審計(jì)檔案管理制度分析

1、審 計(jì) 檔 案 管 理 規(guī) 定審 計(jì) 檔 案 管 理 規(guī) 定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營治理手冊監(jiān)察系統(tǒng)分冊文件編號(hào)：鵬潤監(jiān)審計(jì)003撰寫單位：鵬潤投資監(jiān)察中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級(jí)：機(jī)密 一般合計(jì)頁數(shù)：5頁 正文頁數(shù)：4頁附件個(gè)數(shù)：無制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項(xiàng)47、附件4總裁審批治理研究室審核撰寫人鵬 潤 投 資（國美電器）有 限 公 司制度名稱：鵬 潤 投 資（國美電器）有 限 公 司審計(jì)檔案治理規(guī)定文件編號(hào)：鵬潤-監(jiān)-審計(jì)0031.目的：為做好內(nèi)部審計(jì)文件材料的立卷歸檔工作，提高審

2、計(jì)檔案的利用價(jià)值，依照公司關(guān)于檔案治理的有關(guān)規(guī)定，制定本方法。2.范圍：2.1適用范圍：本方法適用于鵬潤投資有限公司及其所屬各級(jí)公司的內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)，各級(jí)公司的內(nèi)部審計(jì)工作必須嚴(yán)格執(zhí)行。2.2公布范圍：本方法公布至公司總部各中心、各部門、各分部、各級(jí)子公司。3.名詞解釋：3.1內(nèi)部審計(jì)檔案：是指審計(jì)人員在履行審計(jì)監(jiān)督職責(zé)和執(zhí)行審計(jì)調(diào)查任務(wù)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式的歷史記錄。審計(jì)檔案分為業(yè)務(wù)檔案和文書檔案。4.職責(zé)：4.1內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)實(shí)行審計(jì)文件材料立卷歸檔工作責(zé)任制。業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷由審計(jì)組負(fù)責(zé)，文書檔案由內(nèi)勤組負(fù)責(zé)。4.2監(jiān)察中心審計(jì)部、各級(jí)子公司、分部審計(jì)人員須依

3、照本方法建立并保管審計(jì)檔案。4.3對分部審計(jì)人員建立并保管的審計(jì)檔案，中心審計(jì)部將定期或不定期進(jìn)行抽查，并在進(jìn)行綜合審計(jì)時(shí)將檔案治理作為一項(xiàng)檢查內(nèi)容納入對基層審計(jì)人員的考核。5.作業(yè)內(nèi)容：5.1審計(jì)歸檔基礎(chǔ)工作5.1.1建立審計(jì)系統(tǒng)相關(guān)文件夾、財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)文件夾、其他系統(tǒng)相關(guān)文件夾。5.1.2項(xiàng)目審計(jì)資料專門歸檔并設(shè)立目錄卷宗（裝訂成冊、電子歸檔）。5.1.3單獨(dú)保存各月審計(jì)工作打算及月度工作總結(jié)。5.2歸檔治理的文件材料5.2.1中心審計(jì)部、分部監(jiān)察部月度、季度年度工作打算、總結(jié)。5.2.2相關(guān)中心及分部的審計(jì)項(xiàng)目申請、任務(wù)書。5.2.3審計(jì)通知書、審計(jì)方案。5.2.4各類審計(jì)報(bào)告及工作底稿

4、。5.2.5與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他資料如審計(jì)項(xiàng)目跟進(jìn)表等。5.2.6公司的相關(guān)文件、資料。5.2.7其他應(yīng)保留的文件資料。生效日期：2004年4月1日頁次：1/4附件數(shù)：0制度名稱：審計(jì)檔案治理規(guī)定文件編號(hào)：鵬潤-監(jiān)-審計(jì)0035.3內(nèi)部審計(jì)文件材料立卷的原則5.3.1歸入審計(jì)案卷的文件材料必須是審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料。5.3.2審計(jì)文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)不不同價(jià)值，便于保管和利用。5.3.3審計(jì)文件的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”“立項(xiàng)性文件材料”3個(gè)單元。5.4內(nèi)部審計(jì)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于檔

