地抽取個別重要文件而失去與一組文件的內在聯(lián)系，從而破壞檔案

4、的整體價值。優(yōu)先性應確定檔案數(shù)字化的順序。宜根據(jù)實際情況，優(yōu)先處理重要的、開放的、利用頻率高的、需要搶救的檔案。安全性1DB11/T 765.12010在檔案數(shù)字化過程中，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。應加強安全保密管理，防止涉密或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實體和數(shù)字信息的安全。在采取外包生產方式時，檔案部門應與外包商簽署安全保密協(xié)議，明確法律責任。同時，檔案部門還應指派本單位的專業(yè)人員參與檔案數(shù)字化外包業(yè)務的流程管理和現(xiàn)場業(yè)務指導。在項目完成后檔案部門應確保收回和處理有關數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，填寫流程跟蹤單，并及時整理、匯總，裝訂成冊，

5、在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄?；玖鞒谈攀鰴n案數(shù)字化包括數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)利用三個基本環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化的基本流程圖見圖 1。數(shù)字化加工數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)利用圖 1 檔案數(shù)字化的基本流程圖數(shù)字化加工概述數(shù)字化加工可分為以下七個子環(huán)節(jié)：檔案整理、目錄建庫、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收。檔案整理在檔案數(shù)字化工作之前，應對檔案進行規(guī)范整理，同時對因破損嚴重無法直接進行數(shù)字化或嚴重影響數(shù)字化質量的檔案進行相應的技術處理，如對破損的紙質檔案應進行頁面修整。目錄建庫應按照 DA/T 18 的要求對檔案進行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)采集對不同載體的檔案應分別采用相應的專業(yè)

6、設備獲取數(shù)字信息。數(shù)據(jù)處理根據(jù)需要，應對采集到基本數(shù)字信息進行相應的技術處理，如對采集的圖像數(shù)據(jù)進行圖像處理。數(shù)據(jù)處理的原則是使數(shù)字信息真實、完整地反映檔案的原始內容。2DB11/T 765.12010數(shù)據(jù)質檢應對目錄數(shù)據(jù)和采集到的信息數(shù)據(jù)進行質量檢查，確保目錄數(shù)據(jù)和采集的信息數(shù)據(jù)的質量，為數(shù)據(jù)掛接做好準備。數(shù)據(jù)掛接當目錄數(shù)據(jù)和采集的信息數(shù)據(jù)分別通過質檢合格后，應使用相應的軟件或工具在目錄數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)之間建立對應關系，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的信息數(shù)據(jù)的自動檢索等。數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)抽檢以抽檢方式檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)。驗收指標通過抽檢計算出合格率，以合格率判定一個批次數(shù)據(jù)驗收的結果。數(shù)據(jù)存儲應根據(jù)不同的用途選擇適當?shù)姆绞綄?shù)據(jù)進行保存，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全保管和長久保存。數(shù)據(jù)利用應按照不同的需求提供相應的方式和途徑，實現(xiàn)數(shù)字化成果的有