WPS文字word操作指引書

1、 WPS 文字操作指引書第 PAGE 9 頁 共 42 HYPERLINK l _bookmark0 WPS 2016 新體驗4 HYPERLINK l _bookmark1 一鍵登錄辦公更輕松4 HYPERLINK l _bookmark1 方便的文檔漫游4 HYPERLINK l _bookmark2 在云文檔中找到歷史版本5 HYPERLINK l _bookmark3 建立圈子6 HYPERLINK l _bookmark4 豐富的在線圖片8 HYPERLINK l _bookmark5 安全的保障：備份管理9 HYPERLINK l _bookmark6 不得不掌握的技巧11 HYP

2、ERLINK l _bookmark7 新舊界面切換11 HYPERLINK l _bookmark7 即點即輸11 HYPERLINK l _bookmark8 快速調(diào)整段落布局12 HYPERLINK l _bookmark8 數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫12 HYPERLINK l _bookmark9 文檔內(nèi)容排版技巧14 HYPERLINK l _bookmark10 商務(wù)文檔規(guī)范14 HYPERLINK l _bookmark10 分欄使用方法14 HYPERLINK l _bookmark11 制表位對齊方式15 HYPERLINK l _bookmark12 利用文字工具快速整理文字17 H

3、YPERLINK l _bookmark13 文字中的表格應(yīng)用18 HYPERLINK l _bookmark14 創(chuàng)建表格18 HYPERLINK l _bookmark14 繪制斜線表頭18 HYPERLINK l _bookmark15 添加行和列19 HYPERLINK l _bookmark15 表格與文本轉(zhuǎn)換19 HYPERLINK l _bookmark16 表格跨頁自動重復(fù)標題20 HYPERLINK l _bookmark16 表格計算20 HYPERLINK l _bookmark17 利用表格實現(xiàn)圖文混排21 HYPERLINK l _bookmark18 長文檔正規(guī)編號

4、排版23 HYPERLINK l _bookmark19 日常編號與項目符號應(yīng)用23 HYPERLINK l _bookmark19 應(yīng)用正規(guī)的多級編號（樣式）23 HYPERLINK l _bookmark20 統(tǒng)一修改編號格式25 HYPERLINK l _bookmark21 6. 頁眉頁腳27 HYPERLINK l _bookmark22 快速插入頁眉頁腳、頁碼27 HYPERLINK l _bookmark22 如何設(shè)置首頁不同27 HYPERLINK l _bookmark23 自由控制頁碼起始頁28 HYPERLINK l _bookmark24 7. 目錄30 HYPERLI

5、NK l _bookmark25 快速生成目錄30 HYPERLINK l _bookmark26 目錄更新31 HYPERLINK l _bookmark27 8. 修訂應(yīng)用32 HYPERLINK l _bookmark28 應(yīng)用修訂32 HYPERLINK l _bookmark28 接受或拒絕修訂32 HYPERLINK l _bookmark29 顯示修訂狀態(tài)33 HYPERLINK l _bookmark29 保護修訂只能進行修改33 HYPERLINK l _bookmark30 郵件合并批量處理文檔35 HYPERLINK l _bookmark31 建立郵件合并主文檔35 H

6、YPERLINK l _bookmark31 指定郵件合并數(shù)據(jù)源35 HYPERLINK l _bookmark32 插入對應(yīng)合并域36 HYPERLINK l _bookmark32 合并到新文檔36 HYPERLINK l _bookmark33 10. 頁面布局及其他功能介紹38 HYPERLINK l _bookmark34 文檔結(jié)構(gòu)圖38 HYPERLINK l _bookmark34 利用章節(jié)導(dǎo)航為文檔分節(jié)38 HYPERLINK l _bookmark35 不同頁面方向自由切換39 HYPERLINK l _bookmark36 添加文檔水印40WPS 2016 新體驗一鍵登錄辦

