淺談水利工程檔案的建設(shè)和管理

1、淺談水利工程檔案的建立和管理 王秀芳張光焰王建春水利工程檔案是水利部門在從事各種活動(dòng)及水利工程在建立運(yùn)行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實(shí)的歷史記錄，是在工作中進(jìn)展查考、研究、決策的重要根據(jù)，更是信息的源泉。在重大早、澇災(zāi)面前，國(guó)家財(cái)產(chǎn)、人民生命受到威脅的時(shí)候，檔案中一個(gè)小小的數(shù)字，一句簡(jiǎn)單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、人民生命的平安，所防止的損失無(wú)法用數(shù)字衡量。首先，要進(jìn)步基層水利單位主管指導(dǎo)的建檔意識(shí)。水利部門要把基層水利單位建檔、晉級(jí)工作作為年終先進(jìn)單位考評(píng)之一，而基層水利單位的檔案成績(jī)好壞也要作為指導(dǎo)政績(jī)的考核條件。同時(shí)，水利主管部門要建立健全工作責(zé)任制

2、，要指定每個(gè)基層水利單位的主管指導(dǎo)為檔案負(fù)責(zé)人，每個(gè)單位設(shè)一個(gè)檔案員，做到一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。其次，基層單位主管指導(dǎo)在日常工作中，要監(jiān)視檔案員肩負(fù)起檔案資料搜集的責(zé)任。最后，要健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責(zé)任制、查閱制度等。一、指導(dǎo)重視，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完好性水利工程一般都是國(guó)家重點(diǎn)工程，其建立規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、搜集、歸檔，對(duì)工程建立和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時(shí)搜集歸檔，沒有指導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的。二

3、、把好建章立制關(guān)，為工程檔案標(biāo)準(zhǔn)管理提供可靠根據(jù)水利工程建立工程的各參建單位必須建立、健全工程檔案各項(xiàng)管理制度，明確工程檔案的分管指導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，將工程文件的形成、積累和管理列入有關(guān)指導(dǎo)、部門、人員的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制。在工程建立開始，就應(yīng)根據(jù)國(guó)家?檔案法?及水利部?科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定?，結(jié)合本工程管理的特點(diǎn)，編制本工程詳盡的檔案搜集、整理、分類編號(hào)、開工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。只有通過制定工程檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與要求并加以落實(shí)，及時(shí)指導(dǎo)各施工監(jiān)理單位，才能使檔案搜集歸檔有序開展，分類整理有章可循，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、標(biāo)準(zhǔn)，保證施工技術(shù)

4、材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量有保證，資料真實(shí)可靠，開工圖與實(shí)物相符。(一)為改善檔案保管條件，加強(qiáng)檔案室建立，裝備了檔案密集架、滅火器等一系列設(shè)備，保證檔案管理到達(dá)防盜、防鼠、防蟲等“八防要求。同時(shí)。還裝備了錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，根本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理標(biāo)準(zhǔn)，從未發(fā)生過檔案資料的喪失、損壞、泄密等現(xiàn)象。(二)對(duì)于水利工程的建立，在基層工作的同志一般都很少參與，對(duì)其中的檔案管理更是陌生。因此，工程檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重進(jìn)步業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作才能，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)

5、，使大型水利工程建立的檔案管理到達(dá)高標(biāo)準(zhǔn)的管理程度。轉(zhuǎn)貼于論文聯(lián)盟.ll.三、系統(tǒng)科學(xué)的管理好水利工程檔案只有完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，才能滿足工程建立、工管理管理工作對(duì)檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的根底和保證。因此，必須重視并好檔案的管理開作。(一)指導(dǎo)重視檔案工作是管好、用好檔案的關(guān)鍵?？萍紮n案管理是單位科技、消費(fèi)管理的重要組成部分，指導(dǎo)應(yīng)加以重視和關(guān)注，使其在制度上、資金積累上、人員裝備上得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能和作用。(二)通過規(guī)章制度的建立，使檔案工作納入科技、消費(fèi)管理之中，把科技檔案的形成、積累、整理工作形成制度并與個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。即工程設(shè)計(jì)、施

6、工或開工，工程負(fù)責(zé)人在資料形成過程中對(duì)資料的搜集和整理負(fù)責(zé)；之后，又必須對(duì)檔案進(jìn)展鑒定、整理，并完好地移交檔案室，憑移交單才能報(bào)銷或結(jié)算差旅費(fèi)、出差補(bǔ)巾費(fèi)。檔案工作人員也必須時(shí)時(shí)催促和指導(dǎo)檔案的搜集、整理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)更正。這樣，使科技檔案從產(chǎn)生和形成的那一刻起，就有人對(duì)它的搜集、整理、歸檔以及完好性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。(三)科學(xué)管理工程檔案，對(duì)工程按性質(zhì)和工程進(jìn)展分類，在任務(wù)下達(dá)時(shí)就同步進(jìn)展。即由工程負(fù)責(zé)人到檔案室領(lǐng)取工程檔案號(hào)，使之在設(shè)計(jì)過程中就反映在設(shè)計(jì)文件和每一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙上。這樣，不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的，都能很快地歸納到它應(yīng)在位置，不僅為文件資料的搜集、整理，以及檔案

7、的完好性、系統(tǒng)性提供了保證，同時(shí)也為歸檔工作打下了很好的根底，無(wú)須再作另外的處理，只要按檔案號(hào)進(jìn)展清點(diǎn)后(一個(gè)檔案號(hào)也就是一個(gè)案卷)，填寫卷內(nèi)目錄，著錄、登記完畢即可按號(hào)上架，進(jìn)入提供利用工作。此外，需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)大多數(shù)都反映在檔案號(hào)和明細(xì)帳上了，不必專門進(jìn)展。所有這些，既節(jié)省時(shí)間，又節(jié)省人力。當(dāng)以上工作完成之后，科技人員利用檢索工具查找到所需檔案，只要把檔案號(hào)告訴檔案員，數(shù)分鐘之內(nèi)既可準(zhǔn)確無(wú)誤地提供給對(duì)方。(四)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)開展的必然趨勢(shì)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)展自動(dòng)化管理無(wú)疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向開展。(五)檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)，還要真正做好新時(shí)期檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。一是要進(jìn)步思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強(qiáng)效勞意識(shí)，具備良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)；二是要進(jìn)步業(yè)務(wù)