論秘書的管理協調職能

1、論秘書的管理協調職能論秘書的管理協調職能一、秘書管理協調職能的內涵和概述1.秘書管理協調職能的內涵。管理協調是指為實現組織目的而進展的組織內部和組織外部的知識、信息傳遞和交流活動。管理協調包括組織環(huán)境下的責任協調、權利協調和利益協調。管理的本質就是協調，為了實現指導者指定的目的，協調下屬組織和人員之間的關系，最合理的分配資源，最大限度地調動他們的積極性。管理協調過程通常分四個局部，即方案，組織，指導和控制，以先后順序排列。從職能的作用來看，前提是方案，組織是保證、指導是關鍵、控制是手段；從管理過程來看，在控制的同時，往往要對原方案進展修改或者重新制定方案，并開場新一輪的管理組織活動。四個職能之

2、間是一個親密聯絡的整體，它們相輔相成，互相關聯，不能片面強調某一職能。2.秘書協調職能在工作中的重要性。在秘書工作中，管理協調職能起著重大作用。在指導人需要協調工作時，如各部門認知與步調不一致，利害與矛盾的干擾等，秘書具有參謀、助手作用。在深化改革，擴大開放和加本文由論文聯盟.Ll.搜集整理快經濟開展過程中，要正確決策，推動事業(yè)開展，既需要一個安定團結的社會環(huán)境，需要通過協調作用正確處理人民內部矛盾，又需要認真聽取和采納下屬和人民群眾的意見。只有借助溝通技巧，化解不同的意見和建議，建議共識，才能順利的進展管理協調。3.秘書管理協調職能的特點。秘書作為一門職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質上有明顯的不同

3、。秘書工作具有效勞性、機要性、間接性、主動性等特點，這就是秘書管理協調工作與其他職業(yè)工作最主要的本質區(qū)別。秘書的協調工作內容非常復雜，在對各方面工作了如指掌的同時，又要明確自己要知道哪些，哪些是不必知道的；因為秘書是隨指導活動而產生、開展的，所以效勞服從于指導是秘書職業(yè)最大的原那么。二、秘書管理協調職能的原那么1.實事求是原那么。堅持實事求是是一切工作的根本原那么，對于秘書來說意義更特殊。指導的決策是根據秘書提供的根據所制定的，假如秘書在此過程中沒有堅持這一原那么，就有可能導致指導工作失誤，方針政策出現偏向。實事求是并不等于實話實說，要維持良好的人際關系，必須得謹言慎行，做事之前應多理解情況，

4、適應環(huán)境之后再去分析自己的問題，找到可解之法。其實，無論哪個公司都有兩面，沒有不存在問題的地方，這是辯證法決定的。假如你想用書本上學到的理論在公司里指點江山，那最多是自討苦吃。因為書本上的理論往往具有一般性，而公司的問題大多是個別現象，不能生搬硬套，這樣便違犯了實事求是的原那么。所以那些不著邊際的空洞的理論久而久之只會讓別人反感。2.溝通原那么。溝通是一種交流技巧，對于秘書來說，是一種維持和諧人際關系的一種手段。假如在與人溝通的過程中，遇到與你意見相左的情況，一定要注意自己說話的口氣，現將對方的話給予肯定，再換個角度闡述自己的觀點，這樣既不會使雙方陷入緊張關系，又能明確說明了自己的觀點。秘書無

5、論在與客戶溝通，還是與內部人員溝通時，一定要注意說話的方式。因為每個人都希望得到尊重。例如：小李是公司的總裁秘書，工作期間其才能有目共睹。一次總裁辦開會，討論即將召開的會議所需的文件，當輪到他發(fā)言時，他直言：我不同意剛剛科長的發(fā)言，因為我進展過市場調查，結果與科長的結論相去甚遠。然后又拿出自己的相關數據和資料，證明自己不是信口開河，結果沒人理會他。3.不卑不亢原那么。秘書是指導的左右手，要想組織目的，保證人與組織穩(wěn)定協調開展，就必須學會運用各種獎勵機制，充分發(fā)揮人的主觀能動性。雖然在公司職位上有上下之分，但是在人格上并沒有這種意義。它只是管路和效率的需要。所以秘書在處理各種人際關系時，仍然要做

6、到不卑不亢，公正平等的對待每個人，這樣才能維持好和諧的人際關系。三、秘書協調職能的策略1.把握好角色。在管理協調工作中，秘書是指導的耳目和助手，是拓展各種關系的橋梁。秘書與指導的關系既有正常交往的共同性，但是又有特殊性。所以秘書要擺正自己的心態(tài)，正確處理與指導的關系，妥善解決工作上的事。身為秘書要做到服從而不盲從，要有自己獨立的見解和主張，聯絡實際，縱觀全局，全盤考慮。對于指導下達的命令，要做出準確的判斷，假如發(fā)現不合理之處，及時與指導溝通，而不是盲目地服從指導的安排，多提建議少提意見。不能用自己所謂的正確向指導發(fā)難，令指導下不來臺。理解指導是一個秘書首要才能和根本功，所以秘書要熟悉和理解指導

7、的個性，知道指導的工作方法和要求，才能正確的領悟指導所制定的目的和政策。理解又不能曲解，不能矯枉過正，也不能曲意奉承。向指導匯報情況要實事求是，客觀全面，既不夸張事實，也不縮小，不能偏聽偏信，要有事實根據才能向上級匯報。2.掌握分寸。秘書是指導聯絡上下的紐帶和橋梁，在公司的正常運轉中扮演著重要的角色。所以秘書在日常工作中，要掌握分寸，說話有度，辦事伸縮得當。在人際交往中，語氣溫和，態(tài)度謙遜容易給人以好感，這樣在管理協調工作中起到事半功倍的效果。由于管理協調職能地位的特殊性就決定了秘書人員必須具有剛柔兼?zhèn)涞牧己眯睦硭刭|。剛即原那么堅決，意志堅決。柔即方法靈敏，態(tài)度謙遜，待人處事沉著穩(wěn)重。剛柔并濟

8、才能將事情處理的合理到位。秘書不能因為自己從事是效勞工作，就唯唯諾諾，低聲下氣，而是充分地把握好方法，滿懷信心，沉著自如地表現出應有的氣度，全力做好秘書管理協調職能上的工作。3.把握方法。作為秘書，工作繁重、任務量大、要求高，所以在工作中不要以權壓人，急于求成。指導出差是家常便飯，秘書不應該在指導出差后，利用自己的職務之便在公司里對員工和下屬指指點點。協調的主要手段是協商，假設有不同的意見或建議，應以平等的態(tài)度對待，進展協商，而不是試圖打壓不同的聲音。機不可失時不再來，抓住有利時機才能事半功倍。反映秘書人員思想水品和工作才能的重要標志是掌握溝通時機，擅長捕捉溝通良機。總之，秘書把握好方法，在工作中找準位指導效勞的切入點，抓住加快工作的對接點，力爭工作完美完成。四、結語秘書具