化妝品采購管理制度

1、1.0目的為加強(qiáng)對公司采購的管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)的供應(yīng)，控制采購的成本，特制定本程序。2.0范圍本程序適用于采購部人員在進(jìn)行采購作業(yè)時的相關(guān)工作。3.0職責(zé)采購部：負(fù)責(zé)采購質(zhì)量的管理和控制，供方選擇、評定、再評定工作?？偨?jīng)理:負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合格供方清單。質(zhì)管部:負(fù)責(zé)對原材料的檢驗工作。倉儲部:請購倉儲用品物料或其他物料。生產(chǎn)部:請購生產(chǎn)物料和常用耗材。技術(shù)開發(fā)部：負(fù)責(zé)原料質(zhì)量協(xié)議的制定。4.0內(nèi)容采購申請使用部門依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計劃和和物料庫存量等制定填寫物料采購申請單，采購單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。經(jīng)審批后交由采購部門下單采購。對于請購重要的物料或由特定供應(yīng)商供應(yīng)的物料

2、，物料請購部門應(yīng)在請購單上特別注明或單獨進(jìn)行請購。物料的緊急請購時，請購部門應(yīng)在物料請購單的說明欄中注明原因，并使用緊急請購單填寫，送采購部門。4.2采購方式的選擇有些物料的采購，應(yīng)要求供方先提供樣板，經(jīng)設(shè)計部、采購部等相關(guān)部門認(rèn)可簽板后，方可通知供方生產(chǎn)。公司所采購的物資總金額大，并有多家生產(chǎn)商生產(chǎn)必須競標(biāo)的方式進(jìn)行采購。公司的采購方式除選用規(guī)定的直接采購、間接采購等方法外，還應(yīng)根據(jù)物料的特性與需求量，采用以下兩種方式進(jìn)行采購。集中采購：具有共同性的物料，使用集中采購可降低費用時，采購部門應(yīng)根據(jù)請購單需求，定期進(jìn)行采購。長期采購：凡經(jīng)常使用且用量比較大的物料，采購部門應(yīng)聯(lián)合其他部門對供應(yīng)商進(jìn)

3、行考核，考核通過后與供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議。采購流程收集了解所請購物料的倉庫庫庫存情況。計算最經(jīng)濟(jì)的物料采購數(shù)量，并根據(jù)各種物料的期限編制物料需求計劃，報采購經(jīng)理進(jìn)行審批。首批原料交技術(shù)研發(fā)部相關(guān)工程師審核，經(jīng)理核準(zhǔn)。4.4采購計劃采購部根據(jù)確定的采購數(shù)量、采購對象、采購方式、采購時間等編制采購計劃并報總經(jīng)理審批。4.5采購文件（合同協(xié)議）采購部接到物料采購申請單后，依據(jù)合格供應(yīng)商清單和供應(yīng)商供貨質(zhì)量情況等，制定采購計劃表，選擇物料供應(yīng)商。編制采購合同協(xié)議，采購合同應(yīng)包含：1）供方與分供方的全名、法人代表，以及雙方的通訊聯(lián)系的電話、電報、電傳等；2）采購貨品的名稱、型號和規(guī)格，以及采購的數(shù)量和

4、價格；3）交貨期、交付方式和交貨地點；4）質(zhì)量要求和驗收方法，以及不合格品的處理，當(dāng)另訂有質(zhì)量協(xié)議時，應(yīng)在采購合同中寫明見“質(zhì)量協(xié)議”；5）違約的責(zé)任等內(nèi)容。技術(shù)研發(fā)部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求編制各類采購產(chǎn)品的采購文件，作為采購的依據(jù)，必要時，應(yīng)附加在訂貨合同后。采購產(chǎn)品的驗收標(biāo)準(zhǔn)按原料內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)與包裝材料內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。采購原則嚴(yán)格按照采購技術(shù)要求進(jìn)行采購，選擇合格供方。所有常規(guī)物料或服務(wù)的采購必須向已列入合格供方名錄的供應(yīng)商進(jìn)行采購。所有常規(guī)物料的采購必須以申購申請表或采購合同（含服務(wù)采購合同）的形式進(jìn)行采購作業(yè)。確保采購周期，保證滿足申購部門使用要求。采購訂單采供部根據(jù)采購計劃，選擇合格供方名錄

