公文管理制度

1、PAGE PAGE 9公文管理制度一、總則1 為了規(guī)范公司的文件管理工作，做好外來(lái)文件的收發(fā)、存檔工作及公司各類文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。2公司文件件包括收收文、發(fā)發(fā)文，是是公司在在進(jìn)行經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理理活動(dòng)中中形成的的具有管管理效力力和規(guī)范范體式的的文書，是是公司進(jìn)進(jìn)行管理理的重要要工具。二、收 文文1.權(quán)限規(guī)規(guī)定：（1）外來(lái)來(lái)文件原原則上由由行政部部統(tǒng)一簽簽收，將將該文件件的原件件交董辦辦機(jī)要秘秘書存檔檔，復(fù)印印件按所對(duì)口的系統(tǒng)統(tǒng)交由以以下責(zé)任任人簽收收： 序發(fā)文部責(zé)任人副責(zé)任人1市委、市政政府、井井開管委委會(huì)總裁或副總裁2外貿(mào)局、農(nóng)農(nóng)業(yè)局、林林業(yè)局總裁或副總裁3人事局、發(fā)發(fā)改委、

2、科科技局、工工信委行政副總4工信委（產(chǎn)產(chǎn)品批準(zhǔn)準(zhǔn)文號(hào)）、省農(nóng)藥管理局、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)或?qū)W會(huì)、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局生產(chǎn)副總5工商局、稅稅務(wù)局財(cái)務(wù)副總6公安局、檢檢察院、法法院以及及涉及維維權(quán)工作作的政府府執(zhí)法部部門法務(wù)部負(fù)責(zé)人備注1、發(fā)文部部門的所所有文件件統(tǒng)一由由責(zé)任人人進(jìn)行的的簽收和和上報(bào)簽簽核，并并監(jiān)督落落實(shí)；2、如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)漏文、收收文不簽簽核、文文件落實(shí)實(shí)不到位位，責(zé)任任人及承承辦人應(yīng)應(yīng)承擔(dān)相相應(yīng)責(zé)任任。（2）如外外來(lái)文件件是由對(duì)對(duì)口系統(tǒng)統(tǒng)直接簽簽收的，須須將原件件交交董董辦機(jī)要要秘書簽簽收、存存檔；（3）外來(lái)來(lái)文件的的簽核、督辦辦和存檔檔由董辦辦機(jī)要秘秘書負(fù)責(zé)責(zé)。（4）

3、承辦辦部門請(qǐng)請(qǐng)按文件件要求如如期完成成相關(guān)工工作，并并按機(jī)要要類型，做好文件的備份工作； （55）處理結(jié)結(jié)果須報(bào)報(bào)系統(tǒng)分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。2、收文流流程：（簽發(fā)）文件復(fù)印件交由對(duì)口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽收（原件存檔）原件交由董辦機(jī)要秘書簽收存檔（簽準(zhǔn)（簽發(fā)）文件復(fù)印件交由對(duì)口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽收（原件存檔）原件交由董辦機(jī)要秘書簽收存檔（簽準(zhǔn)）交總裁或主管副總裁簽準(zhǔn)（收文）由行政部或責(zé)任部門主辦人員簽收（執(zhí)行）交由具體承辦部門落實(shí)（完成確認(rèn)）由系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（存檔）由行政部負(fù)責(zé)資料存檔（完成確認(rèn)）由系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（存檔）由行政部負(fù)責(zé)資料存檔（督查）行政部負(fù)責(zé)督查工作說明：1）由行政部部填寫收收文登記記及督辦辦表中

4、中的“日期”，“發(fā)文單單位”，“標(biāo)題”等， 并擬寫“擬擬辦意見見”并交公公司總裁裁（或副副總裁）批批辦。2）文件簽簽核時(shí)，經(jīng)經(jīng)辦部門門須上交文文件原件件。3、操作表表格：收文登記及及督辦表表收文日期發(fā)文單位發(fā)文標(biāo)題文件簽核文件頁(yè)數(shù)經(jīng)辦部門擬辦意見承辦人完成期限重要說明：機(jī)要類型：辦理文文件存檔檔 辦理文文件不存存檔 公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)意見完成情況結(jié)果查核 監(jiān)監(jiān)查人：歸檔文件歸檔日期機(jī)要秘書三、發(fā) 文文1、權(quán)限規(guī)規(guī)定：1）公司發(fā)發(fā)文統(tǒng)一一由董辦行政專員員負(fù)責(zé)管管理；2）經(jīng)核準(zhǔn)準(zhǔn)后，文文件的蓋蓋章存檔檔統(tǒng)一由由行政專專員負(fù)責(zé)責(zé)；3）各經(jīng)辦辦或責(zé)任任部門負(fù)負(fù)責(zé)文件件的擬定定、復(fù)核核、會(huì)簽簽審批及及下發(fā)落落

