希波集團(tuán)辦公管理制度62

1、佳木斯希波集團(tuán)制度匯編 版本/修改狀態(tài)：A/0PAGE PAGE 245第二部分 辦公管理制度 企業(yè)文檔管理公司文書管理辦法 一、文文書管理理包含外外來文件件及自制制文件兩兩種。二、外來文文件包含含公文、傳傳真資料料、法律律條款、地地方性法法規(guī)、國國家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、行業(yè)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)等項(xiàng)目目。內(nèi)部部自制文文件包含含本集團(tuán)團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)部文件件和對外外業(yè)務(wù)文文件。三、文書歸歸口管理理部門為為集團(tuán)總總經(jīng)辦；分公司司由人行行部；自自制文書書的會簽簽必須經(jīng)經(jīng)總經(jīng)辦辦。四、收文 外來文文件收文文由公司司總經(jīng)辦辦/人行行部文員員登記，請請示部門門經(jīng)理文文件是否否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)按按自制文文件會簽簽程序會會簽后轉(zhuǎn)

2、轉(zhuǎn)發(fā)。五、自制文文件1、擬制：由文件起草草部門擬擬稿，文文稿要求求語言通通順、邏邏輯清晰晰、簡潔潔易懂、文文字嚴(yán)肅，避避免使用用晦澀及及地方口口語等詞詞匯敘述述。 文件件盡量不不制定補(bǔ)補(bǔ)充規(guī)定定，如需需要增加加補(bǔ)充、修修改條款款，可將將原文作作廢重新新制定，以以保證制制度的連連貫性。部門經(jīng)理審審核后方方可打印印，打印印時(shí)須按按照集團(tuán)團(tuán)關(guān)于于公司統(tǒng)統(tǒng)一公文文處理規(guī)定（見見匯編“辦公管管理制度度”中“企業(yè)文文檔管理理”類）中中規(guī)定的的格式進(jìn)進(jìn)行編號號排版，打打印后認(rèn)認(rèn)真校稿稿，與原原稿核對對無誤后后方可進(jìn)進(jìn)入會簽簽程序。2、會簽：(1)、由由文件起起草部門門確定并并填寫文文件簽發(fā)發(fā)審批單單：注注明

3、文件件名稱、編編號、文文件類別別、主要要內(nèi)容、密密級、發(fā)發(fā)文日期期、主送送單位、抄抄送單位位、會簽簽范圍（寫寫明需要要參與會會簽的部部門名稱稱、副總總職務(wù)名名稱）(2)、以以文件內(nèi)內(nèi)容相關(guān)關(guān)的部門門、相關(guān)關(guān)集團(tuán)副副總、總總經(jīng)辦/人事行行政部、總總經(jīng)理的的順序會會簽，將將文件正正文與文文件會簽簽單一同同在會簽簽范圍內(nèi)內(nèi)傳閱。(3)、各各部門收收到需要要會簽的的文件時(shí)時(shí)，須本本著認(rèn)真真的態(tài)度度，必要要時(shí)征集集本部門門員工意意見，盡盡量提供供相關(guān)資資料供起起草部門門參考。(4)、自自收到需需會簽文文件起各各會簽單單位及個(gè)個(gè)人須在在處理時(shí)時(shí)限內(nèi)回回復(fù)，提提高效率率，文件件擬制部部門負(fù)責(zé)責(zé)文件會會簽跟蹤

4、蹤工作。(5)、各各會簽單單位必須須在會簽簽單上簽簽名且標(biāo)標(biāo)注日期期，以明明確責(zé)任任。(6)、文文件會簽簽至各副副總后，由由文件起起草部門門依據(jù)會會簽意見見結(jié)果，匯匯總整理理，再次次修訂后后；方可可交總經(jīng)經(jīng)辦，由由總經(jīng)辦辦按各部部門會簽簽意見再再審后交交總經(jīng)理理審批。3、批示總經(jīng)理或其其他被授授權(quán)批示示者作最最終的批批示，并并簽字。4、出稿復(fù)復(fù)印、下下發(fā)(1)、文文件起草草部門將將修訂后后的文稿稿拷盤，由由總經(jīng)辦辦/人事事行政部部文員出出稿。(2)、總總經(jīng)辦/人事行行政部文文員對外外來人員員自帶的的軟盤先先做病毒毒檢查（有有病毒的的軟盤應(yīng)應(yīng)拒絕接接收，并并禮貌解解釋表示示歉意）。(3)、總總經(jīng)

5、辦/人事行行政部文文員接稿稿后，應(yīng)應(yīng)認(rèn)真檢檢查文件件簽批手手續(xù)是否否齊全，打印稿排版版是否按按公司司行文規(guī)規(guī)范，美美觀合理理，對文文字進(jìn)行行最終校校對，發(fā)發(fā)現(xiàn)有誤誤可與文文件擬稿稿人聯(lián)系系確認(rèn)后后修改。 (44)、總總經(jīng)辦/人事行行政部文文員按文文件簽發(fā)發(fā)審批單單中注注明的份份數(shù)復(fù)印印下發(fā)。(5)、需需要對外外發(fā)文時(shí)時(shí)，由總總經(jīng)辦/人事行行政部文文員打印印、蓋章章、封裝裝、寄發(fā)發(fā)。(6)、收收到文件件的單位位及個(gè)人人須在文文件發(fā)放放記錄中中簽字確確認(rèn)，文文件發(fā)送送到各部部門后，部部門經(jīng)理理應(yīng)組織織本部門門人員學(xué)學(xué)習(xí)，并并妥善保保管，裝裝訂成冊冊，便于于查閱、執(zhí)執(zhí)行。(7)、總總經(jīng)辦/人行部部每

6、月定定期檢查查各部門門的文件件傳達(dá)及及保存情情況，如如有文件件丟失或或傳達(dá)不不到位，則則報(bào)人力力資源部部作為績績效考核核項(xiàng)目。5、歸檔(1)、所所有簽成成正本文文件均需需由總經(jīng)經(jīng)辦及人人行部（人人行部只只負(fù)責(zé)對對接收文文件和本本分公司司自制文文件）歸歸檔存查查。(2)、若若執(zhí)行部部門必須須使用正正本時(shí)，可可暫時(shí)借借出使用用后歸還還，若正正本必須須寄出或或無法取取回時(shí)，可可存檔復(fù)復(fù)印件。(3)、存存檔文件件保存期期限100年，屆屆時(shí)列表表報(bào)批后后監(jiān)督銷銷毀。六、公文機(jī)機(jī)密等級級1、秘密文文件是指以集團(tuán)團(tuán)或集團(tuán)團(tuán)各部門門、各分分公司名名義下發(fā)發(fā)的，可可以在公公開場合合學(xué)習(xí)討論、并并要求貫貫徹執(zhí)行行

7、的文件件，以及及有關(guān)的的規(guī)章制制度等。2、機(jī)密文文件是指以集團(tuán)團(tuán)或集團(tuán)團(tuán)各部門門、各分分公司名名義印發(fā)發(fā)的，只只供個(gè)別別部門或或相關(guān)人員學(xué)學(xué)習(xí)、貫貫徹執(zhí)行行的文件件，如：有關(guān)人人事任免免事項(xiàng)；質(zhì)量問問題通報(bào)報(bào)；產(chǎn)值值、產(chǎn)量量、利稅稅、庫存存產(chǎn)品、用用肉量等等統(tǒng)計(jì)數(shù)數(shù)據(jù)；供供貨廠家家、銷售售客戶資資料等。此此類文件件的閱辦辦人只可可在規(guī)定定時(shí)間內(nèi)內(nèi)傳閱不不能留存存或復(fù)印印，事后后，當(dāng)需需要再次次查閱時(shí)時(shí)，需向向總經(jīng)辦辦辦理文文件借閱閱手續(xù)，當(dāng)當(dāng)場借閱閱當(dāng)時(shí)還還。3、絕密文文件是指以集團(tuán)團(tuán)或集團(tuán)團(tuán)各部門門、各分分公司名名義印發(fā)發(fā)的，只只供高層層領(lǐng)導(dǎo)或或極小范圍內(nèi)內(nèi)人員了了解、知知悉的文文件，如如：

8、希波波員工的的工資體體系和標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、品品控部的的工藝流流程、工工藝標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、品質(zhì)質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)報(bào)告、生生產(chǎn)配方方、制造造成本、研研發(fā)部的的新品開開發(fā)計(jì)劃劃、正在在研制中中的新產(chǎn)產(chǎn)品的實(shí)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)據(jù)、產(chǎn)品品的配方方、銷售售公司的的產(chǎn)銷量量、營銷銷機(jī)制、促促銷方案案、營銷銷價(jià)格等等，此類類文件應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格控控制印發(fā)發(fā)數(shù)量和和印發(fā)范范圍。4、各級人人員必須須嚴(yán)守秘秘密，有有泄密事事件發(fā)生生，按保保密制度度處理理。七、公文處處理時(shí)限限1、特急件件：各會會簽單位位需在半半小時(shí)內(nèi)內(nèi)回復(fù)，隨隨到隨辦辦。2、急件：各會簽簽單位需需在1小小時(shí)內(nèi)回回復(fù)，一一天內(nèi)處處理完畢畢。3、普通件件：各會會簽單位位需在44小時(shí)內(nèi)內(nèi)回復(fù)，三三

