知識(shí)庫(kù)體系建設(shè)方案

1、關(guān)于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)方案第1頁當(dāng)前存在問題問題點(diǎn)問題示例1、各種資料無規(guī)范性格式和編號(hào)體系會(huì)辦單、簽呈編號(hào)隨意2、審批、發(fā)送權(quán)限范圍不清楚領(lǐng)導(dǎo)郵箱“垃圾郵件”較多，群組功效濫用3、歸檔管理部門和方式不明確無統(tǒng)一歸口，沒有檔案庫(kù)，業(yè)務(wù)文件管理分散4、資料調(diào)取伎倆不科學(xué)人工電腦主題詞檢索和紙板文件檢索，效率很低5、存在信息安全風(fēng)險(xiǎn)（泄密）員工桌面文件夾管理、共享區(qū)文件管理6、有效性息和無效信息評(píng)定和識(shí)別大部分資料無版本號(hào)，信息輕易失真7、公文流傳程序需要正規(guī)化簽批手續(xù)需要明確8、信息系統(tǒng)普及程度較低線下操作較多，系統(tǒng)依賴程度不高第2頁標(biāo)準(zhǔn)化體系范圍&可能提供處理方案主要包含數(shù)據(jù)報(bào)表、分析匯報(bào)等主

2、要包含企業(yè)及各部門發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示匯報(bào)、會(huì)辦單等主要包含培訓(xùn)資料、心得體會(huì)、筆記等ISO9000項(xiàng)目提供管理方案：ISO文件控制程序ISO統(tǒng)計(jì)控制程序系統(tǒng)處理方案：OA系統(tǒng)/專題知識(shí)庫(kù)軟件第3頁處理方案1、公文編寫分類規(guī)范2、文件流轉(zhuǎn)規(guī)范（授權(quán)體系、流轉(zhuǎn)范圍、密級(jí)、時(shí)效性）3、知識(shí)庫(kù)檔案管理規(guī)范1、公文審批效率考評(píng)2、文件安全管理規(guī)范(獎(jiǎng)罰）3、文件流轉(zhuǎn)效率考評(píng)文件（統(tǒng)計(jì)）控制SOP(依據(jù)ISO9001)，下面包含：審批SOP 發(fā)送SOP歸檔SOP 調(diào)檔SOP 據(jù)了解，OA系統(tǒng)能夠?qū)⒋颂幚矸桨钢薪^大多數(shù)內(nèi)容嵌入系統(tǒng)化操作中，簡(jiǎn)化操作、管理復(fù)雜性，降低控制風(fēng)險(xiǎn)。后期將依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決議做詳細(xì)評(píng)定。

3、此處理方案考慮到后期OA對(duì)接，會(huì)配合OA改造做對(duì)應(yīng)規(guī)范。第4頁管理體系之SOP流程ISO9000咨詢過程會(huì)按照這一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)SOP部分進(jìn)行規(guī)范第5頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度5、文件編寫分類管理制度、管理方法及業(yè)務(wù)操作流程文件編寫分類： (詳見標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書( S.O.P.) 管理規(guī)范)包含但不限于以下內(nèi)容1、傳遞公文采取PDF文件管理2、業(yè)務(wù)簽章制度3、行政設(shè)置專職發(fā)文員，審核文件審批流，設(shè)置發(fā)文編號(hào)，各部門設(shè)置部門發(fā)文員4、總裁辦歸口存檔第6頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度下發(fā)性公文編寫分類（示例）發(fā)字*號(hào) 集團(tuán)名義下發(fā)主要事項(xiàng)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、通知等文件行字*號(hào) 集團(tuán)發(fā)獎(jiǎng)罰性文件（運(yùn)管和人事雙簽）任字*號(hào) 集團(tuán)發(fā)任命性文件（詳見模板1：任字文件）紀(jì)字*號(hào) 集團(tuán)發(fā)會(huì)議紀(jì)要（詳見模板2：記字文件）前端*號(hào) 前端體系發(fā)文件后端*號(hào) 后端體系發(fā)文件財(cái)字*號(hào) 財(cái)務(wù)體系發(fā)文件管字*號(hào) 運(yùn)行管剪發(fā)文件行政*號(hào) 行政中心發(fā)文件全部文件實(shí)現(xiàn)按級(jí)別發(fā)送，同時(shí)區(qū)分時(shí)效性和秘密等級(jí)第7頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度流通性文件編號(hào)分類（會(huì)辦單、簽呈及以部門名義發(fā)出匯報(bào)、報(bào)表）會(huì)辦單編號(hào)規(guī)則：簽呈編號(hào)規(guī)則：各部門匯報(bào)、報(bào)表編號(hào)規(guī)則：第8頁其它傳遞性文件、數(shù)據(jù)文件實(shí)現(xiàn)企業(yè)集中管理，分部門編號(hào)，集中保留。非傳遞性文件作為部門知識(shí)庫(kù)，集中