實(shí)驗(yàn)3總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理課件

1、實(shí)驗(yàn)3-總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理目 錄概述實(shí)驗(yàn)要求關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)教學(xué)目的與要求掌握總賬管理系統(tǒng)中日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容熟悉總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的各種操作掌握憑證管理的具體內(nèi)容和操作方法掌握出納管理的具體內(nèi)容和操作方法掌握賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法憑證管理模塊的功能主要是完成對憑證的日常處理工作，它又可劃分為如下模塊：憑證輸入憑證審核憑證查詢打印憑證匯總記賬等實(shí)驗(yàn)中要思考的幾個(gè)問題及注意事項(xiàng)思考的問題憑證的錄入與控制機(jī)制是什么？如何發(fā)揮作用？輔助核算功能是如何實(shí)現(xiàn)的？如何在系統(tǒng)中輸入輔助核算數(shù)據(jù)？憑證是如何修改的？有幾種修改方式？憑證為什么需要審核？審核的目的是什么？注意事項(xiàng)先閱讀實(shí)驗(yàn)

2、前的理論知識，帶著問題進(jìn)行實(shí)驗(yàn)操作注意備份制作憑證時(shí)，注意現(xiàn)金流量、轉(zhuǎn)賬支票的登記目 錄概述實(shí)驗(yàn)要求關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)憑證錄入與控制機(jī)制-2會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類的主要依據(jù)，憑證錄入模塊提供對科目編碼設(shè)置一系列的控制機(jī)制：存在性檢查：即檢查憑證中科目編碼是否存在。財(cái)會(huì)人員在輸入記賬憑證時(shí)，輸入一科目編碼，如果財(cái)會(huì)人員在進(jìn)行初始設(shè)置科目設(shè)置時(shí)設(shè)置了該科目編碼，即“科目文件”有該科目編碼存在，那么檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。是否是明細(xì)記賬科目的檢查：檢查憑證中科目編碼是否為最底級科目編碼或記賬明細(xì)科目。在計(jì)算機(jī)條件下，科目是分級的。輸入記賬

3、憑證時(shí)，只能輸入記賬明細(xì)科目或最底級科目，不能輸入控制性科目或父科目。如果輸入記賬明細(xì)科目，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。與憑證類型是否相符的檢查： 即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符的檢查。特定的憑證類型有時(shí)要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目；收款憑證中，借方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若滿足上述條件，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。憑證錄入與控制機(jī)制-3憑證金額任何一張憑證都滿足“有借必有貸，借貸必相等”的原則。自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查。如果平衡，檢查結(jié)果為“

4、正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。只有當(dāng)所有檢查結(jié)果都為“正確”或“真”，該張憑證被計(jì)算機(jī)接收，否則計(jì)算機(jī)拒絕接收。輔助核算信息的輸入憑證錄入過程中，如果存在輔助核算，則系統(tǒng)自動(dòng)鏈接相應(yīng)模塊，并提示錄入人員進(jìn)行選擇。輔助核算為部門，則系統(tǒng)自動(dòng)鏈接部門檔案，要求錄入人員選擇部門代碼。管理費(fèi)用辦公費(fèi)財(cái)務(wù)部 營銷中心 人力資源部憑證修改無痕跡修改憑證未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^憑證已審核但未記賬有痕跡修改目的：留下審計(jì)線索方法：只能采用紅字沖銷法。在憑證增加模塊錄入一張紅字憑證，然后再次錄入正確的憑證。憑證審核憑證審核的目的發(fā)現(xiàn)憑證輸入過程中未能發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤為記賬提供標(biāo)志：只有經(jīng)過審核的憑證才能

5、記賬為什么需要憑證審核？ERP系統(tǒng)能夠發(fā)現(xiàn)如下問題借貸不等科目不存在ERP系統(tǒng)不能發(fā)現(xiàn)如下問題借貸反向借貸金額同向增減串戶憑證審核的控制功能審核人和制單人不能是同一人憑證一經(jīng)審核，就不能修改、刪除，只有取消審核后才可以。取消審核只能由審核人自己完成目 錄概述實(shí)驗(yàn)要求關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)填制憑證憑證類型憑證摘要Enter鍵填寫，ESC鍵退出會(huì)計(jì)科目代碼通過軟件輸入，不要手工輸入科目編碼必須是末級的科目編碼輸入輔助核算信息銀行科目、外幣科目、數(shù)量科目、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、個(gè)人往來、項(xiàng)目核算當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時(shí)，須輸入相應(yīng)的輔助信息。選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支

6、票管理時(shí)，銀行賬輔助信息不能為空，且該方式的票號應(yīng)在支票登記簿中有記錄。輸入的結(jié)算方式、票號和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對賬時(shí)使用。修改憑證若已采用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報(bào)銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。沖銷憑證 如需沖銷某張已記賬的憑證，可采用“制單”中的“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。制作紅字沖銷憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷后，需要再編制正

7、確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。 審核憑證 審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。審核憑證的目的是防止錯(cuò)誤及舞弊。屏幕審核時(shí)，可直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。審核人和制單人不能是同一個(gè)人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。 記賬記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 在手

8、工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。記賬記賬憑證經(jīng)出納簽字及審核后，即可進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來賬等操作。第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。作廢憑證不需審核可直接記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。在記賬過程中，不得中斷退出。取消記賬 如果由于

9、某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯(cuò)誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬。操作方法按CTRL+H鍵激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”取消記賬如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會(huì)計(jì)主管的口令，系統(tǒng)才開始進(jìn)行恢復(fù)工作。對于已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。 出納管理出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的管理工具，它主要可以完成現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理，進(jìn)行銀行對賬以及對長期未達(dá)賬提供審計(jì)報(bào)告。出納簽字是指由出納人員通過“出納簽字”功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金和銀行科目的憑證