5、實(shí)。2、發(fā)文流流程：交部門經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交相關(guān)部門討論審核會(huì)簽由發(fā)文部門主辦人員起草（擬稿）交部門經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交相關(guān)部門討論審核會(huì)簽由發(fā)文部門主辦人員起草（擬稿）由行政部負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）由由行政部負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）由行政部或董辦負(fù)責(zé)分發(fā)（分發(fā)）加蓋公章（用?。┙恍姓繌?fù)核后確定發(fā)文字號(hào)、分送部門、印制份數(shù)登記在案；打印初稿，并經(jīng)擬稿部門校對(duì)后印制（校對(duì)） 說說明：11）由擬擬稿部門門填寫發(fā)發(fā)文審批批表中中的“文件標(biāo)標(biāo)題”，“內(nèi)容介介紹”，等，并并經(jīng)部門門主管和和分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核意見后后，報(bào)系統(tǒng)分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)復(fù)核。2）

6、需會(huì)簽簽時(shí)，由由擬稿部部門負(fù)責(zé)責(zé)溝通落落實(shí)；3）需總裁裁簽審時(shí)時(shí)，由擬擬稿部門門呈報(bào)審審批；4）審批后后，由行行政專員員負(fù)責(zé)蓋蓋章下發(fā)發(fā)。 3、操操作表格格： 發(fā)文審批批表日 期期擬稿人行文標(biāo)題文件類型內(nèi)容簡(jiǎn)介部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)行政經(jīng)理是否存檔：董 事 長(zhǎng)長(zhǎng)存檔確認(rèn)存檔時(shí)間紅頭文件發(fā)發(fā)文審批批表簽發(fā)：會(huì)簽：文件編號(hào)： 第 號(hào)號(hào)生效日期：報(bào)：送：發(fā)：擬稿單位：擬稿：核稿：打 ?。盒?duì)：份數(shù)：附件：主題詞：標(biāo) 題：簡(jiǎn)要內(nèi)容：四、存檔銷銷毀1、權(quán)限規(guī)規(guī)定：1）文件存存檔統(tǒng)一一由董經(jīng)經(jīng)辦行政政專員負(fù)負(fù)責(zé)；2）文件類類型：類型說明系統(tǒng)分類行政系統(tǒng)、人人力系統(tǒng)統(tǒng)、生產(chǎn)產(chǎn)系統(tǒng)、營(yíng)營(yíng)銷系統(tǒng)統(tǒng)文件分類文件等級(jí)文件

7、內(nèi)容一級(jí)文件質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)二級(jí)文件過程控制的程序文件三級(jí)文件部門工作手冊(cè)作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和職務(wù)說明書等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）等；其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。四級(jí)文件記錄3）文件的的銷毀由由行政經(jīng)經(jīng)理主持持，相關(guān)關(guān)部門參參加，組組成文件件鑒定小小組，半半年度對(duì)對(duì)文件資資料明細(xì)細(xì)，提出出存毀意意見，報(bào)報(bào)請(qǐng)總裁裁批準(zhǔn)后后，方可可銷毀。4）銷毀材材料，要要由二人人以上并并在指定定地點(diǎn)

8、進(jìn)進(jìn)行監(jiān)銷銷，監(jiān)銷銷人要在在銷毀清清冊(cè)上簽簽字。五、文件格格式：1：封面、目目錄、頁(yè)頁(yè)眉、頁(yè)頁(yè)腳，正正文部分分：目的的、適用用范圍、術(shù)術(shù)語(yǔ)和定定義、管管理要求求、相關(guān)關(guān)文件、記記錄表格格、附錄錄標(biāo)示。1）封面：主要針針對(duì)正文文內(nèi)容較較多，獨(dú)獨(dú)立成冊(cè)冊(cè)的文件件。封面面內(nèi)容包包括：企企業(yè)名稱稱、文件件編號(hào)、文文件名稱稱、受控控狀態(tài)、分分發(fā)號(hào)、發(fā)發(fā)布和實(shí)實(shí)施日期期等。2）目錄：文件編編訂成冊(cè)冊(cè)后文件件主要內(nèi)內(nèi)容、章章節(jié)的頁(yè)頁(yè)碼索引引。3）頁(yè)眉：頁(yè)眉的的內(nèi)容包包括：文文件類型型、文件件名稱、文文件編號(hào)號(hào)、版本本及修改改狀態(tài)、頁(yè)頁(yè)碼，要要求用表表格形式式反映，且且正文的的每一頁(yè)頁(yè)都應(yīng)有有相同形形式的頁(yè)頁(yè)

