如何加強學校電子檔案管理的思考

1、如何加強學校電子檔案管理的考慮如何加強學校電子檔案管理的考慮電子文件以其傳輸快捷、可復制等優(yōu)點，正逐步代替紙質文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。筆者針對學校檔案管理的工作特點及存在的問題，強調加快電子檔案建立對在學校檔案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段進步檔案管理工作的效率，適應網絡信息時代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學校檔案工作者越來越關注的話題。一、學校檔案現(xiàn)狀及存在的問題一對檔案的重視程度不夠。檔案管理人員大多不是專職的，對檔案工作精力投入缺乏。長期以來，相當一局部人包括局部學校指導干部對檔案工作的認識都存在誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務性工作，只要守好

2、攤，不喪失，不泄密，能應付查檔就行了。這說明一些人對檔案工作缺乏理解，無視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現(xiàn)代教育管理需求。二制度不完善，管理隨意性強。學校部門多，教育教學管理工作繁雜，如涉及教務方面的工作有：教學方案管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理，等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經常被無視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進展增、刪、改等操作，使其與打印出來的紙質文件不一樣，從而失去歸檔保存的意義。三歸檔程序不明確，存儲載體不平安。目前很多學校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確，存儲過于分散，計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文

3、件就會喪失；一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題?；蜍洿疟P遭到損壞，極有可能造成電子文件遭到破壞，甚至出現(xiàn)資料全部喪失的嚴重后果。四歸檔不鑒定，真?zhèn)尾粎^(qū)分。歸檔電子文件的真假與價值，需要做區(qū)分及鑒定，假如電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件吞沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。二、電子檔案管理的利弊一電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性。1.依靠計算機強大的信息處理才能，能大大進步工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的

4、標準、統(tǒng)計、存儲都需要消耗大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料搜集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得非常方便，同時也具有很高的可靠性。2.通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質檔案調檔搜索煩瑣，對于遠間隔 共享或調度非常不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段及高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)管理，索引更靈敏，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要務實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。3.以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質文檔本錢要低。因為傳統(tǒng)檔案存儲媒質為紙張

5、，自然環(huán)境中的溫度濕度壽命短，所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣，儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強的穩(wěn)定性。二電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中存在的問題。一是電子檔案的平安性。在電子檔案使用過程中，因為計算機網絡化的快速開展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的平安。二是電子檔案的真實性問題，在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少標準化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對

6、應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完好性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案數(shù)據(jù)的完好性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時，可能造成信息喪失。另外，電子文件構造復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。三、學校電子檔案管理對策及考慮一健全規(guī)章制度，完善管理體系。1.明確分工，形成檔案管理網絡。學校檔案要實事求是地記錄學校各項工作、活動，記錄老師工作

7、業(yè)績、學生情況等，這些是學?？偨Y經歷、制訂方案、進展決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是老師評先晉級的憑證，學生成長的記錄。因此學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學的檔案管理體系，發(fā)揮檔案的積極作用，促進學校安康開展。2標準電子文件搜集工作。在紙質檔案管理中，檔案搜集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案搜集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的搜集歸檔有序標準，不僅會影響檔案的完好性，而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說，電子文件的搜集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基矗電子文件的特性決定了電子文件的搜集不同于紙質檔案，其搜集

8、、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，因為不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保存。但是，假如對正式的紙質文件有進展全文信息自動檢索的要求時，或者從保存文件重要修改正程的信息考慮，那么應對其進展搜集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，那么應及時搜集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標志關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。并應在搜集積累過程中制作成紙質拷貝件，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息喪失。3.健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與一樣內容的紙質公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文

9、書、檔案部門進展管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完好，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發(fā)布的要求，等等。4嚴格查閱制度。學校檔案保存要求完好、準確、系統(tǒng)、平安，便于開發(fā)利用，學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經學校相關負責人審批，嚴格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。二加大投入力度，充實硬件設備。加強電子檔案存儲設備及網絡的平安性。首先，保障存儲設備的平安，專機專用，定時進展軟硬件更新晉級，定期對設備進展管理維護，保證存儲設備的良好狀態(tài)；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的喪失；還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病

10、毒預防及檔案及時備份、嚴格規(guī)定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的平安性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的平安、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改良現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的平安保護程度。學校要積極開拓電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門裝備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的平安破綻，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動晉級。搞好檔案上傳、下載的平安等級和訪問權限。三加強隊伍建立，加強人員的技能培訓。進步管理人員素質。學校檔案工作的開展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務技能已經不能適應工

11、作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務知識和實際才能，還要樹立檔案管理信息化意識，純熟掌握計算機技術和網絡信息技術。組織檔案管理人員系統(tǒng)地學習檔案管理的根本知識，要求其純熟掌握計算機操作技術，靈敏運用檔案管理系統(tǒng)軟件，進步業(yè)務才能和綜合素質。加強人員的職業(yè)道德意識和平安操作標準培訓，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過標準的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的破綻，使檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原那么。積極主動做好檔案搜集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿，檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實搜集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在