9、天內(nèi)處處理完畢畢。4、超過處處理時(shí)限限的文件件，由文文件起草草部門催催辦。附件： 文件件簽發(fā)審審批單文件名稱編號密級主要內(nèi)容類別擬制部門擬制人部門經(jīng)理主送單位抄送單位會簽范圍及及會簽意意見部門經(jīng)理副總總經(jīng)理注：1、文文件經(jīng)總總經(jīng)理簽簽批后，發(fā)發(fā)放用印印時(shí)不必必使用用用印審批批單。2、各部門門、副總總、總經(jīng)經(jīng)理會簽簽意見可可另附紙紙。公司統(tǒng)一公公文處理理的規(guī)定定一、公文的的性質(zhì)公文是處理理公務(wù)的的具有特特定效力力和規(guī)范范格式的的文書，是是指示、匯匯報(bào)和商商洽工作作，請示示和答復(fù)復(fù)問題，報(bào)報(bào)告和交交流情況況的工具具，各部部門必須須認(rèn)真貫貫徹本規(guī)規(guī)定，切切實(shí)做好好公文處處理。二、根據(jù)本本公司實(shí)實(shí)際情

10、況況，現(xiàn)對對公文做做如下分分類：（一）決議議 用用于經(jīng)會會議討論論通過的的重要決決策事項(xiàng)項(xiàng)。（二）決定定 用用于對重重要事項(xiàng)項(xiàng)做出決決策和安安排。（三）意見見 用用于對重重要問題題提出見見解和處處理辦法法。（四）通知知 用用于發(fā)布布公司內(nèi)內(nèi)部規(guī)章章制度、人人事任免免、傳達(dá)達(dá)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)指示示給相關(guān)關(guān)部門具具體執(zhí)行行或遵守守的事項(xiàng)項(xiàng)。（五）通報(bào)報(bào) 用用于表彰彰先進(jìn)、批批評錯(cuò)誤誤、傳達(dá)達(dá)重要精精神、交交流重要要情況。（六）報(bào)告告 用用于向公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)匯報(bào)工工作、反反映情況況、提出出建議，答答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的詢問問。（七）規(guī)定定 用用于對特特定范圍圍內(nèi)的工工作和事事務(wù)制定定具有約約束力的的行為規(guī)規(guī)范。（八）

11、會議議紀(jì)要 用于于記載會會議主要要精神和和議定事事項(xiàng)。三、公文格格式公司下發(fā)公公文由版版頭、發(fā)發(fā)文字號號、橫隔隔線、標(biāo)標(biāo)題、主主送機(jī)關(guān)關(guān)、正文文、附件件、發(fā)文文部門署署名、成成文日期期、印章章、主題題詞、主主送部門門、抄送送部門、印印制版記記組成。（一）版頭頭由公司全稱稱加“文件”二字，用用套紅大大字居中中印在公公文首頁頁上部。版頭字體采采用姚體體60號號字。（二）發(fā)文文編號1、由發(fā)文文部門代代字、發(fā)發(fā)文年度度和發(fā)文文順序號號組成，標(biāo)標(biāo)注于版版頭、橫橫隔線之之間，橫橫向居中中，字體體采用仿仿宋小四四號字。2、發(fā)文機(jī)機(jī)關(guān)應(yīng)使使用規(guī)范范化簡稱稱：下發(fā)文件單單位統(tǒng)一字號下發(fā)文件單單位統(tǒng)一字號集團(tuán)希團(tuán)

12、字第號銷售公司希銷字第號總經(jīng)辦希行字第號企劃部希策字第號人力資源部部希人字第號財(cái)審部希審字第號企管部希企字第號財(cái)務(wù)部希財(cái)字第號綜合計(jì)劃部部希綜字第號佳木斯分公公司希佳字第號研發(fā)中心希研字第號天津分公司司希津字第號舉例希團(tuán)字220033第33號3、發(fā)文年年度用公公元年全全稱。用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字寫寫，用中中括號括括起。4、順序號號用阿拉拉伯?dāng)?shù)字字書寫，自自每年第第一件起起按發(fā)出出時(shí)間順順序編排排。（三）橫隔隔線 隔開公文的的版頭部部分與行行文部分分的橫線線。由紅紅色橫線線組成，位位于發(fā)文字號下下方。（四）標(biāo)題題 由公公文的主主題和文文種組成成，字體體采用華華文中宋宋二號字字（加黑黑）。（五）主送送部

13、門 主送送部門是是指公文文的主要要受理部部門，規(guī)規(guī)定、通通報(bào)可以以不寫主主送部門（或在版版記中體體現(xiàn)），字字體采用用黑體三三號字。（六）正文文 公文文的主體體，用來來表述公公文的內(nèi)內(nèi)容，字字體采用用宋體四四號字。層層次結(jié)構(gòu)正文分分條標(biāo)識識方法為為：全文共一級級的用“一、二二、三、”。全文共二級級的第一一級用“一、二二、三、” 第二級“1、2、3、”。全文共三級級的第一一級用“一、二二、三、”第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”。全文共四級級的第一一級用“一、二二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、”。全

14、文共五級級的第一一級用“一、二二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、” 第五級用“A、B、C、”。全文共六級級的第一一級用“一、二二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、” 第五級用“A、B、C、” 第六級用“a、b、c、”。公文首頁應(yīng)應(yīng)根據(jù)標(biāo)標(biāo)題行數(shù)數(shù)合理排排列正文文行數(shù)。（七）附件件公文附件，應(yīng)應(yīng)置于主主件之后后，與主主件裝訂訂在一起起，并在在正文之之后、發(fā)發(fā)文部門門署名之之前應(yīng)注注明附件件的名稱稱。如附附件較多多，應(yīng)用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字注注明順序序，逐件件寫明

15、附附件的名名稱。（八）部門門署名 應(yīng)當(dāng)用全稱稱或者規(guī)規(guī)范化簡簡稱，發(fā)發(fā)文部門門署名應(yīng)應(yīng)采用黑黑體三號號字標(biāo)注于正文的的右下方方。（九）成文文日期 一般署會議議通過或或者領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽發(fā)日日期；特特殊情況況署印發(fā)發(fā)日期。領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)后，因因故不能能及時(shí)發(fā)發(fā)文時(shí)，成成文日期期可請示示簽發(fā)人人重新確確定。成成文日期期應(yīng)當(dāng)寫寫明年、月月、日，采采用黑體體三號標(biāo)標(biāo)注于發(fā)發(fā)文部門門署名右右下方。成成文日期期年、月月、日均均用阿拉拉伯?dāng)?shù)字字。（十）印章章下發(fā)公文都都應(yīng)加蓋蓋集團(tuán)印印章。用用印位置置做到上上不壓正正文，下下要壓發(fā)發(fā)文部門門署名和和成文日日期。（十一）主主題詞 “主題詞”三字用用黑體三三號字標(biāo)標(biāo)注于印

16、印制版記記上方，具具體條目目用宋體體三號字字標(biāo)注，主主題詞由由公文主主題詞及及公文種種類詞組組成，也也可根據(jù)據(jù)公文內(nèi)內(nèi)容自行行標(biāo)注。（十二）抄抄送部門門是指除了主主送部門門之外需需要執(zhí)行行或知曉曉公文的的其他機(jī)機(jī)關(guān)，應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用全稱或或規(guī)范化化簡稱。（十三）印印制版記記 由公文印發(fā)發(fā)部門名名稱和印印發(fā)日期期。在公公文末頁頁下部印印三條橫橫線，上上面兩線之間注明明抄送部部門，下下面兩線線之間左左側(cè)注明明擬制文文件部門門名稱，右右側(cè)注明明印發(fā)日日期。一般公文可可以不采采用抬頭頭，由標(biāo)標(biāo)題、正正文、附附件、部部門署名名、成文文日期組組成，但但內(nèi)容格格式必須須按本規(guī)規(guī)定第四四條執(zhí)行行。四、公文的的漢字

