信息化辦公-企業(yè)基本情況介紹

1、PowerPoint應(yīng)用篇企業(yè)基本情況介紹【背景與項(xiàng)目】在企事業(yè)的日常工作中，召開報(bào)告會是其中的一項(xiàng)工作。如何提高報(bào)告會的效果，在有效的時(shí)間內(nèi)提供更多的信息給聽眾，是信息化辦公中要解決的問題。PowerPoint 2010是當(dāng)前最流行的演示文稿制作軟件之一，它提供一系列易于使用的工具，使演示文稿更顯專業(yè)水準(zhǔn)。 【背景與項(xiàng)目】本項(xiàng)目以某企業(yè)的基本情況介紹為例，從企業(yè)運(yùn)作中實(shí)際遇到的問題入手，進(jìn)行案例演練，并一步步地建立演示文稿，靈活自如地應(yīng)用PowerPoint的各種高級技巧，展示企業(yè)的基本情況?！颈尘芭c項(xiàng)目】企業(yè)基本情況介紹內(nèi)容為企業(yè)的歷史、現(xiàn)狀產(chǎn)品的銷售、制造企業(yè)組織結(jié)構(gòu)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等針對這

2、些具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)格局統(tǒng)一且有特色的模板、利用配色方案更改顏色、應(yīng)用設(shè)計(jì)模板、表達(dá)企業(yè)內(nèi)容、打印幻燈片。通過該項(xiàng)目的學(xué)習(xí)可以掌握PowerPoint的高級應(yīng)用技能?！卷?xiàng)目分析】任何企業(yè)都有自己的視覺形象規(guī)范（VI），同樣，在演示文稿模板上也要體現(xiàn)企業(yè)的視覺形象規(guī)范（如企業(yè)徽標(biāo)、公司名稱、背景圖像等）。盡管PowerPoint附帶了一系列能表達(dá)不同應(yīng)用的設(shè)計(jì)模板供用戶選用，但實(shí)際應(yīng)用中是不夠的，所以用戶必須通過自定義的方式來創(chuàng)建體現(xiàn)企業(yè)視覺形象的演示模板?！卷?xiàng)目分析】創(chuàng)建用戶自定義的模板要在母版中進(jìn)行，對幻燈片母版可以更改母版的背景設(shè)計(jì)，更改放映中標(biāo)題文本的字體、配色方案、占位符的字體、樣式、

3、大小和位置、項(xiàng)目符號樣式等，以滿足企業(yè)各種應(yīng)用的需求。【項(xiàng)目分析】使用組織結(jié)構(gòu)圖描述機(jī)構(gòu)或組織的結(jié)構(gòu)，可以更加形象與清晰地表達(dá)內(nèi)容。使用更改版式可以根據(jù)版面內(nèi)容的需要靈活布局。使用圖表描述數(shù)據(jù)，可以更直觀地表示出數(shù)據(jù)的對比效果。【項(xiàng)目分析】企業(yè)演示文稿還經(jīng)常要用到數(shù)據(jù)表格，可利用Excel或Word制作數(shù)據(jù)表格，再使用PowerPoint的插入對象功能來導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)表格。本項(xiàng)目用PowerPoint制作完成“公司基本情況介紹”的幻燈片瀏覽視圖，如圖所示。企業(yè)案例瀏覽視圖 【實(shí)施】 1創(chuàng)建自己的模板模板是一個演示文稿文件，是將所設(shè)置的母版和配色方案存儲成一個文件后，可重復(fù)使用這些設(shè)置。一個模板中

4、包含母版、格式定義、顏色定義和其他元素等信息，但不包含幻燈片內(nèi)容。1創(chuàng)建自己的模板所謂母版，就是一種特殊的幻燈片，它包含了幻燈片文本和頁腳（如日期、時(shí)間和幻燈片編號）等占位符，這些占位符控制了幻燈片的字體、字號、顏色（包括背景色）、陰影和項(xiàng)目符號樣式等版式要素。如果想對演示文稿的所有幻燈片做統(tǒng)一的修改或設(shè)置，就可以使用幻燈片母版，母版中的信息是所有幻燈片的共有信息。1創(chuàng)建自己的模板企業(yè)希望為演示文稿自定義模板，其中包含企業(yè)的徽標(biāo)、組織名稱和獨(dú)特背景，并使用自己選擇的顏色和字體。要創(chuàng)建自己定義的模板，就要使用母版。1創(chuàng)建自己的模板1）啟動PowerPoint 2010，新建一個演示文稿。2）單擊