7、公更輕松功能描述：WPS Office2016 同時也是 WPS+云服務(wù)的一個入口，通過 WPS+帳號可以訪問線上服務(wù)，便于日常文件管理。操作步驟：單擊 WPS 左上方“登陸”按鈕，選擇任意登陸方式。方便的文檔漫游功能描述：WPS 2016 能夠?qū)崿F(xiàn)云文檔漫游功能，文件可直接保存或上傳到云端，通過電腦、手機可以隨時隨地打開、編輯、保存在云中的文檔，并且可以實現(xiàn)多種云文檔功能。操作步驟：參照下方圖片了解云文檔功能區(qū)在云文檔中找到歷史版本功能描述：在云文檔編輯過程中，如需要找回之前保存過的版本，WPS 給了用戶一顆“后悔藥”，可通過“歷史版本”功能找回來。操作步驟：在文檔漫游的操作界面中選擇需要查

8、看的文檔單擊【歷史】按鈕彈出所有歷史版本列表，選擇自己需要的內(nèi)容進行下載建立圈子功能描述： 創(chuàng)建輕辦公圈子，可以很方便的將一群人、一個項目集中到一個圈子中來。利用圈子，也可以保存分享文件，并發(fā)起對文件的討論和修改，文件組織更有條理。將文件上傳到圈子之后，圈子內(nèi)的人員都可以對文檔進行查看和編輯，不需要再通過郵件和聊天工具來分享，團隊協(xié)作更高效。同時，圈內(nèi)人員對文件的修改都可以從該文檔的歷史版本找回。操作步驟：建立圈子：在界面左側(cè)點擊【漫游文檔管理】【新建圈子】輸入圈子名稱：2.添加成員：點擊已建立圈子【培訓項目】【成員】【添加成員】復(fù)制鏈接發(fā)給需要協(xié)助人員即可：1.5. 豐富的在線圖片功能描述：

9、WPS 2016 中的三大組件，均為用戶提供大量在線圖片，在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，用戶可直接搜索圖片并使用。操作步驟：單擊“插入”選項卡“在線圖片”。1.6. 安全的保障：備份管理功能描述：在日常進行文件編輯時，如遇到斷電、忘記保存等情況，WPS 提供智能的備份管理，幫助用戶找回丟失的文件。操作步驟：單擊左上角“WPS 文字”按鈕“備份與恢復(fù)”“備份管理”文檔右側(cè)將出現(xiàn)“備份”任務(wù)窗格單擊“查看其他備份”打開備份文件夾找到所需文件即可。第 PAGE 21 頁 共 42 頁不得不掌握的技巧新舊界面切換功能描述：WPS Office 支持“在線皮膚”、“2016 風格”、“2013 風格”和“經(jīng)典風格”自由

10、切換，對于習慣在“經(jīng)典風格”界面使用的用戶，可以通過“切換界面”功能自由選擇。操作步驟：單擊工具欄右上角“更改界面”按鈕單擊“我的皮膚”選擇所需界面風格單擊“更改”將在下次啟動 WPS Office 時啟用經(jīng)典風格。說明：推薦皮膚：含 2016 皮膚以及大量精美在線皮膚，在線皮膚可在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下直接套用。我的皮膚：包含 2013 皮膚、經(jīng)典皮膚以及最近使用的在線皮膚。即點即輸功能描述：在日常編輯文檔過程中，有時候需要在其他任意位置輸入內(nèi)容，很多用戶都是采用打空格或者打回車的方式進行切換，此功能有效幫助大家解決了問題。操作步驟：任意位置雙擊即可快速調(diào)整段落布局功能描述：WPS 文字的特色功能“調(diào)整

