基建檔案管理規(guī)定

1、基廷檔案管理規(guī)定文件排版存檔編號：UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN2084基 建 檔 案 管 理 辦 法目的為規(guī)范和加強公司(以下簡稱公司)基建檔案管理，確?；n案的完整、準 確、有效與安全，特制定本辦法。范圍本辦法明確了基建檔案的管理要求、管理職責，規(guī)定了基建檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務工作的管理要求。適用于公司基建檔案的管理。依據(jù)本辦法依據(jù)下列標準、規(guī)范制定(其最新版本亦適用于本辦法)：企業(yè)檔案工作規(guī)范(DA/T42-2009)科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T11822-2008)國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)建設工程文件歸檔

2、整理規(guī)范(GB/T50328-2001)建筑工程資料管理規(guī)程(DBI 1/T695-2009)定義基建檔案是指公司建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣 工驗收等全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的基 建項目文件。項目前期文件是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計及工程準備過 程中形成的文件。項目竣工文件是指項目竣工時形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項目真實面 貌的文件，主要由項目施工文件、監(jiān)理文件和項目竣工圖組成。項目施工文件是指項目在施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對工程質量、進度和建設資金使用等進

3、行控制的文件?？⒐D是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。項目竣工驗收文件是指建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。管理要求公司基建檔案管理遵循“誰主辦、誰形成、誰負責”和“統(tǒng)一領導、分級管理、統(tǒng) 一標準”的原則，實行“前端控制、同步歸檔、分階段移交”的管理方式，確保建 設項目檔案的完整、準確、規(guī)范和安全。項目建設單位負責組織、協(xié)調勘察設計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文 件和整理項目文件。在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交 相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。項目文件的收集、整理、歸檔應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行，應 完

4、整、準確、系統(tǒng)。建設單位與各參建單位應根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工 文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。管理職責檔案室為公司基建檔案管理部門，負責本公司作為項目法人或建設單位的基建檔案 管理。檔案室負責基建檔案的接收、整理、編目、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計和提供利用等工 作，確保基建檔案的齊全、完整、準確、有效和規(guī)范，負責對項目文件的形成、積 累、整理、歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。工程項目部負責基建項目前期文件、竣工文件、竣工驗收文件的積累、收集、整 理、移交和歸檔工作，保證項目文件的完整、有序。歸檔范圍和保管期限凡是在工程項目建設過程中形成的具有保存價值的文件材料都應作為基

5、建檔案的歸 檔范圍，包括項目的提出、可研、評估、審批、計劃、勘測、設計、招投標、施 工、監(jiān)理、安裝、調試、竣工驗收、工程決算等工作中形成的文字、圖表等文件材 料，詳見基建檔案分類、歸檔范圍和保管期限表（附1）。歸檔范圍應隨著基建項目管理內容的發(fā)展變化做出相應調整。保管期限根據(jù)國家有關基建檔案管理規(guī)范的規(guī)定，結合公司實際情況，分為永久和定期，定期分為30年和10年。不同保管期限的文件為一卷時，保管期限從長。歸檔要求歸檔時間：基建項目文件歸檔工作按工程的進程分階段進行，工程完成一個階段， 收集、鑒定、整理、移交歸檔一個階段的檔案，竣工后三個月內應完成竣工檔案的 驗收移交。項目立項文件、設計文件、施

6、工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別在該 階段工作結束后一至二個月內收集、整理、移交歸檔。歸檔文件應齊全、系統(tǒng)、完整，內容真實、準確，與工程實際相符。文件的內容和 深度應符合國家有關建設項目檔案管理規(guī)范、標準。（1）凡具有依據(jù)和憑證作用的文件及建設單位的發(fā)文均要求原件歸檔；屬對方主送 與抄送公司的收文，均應以紅頭文件歸檔；直接隸屬關系的轉發(fā)文件應以紅頭文件 歸檔；間接關系的轉發(fā)文件可用清晰復印件歸檔。廠家成批材料的質量證明等若沒 原件的，施工單位可用復印件歸檔（在歸檔的復印件左上角空白處注明原件的存放 處，加蓋供應商印章，以便歸檔文件的核實）。（2）凡合同、協(xié)議、招投標文件、竣工驗收證書等文件材料