5、“視圖”“母版”“幻燈片母版”，顯示幻燈片母版視圖。母版一般應(yīng)包含兩類：幻燈片母版和標(biāo)題母版。默認(rèn)情況下會自動產(chǎn)生幻燈片母版，如圖 9.2所示。圖9.2 幻燈片母版視圖圖9.3 編輯母版標(biāo)題樣式1創(chuàng)建自己的模板3）設(shè)置幻燈片母版標(biāo)題樣式、文本樣式。 單擊母版標(biāo)題文本框的邊框，右擊，彈出快捷菜單，如圖9.3所示，選擇“字體”。在彈出的對話框中選擇“中文字體”為“黑體”，“字形”為“常規(guī)”，“字號”為44，“效果”為“陰影”。單擊“確定”按鈕完成幻燈片母版標(biāo)題樣式的設(shè)置。默認(rèn)的文本樣式共有5級，文本樣式可以用同樣的方法設(shè)置字體、字形、字號。1創(chuàng)建自己的模板4）更改項(xiàng)目符號。分別選中“單擊此處編輯母

6、版文本樣式”、“第二級、第三級”等字符，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“項(xiàng)目符號”命令，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，如圖 9.4所示，設(shè)置一種項(xiàng)目符號樣式后，單擊“確定”按鈕退出，即可為相應(yīng)的內(nèi)容設(shè)置不同的項(xiàng)目符號樣式。圖9.4 “項(xiàng)目符號和編號”對話框圖9.5 幻燈片母版和標(biāo)題母版1創(chuàng)建自己的模板5）添加標(biāo)題母版。 設(shè)置標(biāo)題母版。標(biāo)題母版一般用于每個演示文稿的第一張幻燈片，主要包含標(biāo)題占位符和副標(biāo)題占位符。單擊“幻燈片母版”下一張幻燈片，在編輯窗口出現(xiàn)標(biāo)題版式母版，將主標(biāo)題字體設(shè)為“黑體”，如圖 9.5所示。1創(chuàng)建自己的模板6）設(shè)置統(tǒng)一的幻燈片背景在幻燈片母版邊緣右擊，系統(tǒng)彈出快捷菜單，選擇

7、“設(shè)置背景格式”，系統(tǒng)出現(xiàn)圖 9.6對話框。單擊“漸變填充”，下拉“預(yù)設(shè)顏色”，系統(tǒng)出現(xiàn)調(diào)色板選擇框，如圖 9.7所示。選擇“雪后初晴”，返回“設(shè)置背景格式”對話框，單擊“全部應(yīng)用”按鈕關(guān)閉對話框，此時(shí)選擇的背景應(yīng)用于所有的母版。圖9.6 “背景”對話框圖9.7 設(shè)置填充效果1創(chuàng)建自己的模板（7）在母版上使用配置主題與修改主題。 1）套用主題 PowerPoint2010預(yù)設(shè)演示文稿的一組主題，提供了豐富的色彩搭配、字體設(shè)置等。單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“主題”功能區(qū)中陳列了多個主題，單擊右側(cè)滾動條下面的按鈕可以展開更多，如圖 9.8所示。選擇一個合適的主題，單擊應(yīng)用該主題。圖 9.8 幻燈片主題

8、設(shè)計(jì)選項(xiàng)卡1創(chuàng)建自己的模板2）修改主題 用戶可通過“顏色”、“字體”、“效果”對主題進(jìn)行修改。單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，下拉“主題”功能區(qū)中的“顏色”，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖 9.9所示。其中“自定義”下的列表是用戶自行建立的，“內(nèi)置”下面的下拉列表是系統(tǒng)提供的。若要改變顏色，可單擊“新建主題顏色”，系統(tǒng)彈出如圖 9.10所示的對話框。 圖 9.9 顏色選擇下拉列表圖 9.10 “新建主題顏色”對話框1創(chuàng)建自己的模板8）設(shè)置母版的頁眉和頁腳。單擊“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”功能區(qū)中的“頁眉和頁腳”，系統(tǒng)打開“頁眉和頁腳”對話框，對日期區(qū)、頁腳區(qū)、數(shù)字區(qū)進(jìn)行格式化設(shè)置，如圖 9.11所示。圖9.11 “頁眉和頁

