蔡林：計劃與執(zhí)行管理

1、計劃與執(zhí)行管理（上）高級培訓師 蔡林1案例：小趙是怎么了? 小趙得知近來某高檔啤酒銷售的差價利潤豐厚，就托關系以預付30%款項的方式從廠家批發(fā)5000箱。同時招一批臨時工以每瓶2角回扣的報酬組織促銷隊伍，并安排飲食店和賓館代銷。但因促銷不力，2000箱啤酒積壓在庫房。小趙的愛人罵他做事沒有計劃，小趙感到很委屈。 你認為小趙有計劃嗎？從管理學上來說，如何界定“計劃”呢？ 2我們的困惑管理者和員工們每天都在忙，但“忙什么呢”、“忙的結果又是什么呢”，管理者都不清楚。最常聽見的一句話就是“瞎忙”經(jīng)常出現(xiàn)的情況是，上級交待了任務后，管理者當了二傳手，接著交代給下屬-卻沒有仔細想一下：這項工作到底誰負責

2、？我可以授權嗎？如果安排給下屬，我交代明白了嗎？當交待任務后，管理者問員工是否明白，員工齊聲說：“知道了”，但是再向他追問一下，他卻說不出來或者說不清楚！3老祖宗留下的寶貴箴言孫子兵法：“上兵伐謀”論語：“凡事預則立，不預則廢”-謀和預都說明了先期計劃的重要性。 然而我們在工作中卻往往不能謀和預，那就是說，我們不知道如何制定工作計劃！4主要內(nèi)容計劃的作用計劃是什么計劃制定五步法計劃需關注的關鍵內(nèi)容5計劃的作用6計劃在現(xiàn)代管理中的地位管理是企業(yè)各種活動中的一種活動。由管理者協(xié)調(diào)被管理者活動的一種活動。包括計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等。計劃是管理的首要職能。計劃組織領導控制7不做計劃的理由？做不

3、做計劃都一樣。太忙！很多事都顧不過來。計劃是領導的事，我只管照章辦事就完了。計劃是一種約束，會降低組織靈活性。我的工作很簡單，不必計劃。計劃不如變化快！8因為計劃可以管理者和非管理者指明方向；通過計劃促使管理者展望未來，預見變化，考慮變化的沖擊，以及制定適當?shù)膶Σ撸瑴p少變化的沖擊；計劃還可以使浪費性和重疊性減至最少；計劃設立目標和標準以利于控制。沒有計劃，就沒有控制為什么要做計劃？9計劃是什么10計劃是什么？計劃的定義：計劃是基于可能發(fā)生的各種假定情況，所規(guī)劃的通盤對策；是將來采取行動時所需的步驟；并必須是用書面寫出來的東西。11一、計劃概述 （一）計劃工作的概念（1）制定計劃執(zhí)行計劃檢查計劃

4、廣義概念(1)廣義的計劃工作是指管理者制定計劃、執(zhí)行計劃和檢查計劃執(zhí)行情況的過程。12（一） 計劃工作的概念（2）狹義制定計劃(2)狹義的計劃工作是指管理者事先對未來應采取的行動所作的謀劃和安排。13（二）計劃工作的內(nèi)容內(nèi)容WHATWHYWHENWHOHOWWHERE14目的性主導性普遍性效率性二、計劃工作的基本特征151、目的性 計劃的性質決定著計劃必須設定一個目標，必須在管理工作中居于領先地位。 目的性，是生物界和人類社會普遍具有的一種性質。例如生物的進化，就顯出一種目的性，而在人類社會中，目的性則表現(xiàn)為人的一種有意識的活動。多年以前，美國 一家名叫麥凱希爾茲協(xié)會的經(jīng)濟咨詢公司在向美國休斯

5、敦航空公司的政策委員會提供建議時就指出，企業(yè)計劃的發(fā)展，與技術革命一樣，也是一場革命運動。計劃的性質決定著，計劃必須設定一個目標，必須在管理工作中居于領先地位。16計劃目標和如何實現(xiàn)目標什么樣的組織結構組織需要什么樣的職工，何時需要怎樣最有效的指導和領導職工提供控制標準人事領導控制解決2、主導性17制定計劃是各級主管人員的一個共同職責。各級管理人員所制定的計劃的范圍、內(nèi)容不同而異。高層管理人員制定組織的總體計劃，把握全局方向和目標；中層管理人員制定部門計劃，諸如財務計劃、市場計劃、人事計劃等，確定在整體目標實現(xiàn)過程中，各部門自身的具體目標；而基層管理人員則要制定具體的作業(yè)計劃，以配合生產(chǎn)計劃的