7、均應為正本（即應有各代表方符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還應加蓋單位公章）歸檔，簽字方 不得用副本或復印件歸檔。（3）工程施工過程中的各種原材料應說明該材料在工程項目中使用部位，應具有可 追溯性。（4）設計變更、施工質量處理、缺陷處理，要形成閉環(huán)記錄。項目文件的信息著錄應真實、準確、完整揭示文件內容和形式特征。質量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備。需永久、30年保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠 筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制?？⒐D圖紙應是藍圖或繪圖儀繪制的白圖，不得使用復印的圖紙。歸檔數(shù)量前期文件、竣工驗收文件等由建設單位形成或主辦的文件至少歸檔

8、一套。施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等由參建單位形成的項目竣工文件一般不少于二套（含城建局一套），還應提供電子版并附文件、圖紙明細目錄一套，有簽名的文件 應掃描原件形成電子版。項目中形成的聲像材料按實際情況歸檔一套。項目竣工文件的編制竣工文件編制要求竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核。施工單位、監(jiān)理單位應根據(jù)工 程實際情況以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和30年保存的文件，應附一份復印件。竣工圖編制要求和更改方法竣工圖應由施工單位負責編制?？⒐D應完整、準確、清晰、規(guī)范，修改到位，真實反映項目竣工時的實際情況。按施工圖施工沒有變動的

9、，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工 圖章。涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中 列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編 制?？⒐D圖幅應按GB /要求統(tǒng)一折疊。編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制 情況?？⒐D的更改方法按相關規(guī)定執(zhí)

10、行?？⒐D章的使用竣工圖章內容、尺寸如圖1所示。單位為毫米圖1竣工圖章樣式所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章中的內容填寫應齊 全、清楚，不得代簽。竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。歸檔程序歸檔程序包括歸檔文件的收集、審核、移交接收、整理和入庫環(huán)節(jié)。歸檔流程圖見附2。收集文件材料應收集齊全、完整。建設單位及參建單位應按照本規(guī)定附1中的歸檔 范圍進行項目文件的收集，包括文字、圖表等應當歸檔保存的全部項目文件。審核建設單位基建檔案形成部門或主辦部門負責對項目文件的完整、準確及案卷質 量進行審核并經(jīng)部門負責人簽字確認。移交接收（1）建設單位項目文件形成部門或主辦部門兼職

11、檔案員將項目文件整理、編制案卷 /文件移交目錄（式樣見附3）,并將本部門審核通過的案卷/文件一并移交到本單 位檔案管理部門。（2）各參建單位應將審核通過的項目文件整理、組卷后編制案卷移交目錄，移交到 建設單位檔案管理部門歸檔。（3）建設單位檔案管理部門依據(jù)案卷/文件移交目錄對歸檔案卷/文件進行清點、檢 查、驗收，對不符合要求的案卷/文件退回整改，案卷/文件全部符合要求后，在檔 案交接文據(jù)（式樣見附4）上簽字確認后接收。（4）案卷/文件移交目錄一式兩份，移交單位和檔案管理部門各存一份。（5）對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后六個月內，由建設 單位向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套（

12、原件）符合規(guī)定的基建檔案。整理檔案管理員按照整理要求對歸檔項目文件進行分類、組卷、排列、編號、編目 等。入庫檔案管理員將符合入庫要求的檔案安排存放位置，登記入庫并記錄存址。整理整理工作包括分類、組卷、排列、編號、編目等工作。分類分類是指依據(jù)分類辦法標識歸檔文件分類并確定其保管期限的工作。分類原則以基建項目歸檔文件為對象，按照項目階段，結合文件內容和形成特征，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和開發(fā)利用。分類方法根據(jù)基建項目管理特點，結合基建檔案內容和特征，基建檔案類目設置如下： 一級類目：B基建檔案。二級類目：1.項目前期文件；2.項目竣工文件；3.項目竣工驗收、決算文件；4.其 他。三級類目：