17、從從左至右右橫排。主主標(biāo)題、副副標(biāo)題、正正文之間間的用字字要有明明顯區(qū)別別。主標(biāo)題應(yīng)采采用華文文中宋二二號字（加加黑），副副標(biāo)題（或或主送單單位）應(yīng)應(yīng)采用黑黑體三號號字，正正文應(yīng)采采用宋體體四號字字；行間間距采用用單倍行行距；公公文用紙紙幅面規(guī)規(guī)格一律律采用國國際標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)A4型型（長2279毫毫米，寬寬2100毫米）；公文印印制紙面面規(guī)格：天高770毫米米，地高高30毫毫米，左左寬255毫米，右右寬200毫米，左左側(cè)裝訂訂。附范本：佳木斯希波波集團(tuán)有有限公司司文件希團(tuán)字220033第11號關(guān)于集團(tuán)*管管理的規(guī)規(guī)定集團(tuán)各部門門： 為加強(qiáng)強(qiáng)佳木斯希波波集團(tuán)有有限公司司 20003年年1月55日主題詞

18、：集集團(tuán) * 規(guī)定主送單位：集團(tuán)各各副總、各各部門 抄送單單位：集集團(tuán)總經(jīng)經(jīng)理、分分公司總總經(jīng)理發(fā)文部門：集團(tuán)人人力資源源部 發(fā)文日日期：220033年1月月5日檔案管理辦辦法一、將資料料按條款款分類，分分別存放放，每年年年末經(jīng)經(jīng)檢查齊齊全后，整整理立卷卷歸檔。二、檔案分分為證照照檔案、文文件（制制度）檔檔案、人人事檔案案、合同同檔案、設(shè)設(shè)備檔案案、技術(shù)術(shù)檔案等等類別。三、檔案管管理歸口口部門總經(jīng)辦負(fù)責(zé)責(zé)集團(tuán)總總部的證證照檔案案、系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)下發(fā)發(fā)的文件件（制度度）檔案案、集團(tuán)團(tuán)總部設(shè)設(shè)備檔案案、技術(shù)術(shù)檔案的的管理歸歸檔；企管部負(fù)責(zé)責(zé)集團(tuán)系系統(tǒng)所有有合同檔檔案的管管理歸檔檔；人力資源部部負(fù)責(zé)集集團(tuán)

19、總部部所有人人員及分分公司部部門副經(jīng)經(jīng)理以上上人員的的人事檔檔案的管管理歸檔檔；分公司人行行部負(fù)責(zé)責(zé)本公司司所有證證照檔案案、文件件（制度度）檔案案、部門門副經(jīng)理理以下人人員的人人事檔案案、設(shè)備備檔案、技技術(shù)檔案案的管理理歸檔；分公司財(cái)務(wù)務(wù)部負(fù)責(zé)責(zé)對本公公司所有有合同檔檔案的管管理歸檔檔。四、證照檔檔案的管管理1、集團(tuán)系系統(tǒng)所有有證照，如如：稅務(wù)務(wù)登記證證、衛(wèi)生生許可證證、生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營許許可證、車車輛各種種牌照、各各種榮譽(yù)譽(yù)證書、專專利證、資資格證等等，均須須以復(fù)印印件及原原件兩種種形式存存檔。2、各類證證照除列列出名錄錄外，均均須登記記其有效效年限，以以便及時(shí)時(shí)更換證證照，保保證其有有效性。3

20、、證照檔檔案的保保存期限限為永久久性保存存。五、文件（制制度）檔檔案的管管理1、所有簽簽成正本本文件均均需由總總經(jīng)辦及及人行部部（人行行部只負(fù)負(fù)責(zé)對接接收文件件和本分分公司自自制文件件）歸檔檔存查。2、若執(zhí)行行部門必必須使用用正本時(shí)時(shí)，可暫暫時(shí)借出出使用后后歸還，若若正本必必須寄出出或無法法取回時(shí)時(shí)，可存存檔復(fù)印印件。3、存檔文文件保存存期限110年，屆屆時(shí)列表表報(bào)批后后監(jiān)督銷銷毀。六、人事檔檔案的管管理1、集團(tuán)系系統(tǒng)所有有管理人人員，其其應(yīng)聘表表、經(jīng)濟(jì)濟(jì)擔(dān)保書書、畢業(yè)業(yè)證復(fù)印印件、筆筆試題試試卷存入入個(gè)人檔檔案，在在試用期期內(nèi)建立立臨時(shí)檔檔案，正正式聘用用后建立立正式個(gè)個(gè)人檔案案。2、接收的

21、的大中專專畢業(yè)生生，考核核時(shí)的一一切資料料及其畢畢業(yè)證復(fù)復(fù)印件交交人力資資源部/人事行行政部存存入個(gè)人人檔案。3、人事檔檔案的保保存期限限為該同同志辭職職后一年年，屆時(shí)時(shí)列表報(bào)報(bào)批后監(jiān)監(jiān)督銷毀毀。七、合同檔檔案的管管理 1、公司司對合同同原件，即即合同書書信件、數(shù)數(shù)據(jù)電文文（包括括電報(bào)、電電傳、傳傳真、電電子數(shù)據(jù)據(jù)交換、電電子郵件件）實(shí)行行雙層管管理，即即承辦部部門和合合同歸口口管理部部門。各各業(yè)務(wù)部部訂立的的合同（協(xié)協(xié)議）原原件，由由企管部部負(fù)責(zé)管管理，合合同承辦辦人使用用復(fù)印件件。以便便對合同同的執(zhí)行行情況進(jìn)進(jìn)行監(jiān)督督，但所所有保管管部門均均須建檔檔。2、合同中中含集團(tuán)團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)部責(zé)任任狀

22、、承承包合同同及對外外簽定的的各種業(yè)業(yè)務(wù)合同同。3、合同檔檔案的保保存期限限為永久久性保存存。八、設(shè)備檔檔案的管管理1、各部門門購買設(shè)設(shè)備及物物品，（如如計(jì)算機(jī)機(jī)、打印印機(jī)、復(fù)復(fù)印機(jī)、傳傳真機(jī)、空空調(diào)等）生生產(chǎn)設(shè)備備及生產(chǎn)產(chǎn)輔助設(shè)設(shè)備（如如化驗(yàn)室室設(shè)備、研研發(fā)專用用設(shè)備等等）凡是是帶有圖圖紙、說說明書、保保修卡、用用戶手冊冊等資料料應(yīng)全部部交總經(jīng)經(jīng)辦/人人事行政政部存入入設(shè)備檔檔案，建建立永久久性檔案案。無總總經(jīng)辦/人行部部在設(shè)備備發(fā)票上上確認(rèn)收收到該設(shè)設(shè)備相關(guān)關(guān)資料的的簽字，財(cái)財(cái)務(wù)不予予報(bào)銷。2、各項(xiàng)基基建施工工與工程程有關(guān)圖圖紙，一一律把原原稿移交交總經(jīng)辦辦/人事事行政部部文員管管理。3、

23、設(shè)備檔檔案的保保存期限限為該設(shè)設(shè)備報(bào)廢廢后1年年，屆時(shí)時(shí)列表報(bào)報(bào)批后監(jiān)監(jiān)督銷毀毀。九、技術(shù)檔檔案的管管理1、各部門門技術(shù)資資料，如如：與集集團(tuán)業(yè)務(wù)務(wù)相關(guān)的的法規(guī)條條文、國國標(biāo)、企企標(biāo)、工工藝規(guī)程程、質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)等等全部由由總經(jīng)辦辦/人行行部負(fù)責(zé)責(zé)管理歸歸檔，如如屬絕密密文件應(yīng)應(yīng)由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部登登記其發(fā)發(fā)行版本本、發(fā)行行日期、總總頁數(shù)，并并將其名名錄歸檔檔，注明明存放部部門、發(fā)發(fā)行使用用部門。2、技術(shù)檔檔案的保保存期限限為永久久性保存存，但須須將廢止止資料加加印“作廢保保留”章，同同時(shí)注明明作廢日日期。十、檔案建建立、整整理辦法法1、企業(yè)文文件記錄錄保存、歸歸檔辦法法按內(nèi)容容分類，并并以時(shí)間

24、間先后順順序存檔檔，必須須在檔案案夾里清清楚地標(biāo)標(biāo)注歸入入的檔案案類目，方方便查找找。2、每天都都要進(jìn)行行清理歸歸檔，以以免資料料堆積，熟熟悉自己己管理的的檔案，了了解歸檔檔制度。準(zhǔn)準(zhǔn)確地做做好文件件索引，以以便于查查找。3、歸檔要要注意整整潔，歸歸檔前先先把資料料進(jìn)行分分類，以以便所有有的材料料隨手可可得，避避免盲目目查找。4、立卷按按年代、機(jī)機(jī)構(gòu)排列列，永久久、長期期、短期期分別組組卷，卷卷內(nèi)文件件要把正正文和底底稿、文文件和附附件、請請示和批批復(fù)放在在一起。5、文件檔檔案除將將文稿存存檔外，計(jì)計(jì)算機(jī)中中亦需存存盤建檔檔，建檔檔按類別別及時(shí)間間順序建建立，便便于查找找。6、注意做做好保密密

