淺析人事檔案管理存在的問題及對策

1、淺析人事檔案管理存在的問題及對策淺析人事檔案管理存在的問題及對策人事檔案與人事工作是密不可分的，在日常人事管理工作中，人事檔案經(jīng)常要為人事管理效勞。人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。加強干部人事檔案的管理工作，實現(xiàn)干部人事檔案的標準化，最終目的是為了更好地利用干部人事檔案，充分發(fā)揮干部檔案的實際效能，使其更好地為人事管理效勞。一、人事檔案在人事管理工作中存在的問題人事檔案的內(nèi)容相當(dāng)豐富，檔案的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料都不能取代的，可靠性較強，具有法律上的權(quán)威性，是可以取信

2、于人的證據(jù)。但是長期以來，相當(dāng)一局部人員對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，重視不夠，管理落后。大局部管檔人員由于缺乏專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)理解不夠，檔案搜集意識淡薄，嚴重影響了檔案管理程度，導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建立效勞。以下例舉一些在日常人事工作中遇到的、由于檔案內(nèi)容上的出入給人事管理工作帶來的困撓。一人事檔案內(nèi)容前后記載的一致與否，直接影響到人事手續(xù)的辦理。在辦理退休手續(xù)時，審批部門經(jīng)常要核對出生時間、參加工作時間、工作經(jīng)歷、工資信息等，這些信息的認定都是以人事檔案記載為根底的。而人事檔案內(nèi)容記載

3、的完好、一致、真實與否，直接影響到退本文由論文聯(lián)盟搜集整理休手續(xù)的正常辦理。在日常的工作中，檔案記載的出生年月與本人實際的出生年月不一致的情況經(jīng)常存在，少那么差一兩個月，多那么相差一年。為了保證干部職工的切身利益，不因檔案記載的不一致而使個人利益受到影響，這就要求我們檔案管理人員需要根據(jù)政策規(guī)定對每個人三齡二歷一身份進展確認，并將這些個人信息建一份檔案。發(fā)現(xiàn)有不一致情況的，與本人及時溝通并經(jīng)上級主管部門重新認定，重新認定后，本人再簽字確認，這樣再辦理業(yè)務(wù)時，就杜絕了出錯的時機，也減少了干部職工對人事工作發(fā)生誤解的情況，使業(yè)務(wù)工作進展順利。二是否嚴格按照規(guī)定填寫履歷表等重要表格，影響到個人信息確

4、實認。一個單位招工時，會要求個人填寫一份非常重要的招工表，當(dāng)單位有新進人員的時候，常常會需要填一份履歷表，這些都是重要的檔案資料。這些表格內(nèi)容的填寫，對個人信息確實認起著舉足輕重的作用。履歷表中明確說明表內(nèi)所列工程，由本人實事求是地填寫。如本人確實不能填寫，可由別人代筆。但是很多時候大家只是應(yīng)付性地填寫信息，對于一些記憶模糊的內(nèi)容也就隨意一填，更有甚者請人代填的情況非常普遍，檔案資料的隨意性填寫造成了檔案內(nèi)容記載前后不一致的情況，對于后來的認定工作增添了不少的費事。在工作中我們遇到過這樣的問題，人事檔案中招工表的內(nèi)容不是由本人親自填寫的，而履歷表是由本人親自填寫的，但是兩個表的參加工作時間卻填

5、寫不一致，造成后來參加工作時間需要重新認定，也引起本人的強烈不滿。因此，檔案管理者要起到監(jiān)視核查的重要作用，第一時間發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。三、檔案內(nèi)容的完好與否對個人經(jīng)歷地認定起著至關(guān)重要的作用。檔案里面有許多不可復(fù)制的原始材料，對一些重要經(jīng)歷的認定工作起到關(guān)鍵作用。我們曾遇到一個新調(diào)入的工人，當(dāng)時查閱檔案沒有發(fā)現(xiàn)招工表，但是有技工學(xué)校畢業(yè)的報到證，這樣很容易就認定了參加工作時間。設(shè)想假如這個報到證當(dāng)時沒有被收入檔案的話，會對個人造成多么大的影響。遇到這些問題以后，我就有意地查閱了一些大中專畢業(yè)生錄用為工作人員的人事檔案，發(fā)現(xiàn)沒有報到證的情況竟然真實存在。再比方有下鄉(xiāng)經(jīng)歷的，在招工表上還需要有

6、下鄉(xiāng)經(jīng)歷的明確記載，不然在接工齡工作中就很難確認。我們就遇到過這樣一個案例，在接工齡時，本人的招工表上沒有寫明下鄉(xiāng)的經(jīng)歷，而審批部門認定下鄉(xiāng)經(jīng)歷的關(guān)鍵看招工表上是否有下鄉(xiāng)經(jīng)歷的記載，這樣就給工齡認定工作帶來困難，進而影響到個人的切身利益。隨著干部制度的改革，考察、考核、學(xué)歷、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料越來越多，給人事檔案材料的搜集工作也提出了新的要求。這些表達個人經(jīng)歷的重要材料在整理檔案時特別要注意，一定要搜集歸檔。二、解決的對策一進步認識，加強指導(dǎo)，是做好人事檔案管理工作的根本前提。單位指導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建立的高度來對待，大力推進檔案工作的開展。二加強人事檔案管理人員隊伍的自身建立，進步人事檔案管理人員素質(zhì)，是做好人事檔案管理工作的決定因素。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，它集效勞性與保密性于一體，因此，要注意加強干部檔案工作隊伍建立，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，并定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，實在進步檔案管理的技術(shù)程度。三健全制度，進步人事檔案管理的制度化建立程度，是進步干部檔案管理程度的重要保證。結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料搜集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的