技術檔案資料管理規(guī)定

1、技術檔案資料管理規(guī)定第一章總那么第一條 為實現(xiàn)廣西XX水泥有限責任公司（以下簡稱公司） 技術檔案資料的規(guī)范化管理，更好地發(fā)揮其在工程建設、生產(chǎn)使用、 存檔管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法，國檔發(fā)19984 號文件基本建設工程檔案資料管理暫行規(guī)定及XX集團技術檔案 管理暫行方法，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。第二條技術檔案資料管理要做到：符合規(guī)范、準備充分、 責任到人；準確、完整、平安、利用四到位。第三條檔案室負責全公司工程技術檔案、資料的統(tǒng)籌管理, 由公司分管設備的領導分管，由辦公室進行日常管理，并接受集團工 程部技術檔案室的監(jiān)督和業(yè)務指導。第二章檔案資料的歸檔第四條 根據(jù)中華人民共和

2、國國家標準GB/T503282001“建 設工程文件歸檔整理規(guī)范”的要求，公司技術檔案歸檔范圍為如下內(nèi) 容：（一）基建類歸檔范圍：1、依據(jù)性材料 建設工程立項的有關報告、批復； 工程建議書、可行性研究報告、批復；建設工程選址意見書；（4）建設用地規(guī)劃許可證； 批準征用土地證明書；（6）征地紅線圖；環(huán)保審批表；建筑抗震審核意見書；（9）建筑設計防火審核意見書；建設工程規(guī)劃許可證；（11）本公司關于基本建設的重要的會議記要等文件材料。2、基礎性、設計性材料初步設計、擴初設計；工程地質(zhì)勘察報告。3、工程施工材料施工許可證、開工報告；（2）施工合同、協(xié)議書； 施工圖紙及圖紙會審記錄；（4）設計變更通知

3、單、工程聯(lián)系單；隱蔽工程驗收記錄；（6）單項工程質(zhì)量綜合評定材料。4、工程竣工驗收材料工程竣工驗收總結報告； 環(huán)保驗收證明、消防驗收證明、勞動平安衛(wèi)生驗收證明；工程竣工驗收證明書。5、竣工圖（二）設備類歸檔范圍：1、依據(jù)性材料設備購置報告、批復； 設備訂貨材料（設備采購招標材料、設備訂貨合同、基礎圖、 總裝配圖、主要技術參數(shù)等）； 設備到貨資料（裝箱清單、安裝說明書、維護使用說明書、 安裝圖紙、設備制造圖紙、產(chǎn)品合格證等）；（4）設備安裝資料（安裝招標文件、安裝合同等）。2、安裝施工資料安裝工程聯(lián)系單；設計變更單；調(diào)試記錄及檢測報告等。3、安裝竣工驗收材料工程安裝竣工驗收總結報告； 工程安裝竣

4、工驗收證明書；安裝工程決算書。(安裝竣工資料及竣工圖由施工單位編制，交集團技術檔案室)4、設備儀器修、配、改設備儀器修配改報告、批復；修、配、改施工圖紙；修、配、改施工記錄；(4)修、配、改工程驗收記錄。5、竣工圖第五條歸檔的要求1、歸檔的技術資料必須完整，內(nèi)容必須真實，要準確反映工程 建設的歷史過程；2、歸檔的技術資料必須是原件，材料的文字、圖面必須清晰， 不得用圓珠筆、鉛筆及紅墨水書寫；3、歸檔的技術資料一般一式二份；復印件一般只作檔案參考， 但補蓋原始印章或有領導簽字手跡的可視為原件；第六條歸檔的手續(xù)1、資料移交歸檔時，必須填寫“技術資料移交清單” 一式二 份，連同歸檔資料交公司檔案室。

5、2、檔案室在接收檔案時，必須逐項逐份檢查清點，確認無誤后 予以接收，交付人、接收人必須在“技術資料移交清單”上簽字， 交接雙方各執(zhí)一份。第七條歸檔的責任1、凡工程技術資料不完整、不準確、不系統(tǒng)、不及時歸檔和發(fā) 生問題的，由資料交付單位負責人負責；2、建設工程設備開箱必須通知工程處，由工程處人員負責驗收 隨機文件資料，并辦理隨機文件資料歸檔手續(xù)，對資料移交不及時、不完整的，要追究經(jīng)辦人的工作責任。第三章檔案的分類第八條檔案分類大綱1、類目設置。按工程性質(zhì)和用途從整體到局部，分層次進行類 目設置。本公司技術檔案分為：基本建設類、設備儀器類。每個一級 類目再視檔案形成的內(nèi)容下設二級、三級類目。2、分

