QP0401文件與資料控制程序-HR

1、家具有限限公司HESHHAN HOOME YOUUNG FURRNITTUREE程序文件文件與資資料控制制程序文件編號號： 版本/次 ： 生效日期期 ：編制部門門： 審審核 ： 管理理者代表表 ： 批批準 ：QP-004011A/120100.044.155_ 文文控中心心 李強 張詩真家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次1/8一、目的的1.1 確保質質量體系系所使用用之文件件及資料料處理迅迅速、正正確發(fā)行行及管制制,確保各各相關部部門能及及時得到到有效之之最新版版本文件件。二、適用用范圍2.1

2、 凡本公公司與質質量管理理體系有有關的相相關文件件資料（包包括文字字和軟件件資料、外來文文件）均均屬之。三、職責責3.1 總經理理：負責責質量手手冊及程程序文件件之批準準。3.2 管理者者代表：負責組組織文件件編寫小小組編制制質量手手冊，負負責程序序文件之之審核。3.3 分管領領導：相相關作業(yè)業(yè)方法、作業(yè)標標準、檢檢驗標準準、圖面面文件、管理制制度之批批準。3.4 各部門門經理/車間主主任：負負責第二二階文件件和三階階文件的的編制及及表單表表格的制制定。3.5 文控中中心：負負責公司司受控文文件與資資料（除除研發(fā)部部的技術術資料、圖紙、BOMM等）的的分發(fā)、回收、標示管管理工作作，修改改、銷毀

3、毀、作廢廢的執(zhí)行行工作。3.6 研發(fā)部部：負責責技術文文件、產產品圖紙紙、物料料清單的的編制、分發(fā)、管理、更換、作廢銷銷毀等工工作。四、參考考文件4.1 GBT199001120008iidtIISO99001120008要求求之4.2.33文件控控制五、定義義5.1 第一階階文件：質量手手冊，按按照ISSO9000120008版標標準條文文4.22.2質量系系統(tǒng)之要要求所制制定之文文件。第二階文文件：質質量程序序文件，系系為涵蓋蓋ISOO9000120008規(guī)定定之標準準要求內內容，所所推展制制訂之文文件。第三階文文件：作作業(yè)方法法、作業(yè)業(yè)指導書書、檢驗驗標準、操作指指引類文文件、圖圖面文件

4、件、管理理制度等等，系為為協(xié)助第第二階文文件之達達成，所所制訂之之書面執(zhí)執(zhí)行文件件。第四階文文件：相相關表單單、記錄錄，系為為證明系系統(tǒng)執(zhí)行行有效之之記錄所所用的表表單。外來文件件： 相關國國際（家家）標準準、法律律法規(guī)、客戶資資料、供供應商資資料、外外購相關關技術書書籍資料料等，均均屬第三三階文件件范疇。六、流程程圖（見見8/8頁）七、流程程說明7.1 質量量文件架架構：本公司質質量管理理系統(tǒng)之之文件結結構規(guī)劃劃為四階階層，依依次為質質量手冊冊；程序序文件；作業(yè)方方法、作作業(yè)指導導書、檢檢驗標準準、操作作指引類類文件、圖面文文件與外外來文件件等；相相關表單單、記錄錄。家具有限限公司HESHH

5、AN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次2/8質量手冊冊 第第一階：（QMM）程 序 文 件件 第二二階：（QQP） 第三階階：（WWI）作業(yè)文件、外來文件等相關表單單、記錄錄 第四階階：（FFM）（圖表77-1）7.2 文件件之制定定、修改改及廢止止；7.2.1各部門門按工作作性質，制制訂各類類質量作作業(yè)文件件標準。7.2.2文件件制訂由由部門經經理/主主任執(zhí)行行制定，一一階文件件（質量量手冊）由由管理者者代表負負責制訂訂、總經經理核準準后實施施；二階階文件（程程序文件件）由各各部門經經理制訂訂審核、管理者者代表確確認、

6、總總經理核核準后實實施；第第三階文文件（作作業(yè)方法法、作業(yè)業(yè)標準、檢驗標標準、圖圖面文件件與外來來文件等等由部門門制訂，各各分管領領導審批批后實施施，如外外來文件件作為相相關參考考依據，需需經分管管領導以以上人員員確認后后實施）、第四階階文件（表表單、記記錄）呈呈部門經經理或分分管領導導核準后后實施。7.2.3文件件之修訂訂、作廢廢由原制制定部門門為之，修修訂、作作廢及審審核、批批準實施施等程序序與原制制定之程程序相同同。7.2.4文件件修訂/作廢時時由原制制訂部門門填寫文文件修訂訂/作廢廢申請單單FMM-04401-0011A，經經管理者者代表審審核后，申申請部門門將文文件修訂訂/作廢廢申請