5、中指定的供方，進(jìn)行詢價、比價后，與其簽訂規(guī)范的訂貨合同，并附上采購技術(shù)文件，報采供部經(jīng)理審核，廠長批準(zhǔn)后生效，由采供部負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。物料采購合同經(jīng)審批后，向物料供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購部所擬定的采購合同必須經(jīng)過財務(wù)部、法律顧問與總經(jīng)理的審批，三方就合同中的條款提出建議或意見，采購部人員據(jù)此修訂合同并與供應(yīng)商協(xié)商。采購人員按照采購的先后順序?qū)⑽锪嫌嗀泦尉庉嫵蓛?，并結(jié)合采購進(jìn)度計劃制訂每日的跟催計劃，防止因出現(xiàn)延期供貨而影響生產(chǎn)的進(jìn)度。行政部需對消毒劑、廢棄物處理的供應(yīng)商之合同執(zhí)行效果進(jìn)行跟進(jìn)管理。在供貨過程中，采購員應(yīng)保持與供應(yīng)商的有效溝通，力求確保物料按質(zhì)、按量、如期到化貨。貨物驗收管理包裝完

6、整性檢查1）檢查物料的外包裝，物料外包裝應(yīng)牢固完好，無破損、無受潮、無污染、無混雜、無蟲蛀鼠咬。2）檢查物料運輸工具的衛(wèi)生情況，運輸工具應(yīng)潔凈、無異昧，嚴(yán)禁與有毒、有害、易污染的物品混裝、混運。3）檢查物料外包裝標(biāo)識和隨附票證，物料標(biāo)識和隨附票證（如收貨單、物料檢驗報告等）物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家名稱、批號、出廠日期應(yīng)與訂單或合同相符，印字清晰。4）來貨包裝檢查合格后，驗收人員在外包裝上貼待驗標(biāo)簽并發(fā)出來料申檢單。5）物料質(zhì)量檢查符合標(biāo)準(zhǔn)后，驗收人員應(yīng)在外包裝上貼待檢標(biāo)簽并通知入庫。物料入庫手續(xù)1）物料到貨后，依據(jù)物料驗收制度，質(zhì)管部對采購的貨物進(jìn)行驗收。質(zhì)管部負(fù)責(zé)按流程對采購物料進(jìn)行檢

7、驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。2）包裝驗收不符合標(biāo)準(zhǔn)時，驗收人員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽，按不合格品控制程序處理。相關(guān)部門將輸出物料不合格通知單和處理意見至采購部門，采購部反饋供應(yīng)商并跟進(jìn)處理方案（如特收、返工、退貨、報廢、扣款等處理措施方案）。采購部應(yīng)對不合格品的有關(guān)情況進(jìn)行統(tǒng)計，實現(xiàn)對供方的評價、選擇和控制，不斷提高采購質(zhì)量。來貨中的生產(chǎn)物料均應(yīng)經(jīng)倉管員進(jìn)行檢查，檢查不合格,應(yīng)立即通知采購部，聯(lián)系供方退貨并重新提供合格品。嚴(yán)重的還應(yīng)報告總經(jīng)理，要求供方賠償經(jīng)濟(jì)損失。4.9物料貨款結(jié)算物料驗收合格后，采購部門與供應(yīng)商對賬，通知供應(yīng)商開發(fā)票，收到發(fā)票后由財務(wù)部門進(jìn)行貨款核算、結(jié)算。若采購來的物

8、料數(shù)量缺失，則按照實際數(shù)量進(jìn)行付款。4.10采購部應(yīng)保留采購信息和索證索票要求4.10.1供應(yīng)商檔案資料供方選擇、評價、再評價、供應(yīng)商及相關(guān)質(zhì)量安全的有效證明文件，合格供應(yīng)商。建立物料索證索票檔案，可按供應(yīng)商名稱或者化妝品種類建檔備查，票證資料應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6個月。4.10.2采購計劃、采購清單、采購協(xié)議、采購合同等。4.10.3物料索證索票A）物料的索證索票應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過培訓(xùn)。B）票證資料索取時，檢查資料的完整性和有效性；對不能提供原件的，可以提供復(fù)印件，但復(fù)印件應(yīng)加蓋國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的公章。C）物料來料時，應(yīng)索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及其他相關(guān)憑證（如送貨單、當(dāng)批物料檢驗報告等），注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期批號、保質(zhì)期、單價、金額、銷貨日期，以及原料，包裝材料供應(yīng)商的住所和聯(lián)系方式等信息。4.11物料購貨臺賬管理企業(yè)應(yīng)制定購貨臺賬，購貨臺賬可按照供應(yīng)商、供貨品種、供貨時間順序等分類管理。購貨臺賬按照每次購入的情況如實記錄，內(nèi)容包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期批號、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、購進(jìn)價格、購貨日期、到貨日期、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等信息。4.11.3購貨臺賬應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)