5、案保密的規(guī)定，確保內(nèi)部審計(jì)檔案的安全與完整。5.5內(nèi)部審計(jì)文件材料立卷的要求和方法5.5.1為確保審計(jì)檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精煉”。A、“完整”是指每年度審計(jì)項(xiàng)目的案卷、每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目產(chǎn)生的審計(jì)文件材料、每個(gè)審計(jì)案卷內(nèi)重要文件的各項(xiàng)底稿及證明材料要收集齊全。B、“精煉”是指在立卷時(shí)要防止審計(jì)文件材料與行政文件材料混合立卷或重復(fù)立卷；防止未經(jīng)核實(shí)或未用作審計(jì)依據(jù)的文件材料進(jìn)入審計(jì)案卷；防止不重要的文件修改稿進(jìn)入審計(jì)案卷。5.5.2為便于審計(jì)檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范、文件整齊有序、裝訂嚴(yán)密。5.5.3要按審計(jì)項(xiàng)目組成內(nèi)審案卷。

6、一般情況下，不得把幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并為一卷。5.5.4跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度立卷。5.6內(nèi)部審計(jì)卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則：5.6.1項(xiàng)目審計(jì)產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個(gè)單元排列：結(jié)論性文件材料在前，證明性文件材料在中，立項(xiàng)性文件材料在后。5.6.1.1第一單元 結(jié)論性文件材料 采納逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料重要程度的方法進(jìn)行排列：A、審計(jì)處理處罰決定。B、審計(jì)處理處罰決定執(zhí)行情況回執(zhí)及后續(xù)審計(jì)報(bào)告。C、審計(jì)報(bào)告問題落實(shí)、跟蹤調(diào)查函。生效日期：2004年4月1日頁次：2/4附件數(shù)：0制度名稱：審計(jì)檔案治理規(guī)定文件編號(hào)：鵬潤-監(jiān)-審計(jì)003D、審計(jì)報(bào)告。5.6.1.2第二單元

7、證明性文件材料 按與審計(jì)報(bào)告所列問題和審計(jì)評價(jià)意見相對應(yīng)的順序進(jìn)行排列：A、匯總審計(jì)工作底稿。B、審計(jì)取證材料清單。C、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿。D、原始憑證及其他證據(jù)資料。E、審計(jì)所依據(jù)的法規(guī)依據(jù)。5.6.1.3第三單元 立項(xiàng)性文件材料 按文件材料形成的時(shí)刻順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列：A、年度審計(jì)打算、審計(jì)托付書。B、審計(jì)方案及編制審計(jì)方案所形成的文件材料。C、審計(jì)通知書。D、其他。5.6.2各單元內(nèi)文件材料排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始文件在后。5.7審計(jì)文件材料的立卷程序：5.7.1審計(jì)方案經(jīng)批

8、準(zhǔn)后，審計(jì)組組長即確定為本項(xiàng)目立卷人。5.7.2項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施開始后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，并認(rèn)真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。5.7.3項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)以后，立卷責(zé)任人要對本審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，進(jìn)一步做好文件材料的鑒不和篩選工作，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行排列。5.7.4整理審計(jì)案卷，如遇有個(gè)不審計(jì)文件材料與行政文件或?qū)徲?jì)綜合治理文件在內(nèi)容上相互交叉，難以劃分時(shí)，應(yīng)在保證審計(jì)檔案完整的前提下確定取舍。必要時(shí)，可在審計(jì)檔案和行政文書檔案中“同時(shí)立卷”。5.7.5對立卷責(zé)任人整理出的項(xiàng)目審計(jì)文件材料，由審計(jì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查，發(fā)覺不符合要求的，應(yīng)責(zé)成立卷責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)救。5.7.6檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計(jì)案卷的編目工作：A、編寫頁號(hào)。B、編寫卷內(nèi)文件目錄。C、填制備查表。D、書寫案卷封面并裝訂。5.8審計(jì)文件材料案卷的歸檔時(shí)刻為項(xiàng)目審計(jì)結(jié)束后15天。5.9審計(jì)檔案的保管期限為20年。5.10內(nèi)部審計(jì)檔案一般不對外借閱，必須借閱者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.11中心審計(jì)部、