內(nèi)部控制和現(xiàn)金管理

1、 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到：描述出一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施管理并處置現(xiàn)金對現(xiàn)金收款實(shí)行內(nèi)部控制對現(xiàn)金付款實(shí)行內(nèi)部控制運(yùn)用預(yù)算來管理現(xiàn)金衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險(xiǎn)Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯(cuò)誤？ 答案是：在現(xiàn)金會(huì)計(jì)的控制上存在漏洞。Steve Lane 負(fù)責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時(shí)還可以接觸公司的會(huì)計(jì)帳。通過操縱會(huì)計(jì)賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達(dá)幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討論的幾步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)然，這些控制系統(tǒng)雖不能完全防止錯(cuò)誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不

2、道德的或是違法的行為并限制其影響。內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的。外部腐敗法(The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會(huì)的控制下保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時(shí)還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護(hù)公司資產(chǎn)的組織的計(jì)劃和完整的框架。本章將這些控制方法主要運(yùn)用到現(xiàn)金（流動(dòng)性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進(jìn)行道德評(píng)判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項(xiàng)目進(jìn)行控制。內(nèi)部控制經(jīng)理的一項(xiàng)主要責(zé)任就是控制企業(yè)的運(yùn)營。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定

3、目標(biāo)，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計(jì)劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個(gè)企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不能控制運(yùn)營，那么整個(gè)企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計(jì)劃加以實(shí)施。內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計(jì)劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：保護(hù)資產(chǎn)，鼓勵(lì)遵守公司政策，促進(jìn)運(yùn)營效率，確保準(zhǔn)確與可靠的會(huì)計(jì)報(bào)告。例4-1引自Lands End公司合并財(cái)務(wù)報(bào)表中責(zé)任一節(jié)。該公司高層管理人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。文中第二段提到關(guān)于一個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護(hù)、和對欺詐財(cái)務(wù)報(bào)告的預(yù)防。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。請參照點(diǎn)4-1例4-1：Lands End公司內(nèi)部

4、控制管理報(bào)告書Lands End公司 - 對于合并財(cái)務(wù)報(bào)表的責(zé)任Lands End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，并對其完整性和可觀性負(fù)責(zé)。報(bào)表是依照公認(rèn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制定并在一致性基礎(chǔ)上實(shí)施。合并財(cái)務(wù)報(bào)表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好的估計(jì)和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，管理層還將準(zhǔn)備年報(bào)中的其他信息，并對合并財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。David F. Dyer首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護(hù)內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)力分配，對合并財(cái)務(wù)報(bào)表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)以防未授權(quán)的使用或處置，以及預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財(cái)務(wù)報(bào)告，經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信,截至1999年1月29日，

5、公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標(biāo)。Stephen A. Orum副董事長，首席財(cái)務(wù)官建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands End公司、還是一家本地的百貨公司，一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點(diǎn)：具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競爭性的、可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)和在工作中進(jìn)行指導(dǎo)來達(dá)到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工生病或休假時(shí)，另一名員工就會(huì)補(bǔ)上來。責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一名員工都會(huì)承擔(dān)一定的責(zé)任。例4-

6、2在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個(gè)責(zé)任分配的模型。請注意公司有一名負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的副董事長，其下設(shè)財(cái)務(wù)主管和總會(huì)計(jì)師，兩人向副董事長報(bào)告。其中，財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)現(xiàn)金管理，總會(huì)計(jì)師是主要的會(huì)計(jì)主管人。在這個(gè)組織中，總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款發(fā)票，而財(cái)務(wù)主管則負(fù)責(zé)簽支票?？倳?huì)計(jì)師手下的會(huì)計(jì)或許負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)稅，或許負(fù)責(zé)銷售稅?？偠灾械呢?zé)任都被明確定義和布置到負(fù)責(zé)他們的個(gè)人手中。適當(dāng)授權(quán)。一個(gè)組織通常都會(huì)有關(guān)于核準(zhǔn)程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當(dāng)授權(quán)。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進(jìn)行批準(zhǔn)；同樣的，在大學(xué)里，低年級(jí)的學(xué)生如果想選高年級(jí)的課程，也要經(jīng)過大學(xué)的系主

