淺談水利工程檔案的建設(shè)和管理

1、淺談水利工程檔案的建立和管理 王秀芳張光焰王建春水利工程檔案是水利部門在從事各種活動及水利工程在建立運行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實的歷史記錄，是在工作中進展查考、研究、決策的重要根據(jù)，更是信息的源泉。在重大早、澇災(zāi)面前，國家財產(chǎn)、人民生命受到威脅的時候，檔案中一個小小的數(shù)字，一句簡單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護國家財產(chǎn)、人民生命的平安，所防止的損失無法用數(shù)字衡量。首先，要進步基層水利單位主管指導(dǎo)的建檔意識。水利部門要把基層水利單位建檔、晉級工作作為年終先進單位考評之一，而基層水利單位的檔案成績好壞也要作為指導(dǎo)政績的考核條件。同時，水利主管部門要建立健全工作責(zé)任制

2、，要指定每個基層水利單位的主管指導(dǎo)為檔案負責(zé)人，每個單位設(shè)一個檔案員，做到一級抓一級，層層抓落實。其次，基層單位主管指導(dǎo)在日常工作中，要監(jiān)視檔案員肩負起檔案資料搜集的責(zé)任。最后，要健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責(zé)任制、查閱制度等。一、指導(dǎo)重視，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完好性水利工程一般都是國家重點工程，其建立規(guī)模大、時間長、要求嚴，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如不及時記錄、搜集、歸檔，對工程建立和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細、全面地記載施工過程，并及時搜集歸檔，沒有指導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認真負責(zé)，沒有檔案人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的。二

3、、把好建章立制關(guān)，為工程檔案標準管理提供可靠根據(jù)水利工程建立工程的各參建單位必須建立、健全工程檔案各項管理制度，明確工程檔案的分管指導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，將工程文件的形成、積累和管理列入有關(guān)指導(dǎo)、部門、人員的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制。在工程建立開始，就應(yīng)根據(jù)國家?檔案法?及水利部?科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定?，結(jié)合本工程管理的特點，編制本工程詳盡的檔案搜集、整理、分類編號、開工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。只有通過制定工程檔案管理制度，統(tǒng)一標準與要求并加以落實，及時指導(dǎo)各施工監(jiān)理單位，才能使檔案搜集歸檔有序開展，分類整理有章可循，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、標準，保證施工技術(shù)

4、材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量有保證，資料真實可靠，開工圖與實物相符。(一)為改善檔案保管條件，加強檔案室建立，裝備了檔案密集架、滅火器等一系列設(shè)備，保證檔案管理到達防盜、防鼠、防蟲等“八防要求。同時。還裝備了錄像機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，根本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理標準，從未發(fā)生過檔案資料的喪失、損壞、泄密等現(xiàn)象。(二)對于水利工程的建立，在基層工作的同志一般都很少參與，對其中的檔案管理更是陌生。因此，工程檔案管理人員要不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重進步業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作才能，增強責(zé)任心和榮譽感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)絡(luò)

5、，使大型水利工程建立的檔案管理到達高標準的管理程度。轉(zhuǎn)貼于論文聯(lián)盟.ll.三、系統(tǒng)科學(xué)的管理好水利工程檔案只有完好、準確、系統(tǒng)的檔案，才能滿足工程建立、工管理管理工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的根底和保證。因此，必須重視并好檔案的管理開作。(一)指導(dǎo)重視檔案工作是管好、用好檔案的關(guān)鍵?？萍紮n案管理是單位科技、消費管理的重要組成部分，指導(dǎo)應(yīng)加以重視和關(guān)注，使其在制度上、資金積累上、人員裝備上得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能和作用。(二)通過規(guī)章制度的建立，使檔案工作納入科技、消費管理之中，把科技檔案的形成、積累、整理工作形成制度并與個人的經(jīng)濟利益掛鉤。即工程設(shè)計、施

6、工或開工，工程負責(zé)人在資料形成過程中對資料的搜集和整理負責(zé)；之后，又必須對檔案進展鑒定、整理，并完好地移交檔案室，憑移交單才能報銷或結(jié)算差旅費、出差補巾費。檔案工作人員也必須時時催促和指導(dǎo)檔案的搜集、整理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時更正。這樣，使科技檔案從產(chǎn)生和形成的那一刻起，就有人對它的搜集、整理、歸檔以及完好性、準確性負責(zé)。(三)科學(xué)管理工程檔案，對工程按性質(zhì)和工程進展分類，在任務(wù)下達時就同步進展。即由工程負責(zé)人到檔案室領(lǐng)取工程檔案號，使之在設(shè)計過程中就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上。這樣，不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的，都能很快地歸納到它應(yīng)在位置，不僅為文件資料的搜集、整理，以及檔案

7、的完好性、系統(tǒng)性提供了保證，同時也為歸檔工作打下了很好的根底，無須再作另外的處理，只要按檔案號進展清點后(一個檔案號也就是一個案卷)，填寫卷內(nèi)目錄，著錄、登記完畢即可按號上架，進入提供利用工作。此外，需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)大多數(shù)都反映在檔案號和明細帳上了，不必專門進展。所有這些，既節(jié)省時間，又節(jié)省人力。當以上工作完成之后，科技人員利用檢索工具查找到所需檔案，只要把檔案號告訴檔案員，數(shù)分鐘之內(nèi)既可準確無誤地提供給對方。(四)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會開展的必然趨勢，引進計算機技術(shù)對檔案進展自動化管理無疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向開展。(五)檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要真正做好新時期檔案管理工作，運用現(xiàn)代化辦公手段，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。一是要進步思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強效勞意識，具備良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)；二是要進步業(yè)務(wù)