9、眉。4）手冊(cè)編編號(hào)格式式 TR/QEM01 手冊(cè)冊(cè)的版本本號(hào) 質(zhì)量量環(huán)境手手冊(cè)代號(hào)號(hào)5）質(zhì)量環(huán)環(huán)境管理理體系程程序文件件的編號(hào)號(hào)方法 TR/QP（XX） 文件件順序號(hào)號(hào) 程序序文件代代號(hào)6）三級(jí)文文件的編編號(hào)方法法 TR/QC-XXXX-XX 文文件順序序號(hào) 部門門代號(hào) 管理理文件代代號(hào)注: 部部門代號(hào)號(hào)如： 寺 /QRR-XXXX-XX 順序序號(hào) 文件件編號(hào) 記錄錄代號(hào) 8） 頁(yè)眉眉中版本本及修改改狀態(tài)的的規(guī)定：版本及及修改狀狀態(tài)次一一律用“第1版版第0次次修改”表示。如如果文件件修改次次數(shù)較多多已達(dá)33次(不不含)或或整體內(nèi)內(nèi)容改動(dòng)動(dòng)較大已已占到文文件內(nèi)容容的500%以上上章節(jié)，就就應(yīng)更新

10、新版次，以以123類推推，文件件編號(hào)中中的年代代號(hào)隨換換版時(shí)年年號(hào)的改改變而改改變。9）頁(yè)腳：在文件件的末頁(yè)頁(yè)用表格格形式標(biāo)標(biāo)明文件件的編制制、審核核、批準(zhǔn)準(zhǔn)人及時(shí)時(shí)間。2、文件字字體、字字號(hào)要求求文 件 內(nèi)內(nèi) 容字體字號(hào)位置封面第一行公司司名稱黑體一號(hào)居中文件編號(hào)黑體四號(hào)處于公司名名稱的下下方，并并與公司司名稱右右對(duì)齊，前前體現(xiàn)“編號(hào)”二字編號(hào)下劃線線與編號(hào)之間間無(wú)空格格，居中中文件名稱黑體一號(hào)居中起草、審核核、審批批、實(shí)施施日期、發(fā)發(fā)文單位位黑體四號(hào)位于封皮最最下端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)容仿宋體三號(hào)左對(duì)齊，前前無(wú)空格格正文名稱黑體小二居中文件編號(hào)匯編本的文文件編號(hào)號(hào)在封面面體現(xiàn)，見見“封面

11、”的字體體、字號(hào)號(hào)格式要要求。單份文件或或匯編本本中子文文件的編編號(hào)體現(xiàn)現(xiàn)在文件件名稱下下方仿宋體三號(hào)居中編號(hào)前要體體現(xiàn)“編號(hào)”二字正文章、條黑體三號(hào)左對(duì)齊正文內(nèi)容仿宋體三號(hào)首行空兩格格，兩端對(duì)對(duì)齊流 程仿宋體10-122號(hào)居中加粗列項(xiàng)每條列項(xiàng)首首行前空空兩格圖、表（1）其圖圖、表內(nèi)內(nèi)容根據(jù)據(jù)實(shí)際情情況調(diào)整整字體及及字號(hào)（2）圖、表表下方必必須有標(biāo)標(biāo)注，圖圖的下方方標(biāo)準(zhǔn)“圖1”；表的下下方標(biāo)注注“表1”，字字體為黑黑體，字字號(hào)為小小四。（3）單份份文件中中圖、表表的標(biāo)注注順序順順次排列列；匯編編本中每每份子文文件的圖圖、表標(biāo)標(biāo)注以一一份子文文件為準(zhǔn)準(zhǔn)，順次次排列即即可。附件/仿宋三號(hào)“附件”二

12、二字與上上文空一一行，本本行前空空兩格。多多個(gè)附件件表示為為附件：1.*2.*落款（單份文件件設(shè)置）發(fā)文單位仿宋三號(hào)處于“實(shí)施施日期”上方居居中的位位置實(shí)施日期仿宋三號(hào)簽發(fā)時(shí)，只只寫“實(shí)施日日期”具體日日期待簽簽發(fā)后輸輸入或填填寫。起草人、審審批人仿宋三號(hào)至于文件末末頁(yè)最下下方3、文件資資料版式式要求文件資料版版式一般般采用國(guó)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)A4型型（21102977），左左側(cè)裝訂訂。頁(yè)邊距設(shè)置置要求：上邊距距37mmm，下下邊距335mmm，左邊邊距288mm，右右邊距226mmm。 “行距”設(shè)設(shè)置成“單倍行行距”，或可可根據(jù)實(shí)實(shí)際情況況調(diào)整“固定值值”。紙張頁(yè)面方方向的設(shè)設(shè)置要求求，正文文需設(shè)置置為“縱向”排版；圖、表表、附件件可根據(jù)據(jù)實(shí)際需需求設(shè)置置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小的的設(shè)置要要求為標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A44打印紙紙。4、文件資資料頁(yè)碼碼的要求求文件資料需需插入頁(yè)頁(yè)碼，并并體現(xiàn)在在文件下下邊距居居中的位位置。首首頁(yè)