13、1.項目前期文件分為立項文件，建設用地文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件，合同、協(xié)議，開工審批文件；2.項目竣工文件分為工程管理文 件，施工文件，監(jiān)理、質量監(jiān)督文件，竣工圖。組卷組卷是指依據(jù)分類表將同一類目下的歸檔文件依據(jù)組卷原則組織在一起的過程。組卷原則組卷方法和要求（1）依據(jù)本規(guī)范附1中三級類目進行組卷，同一類目下的歸檔文件根據(jù)數(shù)量的多少 可以組成一卷或多卷，案卷及卷內文件不應重份。（2）項目前期文件一般應按問題、時間組卷。設計文件一般應按專業(yè)、卷冊組卷。（3）施工文件一般按單項工程、單位工程或裝置、階段、專業(yè)組卷。原材料質量證 明文件一般應按專業(yè)、品種、型號組卷，同一個單項工程、單位

14、工程共用的施工文 件可以組為一卷，不同的單項、單位工程不可組為一卷。（4）監(jiān)理文件一般應按專業(yè)或時間、文種組卷。（5）成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。案卷排列按分類表類目順序依次排列。同一單項工程、單位工程的文件應排列在一起。卷內文件排列（1）文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、正文與附件不能分 開，并按批復在前、請示在后，正文在前、附件在后，譯文在前、原文在后的順序 排列。（2）施工文件按施工階段、工序等進行排列。（3）竣工圖按專業(yè)、圖號順序排列。（4）既有文字材料又有圖紙的案卷，一般按文字材料在前、圖紙材料在后的順序排 列。編號依據(jù)公司檔案分類辦法編制檔號的過程。檔號

15、由項目代號、分類號、案卷號組成。組成形式：項目代號-分類號-案卷號。（1）項目代號：用兩位阿拉伯數(shù)字表示，項目順序號由本單位按其基建項目順序確 定，經(jīng)確定后不可隨意改動。（2）分類號：根據(jù)基建檔案分類表確定，由一級、二級和三級類目號組成（共5 位）。（3）案卷號在同一項目、同一分類前提下，依據(jù)組卷方法排列案卷流水號，不應有空號、重號。編目根據(jù)基建檔案實體編制頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表和案卷目錄的過程。卷內文件頁號編寫（1）卷內文件以件為單位編寫頁號，以有效內容的一面為一頁。（2）單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右 下角、背面在其左下角編寫頁

16、號；圖樣頁號編寫在標題欄外。（3）已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。（4）卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。案卷封面編制（1）案卷封面粘貼在卷盒正表面，式樣見附5。（2）案卷題名：應簡明、準確揭示卷內文件的內容，主要包括項目名稱、問題、文 件類型需稱等。（3）立卷單位：應填寫負責組卷部門或單位。（4）起止時間：應填寫案卷內文件形成的最早和最晚的日期，如2012-01-01至 2012-01-31o（5）保管期限：應填寫組卷時劃定的保管期限。（6）密級：應填寫卷內文件的最高密級。（7）檔號：應填寫項目代號-分類號-案卷號。案卷脊背編制（1）案卷脊背粘貼在卷盒側面，式樣見附6。卷內目錄編制（1）卷內

17、目錄應排列在卷內文件首頁之前，式樣見附7。（2）序號：依次標注卷內文件排列順序號。（3）文件編號：應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。（4）責任者：應填寫文件形成者或第一責任者。（5）文件題名：應填寫文件標題全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內容 擬寫題名。（7）頁數(shù)：應填寫每件文件總頁數(shù)。（8）備注：可根據(jù)實際填寫需注明的情況。卷內備考表編制（1）卷內備考表主要說明卷內全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)、卷內文件缺損、修改、補 充、移出、銷毀等情況以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，式樣見 附8。（2）立卷人：應由立卷責任者簽名。（3）立卷時間：應填寫完成立卷的日期。（4）檢查人：

18、應由案卷質量審核者簽名。（5）檢查時間：應填寫案卷質量審核的口期。（6）互見號：應填寫反映同一內容的不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。（8）卷內備考表應排列在卷內全部文件之后。案卷目錄編制（1）案卷目錄式樣見附9。（2）序號：應填寫登錄案卷的流水順序號。（4）總頁數(shù)：應填寫案卷內全部文件的頁數(shù)之和。（5）備注：根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。案卷裝訂裝訂前剔除文件上的金屬物。12信息著錄項目級信息著錄項包括：項目代號、項目名稱、備注等。案卷級信息著錄項包括：單位代碼、項目代號、分類號、分類名稱、案卷號、檔 號、案卷題名、立卷單位、年度、起止時間、保管期限、密級、總件數(shù)、總