7、任的批準(zhǔn)。職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個(gè)或多個(gè)人（部門）之間分配。職權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機(jī)會(huì)，并增進(jìn)了會(huì)計(jì)紀(jì)錄的準(zhǔn)確性。Lands End公司的責(zé)任報(bào)告（見例4-1）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點(diǎn)：經(jīng)營與會(huì)計(jì)的分離。所有的會(huì)計(jì)活動(dòng)都應(yīng)從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會(huì)計(jì)紀(jì)錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗(yàn)員而非機(jī)器操作員英負(fù)責(zé)計(jì)量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會(huì)計(jì)人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀(jì)錄。請通過例4-2來看看會(huì)計(jì)是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。資產(chǎn)保管與會(huì)計(jì)的分離。如果會(huì)計(jì)人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時(shí)出納無法接近會(huì)計(jì)賬簿，那么誘惑和欺詐就

8、會(huì)大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例4-2中這一內(nèi)部控制要素所示，財(cái)務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會(huì)計(jì)師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時(shí)負(fù)責(zé)這兩件事。Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€(gè)客戶的現(xiàn)金存款加到另一個(gè)客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane控制會(huì)計(jì)系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入。這一對職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。存貨應(yīng)有不具有會(huì)計(jì)職權(quán)的倉庫員工負(fù)責(zé)管理。如果他們被允許對存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀(jì)錄為因存貨過時(shí)而

9、導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負(fù)責(zé)保管資產(chǎn)的人無權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。例如，同一個(gè)人不能同時(shí)負(fù)責(zé)授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因?yàn)槿绻瑫r(shí)具備這兩項(xiàng)權(quán)利，此人就會(huì)授權(quán)向他自己進(jìn)行支付同時(shí)簽署支票。而當(dāng)兩權(quán)分離時(shí)，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。會(huì)計(jì)職能內(nèi)部權(quán)利的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會(huì)計(jì)帳務(wù)的不同階段，從而出錯(cuò)和欺詐的機(jī)會(huì)都達(dá)到最小化。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應(yīng)由不同會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)；分管應(yīng)付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。請參照點(diǎn)4-2例4-2 公司組織結(jié)構(gòu)圖董事

10、會(huì)董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)總裁高級(jí)副總裁生產(chǎn)部副總裁市場部副總裁財(cái)會(huì)部副總裁其他副總裁財(cái)務(wù)主管總會(huì)計(jì)師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會(huì)計(jì)稅務(wù)預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)外部審計(jì)內(nèi)部和外部審計(jì)。為保證會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確性，許多公司會(huì)進(jìn)行定期的審計(jì)。審計(jì)是指對公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項(xiàng)的會(huì)計(jì)賬簿所進(jìn)行的檢查。由于對審計(jì)人員來說檢查一個(gè)期間內(nèi)的所有交易事項(xiàng)從經(jīng)濟(jì)上講是不劃算的，所以審計(jì)人員通常依賴會(huì)計(jì)系統(tǒng)來產(chǎn)生準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)記錄。要衡量公司會(huì)計(jì)系統(tǒng)的可依賴性，審計(jì)員們要評(píng)價(jià)其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點(diǎn)并建議更正。審計(jì)員要在其審計(jì)報(bào)告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點(diǎn)

11、。審計(jì)分內(nèi)部和外部審計(jì)。例4-2中顯示內(nèi)部審計(jì)員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲?jì)委員會(huì)匯報(bào)。在一些組織中，內(nèi)部審計(jì)員直接向副總裁匯報(bào)。一年里，他們會(huì)對公司的不同部門進(jìn)行審計(jì)，以確保所有職員均服從于公司政策。外部審計(jì)員完全獨(dú)立于公司。他們受雇于像Lands End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)師主要考慮財(cái)務(wù)報(bào)告及影響因素。內(nèi)部和外部審計(jì)師均獨(dú)立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。一名審計(jì)師或許會(huì)發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一樣。在此種情況下，審計(jì)師應(yīng)建議改進(jìn)。而審計(jì)師的這些建議有助于公司更有效的運(yùn)營。文件和賬簿。企業(yè)