9、腳”對話框1創(chuàng)建自己的模板9）添加其他修飾圖案。在母版中插入圖片后，這些圖片也會出現(xiàn)在同類母版幻燈片中相應(yīng)的位置（下面以“幻燈片母版”來說明）。如果希望在所有的幻燈片左下角都顯示企業(yè)徽標(biāo)，可選擇幻燈片母版，單擊“插入”選項(xiàng)卡，單擊“圖像”功能區(qū)中的“圖片”，系統(tǒng)打開“插入圖片”對話框，用戶從中選擇企業(yè)徽標(biāo)的圖片文件，單擊“插入”按鈕，將企業(yè)徽標(biāo)圖片插入母版中，調(diào)整圖片的大小，將圖片放置在左下角。用同樣方法在幻燈片母版上插入企業(yè)的其他圖案，也可以用“自選圖形”繪制符合企業(yè)特色要求的圖形，如圖 9.12所示。圖 9.12添加了裝飾圖片的母版1創(chuàng)建自己的模板10）保存自定義模板。單擊“文件”選項(xiàng)卡，

10、單擊“另存為”，打開“另存為”對話框，選擇保存類型為“PowerPoint 模板（*.potx）”，默認(rèn)的保存路徑為Office安裝目錄下的“Templates”，如圖 9.13所示。也可以選擇特定的路徑保存模板文件。圖9.13 “另存為”對話框2內(nèi)容的表達(dá)（1）使用和更改版式幻燈片自動版式是將幻燈片常用的對象組合設(shè)計(jì)而成，使用自動版式創(chuàng)建幻燈片，有助于使演示文稿具有統(tǒng)一的外觀。PowerPoint提供25種版式，每種版式的版面設(shè)置各不相同。版面中的虛框稱為占位符，按提示插入對象。2內(nèi)容的表達(dá)在“新建幻燈片任務(wù)”或者在當(dāng)前幻燈片處右擊鼠標(biāo)，系統(tǒng)彈出圖 9.14右邊的版式選擇對話框，選擇“兩欄內(nèi)

11、容”，即可滿足圖 9.14左邊幻燈片內(nèi)容的輸入與修飾。圖9.14 標(biāo)題和兩欄文本版式2內(nèi)容的表達(dá)（2）應(yīng)用設(shè)計(jì)模板應(yīng)用設(shè)計(jì)模板是利用PowerPoint提供的某一個現(xiàn)有的模板來自動快速形成幻燈片的外觀。2內(nèi)容的表達(dá) 定位到相應(yīng)的幻燈片。單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“主題”功能區(qū)中陳列了多個主題，單擊右側(cè)滾動條下面的按鈕可以展開更多，如圖 9.8所示。單擊“瀏覽主題（M）”打開如圖 9.15所示的“選擇主題或主題文檔”對話框，“主題”模板的存放路徑是C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplatesPresentation Designs，找到后可以從列表中選擇主題，如選

12、中名為“capsules.dot”的主題，單擊“應(yīng)用”生效。若對效果不滿意還可照此方法重新設(shè)置其他的主題。按Ctrl+Z，恢復(fù)原來的樣式。圖9.15 選擇主題圖9.16 主題效果2內(nèi)容的表達(dá)（3）使用數(shù)據(jù)表格制作企業(yè)演示文稿經(jīng)常要用到數(shù)據(jù)表格，而數(shù)據(jù)表格習(xí)慣用Excel或Word制作，只要將已制作好的Excel或Word表格插入到幻燈片中就可以了。2內(nèi)容的表達(dá)1）定位到相應(yīng)的幻燈片，單擊“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”功能區(qū)的“對象”，系統(tǒng)打開“插入對象”對話框，如圖 9.17所示，選中“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)，通過其中的“瀏覽”按鈕，選擇需要插入的表格文件，單擊“確定”按鈕返回，并調(diào)整表格的大小。圖9

13、.17 “插入對象”對話框2內(nèi)容的表達(dá)2）在幻燈片中修改由Word創(chuàng)建的企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)表，雙擊表格處，系統(tǒng)如圖 9.18所示。用戶可以從中直接進(jìn)行數(shù)據(jù)修改，修改完畢后，雙擊表格外的任一處，數(shù)據(jù)修改完畢，系統(tǒng)返回PPT編輯狀態(tài)。圖9.18 插入Word文檔表格2內(nèi)容的表達(dá)（4）插入圖表這也是制作幻燈片時(shí)經(jīng)常使用的內(nèi)容表達(dá)方式。表格不能直觀地表示出數(shù)據(jù)的對比效果，而圖表可以表達(dá)這種效果。使用條形圖、餅圖、面積圖等圖表表示數(shù)據(jù)，可以使比較枯燥的數(shù)據(jù)變得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。2內(nèi)容的表達(dá)單擊“插入”選項(xiàng)卡，單擊“插圖”功能區(qū)的“圖表”命令，系統(tǒng)彈出“圖表類型”選擇對話框。選擇“分離式三維