25、工作，檔檔案柜要要堅(jiān)固，做做好防盜盜、防火火、防潮潮、防塵塵、防鼠鼠、防高高溫、防防強(qiáng)光等等措施。7、每年清清理一次次檔案，對對檔案的的數(shù)量、保保管等情情況進(jìn)行行檢查，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時(shí)采采取補(bǔ)救救措施，確確保檔案案安全。8、對于已已失去作作用的檔檔案要進(jìn)進(jìn)行銷毀毀或用碎碎紙機(jī)進(jìn)進(jìn)行處理理，銷毀毀檔案材材料要經(jīng)經(jīng)過認(rèn)真真鑒定，確確定銷毀毀檔案材材料必須須列冊登登記，送送領(lǐng)導(dǎo)審審批后銷銷毀。9、銷毀檔檔案材料料時(shí)，必必須指派派專人監(jiān)監(jiān)銷，防防止失密密。檔案資料借借閱管理理制度一、借閱檔檔案（包包括證照照、文件件（制度度）、人人事檔案案、合同同、設(shè)備備、技術(shù)術(shù)等資料料），必必須在檔檔案借閱閱登記簿簿

26、登記后后方可借借閱；借借閱涉密密的檔案案須經(jīng)相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)部門經(jīng)經(jīng)理級以以上的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)方可借借閱。二、卷案不不可借出出，只提提供在檔檔案存放放室查閱閱，未立立案的文文件及資資料可借借出。三、借閱期期限不得得超過110天，到到期必須須歸還如如需再借借應(yīng)辦理理續(xù)借手手續(xù)。四、借閱檔檔案人必必須愛護(hù)護(hù)檔案，保保護(hù)其安安全及保保密性，不不得涂改改、勾畫畫、剪裁裁、抽取取、拆散散、損壞壞，未經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)理級以以上領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)允許，絕絕密資料料未經(jīng)副副總經(jīng)理理級以上上領(lǐng)導(dǎo)允允許，不不得擅自自摘抄、翻翻印、復(fù)復(fù)印、攝攝影、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借。五、借閱的的檔案交交還時(shí)，檔檔案管理理人員必必須當(dāng)面面點(diǎn)清，如如發(fā)現(xiàn)遺遺失或損損壞

27、，應(yīng)應(yīng)立即報(bào)報(bào)告上級級主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)與資料料來源相相關(guān)部門門溝通備備份，同同時(shí)對借借閱人采采取批評評教育或或相應(yīng)處處罰。六、外單位位借閱檔檔案，必必須有單單位介紹紹信，并并經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可借閱，但但不得帶帶出檔案案室。七、外單位位摘抄卷卷內(nèi)檔案案，必須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理對其其摘抄完完畢的內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行行審查、簽簽章同意意后，方方可帶出出檔案存存放室。 第二章 辦辦公事務(wù)務(wù)管理打印、復(fù)印印、傳真真管理制制度一、打?。?、凡屬以以集團(tuán)、分分公司名名義下發(fā)發(fā)的文件件、報(bào)表表、工作作計(jì)劃、總總結(jié)、報(bào)報(bào)告、會會議紀(jì)要要、通知知、通報(bào)報(bào)、公函函、規(guī)章章制度、宣宣傳教育育材料、任任免決定定、表彰彰決

28、定等等均在打打印范圍圍內(nèi)。2、不得利利用公司司計(jì)算機(jī)機(jī)打印私私人材料料。3、各部門門負(fù)責(zé)本本部門所所有材料料的打印印，需要要下發(fā)的的文件或或規(guī)章制制度、通通知由各各部門擬擬訂打印印、校稿稿，會簽簽批準(zhǔn)后后拷盤，交交由總經(jīng)經(jīng)辦/人人事行政政部歸口口下發(fā)、存存檔；4、總經(jīng)辦辦/人事事行政部部文員對對外來人人員自帶帶的軟盤盤先做病病毒檢查查（有病病毒的軟軟盤應(yīng)拒拒絕接收收，并禮禮貌解釋釋表示歉歉意）。5、總經(jīng)辦辦/人事事行政部部文員接接稿后，應(yīng)應(yīng)認(rèn)真檢檢查文件件簽批手手續(xù)是否否齊全，打印稿排版版是否按按公司行行文規(guī)范范，美觀觀合理，對對文字進(jìn)進(jìn)行最終終校對，發(fā)發(fā)現(xiàn)有誤誤可與文文件擬稿稿人聯(lián)系系確認(rèn)后

29、后修改。6、文件存存檔規(guī)范范，計(jì)算算機(jī)內(nèi)存存儲文件件應(yīng)遵照照制度度匯編辦辦公管理理制度中中檔案案管理辦辦法執(zhí)執(zhí)行。7、文件打打印格式式應(yīng)統(tǒng)一一，按制制度匯編編辦公公管理制制度中公公司統(tǒng)一一公文處處理的規(guī)規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。二、復(fù)?。?、所有復(fù)復(fù)印機(jī)均均應(yīng)建立立使用記記錄，復(fù)復(fù)印需求求部門按按復(fù)印印機(jī)使用用登記表表中項(xiàng)項(xiàng)目逐項(xiàng)項(xiàng)、真實(shí)實(shí)填寫。2、月末按按各部門門復(fù)印登登記表由由總經(jīng)辦辦/人行行部匯總總各部門門耗用紙紙張、墨墨粉費(fèi)用用，查看看費(fèi)用是是否超標(biāo)標(biāo)，將結(jié)結(jié)果報(bào)人人力資源源部考核核；3、凡需要要復(fù)印的的資料，必必須經(jīng)本本部門經(jīng)經(jīng)理同意意，到人人事行政政部登記記備查，數(shù)數(shù)量超過過10張張的必須須人事

30、行行政部經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后復(fù)印印，分公公司復(fù)印印20份份以上的的應(yīng)采用用油印形形式，由由需求部部門自行行印刷。4、屬證件件、原始始資料等等特殊材材料需要要復(fù)印，不不受份數(shù)數(shù)限制，可可根據(jù)需需要復(fù)印印，但必必須經(jīng)過過請示、上上級領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后方可復(fù)復(fù)印。5、公出人人員在外外地需要要打印、復(fù)復(fù)印材料料時(shí)，應(yīng)應(yīng)將打印印原件留留存，索索要發(fā)票票，另附附紙標(biāo)明明打印/復(fù)印原原因、打打印/復(fù)復(fù)印時(shí)間間、材料料收件人人，以做做報(bào)銷依依據(jù)，無無以上材材料公司司不予報(bào)報(bào)銷。6、不得利利用公司司復(fù)印機(jī)機(jī)、傳真真機(jī)復(fù)印印私人材材料。三、傳真：1、所有傳傳真機(jī)均均應(yīng)建立立傳真記記錄，登登記傳真真機(jī)使用用情況，并并填寫傳傳

31、真機(jī)使使用登記記表，發(fā)發(fā)傳真須須由部門門經(jīng)理在在傳真材材料背面面簽批后后方可發(fā)發(fā)出。2、由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部文文員統(tǒng)計(jì)計(jì)月費(fèi)用用，月底底統(tǒng)一匯匯總各部部門耗用用傳真費(fèi)費(fèi)用，（除除總經(jīng)辦辦/人行行部之外外有傳真真機(jī)的，傳傳真費(fèi)用用統(tǒng)一納納入辦公公費(fèi)用）；收傳真真由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部文文員登記記，并通通知接收收部門領(lǐng)領(lǐng)取、登登記。3、在外人人員簽合合同及其其它工作作需發(fā)傳傳真時(shí)，需需請示副副總經(jīng)理理同意才才能進(jìn)行行，并且且回公司司報(bào)銷時(shí)時(shí)，上交交原始材材料及發(fā)發(fā)票，寫寫清原因因、收件件人、無無以上材材料公司司不予報(bào)報(bào)銷。4、不得利利用公司司傳真機(jī)機(jī)傳真私私人材料料。部門復(fù)印印機(jī)使用用登記表表復(fù)印時(shí)