12、的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會(huì)計(jì)日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號(hào)。在順序編號(hào)的文件中缺頁表明有文件遺失。提前編號(hào)的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復(fù)印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實(shí)際收款金額相核對。如果收據(jù)不是提前編號(hào)的，出納就可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號(hào)，遺失的收據(jù)復(fù)印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會(huì)被保存為電子版。在保齡球場里，主要的文件是計(jì)分板。經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計(jì)算每局游戲的單價(jià)與總局?jǐn)?shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)

13、相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。電子和計(jì)算機(jī)的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)備來控制資產(chǎn)和運(yùn)營。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillards這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷售完成時(shí)收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會(huì)鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，此裝置減少因偷竊而造成的損失達(dá)到50%。會(huì)計(jì)系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲(chǔ)裝置。計(jì)算機(jī)能夠產(chǎn)生準(zhǔn)確的記錄并增加運(yùn)營效率，但他不能自動(dòng)保護(hù)資產(chǎn)或鼓勵(lì)員工按公司制度行事。計(jì)算機(jī)甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計(jì)算

14、機(jī)程序的人身上，所有對會(huì)計(jì)人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。在一家公司內(nèi)部，每一個(gè)部門都會(huì)針對其資產(chǎn)和會(huì)計(jì)賬簿建立起相應(yīng)的控制。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計(jì)得好的話，每一個(gè)部門都會(huì)有其自己的會(huì)計(jì)記錄。例如，鞋子部的所有交易都通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計(jì)算機(jī)打印出的報(bào)告察看銷售額是否與文檔輸入計(jì)算機(jī)之前她所計(jì)算的控制總額一致。收款部依賴計(jì)算機(jī)來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設(shè)計(jì)顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯(cuò)客戶賬戶代碼的行為都會(huì)導(dǎo)致將錯(cuò)誤

15、的信息傳遞給計(jì)算機(jī)，這樣計(jì)算機(jī)將不會(huì)接受此號(hào)碼。其它控制。所有類型的企業(yè)都會(huì)妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會(huì)使用防盜自動(dòng)警鈴來保護(hù)廠房和其他財(cái)產(chǎn)。零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護(hù)現(xiàn)金，他們都會(huì)使用出售終端機(jī)作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負(fù)責(zé)人會(huì)在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個(gè)特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會(huì)為出納購買忠實(shí)保險(xiǎn)契約。這種契約是一份保險(xiǎn)單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放出忠實(shí)保險(xiǎn)契約之前，保險(xiǎn)公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強(qiáng)制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工

16、作。通用電氣、伊斯曼柯達(dá)及其它的大型公司會(huì)把員工從一個(gè)崗位調(diào)往另一個(gè)崗位（通常以6個(gè)月為一個(gè)間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴(kuò)大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個(gè)方面。同時(shí)，員工因?yàn)橹老聜€(gè)月其他人要接手他們的工作，他們因此也會(huì)保持誠實(shí)。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個(gè)崗位調(diào)往另一個(gè)崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會(huì)早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。請參照點(diǎn)4-3思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會(huì)既負(fù)責(zé)賣票又負(fù)責(zé)在顧客進(jìn)門時(shí)收票。標(biāo)準(zhǔn)程序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進(jìn)行控

17、制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。在這個(gè)案例中，內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在哪里呢？如果一個(gè)不誠實(shí)的員工想偷錢他會(huì)怎么做？為了加強(qiáng)現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應(yīng)增加什么程序？答案內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在于缺乏職權(quán)分離：Ralph不僅收款而且管電影票。好的內(nèi)部控制應(yīng)該要求Ralph負(fù)責(zé)兩個(gè)職權(quán)之一而不是兩個(gè)。如果他不誠實(shí)的話，他就會(huì)不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種不誠實(shí)的行為發(fā)生，經(jīng)理應(yīng)該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實(shí)的員工就會(huì)私自撕毀一些存根然后私吞顧客票款。要抓住這種不誠實(shí)的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順序編號(hào)。遺漏的號(hào)碼就會(huì)引起懷疑和進(jìn)一步的調(diào)查