11、段落布局”，可以幫助用戶更加快速地調(diào)整各個間距。操作步驟：通過拖動段落調(diào)整框上的上下左右小箭頭，即可輕松調(diào)整段前間距、段后間距、左縮進以及右縮進；還可通過移動段落前兩行行首的小豎線來調(diào)整首行縮進、懸掛縮進。2.4.數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫功能描述：WPS 文字提供了數(shù)字轉(zhuǎn)換功能，更加方便于用戶使用，例如：將文檔中的金額轉(zhuǎn)換為大寫模式。操作步驟：選定數(shù)字“插入”選項卡“插入數(shù)字”選定所需數(shù)字類型確定。文檔內(nèi)容排版技巧商務(wù)文檔規(guī)范功能描述：一份正規(guī)的文檔，正文排版需要特定的規(guī)范，通過這些規(guī)范標準，能夠使整個版面更加專業(yè)。操作步驟：選定文字“開始”選項卡“段落”設(shè)置：首行縮進 2 個字符/段前 0.5 行/段

12、后 0.5 行/行距 1.5 倍數(shù)“確定”分欄使用方法功能描述：使用分欄可以將頁面縱向劃分為若干區(qū)域，為文檔進行特殊的排版。操作步驟：選定文字“頁面布局”選項卡“分欄”可直接選擇需要的欄數(shù)，也可以選擇“更多分欄”進行選定設(shè)置。3.3.制表位對齊方式功能描述：在文檔中設(shè)置制表位是一種快速對齊文本的手段，它能夠快速創(chuàng)建簡單列表，允許在同一行內(nèi)的文字采用不同的對齊方式。例如，創(chuàng)建一個帶有三列的清單，兩邊的內(nèi)容分 別左對齊和右對齊，中間的內(nèi)容居中對齊，則可使用制表位來完成。根據(jù)對齊的方式，制表位有以下四類，其類型圖標以及功能如以下列表所速：制表位對齊方式按鈕說明左對齊：在左對齊制表位上輸入的文字將以該

13、位置為左邊界進行對齊。居中對齊：在居中制表位上輸入的字符將以該位置為中心而排列右對齊：在右對齊制表位上輸入的字符將以該位置為右邊界進行對齊小數(shù)點對齊：小數(shù)點對齊制表位能夠把數(shù)字在小數(shù)點的位置上對齊示例：利用制表符制作虛線對齊排版效果操作步驟：點擊標尺左側(cè)制表符選擇所需對齊方式在對齊的標尺位置點擊鼠標插入一個制表位符號；在文檔中輸入內(nèi)容按“Tab”鍵進行光標切換，注意：不是打空格；選定已經(jīng)輸入文本雙擊標尺上的制表符“前導(dǎo)符”中選擇一種符號“確定”.3.4.利用文字工具快速整理文字功能描述：文字工具是 WPS Office 的特色功能，可以為用戶將版面雜亂的文檔快速地排版整齊，真正做到“一鍵排版”

14、。示例：利用文字工具快速排版文檔（面對有很多空格、空行的文檔，如何快速處理？） 操作步驟：“開始”選項卡“文字工具”選擇“刪除空格”以及“刪除空段”即可。文字中的表格應(yīng)用創(chuàng)建表格功能描述：表格不僅能夠直觀鮮明的表達主題思想，而且它還是對文本等對象進行對齊等格式操作中一個便捷的手段。操作步驟：把輸入點光標置于制表格的位置選擇“插入”選項卡“表格”可直接選擇行數(shù)列數(shù)插入或使用“插入表格”按鈕。4.2.繪制斜線表頭功能描述：在 WPS 文字中的“繪制斜線表頭”功能，可以幫助你很輕松的繪制出一個標準的斜線表頭。操作步驟：插入表格后“表格樣式”“繪制斜線表頭”選擇所需表頭樣式“確定”。4.3.添加行和列