32、間材料名稱紙型總頁數(shù)復(fù)印人部門經(jīng)理簽簽字部門傳傳真機(jī)使使用登記記表傳真時(shí)間材料名稱頁數(shù)收/發(fā)經(jīng)辦人部門經(jīng)理簽簽字第三章 印印章信證證管理印章使用管管理辦法法一、總則1、目的為加強(qiáng)集團(tuán)團(tuán)公司印印章管理理，規(guī)范范公司印印章的制制定、使使用程序序，使公公司業(yè)務(wù)務(wù)順利運(yùn)運(yùn)營，杜杜絕因印印章管理理、使用用不善造造成的不不必要損損失制定定本辦法法。2、定義本辦法所稱稱之印章章是指公公司業(yè)務(wù)務(wù)上必要要的，通通過其使使用能對對外表達(dá)達(dá)公司意意思的印印鑒。如如法人章章（公章章），法法定代表表人章、合合同專用用章、財(cái)財(cái)務(wù)專用用章、銷銷售公司司章、品品控部檢檢驗(yàn)專用用章等。二、印章的的管理1、集團(tuán)相相關(guān)部門門及各分

33、分公司須須將其業(yè)業(yè)務(wù)必需需之印章章圖樣、尺尺寸說明明連同相相應(yīng)管理理制度或或辦法報(bào)報(bào)集團(tuán)總總經(jīng)辦備備案。2、集團(tuán)各各相關(guān)部部門及分分公司對對印章的的管理須須設(shè)專人人負(fù)責(zé)、并并將該管管理人員員姓名報(bào)報(bào)集團(tuán)總總經(jīng)辦備備查。三、印章的的適用范范圍1、公章適用于公司司介紹信信、包裹裹領(lǐng)用單單、匯款款單、財(cái)財(cái)務(wù)部報(bào)報(bào)表、證證明、委委托書、協(xié)協(xié)議、擔(dān)擔(dān)保書等等重要材材料需要要時(shí)的加加蓋。2、合同專專用章適用于合同同章用于于公司與與客戶簽簽訂各種種合同專專用。3、財(cái)務(wù)專專用章適用于財(cái)務(wù)務(wù)專用章章用于公公司各種種資金支支付專用用。4、銷售公公司章 適用用于以銷銷售公司司名義按按公司規(guī)規(guī)定程序序簽訂的的與經(jīng)銷銷

34、商補(bǔ)充充協(xié)議及及銷售公公司內(nèi)部部發(fā)放的的文件、制制度、通通知、通通報(bào)類。5、品控部部專用章章 適用用于品控控部在公公司內(nèi)部部下發(fā)的的通知及及出口時(shí)時(shí)商標(biāo)機(jī)機(jī)構(gòu)提供供的合格格檢驗(yàn)報(bào)報(bào)告專用用。四、以上三三種印章章在使用用時(shí)必須須按規(guī)定定辦理，否否則出現(xiàn)現(xiàn)問題，由由該印章章保管人人員負(fù)責(zé)責(zé)一切經(jīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任任和法律律責(zé)任，并并處以每每次5000元的的罰款。五、印章的的使用1、只有印印章的保保管責(zé)任任者才能能保管和和加蓋印印章。保保管責(zé)任任者因故故不在時(shí)時(shí)需托相相關(guān)人員員代行其其職責(zé)，因因委托不不善造成成失誤或或損失者者，由委委托人和和受托人人負(fù)連帶帶責(zé)任。2、公司各各部門及及員工申申請加蓋蓋公司法法人

35、章、合合同專用用章、財(cái)財(cái)務(wù)專用用章、法法定代表表人章、銷銷售公司司章等按按下列程程序辦理理。（1）申請請人填寫寫公司用用印申請請單（見見附表）。（2）經(jīng)部部門主管管經(jīng)理、副副總、總總經(jīng)理審審批同意意。（3）申請請人按（11）（22）項(xiàng)要要求簽字字后，須須將相應(yīng)應(yīng)用印申申請單及及需加蓋蓋印章之之材料一一并交印印章保管管責(zé)任人人登記蓋蓋章。 3、品控控部檢驗(yàn)驗(yàn)章，如如質(zhì)量檢檢驗(yàn)合格格章、化化驗(yàn)室檢檢驗(yàn)章經(jīng)經(jīng)品控部部經(jīng)理、化化驗(yàn)室主主任確認(rèn)認(rèn)無誤后后，即可可蓋章，所所有蓋章章資料均均須備份份，以便便查閱。4、加蓋印印章審批批權(quán)限劃劃分（1）經(jīng)常常性加印印項(xiàng)目，如如介紹信信、包裹裹單、匯匯款單等等項(xiàng)目

36、需需要加蓋蓋法人印印章的由由經(jīng)辦人人所在部部門主管管經(jīng)理簽簽字，交交經(jīng)總經(jīng)經(jīng)辦主任任/人行行部經(jīng)理理審批。（2）財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財(cái)務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。（3）本款款所稱涉涉及公司司重大利利益資料料系指：A、與經(jīng)營營責(zé)任相相關(guān)的資資料B、債務(wù)保保證，特特別貸款款C、所涉標(biāo)標(biāo)的超過過10萬萬元以上上的合同同D、訴訟裁裁判相關(guān)關(guān)資料E、可能給給公司造造成100萬元以以上損失失的其他他相關(guān)資資料（4）使用用財(cái)務(wù)專專用章必必須經(jīng)財(cái)財(cái)務(wù)部經(jīng)經(jīng)理、副副董事長長審核同同意方可可使用。（5）

37、以上上項(xiàng)以外外的其他他資料的的加印，相相關(guān)副總總經(jīng)理或或各分公公司總經(jīng)經(jīng)理有最最終審批批權(quán)。（6）經(jīng)會會簽批準(zhǔn)準(zhǔn)的文件件發(fā)放加加蓋印章章時(shí)文件件會簽單單可替代代用印申申請單。 5、加蓋蓋印章的的復(fù)核（1）公司司法人章章保管人人，按用用印申請請單中中資料名名稱、加加蓋印章章份數(shù)、審審核簽批批權(quán)限復(fù)復(fù)核無誤誤后，方方可予以以蓋章；如總經(jīng)經(jīng)辦主任任/人行行部經(jīng)理理、總經(jīng)經(jīng)理不在在，用章章人電話話請示同同意后，印印章保管管人經(jīng)核核實(shí)，方方可蓋章章。（2）合同同章使用用部門填填寫用用印申請請單，部部門經(jīng)理理簽字，交交財(cái)務(wù)部部經(jīng)理審審核：合合同文本本名稱、加加蓋印章章份數(shù)、部部門經(jīng)理理審核簽簽批權(quán)限限、合

38、同同文本簽簽署部門門主管副副總、企企管部經(jīng)經(jīng)理簽字字、總經(jīng)經(jīng)理簽批批內(nèi)容等等。（3）合同同章保管管人員必必須對上上述項(xiàng)目目及申請請單中加加蓋份數(shù)數(shù)進(jìn)行再再次審核核后方可可給予加加蓋合同同章，并并做好合合同章使使用記錄錄。6、用印印申請單單的管管理（1）使用用公司法法人章填填報(bào)后的的用印印申請單單在總總經(jīng)辦/人行部部存檔。（2）使用用財(cái)務(wù)專專用章、法法定代表表人名章章填報(bào)后后的用用印申請請單與與在財(cái)務(wù)務(wù)部存檔檔。（3）使用用合同章章填報(bào)后后的用用印申請請單與與在財(cái)務(wù)務(wù)部留存存或備份份合同文文本同時(shí)存檔檔。 （4）財(cái)務(wù)務(wù)類報(bào)表表使用財(cái)財(cái)務(wù)專用用章、法法人章及及法人名名章的用用印申請請單與與報(bào)表復(fù)復(fù)

39、印件同同時(shí)存檔檔。加蓋印章流流程圖加印材料加印材料補(bǔ)充修正申請?zhí)岢錾暾埲思由w印章審查批準(zhǔn)審查批準(zhǔn)審 批申請部門主管經(jīng)理副總、分公司總經(jīng)理（必要時(shí)）集團(tuán)總經(jīng)理（必要時(shí)）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申申 請 單 年 月 日申請人職務(wù)所在部門印章名稱公司法人章章 合同同專用章章 法人人代表人人名章 財(cái)務(wù)專專用章資料名稱A資料編號ABB資料來源外來材料 自制材材料 其其他資料份數(shù)A 份B 份每份資料加加蓋的印印章數(shù)A 份B 份資料用途資 料保 管公司內(nèi)（部部門名稱稱： ） 公司司外（單單位名稱稱： ） 審批意見部門經(jīng)理主管副總總經(jīng)辦/人行部經(jīng)理理財(cái)務(wù)部經(jīng)理理/副董事長總經(jīng)理介紹信管理

