十大提高工作效率的Outlook使用技巧

1、十大提高工作效率的Outlook使用技巧在我們平日的工作中，公司郵箱里面每天都會(huì)有別人或自己發(fā)的各種郵件幾乎是我們每個(gè)職場(chǎng)人每日必須處理的工作之一，那想要處理好這些工作就離不開郵箱的好伙伴Outlook。但多數(shù)職場(chǎng)人士并沒有參加過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，因此只能憑感覺來(lái)操作。其實(shí)無(wú)法掌握其中的一些核心用法，以致于自己的工作效率低下，甚至在工作中會(huì)犯一些低級(jí)工作錯(cuò)誤。針對(duì)這種情況，今天就來(lái)分享給大家一些在Outlook中常用的小技巧，希望能提升大家的職場(chǎng)效率。一、提醒非郵件會(huì)邀的日程：如果想要提醒自己一件重復(fù)在固定時(shí)間發(fā)生的事件，可以在outlook里給自己發(fā)一個(gè)會(huì)邀，設(shè)置為重復(fù)事件，邀請(qǐng)收件人為自己郵箱。如

2、此事件就會(huì)出現(xiàn)在outlook的日歷中：二、將日程中待辦事項(xiàng)電腦手機(jī)同步：（一）電腦操作：蘋果電腦打開日歷，電腦登入icloud，登入和手機(jī)一樣的app ID（二）手機(jī)操作：手機(jī)上icloud，賬戶也登錄進(jìn)去，設(shè)置 - icloud-使用icloud的應(yīng)用-打開日歷三、同步公司郵箱中的會(huì)邀到自己的日歷中：打開mac電腦日歷，登錄賬戶 Exchange 輸入公司郵箱賬戶和密碼登錄四、設(shè)置郵件定時(shí)發(fā)送有時(shí)寫好一封郵件，離完成期限還很久，立馬發(fā)送又怕后面情況變動(dòng)需要修改，想過(guò)幾天再發(fā)，又怕遺忘！此時(shí)你就可以使用Outlook郵件的“延遲傳遞”功能。具體操作步驟：第一步：點(diǎn)擊“新建電子郵件”-“選項(xiàng)”

3、-“延遲傳遞”；第二步：對(duì)話框中設(shè)置“傳遞時(shí)間不早于”-填寫日期 -填寫時(shí)間五、快速處理大量文件當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦行枰獙?duì)接多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，每個(gè)項(xiàng)目的郵件鋪面而來(lái)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你都不想打開郵箱了。其實(shí)郵件也是需要管理的，管理的好，工作效率非常高，也不會(huì)遺漏重要的工作安排。最開始就應(yīng)該制定規(guī)則，建立歸檔文件夾。具體操作步驟：第一步: 按照跟進(jìn)的項(xiàng)目名稱“新建文件夾”第二步:對(duì)文件夾“建立規(guī)則”第三步:對(duì)應(yīng)“發(fā)件人”或“主題”放入對(duì)應(yīng)文件夾六、發(fā)送郵件中為收件人設(shè)置時(shí)間提醒：假設(shè)我們每天要處理成千上百封郵件，這些郵件中的工作內(nèi)容都有不同的完成時(shí)間，其中有的比較重要需要反復(fù)提醒對(duì)方完成，可以在這樣的郵件中加上

4、時(shí)間提醒，這樣到了時(shí)間，就會(huì)有彈窗彈出，具體操作步驟：第一步：“郵件”標(biāo)簽 -后續(xù)工作 -添加提醒第二步：為收件人添加提醒 -選擇要提醒的時(shí)間七、自定義簽名檔很多時(shí)候，我們?cè)谑盏降泥]件中都能看到他人設(shè)置的精美簽名，那如何設(shè)置一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的簽名呢？簽名檔的內(nèi)容需要包括：姓名/部門/職位/聯(lián)系方式（座機(jī)號(hào)&郵件&工位地址等）。具體操作步驟如下：第一步：“文件”標(biāo)簽 -選項(xiàng)-郵件-簽名第二步：選擇自動(dòng)回復(fù)郵件的時(shí)間段-編輯公司內(nèi)部/公司外部的人收到自動(dòng)回復(fù)的內(nèi)容八、重要郵件存檔：一些重要的郵件可以選擇“另存為”，保存在電腦中。如果郵箱有大小限制，可以設(shè)置自動(dòng)歸檔，或每隔一段時(shí)間就按時(shí)間段手動(dòng)歸檔。具體操

5、作步驟：第一步：“文件”標(biāo)簽 -信息 -清理工具 -歸檔第二步：選擇自動(dòng)/手動(dòng)歸檔 -存儲(chǔ)位置九、休假自動(dòng)回復(fù)如果休假的話，為避免耽誤重要事情或不想被打擾的話，一般都會(huì)需要設(shè)置離開自動(dòng)回復(fù)，回復(fù)的內(nèi)容、以及在哪個(gè)時(shí)間段回復(fù)，都是可以設(shè)定好的。這樣如果同事發(fā)過(guò)來(lái)郵件，會(huì)收到自動(dòng)回復(fù)郵件。郵件的內(nèi)容一般包括在哪個(gè)時(shí)間段休假、如果有急事的話聯(lián)系方式、相關(guān)工作可以找backup的同事XX，或者manager。具體操作步驟：第一步：“文件”標(biāo)簽= 信息= 自動(dòng)回復(fù)第二步：選擇自動(dòng)回復(fù)郵件的時(shí)間段= 編輯公司內(nèi)部/公司外部的人收到自動(dòng)回復(fù)的內(nèi)容。10、如何撤回已發(fā)送的郵件如果不慎將錯(cuò)誤的郵件發(fā)出，撤回Outlook已發(fā)送郵件功能我們就需要用到，那在Outlook中我們?cè)趺磳⒁寻l(fā)送的郵件成功撤回呢，具體操作步驟：第一步：從Outlook左側(cè)定位到“已發(fā)送郵件”文件夾，點(diǎn)擊已發(fā)送的郵第二步： 在彈出的“撤回該郵件”對(duì)話框中選擇一種方式并選擇下面的復(fù)制框，最后單擊“確定”即可。然后此封郵件上面會(huì)提示在什么時(shí)候嘗試撤回此郵件。稍等一會(huì)，我們收到撤回郵件的通知，有“郵件撤回