15、功能描述：WPS 文字在表格的功能有很大的改進，增添了很多使用戶的操作、應(yīng)用更為方便的功能，使用戶對表格的使用更為得心應(yīng)手。操作步驟：將光標放在表格上回出現(xiàn)加號，可以通過單擊或拖動添加行列4.4.表格與文本轉(zhuǎn)換功能描述：在文檔中使用表格，如需要將其轉(zhuǎn)換為文本格式，只需要通過簡單按鈕便可實現(xiàn)。第 PAGE 29 頁 共 42 頁操作步驟：選定表格“表格工具”“轉(zhuǎn)換成文本”根據(jù)需求選定“確定”。4.5.表格跨頁自動重復(fù)標題功能描述：在文檔中使用表格，如果表格數(shù)據(jù)較多，經(jīng)常會造成表格過頁，這樣第二頁就無法看到標題行，對數(shù)據(jù)展現(xiàn)、查看數(shù)據(jù)造成一定的影響，以下可通過“重復(fù)標題行”功能解 決。操作步驟：選

16、定表格標題行“表格工具”“標題行重復(fù)”。4.6.表格計算功能描述：在文字中體現(xiàn)數(shù)據(jù)，可使用表格工具完成簡單計算。操作步驟：選定表格標題行“表格工具”“快速計算”下拉框選擇所需計算方式。4.7.利用表格實現(xiàn)圖文混排功能描述：在文字與圖片搭配排版的時候，經(jīng)常不能很好去控制圖片的擺放位置，不能按照自己的意愿來編排，表格協(xié)助排版，讓圖片不再“亂跑”！操作步驟：插入相應(yīng)行數(shù)列數(shù)表格可根據(jù)實際使用合并單元格將文字復(fù)制至單元格內(nèi)“表格樣式”取消表格所有邊框；點擊“表格樣式”選擇相應(yīng)框線格式為表格突出模塊繪制邊框。排版效果：長文檔正規(guī)編號排版日常編號與項目符號應(yīng)用功能描述：文檔中經(jīng)常需要應(yīng)用項目符號以及編號，

17、在使用過程中，可以通過快捷鍵在進行 快速升級降級。操作步驟：點擊“開始”選項卡“項目符號”或“編號”按“Tab”鍵可降級/按“Shift+Tab” 鍵可升級。應(yīng)用正規(guī)的多級編號（樣式）功能描述：用計算機編輯文檔的一個好處就是能夠很方便地進行格式設(shè)定，你可以按照自己 的需要，對字符和段落設(shè)置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同級別文檔的格式，而 文檔很又長，則將會是一件非常麻煩的事情。WPS 文字提供了一種稱作樣式的方法，來解決相同級別文檔的自動格式化特性。操作步驟：單擊“開始選項卡”“編號”下拉框“其他編號”“多級編號”選擇帶“標題”字樣的多級編號樣式“確定”；選定了多級編號后，可通過直接單

18、擊“樣式”框中的“標題 1”、“標題 2”設(shè)定文檔標題級別。統(tǒng)一修改編號格式功能描述：使用樣式編號的標題，可以直接統(tǒng)一修改格式，對用戶格式設(shè)置上提高了效率。 示例：統(tǒng)一將級別“標題 1”的大標題格式修改為紅色字體，并加粗操作步驟：光標定位于任意“標題 1”位置“開始”選項卡在樣式框中右鍵點擊“標題 1”字樣選擇“修改標題”；彈出對話框“格式”下拉框“字體”進行修改后“確定”“確定”。頁眉頁腳快速插入頁眉頁腳、頁碼功能描述：長文檔編排必定離不開頁碼，頁碼可以讓用戶快速地找得到內(nèi)容所在的頁碼，在WPS 中，優(yōu)化了頁碼的插入方式，讓用戶有更好的體驗。操作步驟：“插入”選項卡“頁眉頁腳”進入頁眉頁腳編