40、理辦法一、需要公公司開具具介紹信信者，應(yīng)應(yīng)填寫用用印申請請單，注注明介紹紹信用途途，經(jīng)主主管經(jīng)理理批準(zhǔn)后后，交總總經(jīng)辦主主任/人人行部經(jīng)經(jīng)理簽批批，總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部文文員依據(jù)據(jù)此單填填寫介紹紹信，蓋蓋章后發(fā)發(fā)需要人人。二、介紹信信由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部文文員負(fù)責(zé)責(zé)管理，嚴(yán)嚴(yán)禁發(fā)出出空白信信。三、開具介介紹信存存根應(yīng)妥妥善保管管，按保保密要求求歸檔，保保管期限限5年。四、如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)介紹信信丟失，領(lǐng)領(lǐng)用人應(yīng)應(yīng)立即向向總經(jīng)辦辦/人行行部反映映，及時(shí)時(shí)采取相相應(yīng)措施施。五、各部門門接待外外單位介介紹來人人時(shí)，應(yīng)應(yīng)認(rèn)真查查對來人人姓名、商商辦事項(xiàng)項(xiàng)和介紹紹信所列列的事項(xiàng)項(xiàng)是否相相符；并并在留下下的介紹紹信

41、背面面簽注辦辦理情況況，以便便日后查查對。六、注意事事項(xiàng)：1、開具介介紹信時(shí)時(shí)要對使使用介紹紹信個(gè)人人或部門門嚴(yán)格審審核，如如：用信信人的姓姓名、所所在部門門、事由由等。2、部門名名稱要用用全稱或或規(guī)范化化的簡稱稱，標(biāo)明明簽署、用用印時(shí)間間。3、開具的的介紹信信要有編編號和騎騎縫章，存存根和發(fā)發(fā)出信的的內(nèi)容要要一致。第四章 電電話通訊訊管理關(guān)于通訊設(shè)設(shè)備的使使用管理理規(guī)定一、國內(nèi)電電話使用用管理1、各部門門需要安安裝、停停用電話話或需要要增加話話費(fèi)指標(biāo)標(biāo)，應(yīng)由由申請部部門填寫寫請示單單，寫明明申請事事項(xiàng)、原原由，主主管簽署署意見后后報(bào)企管管部/人人行部（分分公司各各部門由由人行部部批示后后報(bào)企

42、管管部），由由企管部部/人行行部請示示總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后執(zhí)行。2、降低話話費(fèi)指標(biāo)標(biāo)由企管管部/人人行部共共同依據(jù)據(jù)實(shí)際工工作通訊訊業(yè)務(wù)量量或階段段性話費(fèi)費(fèi)進(jìn)行調(diào)調(diào)整。3、各部門門沒有其其它部門門同意，不不得使用用其它部部門電話話。每月月各部門門電話實(shí)實(shí)用額，由由話費(fèi)查查詢部門門在每月月30日日前對照照各部門門電話費(fèi)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)核查后后，將結(jié)結(jié)果、處處理意見見、手機(jī)機(jī)實(shí)際費(fèi)費(fèi)用一并并報(bào)財(cái)務(wù)務(wù)部經(jīng)理理。財(cái)務(wù)務(wù)部按各各部門電電話費(fèi)用用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)結(jié)算，超超費(fèi)自付付，特殊殊情況需需集團(tuán)總總經(jīng)理批批準(zhǔn)核銷銷，其他他人無權(quán)權(quán)核銷超超標(biāo)準(zhǔn)電電話費(fèi)。4、各部門門電話不不得用以以私人、私私事通話話，如有有特殊事事，先請請

43、示本部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)同意，做做好詳細(xì)細(xì)登記，月月末上報(bào)報(bào)話費(fèi)查查詢部門門，按當(dāng)當(dāng)?shù)赝ㄓ嵱嵵行牡堑怯浀脑捲捹M(fèi)清單單金額到到財(cái)務(wù)付付款。二、國際電電話使用用規(guī)定1、由需要要辦理國國際業(yè)務(wù)務(wù)的部門門填寫請請示單，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后交總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部，由由總經(jīng)辦辦/人行行部按照照總經(jīng)理理批示將將所要使使用的電電話國際際網(wǎng)打開開。2、辦理國國際業(yè)務(wù)務(wù)的部門門使用電電話必須須認(rèn)真、詳詳細(xì)地做做好使用用記錄。通通話、傳傳真完畢畢后，由由總經(jīng)辦辦/人行行部負(fù)責(zé)責(zé)將所有有的電話話國際網(wǎng)網(wǎng)關(guān)閉。3、任何部部門或個(gè)個(gè)人不經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準(zhǔn)，無無權(quán)打開開公司內(nèi)內(nèi)部任何何一部電電話的國國際網(wǎng)，如如有違反反此規(guī)定定或沒按按

44、以上規(guī)規(guī)定辦理理造成的的經(jīng)濟(jì)損損失由行行政部負(fù)負(fù)責(zé)賠償償，除交交付所使使用的費(fèi)費(fèi)用外，罰罰款2000元。三、通訊費(fèi)費(fèi)用支付付、報(bào)批批1、凡是公公司支付付的手機(jī)機(jī)、BPP機(jī)、均均由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部負(fù)負(fù)責(zé)管理理。每月月周一由由總經(jīng)辦辦/人行行部向郵郵局查詢詢以上通通訊費(fèi)用用的使用用情況，如如手機(jī)的的余額較較低時(shí)，由由總經(jīng)辦辦/人行行部負(fù)責(zé)責(zé)為手機(jī)機(jī)交費(fèi)，每每月最少少交費(fèi)額額為持機(jī)機(jī)人月定定額費(fèi)用用；持機(jī)機(jī)人出差差時(shí)另行行付費(fèi)；其它通通訊設(shè)備備按其各各自繳費(fèi)費(fèi)額規(guī)定定進(jìn)行交交費(fèi)。2、月末由由總經(jīng)辦辦主任/人行部部經(jīng)理將將當(dāng)月各各部門電電話費(fèi)用用額、獎(jiǎng)獎(jiǎng)罰處理理情況及及各手機(jī)機(jī)使用者者費(fèi)用額額報(bào)總經(jīng)

45、經(jīng)理閱批批。3、電話費(fèi)費(fèi)用需預(yù)預(yù)交的，可可由總經(jīng)經(jīng)辦主任任/人行行部經(jīng)理理按其權(quán)權(quán)限辦理理。四、通話注注意事項(xiàng)項(xiàng)1、接聽電電話一律律用文明明用語：“您好！希波集集團(tuán)”或“您好！希波”。2、接、打打電話用用語應(yīng)盡盡量簡潔潔、明確確，以減減少通話話時(shí)間。3、每次通通話時(shí)間間以三分分鐘為限限，長話話短說，簡簡潔扼要要，長途途電話使使用前應(yīng)應(yīng)對討論論、商洽洽內(nèi)容加加以構(gòu)思思或擬出出提綱。以以免耗時(shí)時(shí)占線，浪浪費(fèi)資金金。4、通話注注重禮貌貌，體現(xiàn)現(xiàn)公司良良好的文文化素養(yǎng)養(yǎng)和精神神風(fēng)貌。5、打電話話一般電電話零聲聲響五次次無人接接聽，即即掛機(jī)。接接聽電話話一般在在鈴響三三次內(nèi)接接聽。6、各部門門查找電電話

46、號碼碼可到總總經(jīng)辦/人行部部查閱電電話號碼碼簿，查查詢不到到方可播播打1114進(jìn)行行查詢。關(guān)于計(jì)算機(jī)機(jī)上網(wǎng)使使用的有有關(guān)規(guī)定定 為加強(qiáng)強(qiáng)并規(guī)范范集團(tuán)辦辦公自動(dòng)動(dòng)化，提提高部門門間信息息傳遞速速度和工工作效率率，制定定本規(guī)定定。一、集團(tuán)所所屬以下下部門及及個(gè)人可可實(shí)行計(jì)計(jì)算機(jī)上上網(wǎng)辦公公：集團(tuán)總經(jīng)辦辦、人力力資源部部、研發(fā)發(fā)部、綜綜合計(jì)劃劃部、企企劃部、企企管部、各各分公司司人事行行政部、集集團(tuán)各副副總、銷銷售總監(jiān)監(jiān)。二、所有可可上網(wǎng)的的部門及及個(gè)人必必須建立立上網(wǎng)記記錄，并并認(rèn)真填填報(bào)，月月末交電電話費(fèi)用用核算部部門。三、實(shí)行計(jì)計(jì)算機(jī)上上網(wǎng)辦公公的部門門（個(gè)人人）之間間傳遞信信息的，應(yīng)應(yīng)盡量采