6、最終實現(xiàn)。 3、普遍性184、效率性效率性是指從組織目標所作貢獻中扣除制定和執(zhí)行計劃所需要費用及其他因素后的總額。指在資源一定的情況下，如何使方案產(chǎn)生最大的效益。對于營利性組織來說，效率是指計劃的成本收益比率。計劃的編制和實施是要支付成本或費用的，如果其收益大于成本，就可以稱之為有效率的，反之，就是沒有效率的或效率低的。對于非營利性組織，計劃的結果取決于決策者的價值標準。 19（一）按期限分：長期（一般五年以上）、中期（介于長、短期計劃之間）和短期（一年或一年以下）。這種劃分不能絕對化，要結合行業(yè)特點和環(huán)境變化的速度。 （二）按職能分：就是按管理活動的類型分有生產(chǎn)、設備、技術、銷售、財務、人事

7、等。一般是根據(jù)總體計劃來制定的，并考慮各部門的相互關系。計劃的種類20（三）按層次分：戰(zhàn)略計劃和戰(zhàn)術計劃 戰(zhàn)略計劃是關于企業(yè)活動總體目標和戰(zhàn)略方案的計劃(應用于整體組織的，為組織設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中的地位的計劃)側重于確定企業(yè)要做什么事(WHAT)以及為什么(WHY)要做這事。 戰(zhàn)術計劃主要用來規(guī)定企業(yè)經(jīng)營目標如何實現(xiàn)的具體實施方案和細節(jié)。則是由何人(WHO)在何時(WHEN)何地(WHERE),通過何種方法 (HOW),以及使用多少(HOW MUCH)資源來做這事。計劃的種類21按表現(xiàn)形式分預算：數(shù)字或金額的計劃方案：主要的、次要的、支持的程序和規(guī)則政策：主要的和次要的戰(zhàn)略目標目的

8、或使命計劃的種類22 目標:是組織在一定時期內(nèi)要達到的具體成果。是宗旨的具體體現(xiàn)。這個成果可以定量的。如：某企業(yè)的計劃目標是在所底實現(xiàn)銷售收入5000萬元；某企業(yè)的目標是某類產(chǎn)品3年內(nèi)達到本市30%的市場份額。其成果也可以定性的；如，讓消費者買到滿意的商品，讓學生的德、智、體全面發(fā)展等等。 政策:是管理者決策時考慮問題的指南。政策的制定是計劃的指導方針，是指導和溝通決策的思想指南，給出了決策的范圍或方向，或者說給出了決策者在一定范圍的自主權。按表現(xiàn)形式分23 程序:也是一種計劃。確定活動的先后時間順序。它規(guī)定了某些經(jīng)常發(fā)生的問題的解決方法和步驟。是行動的指南，而不是思想的指南。并以此提高工作的

9、效率和效果。 規(guī)劃:重點在于劃分總目標實現(xiàn)的進度。不僅包含組織的分階段目標，其內(nèi)容還包含實現(xiàn)該目標所需的政策、程序、規(guī)則、任務委派、所采取的步驟、涉及的資源等。是一份綜合性的，但也是粗線條的，綱要性的計劃。 按表現(xiàn)形式分24 規(guī)則:是一種最簡單的計劃。是允許或不允許采取某種特定活動的明文規(guī)定。組織的規(guī)章制度都屬于規(guī)則。規(guī)則同程序是有區(qū)別：有些規(guī)則沒有時間順序，如：禁止吸煙“僅僅是不允許做什么，并不存在活動的順序問題，但反過來，程序卻屬于規(guī)則。 預算:一種數(shù)字化的計劃，預期的結果用數(shù)字化的方式表示出來就形成了預算。一般說來，財務預算是組織最重要的預算。按表現(xiàn)形式分25計劃要素包括四個層次必要資源