14、餅圖”，系統(tǒng)彈出如圖 9.19所示的產(chǎn)品銷售圖表。修改Excel表中的數(shù)據(jù)，再進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。圖表設(shè)置可實(shí)現(xiàn)更改圖表類型、編輯數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)系列設(shè)置等。圖9.19 產(chǎn)品銷售圖表2內(nèi)容的表達(dá)（5）使用組織結(jié)構(gòu)圖組織結(jié)構(gòu)圖的用途廣泛，可以用來描述機(jī)構(gòu)或組織的結(jié)構(gòu)、事務(wù)處理的流程、工程項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和科學(xué)實(shí)驗(yàn)的路線等。PowerPoint 2010為解決這類問題設(shè)置了一種對象，稱為組織結(jié)構(gòu)圖。在介紹企業(yè)部門的人員組成及工作崗位時(shí)，用組織結(jié)構(gòu)圖來表示是一種很好的方法。2內(nèi)容的表達(dá)單擊“插入”選項(xiàng)卡，在“插圖”功能區(qū)中單擊“SmartArt”，在彈出的“選擇SmartArt圖形”對話框中選中“層次結(jié)構(gòu)”，在中部的

15、列表區(qū)中選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖 9.20所示。圖 9.20“選擇SmartArt圖形”對話框圖9.21 用“組織結(jié)構(gòu)圖”功能創(chuàng)建公司組織結(jié)構(gòu)圖根據(jù)要求進(jìn)行增加、刪除下屬等操作后的效果圖3演示文稿的打印默認(rèn)情況下，在PowerPoint中打印幻燈片時(shí)，每次只在一張紙上打印一張幻燈片的內(nèi)容。通過設(shè)置可以讓PowerPoint按講義等方式打印幻燈片。3演示文稿的打印打開要打印的演示文稿，單擊“文件”選項(xiàng)卡，選項(xiàng)“打印”，打開“打印”對話框，下拉“設(shè)置”下面的“整頁幻燈片”，系統(tǒng)彈出如圖 9.22所示的選擇框。圖 9.22 講義打印設(shè)置3演示文稿的打印設(shè)置打印內(nèi)容為“講義”，每頁幻燈片數(shù)為3

16、，此時(shí)在屏幕的右邊顯示如圖 9.23所示的“預(yù)覽”打印效果，單擊“打印”按鈕即可開始打印。圖 9.23 設(shè)置“講義”的打印效果【總結(jié)】在介紹公司基本情況等商務(wù)活動中，用PowerPoint做簡潔的幻燈片，可以使溝通更加有效。要求如下：選用合適的母版根據(jù)企業(yè)呈現(xiàn)的特色要求選用不同的色彩搭配根據(jù)母版的色調(diào)將圖進(jìn)行美化，裝飾圖的使用應(yīng)符合主題，大小、顏色不能喧賓奪主，要調(diào)整顏色、陰影、立體、線條，美化表格、突出文字等。盡量選擇同一個底色的模板，至少要在文字或圖片的地方保持同一顏色?！究偨Y(jié)】選用合適的母版，根據(jù)企業(yè)呈現(xiàn)的特色要求選用不同的色彩搭配，根據(jù)母版的色調(diào)將圖進(jìn)行美化，裝飾圖的使用應(yīng)符合主題，大

17、小、顏色不能喧賓奪主，要調(diào)整顏色、陰影、立體、線條，美化表格、突出文字等。盡量選擇同一個底色的模板，至少要在文字或圖片的地方保持同一顏色。盡量選用PowerPoint2010主帶的主題【總結(jié)】PowerPoint內(nèi)容的表達(dá)要多用圖表、圖示，少用文字。如果內(nèi)容過多或用圖無法表現(xiàn)時(shí)，就用表格來表現(xiàn)，表格不能表示時(shí)才用文字進(jìn)行說明?！緦?shí)踐與體會】1制作一份企業(yè)基本情況的演示文稿，具體要求如下：1）創(chuàng)建一個幻燈片模板文件，設(shè)置和修改模板的各個組成部分，能體現(xiàn)出PowerPoint的基本功能：占位符、幻燈片版式、幻燈片配色、背景等，將模板文件保存成mytemp.pot文件。2）標(biāo)題和內(nèi)容自己擬訂，要能反映出一個企業(yè)的基本情況。3）要求演示文稿圖、文、表并茂，6張幻燈片以上。4）將修改后的演示文稿保存為myfile3.ppt文件?！緦?shí)踐與體會】2體會創(chuàng)建自定義模板過程，區(qū)分母版與模板的差異。 銷售副總裁 2008 年 8 月 80 日公司基本情況介紹我們的宗旨以人為本，品質(zhì)至上公司歷史1979探險(xiǎn)專用裝備有限公