47、采用電子子郵件的的形式發(fā)發(fā)送和接接收。四、為保證證信息安安全，在在信息收收發(fā)完畢畢后須將將收（發(fā)發(fā)）信箱箱內(nèi)的相相關(guān)信息息刪除。五、工作需需要時(shí)可可上網(wǎng)查查詢信息息、收發(fā)發(fā)電子郵郵件，但但必須認(rèn)認(rèn)真做好好上網(wǎng)時(shí)時(shí)間記錄錄和使用用記錄并并根據(jù)本本部門實(shí)實(shí)際情況況制定出出固定的的查詢郵郵件時(shí)間間。六、禁止利利用計(jì)算算機(jī)上網(wǎng)網(wǎng)聊天、娛娛樂、下下載與工工作無關(guān)關(guān)的信息息等。第五章 辦辦公用具具管理公司辦公設(shè)設(shè)備、用用品管理理規(guī)定 一一、范圍圍 公司辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施包括：計(jì)算機(jī)機(jī)（含手手提式）、打打印機(jī)、掃掃描儀等等計(jì)算機(jī)機(jī)附屬設(shè)設(shè)備、復(fù)復(fù)印機(jī)、傳傳真機(jī)、電電話、驗(yàn)驗(yàn)鈔機(jī)、打打卡機(jī)、辦辦公室內(nèi)內(nèi)空調(diào)

48、、飲飲水機(jī)、辦辦公桌椅椅、沙發(fā)發(fā)、檔案案柜、窗窗簾、蓋蓋布、計(jì)計(jì)算器、算算盤、各各類文件件夾、訂訂書器、打打孔器、剪剪刀、削削筆刀等等一切辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施。公司辦公用用品包括括：軟盤盤、膠水水、雙面面膠、鋼鋼筆水、圓圓珠筆、炭炭素筆、鉛鉛筆、橡橡皮、紙紙張等消消耗性物物品。二、建帳 1、公公司所有有辦公設(shè)設(shè)備均須須建帳，建建帳時(shí)按按各部門門/科室室由財(cái)務(wù)務(wù)人員、企企管部人人員共同同盤點(diǎn)，屬屬辦公設(shè)設(shè)備/設(shè)設(shè)施均須須一一登登記入帳帳，并由由物品使使用部門門經(jīng)理簽簽字確認(rèn)認(rèn)。登記記時(shí)各部部門/科科室人員員必須積積極配合合，如實(shí)實(shí)上報(bào)。 2、公公司所有有辦公設(shè)設(shè)備必須須貼有統(tǒng)統(tǒng)一形式式的標(biāo)簽簽以

49、便核核對查實(shí)實(shí)。 3、公公司辦公公設(shè)備/設(shè)施購購買時(shí)必必須通過過設(shè)備設(shè)設(shè)施管理理人員簽簽字，以以便保證證公司辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施臺帳的的準(zhǔn)確性性。財(cái)務(wù)務(wù)部見設(shè)設(shè)備設(shè)施施管理人人員簽字字后，方方可給予予購買辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施報(bào)銷。三、購買 1、辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施及辦公公用品的的購買由由需求部部門按照照“物資采采購程序序”及物資資采購審審批權(quán)限限進(jìn)行辦辦理。 2、所所有辦公公設(shè)備/設(shè)施及及辦公用用品，都都由辦公公駐地財(cái)財(cái)務(wù)部統(tǒng)統(tǒng)一管理理。 3、辦辦公用品品購買由由需求部部門提報(bào)報(bào)領(lǐng)用計(jì)計(jì)劃，部部門經(jīng)理理批準(zhǔn)，交交財(cái)務(wù)部部，財(cái)務(wù)務(wù)部按辦辦公用品品臺帳，確確定購買買與否、購購買數(shù)量量，實(shí)施施采購（

50、分分公司可可交由采采購員實(shí)實(shí)施采購購）。 4、常常規(guī)消耗耗性報(bào)表表應(yīng)按其其消耗水水平確定定印刷、訂訂購數(shù)量量（各部部門提報(bào)報(bào)計(jì)劃時(shí)時(shí)應(yīng)附報(bào)報(bào)表格式式）。 四、保保管與發(fā)發(fā)放 1、辦辦公設(shè)備備/設(shè)施施購置后后由財(cái)務(wù)務(wù)部通知知需求部部門辦理理領(lǐng)取手手續(xù)，并并建立臺臺帳，加加貼標(biāo)簽簽。2、所有辦辦公用品品都必須須登記臺臺帳。 3、必必須清楚楚掌握辦辦公用品品庫存數(shù)數(shù)量，經(jīng)經(jīng)常整理理與清掃掃，必要要時(shí)實(shí)行行防蟲等等保全措措施。 4、購后后物資及及時(shí)通知知需求部部門領(lǐng)取取。5、領(lǐng)發(fā)物物品隨時(shí)時(shí)記帳，計(jì)計(jì)算余量量，以便便掌握庫庫存數(shù)量量。 五、監(jiān)監(jiān)督與考考核辦公用品每每月月末末盤點(diǎn)，監(jiān)監(jiān)督發(fā)放放數(shù)量及及各

51、部門門消耗辦辦公用品品費(fèi)用：1、辦公用用品每月月月末盤盤點(diǎn)，要要求結(jié)余余物資帳帳物相符符。2、核對辦辦公用品品領(lǐng)用單單與辦公公用品臺臺帳顯示示發(fā)放數(shù)數(shù)量。 3、財(cái)財(cái)務(wù)部經(jīng)經(jīng)理核對對各類辦辦公用品品收支、實(shí)實(shí)物臺帳帳。 4、辦辦公用品品管理員員計(jì)算出出各部門門辦公用用品費(fèi)用用，按照照各部門門辦公費(fèi)費(fèi)用指標(biāo)標(biāo)核算，將將情況匯匯總上報(bào)報(bào)財(cái)務(wù)部部經(jīng)理，并并通知超超標(biāo)部門門，超標(biāo)標(biāo)自負(fù)。 六、注注意事項(xiàng)項(xiàng)1、嚴(yán)禁員員工將公公司辦公公用品作作為私用用。 2、為控控制辦公公用品費(fèi)費(fèi)用，節(jié)節(jié)約經(jīng)費(fèi)費(fèi)開支，每每個(gè)員工工必須節(jié)節(jié)約使用用各種辦辦公用品品，不得得浪費(fèi)。凡凡背面能能夠書寫寫的紙張張（但文文件、財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)

52、表表等涉密密材料不不可利用用）應(yīng)該該妥善保保管，以以備做打打草稿用用紙，違違反者一一次罰款款5元。3、內(nèi)部傳傳閱的各各種草稿稿盡量利利用使用用過的紙紙（正面面有字，反反面能書書寫），不不準(zhǔn)使用用公司統(tǒng)統(tǒng)一印制制的稿紙紙，如有有違反者者一次罰罰款5元元。4、各部門門制定的的各種表表格必須須本著節(jié)節(jié)約用紙紙、壓縮縮篇幅的的原則，能能小的盡盡量小，不不得有明明顯的空空白。5、正常消消耗性文文具用品品如：圓圓珠筆、炭炭素筆、膠膠水領(lǐng)用用時(shí)交舊舊領(lǐng)新，否否則不予予核發(fā)。計(jì)算機(jī)使用用管理規(guī)規(guī)定一、計(jì)算機(jī)機(jī)歸口管管理部門門為總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部。二、歸口管管理部門門負(fù)責(zé)對對計(jì)算機(jī)機(jī)運(yùn)用的的長遠(yuǎn)規(guī)規(guī)劃；負(fù)負(fù)責(zé)軟

53、件件開發(fā)規(guī)規(guī)劃；負(fù)負(fù)責(zé)組織織計(jì)算機(jī)機(jī)技術(shù)培培訓(xùn)；負(fù)負(fù)責(zé)對分分散使用用的計(jì)算算機(jī)保密密、病毒毒檢測清清理、是是否安裝裝游戲軟軟件等方方面進(jìn)行行不定期期檢查；負(fù)責(zé)計(jì)計(jì)算機(jī)的的故障時(shí)時(shí)聯(lián)絡(luò)維維修單位位進(jìn)行維維修。三、計(jì)算機(jī)機(jī)中所有有的軟件件為集團(tuán)團(tuán)所有，任任何人不不得擅自自復(fù)制、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓或出出售。四、輸入計(jì)計(jì)算機(jī)的的信息屬屬公司機(jī)機(jī)密，未未經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)不準(zhǔn)向向任何人人提供、泄泄露信息息內(nèi)容；所有計(jì)計(jì)算機(jī)均均要加設(shè)設(shè)屏保密密碼，對對于絕密密文件應(yīng)應(yīng)對其加加設(shè)密碼碼防護(hù)（離離職離任任時(shí)須將將計(jì)算機(jī)機(jī)密碼通通報(bào)監(jiān)交交人）。五、信息載載體必須須安全存存放、保保管、防防止丟失失或失效效；重要要信息要要拷貝軟軟盤或移