19、頁數(shù)、 歸檔時間、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間、本卷情況說明、卷盒規(guī)格、庫 位號、互見號、移交部門、備注等。文件級信息著錄項包括：項目代號、分類號、分類名稱、案卷號、檔號、序號、文 件編號、責任者、文件題名、移交部門、主題詞、年度、時間、頁數(shù)、保管期限、 密級、備注等。附：1.基建檔案分類、歸檔范圍和保管期限表歸檔流程圖基建檔案案卷/文件移交目錄基建檔案交接文據(jù)式樣案卷封面式樣案卷脊背式樣卷內目錄式樣卷內備考表式樣基建檔案案卷目錄式樣檔號章式樣基建檔案分類.歸檔范圍和保管期限表二級類目二級 類目分類號歸檔范圍保管 期限Ol項目前期文件Ol立項 文件BOIOI項目建議書及審批文件；可行性研

20、究報告、項目評估、投資估算 及審批文件；環(huán)保、消防、人防、節(jié)能、安全、交 通、園林、市政、文物、通訊、衛(wèi)生等 評審、備案文件及政府批文；專項申請及批復；關于立項有關會議紀要、決議、決策文 件等；專家對項目的有關建議文件永久02建設 用地 文件B0102選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、用地 申請報告及建設用地批準書、建設用地 規(guī)劃許可證及其附件、國有土地使用證 等永久拆遷安置意見、協(xié)議、方案等30年03B0103工程地質勘察報告、水文地質勘察報 告、自然條件、地震調查；建設用地釘樁通知單（書）、驗線合格 文件；規(guī)劃設計條件和設計通知書； 初步設計文件及審查會議紀要、意見、 批文；初步詁計圖紙和說明

21、（含概算書），審 定設計方案通知書及設計計算書； 消防設計審核意見；政府有關部門對施工圖設計文件的審批 意見永久施工圖及其說明（含預算）30年04招投 標文件B0104勘察、設計、施工、監(jiān)理等招標文件、 投標文件、開標議程、開標大會簽字 表、報價表、評標紀律、評標人員簽字 表、評標記錄、報告、中標通知書等永久未中標的投標文件10年基建檔案分類.歸檔范圍和保管期限表二級類目Il分類號歸檔范圍保管 期限05 合同 協(xié)議B0105關于項目的勘察、設計、施工、監(jiān)理、 設備釆購等合同、協(xié)議；與有關行政主管部門簽訂的關于環(huán)保、 消防、人防、交通、園林、市政、文 物、通訊、衛(wèi)生等協(xié)議、合同及合同變 更永久0

22、6 開工 審批 文件B0106規(guī)劃許可證、附件及附圖； 開工審查表、施工許可證永久02 項 目 竣 工 文 件sB0201建設單位與設計、施工、監(jiān)理、質檢、 設備制造等單位來往文件；建設單位組織的工程會議等工程管理文 件30年工程進度網(wǎng)絡計劃、工程節(jié)點（里程 碑）等工程管理文件10年02施工 文件B0202施工技術文件：設計變更通知單、工程 變更洽商單/記錄，工程變更費用報審 表、圖紙會審文件永久施工測量記錄：工程定位測量記錄，基 槽平面及標高實測記錄，樓層平面放線 及標高實測記錄，樓層平面標高抄測記 錄，建筑物垂直度、標高測量記錄永久施工記錄：隱蔽工程驗收記錄，交接檢 查記錄，地基驗槽記錄、地基處理記 錄、地基釬探記錄（應附圖），混凝土 澆灌申請書、拆模申請單、攪拌、養(yǎng)護 測溫記錄（應附圖），構件吊裝記錄， 焊接材料烘培記錄，通風（煙）道檢查 記錄，防水工程試水檢查記錄，預應力 筋張拉記錄、有粘結預應力結構灌漿記 錄，智能建筑工程安裝質量檢查記錄、 施工檢查記錄，幕墻注膠檢查記錄，基 坑支護變形監(jiān)測記錄，樁（地）基施工 記