19、輯狀態(tài)可在頁眉頁腳處看到快速插入頁碼按鈕；如何設(shè)置首頁不同功能描述：正規(guī)長文檔編排，是需要有封面的展現(xiàn)，但是，封面是不需要有頁碼，且封面是 可以有自己獨有的頁眉頁腳格式，因此，我們可以將首頁的排版獨立出來，就不影響后期的 排版工作了。操作步驟：進入頁眉頁腳編輯狀態(tài)“頁眉和頁腳”“頁眉頁腳選項”勾選“首頁不同”“確定”。自由控制頁碼起始頁功能描述：當文檔使用了封面，就不能將封面的頁碼設(shè)置為“1”，而是從第二頁開始才顯示為“1”，可通過插入頁碼自由更改。操作步驟：進入頁眉頁腳狀態(tài)“修改頁碼”下拉框勾選“重新開始編號”起始值“0”“確定”。第 PAGE 40 頁 共 42 頁目錄快速生成目錄功能描述

20、：應(yīng)用樣式的一個好處就是便于管理長文檔，其中，使用自動生成目錄，將是大家在實際應(yīng)用中很有用的一個工具。下面我們就來介紹如何使用 WPS 文字自動生成目錄功能。操作步驟：單擊“視圖”選顯卡勾選“導(dǎo)航窗口”選擇“目錄”如后圖所示，在“格式”內(nèi)可以選擇插入目錄的類型單擊“確定”，即可在插入點生成文檔目錄。目錄更新功能描述：當自動生成目錄以后，如果你在文檔中做了修改，例如標題的增減，頁面的更換 等等操作后，目錄信息會不會隨著你的操作而更改呢？答案是會，但不是“全自動的”。下面我們就來講解如何更改目錄信息。操作步驟：右鍵單擊已經(jīng)插入的目錄選擇“更新域”選定“更新整個目錄”。修訂應(yīng)用應(yīng)用修訂功能描述：將做

21、好的文檔發(fā)給其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什么地方？可以直接使用該功能。操作步驟：“審閱”選項卡選擇“修訂”8.2.接受或拒絕修訂功能描述：當同事針對文檔內(nèi)容進行修改，通過修訂功能可以顯示修改了哪些內(nèi)容，同意或不同修改，均可以“接受”或“拒絕”。操作步驟：“審閱”選項卡選擇“接受”/“拒絕”也可以通過下拉框“接受”/“拒絕”所有的修訂。8.3.顯示修訂狀態(tài)修訂狀態(tài)”下的各種情況進行自由切換。操作步驟：“審閱”選項卡“顯示標記的最終狀態(tài)”下拉框。8.4.保護修訂只能進行修改功能描述：修訂的目的是為了保留用戶的修改痕跡，但是，如果其他用戶在使用的過程中，將“修訂”功能取消，那

22、么，就算對方做了修改，也不能體現(xiàn)效果。因此，為了防止其他人取消修訂，可使用保護修訂的方法，設(shè)置密碼，讓文檔只能處于修訂狀態(tài)，想要取消修訂， 除非知道密碼。功能描述：由于使用修訂功能，界面上會有修改后所遺留的突出標志，用戶客戶通過“顯示操作步驟：“審閱”選項卡“限制編輯”在右方彈出“限制編輯”任務(wù)窗格勾選“設(shè)置文檔的保護方式”選定“修訂”“啟動保護”設(shè)定密碼“確定”。郵件合并批量處理文檔建立郵件合并主文檔功能描述：我們在工作中經(jīng)常會遇到這樣的一種情況，就是需要創(chuàng)建大量相同或相似的信函。利用郵件合并功能，可以直接從數(shù)據(jù)庫中拿出一批數(shù)據(jù)，合并到信函內(nèi)容中，這樣就不需要人工組合，節(jié)省大量的時間。主文檔就是信函的主體部分，包括套用信函的正文和格式等。操作步驟：在文檔中將統(tǒng)一的文字信息輸入并完成排版，在表格中將數(shù)據(jù)內(nèi)容整理完畢。9.2.指定郵件合并數(shù)據(jù)源功能描述：郵件合并的第二步是指定在合并中使用的數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源所包含的是合并文檔中所