10、（現(xiàn)有條件）工作策略（方法）結果和責任使命必須對每一件工作或任務說清楚、說明白，否則無法獲得預期的結果。只要缺少一個，整個計劃就無法控制。我們也可以稱之為最終的目的。26計劃制定五步法27計劃制定五步法5步法制定成功計劃陳述使命明確成果和責任擬定工作策略尋找必要資源溝通并頒布計劃28第一步：陳述使命為什么要做這項工作？領會意圖有利于找到原因這項工作能夠幫助組織解決什么問題，帶來哪些影響？是否和組織的整體目標相一致。任何工作或問題的使命必須想、寫、說清楚，這樣才能為計劃提供正確的方向，否則就沒有做計劃的必要性。29目的和目標目的是什么？闡述為什么要做這件事？幫助我們判斷工作或問題的性質，以使我們

11、有針對性地考慮后面的解決方法。更能夠表明我們做事或解決問題的決心。目的目標30目的和目標目標目標就是在一個特定的時間和特定成本約束下所要實現(xiàn)的特定的、可衡量的成果。一種被實現(xiàn)的成果成果是可衡量的時間成本目的目標31目標確立的好處好處一：抓住重點 20/80法則 好處二：關注結果，避免爭論好處三：考核的依據(jù)明確好處四：激發(fā)下屬的承諾和工作主動性 好處五：統(tǒng)一目標，“勁往一處使” 好處六：各自職責明確好處七：提升下屬的能力32第二步：明確責任、成果和指標讓執(zhí)行計劃的人明確他們工作應達到什么樣的要求、要承擔何種責任。沒有要求或標準的工作，或沒有承擔責任的成果，管理者將面臨“返工”的危險。將達成目標所

12、需的工作結果逐一列出，直到能夠有效掌握具體情況為止，并對每項結果規(guī)定相應的責任以及評價指標。33結果、責任和指標結果結果是目標具體化的內(nèi)容，使執(zhí)行者能夠清晰工作要求，或執(zhí)行者向管理者匯報工作時必須達到的規(guī)定要求。結果可用數(shù)字、圖形、表格、 模型、報告、產(chǎn)品來呈現(xiàn) 。結果責任指標34結果、責任和指標責任結果必須與責任相對應，否則計劃的結果就難以控制或落實到人。一要確定制定計劃的責任；二要劃定執(zhí)行者的責任；三要確定結果的責任，也即能為組織解決哪些問題。結果責任指標35結果、責任和指標指標指標是衡量結果是否達到預期目標的關鍵因素，以及判斷結果或過程是否在劃定的責任范圍內(nèi)。所以，指標必須得到執(zhí)行者與計

13、劃者的雙方認可。指標必須量化，且必須符合目標的 要求，否則將歪曲事實，影響結果。結果責任指標36第三步：擬定工作策略為了完成計劃的目標，我們必須尋找正確的工作策略以保證目標順利實現(xiàn)。正確的策略不僅包括實現(xiàn)計劃的思路，還包括如何控制計劃執(zhí)行的方法、評估成果的方法、以及彌補差距的改進方法。37思路、控制、評估和改進思路思路是一種整體規(guī)劃。思路將我們腦中的想法以目標為線索串在一起，逐步分解，并將各項工作細化至可操作的各項步驟。清晰哪幾個過程對目標的實現(xiàn)起著舉足輕重的作用。思路可以通過“工作分解圖”或“樹狀圖”呈現(xiàn)。思路控制評估改進38工作分解圖WBSWBS舉例：新設備安裝新設備安裝運行1000總體設

14、計1100設備調(diào)試1400布局設計1200設備安裝1300廠址分析1110選擇設計1120機器布局1210工藝流程設計1220加工1310裝配1320安裝設備1330測試設備1410試生產(chǎn)1420把零件運往工地1321組裝部件1322測試建筑物13230級1級2級3級39思路、控制、評估和改進控制控制是為了保證和監(jiān)督計劃實施過程按照預先確定的思路進行的各項有效措施。計劃實施的過程就是控制和監(jiān)督的過程。我們要清楚“控制哪些內(nèi)容”、“誰去控制”、“什么時候控制”等。確定判斷或監(jiān)督的標準，界定明確的責任。思路控制評估改進40控制方法和控制點常見的控制方法里程碑與甘特圖任務書常見的控制點進度質量成本滿

