淺談秘書工作中的“補(bǔ)位”

1、淺談秘書工作中的“補(bǔ)位淺談秘書工作中的補(bǔ)位秘書工作與指導(dǎo)工作具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，有人認(rèn)為秘書工作相對于指導(dǎo)工作而言具有附屬性，這種說法，早在1990年就有學(xué)者提出了異議，并就秘書工作是否附屬于指導(dǎo)工作做了邏輯層面的分析，筆者認(rèn)為秘書工作在協(xié)助指導(dǎo)工作之外，還應(yīng)具有主動性和獨(dú)立性。所謂補(bǔ)位，即是秘書工作主動性的一個表現(xiàn)，指的是秘書在指導(dǎo)不能及之處，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，協(xié)助指導(dǎo)完成管轄范圍內(nèi)的所有工作。秘書工作，從某種角度來說，本身就是對指導(dǎo)工作的一個補(bǔ)位，一個好的秘書，在性格上，知識構(gòu)造上，工作分工上都能為指導(dǎo)補(bǔ)位，從而更好地輔助指導(dǎo)的工作。案例1：指導(dǎo)雖然所處位置較高，但在知識構(gòu)造上也有較

2、弱的方面，身為指導(dǎo)秘書的小劉，因其法律專業(yè)出身，具備良好的法律素養(yǎng)，在涉及法律相關(guān)的文件，看得都能比一般同事更透徹一些，所以在法律這一塊給指導(dǎo)提供了很大的幫助，受到了指導(dǎo)的賞識。這是小劉在專業(yè)知識上的一種補(bǔ)位。指導(dǎo)的工作往往具有全局性，職位越重要的指導(dǎo)管轄的事務(wù)越多，光靠指導(dǎo)一人很難周全到各處，這時就要靠秘書眼觀六路，耳聽八方，在發(fā)現(xiàn)指導(dǎo)未能照顧到的事務(wù)時，及時補(bǔ)位，自己主動做好協(xié)調(diào)工作，及時提醒指導(dǎo)，完成工作。案例2：張秘書在安排好指導(dǎo)一天行程后，發(fā)現(xiàn)了一件因指導(dǎo)忙于其他工作而擱置下來的工作，指導(dǎo)近幾日會議不斷，更是無暇理會，張秘書根據(jù)以往的經(jīng)歷，先對該事務(wù)做出判斷，在指導(dǎo)開會期間提早擬出了

3、幾個不同的方案，等指導(dǎo)回來定奪，會后張秘書根據(jù)指導(dǎo)所批的方案立即處理了這件已經(jīng)拖了好幾天的工作，很好地協(xié)助了指導(dǎo)的工作。這種補(bǔ)位關(guān)系到秘書工作的主動性，秘書不僅要協(xié)助指導(dǎo)完成看得見的事務(wù)，還要能關(guān)注到指導(dǎo)容易無視的工作，才能真正做到補(bǔ)位。如何做好補(bǔ)位工作，要注意以下幾點(diǎn)：一、補(bǔ)位有心，同心同頻，多積累，把握工作進(jìn)度和截止時間補(bǔ)位的前提是要熟悉理解指導(dǎo)的各項(xiàng)工作，做到心中有數(shù)，才能萬無一失地配合指導(dǎo)完成工作，理解各項(xiàng)工作的進(jìn)度和截止時間，及時察漏補(bǔ)漏。其次，在日常的工作中，不僅要與指導(dǎo)保持同心同頻，更要在指導(dǎo)顧及不到或者顧及較少的部分多留心，及時發(fā)現(xiàn)問題，并協(xié)助指導(dǎo)解決問題；第三，除了關(guān)注指導(dǎo)的

4、工作，還要多留心積累各類有用的信息，掌握豐富的信息量，完善知識構(gòu)造；此外，還要學(xué)會在處理指導(dǎo)交辦的事務(wù)時，多留心指導(dǎo)處理事務(wù)的習(xí)慣，從平日的工作中吸收經(jīng)歷，這樣在遇緊急事務(wù)時才可沉著應(yīng)對。細(xì)心的秘書還可以提早對指導(dǎo)負(fù)責(zé)的常規(guī)工作，做一個deadline，什么時候應(yīng)該完成什么事項(xiàng)，秘書應(yīng)該要比指導(dǎo)更清楚，這樣才能在恰當(dāng)?shù)臅r候提醒指導(dǎo)，在指導(dǎo)忽略某事的時候及時補(bǔ)位。二、補(bǔ)位有為，分清主次，多反思，主動提供可行性方案在補(bǔ)位時，首先，要特別本卷須知的緊急程度和重要程度。分清緊急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不斷反思，不斷優(yōu)化自己的工作方式，進(jìn)步自己的工作才能，

5、在工作時，要經(jīng)?？偨Y(jié)自己在工作中容易遺忘之處，經(jīng)常反思工作中的小失誤，并提取經(jīng)歷，防止出現(xiàn)類似問題；第三，要有主動提供選擇方案的意識。在發(fā)現(xiàn)漏掉事項(xiàng)后，及時做出方案，并根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度，考慮先請示還是先著手準(zhǔn)備，假設(shè)是事項(xiàng)重要但不緊急，可以先提醒指導(dǎo)，并等待指導(dǎo)指示；假設(shè)是事項(xiàng)緊急，秘書最好能提早拿出可行性方案，待指導(dǎo)決定后立即處理，完成一次完美的補(bǔ)位。值得注意的是，通常需要秘書補(bǔ)位的工作，大部分是指導(dǎo)無暇顧及，或有疏漏的工作，主動提供可行性方案，是秘書高素養(yǎng)的表現(xiàn)，讓指導(dǎo)做選擇題優(yōu)于做填空題，也能更有效地輔助指導(dǎo)決策。秘書還應(yīng)該在工作中注意細(xì)節(jié)，有流程意識，讓常規(guī)工作形成相對固定的工作流程，并在工作過程中不斷優(yōu)化，不僅可進(jìn)步工作效率，還能防止在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)過失?？梢?，補(bǔ)位需要做的不僅僅是提醒上司在截止時間前完成某事，還需要在上司沒方法關(guān)心到細(xì)節(jié)時，將負(fù)責(zé)的事務(wù)處理到細(xì)節(jié)處。這需要秘書在工作中不斷積累、不斷反思、不斷完善，以便在給指導(dǎo)出謀劃策時，有信息、有經(jīng)歷可參考。在指導(dǎo)無法照顧到細(xì)節(jié)時，將工作做細(xì)，完成細(xì)節(jié)處的補(bǔ)位