7、單單FMM-04401-0011A交至至文控中中心，對對于修訂訂的文件件，相應應修訂頁頁次版本本/次及及頁面版版本/次次進行修修改，不不得以涂涂改或標標示摘記記于原文文件的方方式執(zhí)行行。7.2.5文控控中心將將修訂之之后的文文件再送送至管理理者代表表審核、批準。正本文文件（除除技術資資料、圖圖紙、BBOM等等）由文文控中心心統(tǒng)一保保存。7.2.6對于于作廢文文件（除除技術資資料、圖圖紙、BBOM等等由研發(fā)發(fā)部執(zhí)行行外），文控中心依簽核后的文家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次3/8件修訂/作廢申

8、申請單FM-0401-001A，通知相關部門將作廢文件送至文控中心統(tǒng)一戳蓋紅色“作廢”印章后作廢（四階文件自行作廢）,可作單面紙再次使用。如文控中心保留有參考價值的作廢文件時，應加蓋紅色“作廢留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司司的文件件資料更更新主要要是在公公司內部部質量的的審核、管理評評審、外外部審核核、產品品結構發(fā)發(fā)生變化化時、組組織架構構發(fā)生變變動、發(fā)發(fā)生重大大安全事事故以及及其它需需要更新新的情況況下完成成，文件件的評審審要求同同7.22.2要要求執(zhí)行行。7.3 文件之之編號：7.3.1類別別代號：7.3.1.11“QM”：質質量手冊冊 7.3.1.22“QP”：質量量管

9、理程程序文件件 7.3.1.33“WI”：作業(yè)業(yè)方法、作業(yè)標標準、檢檢驗標準準、管理理制度7.3.1.44“FM”：質量量體系表表單、記記錄 7.3.2第一一階文件件編碼方方式： QM-01（Quality Manual）質量手冊7.3.3第二二階文件件編碼方方式： 質量管管理程序序文件：QP- (QQuallityy prroceedurre) 流水號號 對應IISO990011章節(jié)7.3.4第三三階文件件編碼方方式：WI- - （WWorkk Innstrructtionn） 流流水號部門編號號家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本

10、/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次4/8產品圖紙紙與材料料編碼規(guī)規(guī)則按照照研發(fā)部部的材材料編碼碼規(guī)則執(zhí)執(zhí)行。7.3.5第四四階文件件編碼方方式：表表單FM- -（FORRM） 流水水號 版本本 對應ISSO90000程程序文件件編號7.3.6第一一、二、三階文文件版本本以“版本/次”方式表表示：AA/0、A/11A/55、B/0、BB/17.3.7第四四階表單單：編號號及版本本一律標標識于表表單右下下方。如如版本需需要變化化以（AA、B、C）。7.3.8.外來文文件由文文控中心心編號并并統(tǒng)一管管理。7.3.9文件件內文架架構：7.3.9.11質量手手冊撰寫寫：質量手冊冊的內容容，依據據I

11、SOO90001220088標準要要求，結結合公司司的運作作需要展展開說明明。7.3.9.22第二階階文件（質質量程序序文件）內內文架構構應依下下述架構構撰寫：目的 二、適用用范圍三、職責責四、參考考文件五、定義義六、流程程圖七、流程程說明（程程序說明明）八、質量量記錄7.3.9.4第三三階文件件（作業(yè)業(yè)指導書書、作業(yè)業(yè)標準、檢驗標標準）規(guī)規(guī)定外框框、表頭頭，內文文及格式式架構不不限制家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次5/87.3.9.5部門門編號如如下：部門代碼部門代碼部門代碼生產部PD研發(fā)

12、部RD銷管部MD人力資源源部AD財務部FD采購部PC品管部QM總務部ZW市場部SC7.4 文件之之分發(fā)：7.4.1文件件之分發(fā)發(fā)7.4.1.11 受控控文件：在公司司環(huán)保、質量管管理體系系運行中中要執(zhí)行行的文件件，受控控性文件件接受更更改和換換版。7.4.1.22 非受受控文件件：本公公司環(huán)保保、質量量管理體體系運行行中不執(zhí)執(zhí)行的文文件，非非受控性性文件，不不接受更更改和換換版。7.4.2 受受控文件件分發(fā)前前由文控控中心制制作文文件與資資料發(fā)放放回收記記錄表FM-0401-002A經管理者代表核準后，通知相關部門領取文件；技術文件及資料由研發(fā)部實施管理。7.4.3分發(fā)發(fā)受控文文件時，文控中心