15、意度41思路、控制、評估和改進評估評估是預先估計計劃實施過程中和結束后的各項風險，并將由這些風險導致的結果與預期的成果相比較，找出差距，并適時、適地調(diào)整操作思路的方法。首先，要預測關鍵過程產(chǎn)生的風險或問題，并將其進行排序；然后再確定相應的評價指標和內(nèi)容。評估在制定計劃中很重要，必須提前 做好評估的準備工作。思路控制評估改進42思路、控制、評估和改進改進改進針對評估風險的彌補的方法和措施。可以對結果、方法做進一步解釋，或對某些方法制定幾種行動方案。思路控制評估改進43第四步：尋找必要資源為了完成計劃所要達到的目標及成果，我們必須配備相關資源或支持，并調(diào)動組織內(nèi)相關的力量共同完成任務。所以，我們要

16、界定需要什么樣的工具、要多少時間、這些時間如何分配、需要何種類型的執(zhí)行者、要花多少費用等內(nèi)容，將這些理想的標準要求說清楚，才可以找到實現(xiàn)計劃的差距。44第四步：尋找必要資源你現(xiàn)在具備哪些資源？還缺哪些資源？45工具、時間、執(zhí)行者、費用和成果工具工具是幫助完成計劃的方法和指南，能為達成目標提供支持。找到正確的工具，能為計劃實施及統(tǒng)一思想創(chuàng)造良好的條件，但也不能完全依賴于這些現(xiàn)成的工具，而必須找到或開發(fā)與目標及成果一致的工具。工具可以包括歷史經(jīng)驗、外部咨 詢機構、內(nèi)部專家、參考文獻等。工具誰時間費用階段成果46工具、時間、執(zhí)行者、費用和成果執(zhí)行者誰并不是指定某個人去完成指定的任務，而是制定完成任務

17、的執(zhí)行者標準和要求，包括人的技能要求、執(zhí)行者的閱歷等，即需要什么樣的人來完成任務。管理者必須嚴格按照制定的標準在組織內(nèi)外選人、用人、管人，并根據(jù)責任與成 果的對應關系確定合適的執(zhí)行者。工具誰時間費用階段成果47工具、時間、執(zhí)行者、費用和成果階段成果階段成果是指在計劃進行中各階段所達到的成果，如相關資料研究結果原型設計成果及模型/客戶反饋等。階段成果是計劃有所進展的最有力證據(jù)。提出階段成果的要求也能有效控制計劃、監(jiān)督計劃的執(zhí)行。階段成果有助于減輕高層主管、執(zhí)行者、 或制定計劃者對該計劃所持的疑慮。工具誰時間費用階段成果48第五步：溝通并頒布計劃溝通的目的計劃的客戶是執(zhí)行者，所以在計劃頒布前應該取

18、得他們對計劃事項的認同和支持。對計劃事項提前與相關方達成一致意見，統(tǒng)一思想，并對有關事項作出修改和調(diào)整。只有消除執(zhí)行者對計劃所持的極端觀點，才有助于讓計劃立于不敗之地，也因此應使執(zhí)行者參與該計劃的所有層面，以建立有效的雙向溝通關系。49計劃制定者在溝通中的責任尋求并獲得高層主管的支持與贊助，為計劃執(zhí)行提供政策支持。提升計劃在組織中的形象，保證計劃的出發(fā)點和計劃事項對組織發(fā)展起到促進作用。符合執(zhí)行者的期望，以獲得執(zhí)行者對計劃的認同，并可以調(diào)動執(zhí)行者參與計劃的制定。取得其他部門的配合。50溝通中的綜合平衡與三方溝通后，必須平衡各自的意見，包括目標平衡、部門平衡、能力平衡。目標平衡指組織在各時期的任務是否相互銜接和協(xié)調(diào)，可以時間和組織空間兩個方面去考慮。部門平衡是分析組織能否在適當?shù)臅r間籌集到適當品種和數(shù)量的資源，從而能否保證計劃事項的連續(xù)性。能力平衡是研究組織的各個部分是否能夠保證在任何時間都有足夠的能力去完成規(guī)定的任務。所以，在任務和能力平衡的同時，還須留有一定的余地，以保證這種將會產(chǎn)生的調(diào)整在必要時可能進行。51頒布計劃在頒布前，必須確定是否與計劃事項相關人都溝通過，他們對成果和責任是否都很清楚。所有事項都確定完畢后，計劃制定者還要制定責任書，要求