6、類方法：基本建設類按工程性質(zhì)一一生產(chǎn)性設施、非生產(chǎn) 性設施分類；設備儀器類按設備種類一-主機設備、輔機設備分類。檔案分類表一級類目二級類目三級類目F基本建 設類1、綜合類1、依據(jù)性材料；2、基礎、設計性材料；3、總圖工程；2、生產(chǎn)性設施（按工藝順序、單項工程順序排列）3、非生產(chǎn)性設施1、辦公樓；。 立A 一4、其他G設備儀 器類1、綜合類1、依據(jù)性材料；2、主機設備（按工藝順序、按主機名稱排列。先1口工上二人型 、3、輔機設備（按工藝順序、按輔機名稱排列。先4rl工上UN空 、4、其他第九條檔案的編號1、由分類代號、案卷順序號和間隔號三局部組成。2、分類標識：一級類目代號：F基本建設類 G設備

7、儀器類。 二級及二級以下類目用阿拉伯數(shù)字順序排列。3、編號方法：采用四段編號法。即第一段為一級類目代號，第 二段為二級類目代號，第三段為三級類目代號，第四段為案卷順序號分類號與案卷順序號之間用破折號隔開。4、編號模式：案卷順序號破折號三級類目代號二級類目代號二級類目代號第四章檔案的保管與保護第十條公司檔案室應按照國家檔案局制定的技術檔案保管 期限的規(guī)定，對所接受的技術檔案準確地劃定保管期限；并按照檔案 庫房管理的“八防”（防火、防盜、防潮、防霉、防蟲鼠、防塵、防 光、防有害氣體）要求，對歸檔的資料進行科學的規(guī)范的保護，編制 檔案目錄索引，實行微機管理，提高查全率、查準率和利用率。第五章檔案的查

8、、借閱與復制第H-一條檔案的查、借閱1、查借閱人員范圍：本公司所屬單位的工程技術人員、專業(yè)管 理人員，均可到資料室按規(guī)定的查閱范圍和指定的閱覽地點查閱技術 資料，閱后立即歸還。2、技術資料的查、借閱范圍：不涉及保密性質(zhì)的技術資料均可 提供查、借閱；孤本原件資料一律不予外借，但可復制后出借。3、資料借閱審批制度：資料室收存的工程建設資料一般不外借，本公司技術人員確因 工作需要借出使用的，必須持工程處長簽字的借閱申請單，辦理借閱 手續(xù)方可借閱。職員在調(diào)離本公司、離退休或調(diào)離原工作崗位前，必須將本人 借用或持有的技術資料全部退還資料室。未經(jīng)資料室驗收簽字，公司 人事部門不予辦理調(diào)離（動）或退休手續(xù)。

9、外單位人員原那么上不得查、借閱本公司的技術資料，確因工作 需要必須要查、借閱時，須經(jīng)公司分管領導批準，重要的資料要經(jīng)公 司主要領導批準，再辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱。任何部門或個人 不得私自對外提供技術檔案資料。4、資料查、借閱要求資料查、借閱者要注意保護、保管好資料，不得在所查、借 閱資料上涂抹、撕頁、勾劃、圈點、修改或作其他標記。不得將所借資料私自轉(zhuǎn)借他人。借閱的資料要限期歸還，一般最長借期為一個月，到期仍需 要繼續(xù)使用的必須辦理續(xù)借手續(xù)。孤本一律不得外借，但可復制后出借。第十二條檔案的復制1、復制范圍：技改設計中需套用的圖紙可予復制；孤本圖紙、資料可予復制備查；設備檢修時現(xiàn)場易被污損的圖

10、紙可予復制；領導決策需要的資料可復制。2、屬保密性質(zhì)的技術檔案、資料不予復制。3、審批程序凡屬上述復制范圍的檔案，確因工作需要的，必須填寫復制申 請單，標明復制的資料名稱、份數(shù)（一般每次不超過一份）、經(jīng)辦人、 二級單位負責人，經(jīng)資料室審批后方可復制。重要技術資料或復制數(shù) 量較大的，須辦公室主任同意并報公司領導審批后復制。本公司的技術檔案原那么上不對外單位提供復制，確實需要提 供復制的，須經(jīng)公司領導批準，檔案室審核后予以復制，并收取本錢 費用。第六章檔案的鑒定與銷毀第十三條定期組織檔案鑒定。公司檔案室原那么上每年一次組 織有關專業(yè)委員會、有關專業(yè)人員等組成的鑒定小組，對擬銷毀的檔 案、資料進行專業(yè)鑒定，填寫“技術資料檔案鑒定表”，提出鑒定意 見，編制“銷毀清冊”，參加鑒定的人員在“銷毀清冊”上簽名，鑒定 的結果報公司領導審批。第十四條經(jīng)公司領導同意銷毀的檔案，由檔案室派專人與鑒 定小組指定的監(jiān)督人員共同執(zhí)行銷毀，確認銷毀之后，參加銷毀的人 員在“銷毀清冊”上簽名以示負責。第十五條 “技術資料檔案鑒定表”、“銷毀清冊”由檔案室存 檔備查。第十六條未經(jīng)鑒定的技術資料，