13、或研發(fā)部應將紅色“受控文件”章戳蓋于文件明顯之位置，未戳蓋紅色“受控文件”印章之文件或戳蓋“受控文件”章后再行復印的文件，一律無效。7.4.4受控控文件一一經修改改，文控控中心分分發(fā)新文文件時，應應同時收收回舊版版文件，并并戳蓋“作廢”章后作作廢（四四階文件件各使用用部門自自行銷毀毀）,可可作單面面紙再次次使用；非受控控性文件件修改后后分發(fā)，則則由使用用單位自自行銷毀毀舊文件件。保留在在文控中中心的“受控文文件”之正本本文件予予以明確確的標示示。7.4.5相關關文件分分發(fā)部門門規(guī)定：一階文文件和二二階文件件分發(fā)總總經理、分管領領導、各各部門經經理各一一份，生生產部各各車間主主任領取取與工作作直

14、接相相關的程程序文件件；三、四階文文件分發(fā)發(fā)各相關關使用部部門。其其他需領領用文件件資料的的單位及及個人須須填寫文文件和資資料領用用申請單單FMM-04401-0044A，經經批準后后方可領領用。7.5 外來來文件之之管理：7.5.1各部部門負責責收集相相關國家家、國際際標準的的最新版版本，由由文控中中心編號號并統(tǒng)一一管理，以以電子文文檔的格格式在SSERVVER中中共享，便便于相關關部門或或人員查查閱。外外來文件件由文控控中心編編入外外來文件件一覽家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次6/8表F

15、MM-04401-0033A存檔檔備案，相相關部門門領用標標準時需需填寫文文件和資資料領用用申請單單FMM-04401-0044A經文文控中心心批準后后加蓋紅紅色“外來文文件”章后進進行發(fā)放放，并作作好簽收收記錄。7.5.2外來來文件和和資料直直接引用用作為采采購、生生產、檢檢驗、校校驗等的的依據時時，需經經分管領領導以上上人員批批準，由由文控中中心列入入外來來文件一一覽表FM-0401-003A，分發(fā)管理同7.5.17.6 文件件之使用用：7.6.1各部部門使用用之文件件副本，需需與文控控中心之之正本同同一版本本（技術術文件同同設計研研發(fā)部），文控控中心隨隨時更新新文件資資料的有有效版本本文

16、件（技技術文件件除外），并并于公司司SERRVERR中隨時時更新便便于查索索，經相相關部門門核對版版本，以以確保文文件使用用之有效效性。如有不不符，應及時時反饋文文控中心心（研發(fā)部部）作更更新。7.6.2文件件應保持持整潔并并避免受受潮，若若不慎污污損、丟丟失或需需增發(fā)之之情形發(fā)發(fā)生，文文件致不不易閱讀讀，應開開立文文件和資資料領用用申請單單FMM-04401-0044A經管管理者代代表審核核后向文文控中心心申請補補發(fā)。7.6.3受控性性文件之之保管人人或使用用人離職職時，應應將文件件列入移移交，由由移交人人和接受受人到文文控中心心（研發(fā)部部）辦理理移交手手續(xù)簽字字確認。7.7文文件之保保存：

17、7.7.1使用用中或已已廢止之之正本文文件統(tǒng)一一由文控控中心（技技術資料料由研發(fā)發(fā)部）收收存。7.7.2文控控中心（研發(fā)部部）收存存之正本本文件及及各相關關承辦單單位收存存之受控控性文件件，皆應應指派專專人管理理。7.7.3文控控中心應應按文件件之類別別代號，分分別將文文件收集集成冊，建建立中心心檔案，妥妥善保存存。7.7.4正本本文件之之收發(fā)及及銷毀，文文控中心心皆應列列冊管理理并接受受查詢。7.7.5所有有與品質質管理系系統(tǒng)有關關之第一一、二、三階使使用文件件，皆應應永久保保存，已已廢止之之文件根根據需要要確定保保留期限限。質量記記錄由各各部門保保管，保保存期限限根據記記錄性質質確定。八、質量量記錄8.1文件修修訂/作作廢申請請單 FFM-004011-0001A家具有限限公司HESHHAN HOMME YYOUNNG FFURNNITUURE程序文件件版本/次次A/1文件與資資料控制制程序頁 次7/88.2文文件與資資料發(fā)放放回收記記錄表FM-0401-002A8.3外外來文件件一覽表表FMM-04401-0033A8.4文文件和資資料領用用申請單單 FFM-004011-0004A8.5程程序文件件清單