對建立宣武區(qū)文件中心的初步思考

1、對建立宣武區(qū)文件中心的初步考慮年，宣武區(qū)委、區(qū)政府為了適應牛街改造的需要，同時為了更好地履行政府職能決定新建綜合辦公大樓。屆時，區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)人大、區(qū)政協(xié)、區(qū)紀檢委及其所屬有關部門約三十余個單位將在新樓集中辦公。按照機構改革、精簡高效的要求，宣武區(qū)政府決定借此時機建立文件中心。國家檔案局、北京市檔案局對此非常重視，成立了專門的課題組。下面，筆者對宣武區(qū)文件中心的建立談一點個人的初步想法。一、宣武區(qū)文件中心名稱確實定宣武區(qū)擬建的新機構將取代現(xiàn)有的十余個檔案室，集中保管這些機關產(chǎn)生和形成的檔案。有人認為這一機構應當稱為結合檔案室，而不宜叫文件中心。由此引出在我國能否建立文件中心的問題，這正是近年

2、來檔案界討論的理論熱點之一。我認為爭論的焦點最終表如今對文件與檔案概念的不同理解上。認為我國不宜建立文件中心者，從狹義的文件觀出發(fā)，把文件與其現(xiàn)行階段相對應，把檔案與半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段相對應，認為文件轉化為檔案的根據(jù)和標志是歸檔，即文件從業(yè)務部門或文書處理部門移交到檔案室，把文件和檔案看作是兩個截然不同的事物，從而得出我國不存在成立文件中心的理論根底的結論。認為在我國建立文件中心不乏理論根據(jù)者，從廣義的文件觀出發(fā)，把文件與其運動全過程的所有階段相對應，包括現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段，認為檔案是文件的一部分，它與現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件是同一事物在不同運動階段上價值形態(tài)的表達，因此主張不能簡單地把

3、歸檔視為文件轉化為檔案的本質(zhì)因素，而應把價值形態(tài)的轉化作為文件向檔案轉化的標志。宣武區(qū)文件中心的建立正是基于這種廣義的文件觀，認為文件是指從文件形成到最終歸宿這一完好運動過程的所有階段，而不是其中的某一個特定階段。二、宣武區(qū)文件中心的職能在確定宣武區(qū)文件中心的職能時，我們借鑒了國外文件中心的經(jīng)歷，確定了四個方面：一是負責文件的接收；二是負責對文件進展合理的儲存和有效的保管；三是負責為文件形成機關及時提供優(yōu)質(zhì)、高效效勞，或經(jīng)文件形成機關的同意，為其它用戶提供效勞；四是負責對文件進展最終處置。這四項職責在詳細施行過程中，不能照搬國外的形式，必須結合宣武區(qū)的實際情況?，F(xiàn)分別予以說明：一關于文件的接收

4、接收工作涉及文件中心和文件形成單位兩方面。在接收范圍上我們確定為：文件形成單位應歸檔保存的各種門類和載體的文件。其中各種門類和載體包括文件形成單位形成的專門檔案和特殊載體檔案，如：照片、底片、錄音帶、錄相帶、光盤、磁盤。會計檔案由于在其形成單位的利用率較高，可視詳細情況在形成單位管理。在接收時間上規(guī)定：原那么上文件在形成后的第二年的上半年向文件中心移交。專業(yè)文件可視其形成特點，如時間、數(shù)量等提早或錯后移交。對交接工作提出五點要求：、文件中心有專人負責文件的接收工作。、文件形成單位指定專人協(xié)助文件中心的人員共同制定本單位文件的移交范圍、保管期限。、文件形成單位負責文件的裝盒，并填寫盒內(nèi)文件目錄目

5、錄的內(nèi)容可以簡化，包括：序號、文件名稱等。、文件形成單位負責填寫移交目錄并向文件中心移交文件。、文件中心對接收的文件進展必要的微機錄入工作。主要包括兩個方面：一是以盒為單位，輸入有關工程，便于文件的檢索；二是以份為單位，輸入文件名稱、責任者、保管期限和密級，便于文件的日后處置。二關于文件的保管文件的保管工作由文件中心承擔。對文件中心在保管的硬件裝備和軟件建立上規(guī)定了五點：、文件中心要有充足的庫房和必要的設備，確保文件的平安。、要設特殊載體庫，保管磁帶、磁盤、縮微膠片、機讀文件等。、庫房使用開放式柜架，高度不限。、要編制庫房號、柜架的行號、列號，文件隨意排架。、庫房要干凈整齊；出庫的文件要及時歸

6、還、清點、上架。三關于文件的提供利用工作文件中心要為文件形成者提供快速、準確的效勞。國外的文件中心從經(jīng)濟的角度考慮，一般遠離市區(qū)。為了確保文件可以及時提供給利用者，文件中心必需要有便利的交通、先進的通訊手段和較高的自動化管理程度。宣武區(qū)文件中心作為宣武區(qū)檔案館的內(nèi)設科室，而新的檔案館與區(qū)綜合辦公樓連在一起，不存在交通、通訊不便的問題，因此，在效勞形式上我們初步提出了三種：、送檔上門。效勞對象主要是文件形成機關，他們可以通過 借調(diào)文件。文件中心應在規(guī)定的時間內(nèi)快速地將文件送到利用者手中。對文件的非直接形成單位，一般不提供文件的外借。、內(nèi)部借閱。效勞對象主要是文件形成單位以外的利用者。非文件形成單

7、位利用文件，必須向文件形成機關提出申請，詳細注明利用文件的范圍，并經(jīng)文件形成機關批準。、復制：主要為文件形成機關提供復印，或經(jīng)文件形成機關同意，為其他用戶提供復櫻四關于文件的處置處置是指根據(jù)文件保管期限表對文件進展再鑒定和再審查，銷毀不需要繼續(xù)保存的文件，把具有永久價值的文件移交到檔案館。按現(xiàn)有規(guī)定，永久或長期保管的文件自形成之日起在本單位保存十年后向區(qū)縣檔案館移交。在處置時間方面，文件中心可根據(jù)文件的保管期限、數(shù)量和中心的庫房面積，每隔五年開展一次鑒定工作。處置者由文件中心、文件形成單位、檔案館及有關專家或權威人士共同組成。處置的根據(jù)是文件形成單位制定的文件保管期限表、檔案館的接收范圍，同時參考專家的意見，站在歷史的角度確定對某些文件的處置。處置的程序是：以份為單位，對移交滿五年的文件逐份進展鑒定。鑒定工作由文件中心牽頭，先由文件中心同文件形成單位的工作人員共同進展初步鑒定，分別列出需銷毀及需向檔案館移交文件的目錄，然后經(jīng)檔案館、專家和文件形成單位業(yè)務部門的共同審定，最終確定需銷毀的文件和檔案館需要保存的文件及其保管期限。對于暫時不用銷毀，又不需進館保存的文件，可在文件中心保存一段時間后再鑒定。需檔案館保存的文件