54、移動(dòng)硬盤盤，離職職、離任任時(shí)須將將硬盤、或或移動(dòng)硬硬盤及軟軟盤的內(nèi)內(nèi)容交接接清楚。六、軟盤使使用前，必必須確保保無病毒毒；由各各計(jì)算機(jī)機(jī)使用部部門制定定病毒作作業(yè)計(jì)劃劃（含檢檢測周期期、時(shí)間間、方式式、工具具及責(zé)任任人），報(bào)報(bào)總經(jīng)辦辦/人行行部檢查查其實(shí)施施情況。七、計(jì)算機(jī)機(jī)操作人人員應(yīng)愛愛護(hù)各種種設(shè)備，降降低消耗耗、費(fèi)用用；對各各種設(shè)備備應(yīng)按規(guī)規(guī)范要求求操作、保保養(yǎng)。發(fā)發(fā)現(xiàn)故障障及時(shí)報(bào)報(bào)請維修修，以免免影響工工作。八、計(jì)算機(jī)機(jī)若兩小小時(shí)以上上不使用用，則須須關(guān)機(jī)，班班后將計(jì)計(jì)算機(jī)及及附屬設(shè)設(shè)備（打打印機(jī)、掃掃描儀等等）關(guān)閉閉，檢查查斷開總總電源。九、計(jì)算機(jī)機(jī)應(yīng)由專專業(yè)人員員操作，禁禁止非專專

55、業(yè)人員員操作使使用，否否則，造造成設(shè)備備損壞應(yīng)應(yīng)照價(jià)賠賠償，未未經(jīng)計(jì)算算機(jī)保管管人同意意不得動(dòng)動(dòng)用他人人計(jì)算機(jī)機(jī)。十、不得利利用計(jì)算算機(jī)上網(wǎng)網(wǎng)傳遞私私人信件件、下載載私人材材料；無無上網(wǎng)權(quán)權(quán)的部門門不得利利用計(jì)算算機(jī)上網(wǎng)網(wǎng)，特殊殊情況需需請示總總經(jīng)辦主主任/人人行部經(jīng)經(jīng)理同意意后，方方可上網(wǎng)網(wǎng)。十一、所有有計(jì)算機(jī)機(jī)不得安安裝游戲戲軟件，嚴(yán)嚴(yán)禁將計(jì)計(jì)算機(jī)用用于私人人學(xué)習(xí)或或游戲。復(fù)印機(jī)使用用的規(guī)定定一、復(fù)印機(jī)機(jī)是高檔檔辦公設(shè)設(shè)備，必必須由專專人負(fù)責(zé)責(zé)使用，其其它人員員一律不不得擅自自動(dòng)用，并并由總經(jīng)經(jīng)辦/人人行部負(fù)負(fù)責(zé)監(jiān)督督、檢查查。如有有違反者者一經(jīng)發(fā)發(fā)現(xiàn)處以以10元元罰款，造造成設(shè)備備損壞的

56、的，由其其賠償經(jīng)經(jīng)濟(jì)損失失。二、專責(zé)人人要認(rèn)真真學(xué)習(xí)掌掌握復(fù)印印機(jī)使用用，保養(yǎng)養(yǎng)基本知知識，并并嚴(yán)格按按操作規(guī)規(guī)程使用用，保養(yǎng)養(yǎng)，并按按照復(fù)印印機(jī)保養(yǎng)養(yǎng)協(xié)議，定定期聯(lián)系系落實(shí)保保養(yǎng)工作作，出現(xiàn)現(xiàn)故障由由專業(yè)技技術(shù)人員員負(fù)責(zé)修修理。三、為了節(jié)節(jié)約費(fèi)用用，各部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)要嚴(yán)格格控制復(fù)復(fù)印量。四、為了延延長復(fù)印印機(jī)的使使用壽命命，實(shí)行行定時(shí)開開機(jī)復(fù)印印的辦法法，每日日開機(jī)兩兩次，集集團(tuán)9：00-16：00；分公司司10：0011：00、115：00016：00為為開機(jī)復(fù)復(fù)印時(shí)間間。其它它時(shí)間，有有極特殊殊情況經(jīng)經(jīng)總經(jīng)辦辦/人事事行政部部批準(zhǔn)后后，方可可開機(jī)復(fù)復(fù)印。 第六章 機(jī)機(jī)要保密密管理關(guān)于保密工

57、工作的若若干規(guī)定定一、總則 11、保密密工作的的主要任任務(wù)是防防止失密密、泄密密和被竊竊密事故故的發(fā)生生：所謂謂“涉密事事項(xiàng)”，是指指一旦披披露或公公之于眾眾，給企企業(yè)管理理和未來來發(fā)展帶帶來重大大不良影影響，乃乃至造成成重大損損失的事事項(xiàng)。 22、涉密密人員是是指那些些因工作作崗位和和工作職職責(zé)，需需要經(jīng)常常接觸涉涉密事項(xiàng)項(xiàng)的人員員，以及及因工作作需要偶偶爾接觸觸涉密事事項(xiàng)的人人員。3、保密工工作是關(guān)關(guān)系到企企業(yè)命脈脈，必須須引起我我們的重重視。保保密工作作涉及企企業(yè)的方方方面面面，絕對對不是少少數(shù)涉密密人員的的事情，必必須增強(qiáng)強(qiáng)全員保保密意識識，加強(qiáng)強(qiáng)組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。 二二、關(guān)于于保密工工作的

58、組組織領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo) 為為加強(qiáng)對對保密工工作的組組織領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，經(jīng)研研究決定定成立集集團(tuán)保密密工作領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)小組組：由集集團(tuán)各副副總、分分公司總總經(jīng)理、集集團(tuán)總經(jīng)經(jīng)辦主任任、分公公司人行行部經(jīng)理理、銷售售內(nèi)勤等等組成。集集團(tuán)及各各分公司司保密工工作主要要包括以以下內(nèi)容容： （一一）文件件保密 文文件保密密，是集集團(tuán)及各各分公司司印發(fā)的的文件（含含圖表和和傳真）需需確定適適當(dāng)?shù)拿苊芗墸⒉凑彰苊芗壒芾砝硪髧?yán)嚴(yán)格控制制。為了了規(guī)范文文件保密密工作，現(xiàn)現(xiàn)將文件件密級確確定原則則及管理理要求明明確如下下： 11、秘密密文件是是指以集集團(tuán)或集集團(tuán)各部部門、各各分公司司名義下下發(fā)的，可可以在公公開場合合學(xué)習(xí)討討論、并

59、并要求貫貫徹執(zhí)行行的文件件，以及及有關(guān)的的規(guī)章制制度等。 22、機(jī)密密文件是是指以集集團(tuán)或集集團(tuán)各部部門、各各分公司司名義印印發(fā)的，只只供個(gè)別別部門或或相關(guān)人人員學(xué)習(xí)習(xí)、貫徹徹執(zhí)行的的文件，如如：有關(guān)關(guān)人事任任免事項(xiàng)項(xiàng)；質(zhì)量量問題通通報(bào)；產(chǎn)產(chǎn)值、產(chǎn)產(chǎn)量、利利稅、庫庫存產(chǎn)品品、用肉肉量等統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)據(jù)；供貨貨廠家、銷銷售客戶戶資料等等。此類類文件的的閱辦人人只可在在規(guī)定時(shí)時(shí)間內(nèi)傳傳閱不能能留存或或復(fù)印，事事后，當(dāng)當(dāng)需要再再次查閱閱時(shí)，需需向總經(jīng)經(jīng)辦辦理理文件借借閱手續(xù)續(xù)，當(dāng)場場借閱當(dāng)當(dāng)時(shí)還。 33、絕密密文件是是指以集集團(tuán)或集集團(tuán)各部部門、各各分公司司名義印印發(fā)的，只只供高層層領(lǐng)導(dǎo)或或極小范范圍內(nèi)

60、人人員了解解、知悉悉的文件件，如：希波員員工的工工資體系系和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、品控控部的工工藝流程程、工藝藝標(biāo)準(zhǔn)、品品質(zhì)檢驗(yàn)驗(yàn)報(bào)告、生生產(chǎn)配方方、制造造成本、研研發(fā)部的的新品開開發(fā)計(jì)劃劃、正在在研制中中的新產(chǎn)產(chǎn)品的實(shí)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)據(jù)、產(chǎn)品品的配方方、銷售售公司的的產(chǎn)銷量量、營銷銷機(jī)制、促促銷方案案、營銷銷價(jià)格等等，此類類文件應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格控控制印發(fā)發(fā)數(shù)量和和印發(fā)范范圍。 44、為了了落實(shí)文文件保密密規(guī)定，涉涉密人員員應(yīng)及時(shí)時(shí)清理文文件，機(jī)機(jī)密級以以上文件件草稿及及印廢的的紙張應(yīng)應(yīng)立即銷銷毀，不不得二次次使用，更更不能流流失?？偪偨?jīng)辦制制定出文文件定期期收回和和監(jiān)督銷銷毀制度度，做到到每半年年清理一一次文件件，各部部