18、。內(nèi)部控制的局限性大多數(shù)的內(nèi)部控制都可以被克服。如果兩個(gè)或多個(gè)員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設(shè)計(jì)出來防止單個(gè)員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處?？紤]一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。但這樣就會(huì)占用其他職權(quán)的時(shí)間。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴(yán)格就越昂貴。過于復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)也會(huì)將企業(yè)扼殺于繁文縟節(jié)中；而有效性對企業(yè)有可能是傷害而不是幫助。那么內(nèi)部控制究竟應(yīng)該多么嚴(yán)格呢？經(jīng)理們必須要具備敏感的判斷力。向內(nèi)

19、部控制的投資也必須考慮到成本和收益。用銀行賬戶作為控制手段現(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，因?yàn)樗墙灰椎拿浇椤，F(xiàn)金容易被隱藏、轉(zhuǎn)移和偷竊，因此許多企業(yè)都適用一個(gè)設(shè)計(jì)精細(xì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)來保護(hù)和管理他們的現(xiàn)金。將現(xiàn)金保存在銀行中是內(nèi)部控制的一個(gè)重要手段，因?yàn)殂y行能夠保護(hù)現(xiàn)金。銀行還可以為存款者提供現(xiàn)金交易的記錄。為了完全利用這些控制特色，企業(yè)應(yīng)該把所有現(xiàn)金收款都存入銀行賬戶中，此外，除了零用金的支付（我們將在本章的后面討論它）外，其他所有現(xiàn)金支付也都應(yīng)通過銀行賬戶進(jìn)行。用來控制銀行賬戶的文件包括簽名卡片、存款單、支票、銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。簽名卡片：銀行要求那些需要被授權(quán)通過銀行賬戶進(jìn)行交易的人簽一

20、張簽名卡片。銀行將原始文件上的簽名與簽名卡片上的簽名相核對，以此來保護(hù)銀行和存款人免遭偽造。存款單：銀行通常都會(huì)提供一些標(biāo)準(zhǔn)表格，如存款單?？蛻魧⒋婵顢?shù)額和存款日期填入。作為交易的證明，客戶會(huì)保留以下兩種文件之一，根據(jù)銀行的操作：（1）存款單的復(fù)印件；（2）存款收據(jù)。支票：如果要從銀行里取錢，存款者要填寫一張支票，這是指導(dǎo)銀行付一筆特別的款額給指定的人或企業(yè)的文件。一張支票有三方當(dāng)事人：填寫支票的出票人；支票被償付給的收款人；及負(fù)責(zé)這一現(xiàn)金轉(zhuǎn)移的銀行。多數(shù)支票都是按順序編號(hào)并提前印上出票人和銀行的名字及地址。例4-3 附帶付款報(bào)告的支票 銀行 收款人 支票號(hào)碼 338338海灣地區(qū)國家銀行So

21、uth Palo Alto #136P.O.Box 22985Palo Alto CA 94306 20X1年1月28日 11-8/1210付給 加州辦公用品公司 $319.47三百一十九塊四角七-美元商業(yè)調(diào)查公司3814 Glenwood Parkway Edward Y.Lee 財(cái)務(wù)主管（簽名）Palo Alto, CA 94306 Hence R.Hash 副總裁（簽名）:121000086：0338 136213733:33日期發(fā)票號(hào)碼摘要金額減項(xiàng)凈值項(xiàng)目金額1/28/X1415辦公用品$319.47$319.47付款報(bào)告 出票人 例4-3是一張由商業(yè)調(diào)查公司開出的支票。支票分兩部分：

22、持票本身和付款報(bào)告，即一個(gè)可選擇的附件，目的是告知收款人其付款原因。出票人（商業(yè)調(diào)查公司）保留了支票的復(fù)印件，以便在支票登記簿中記錄（現(xiàn)金付款日記賬）。請注意商業(yè)調(diào)查公司的內(nèi)部控制制度要求兩名主管在支票上簽名。銀行對賬單：銀行每月都會(huì)給他們的存款人寄銀行對賬單。對賬單顯示了期初余額與期末余額，并將由銀行經(jīng)手的交易列示出來。對賬單中有付款人的匿存支票，即銀行已代表存款人支付但存款人未入賬的支票。銀行對賬單還列示了客戶存款和其他賬戶金額的變動(dòng)。存款按日期順序，支票按邏輯順序（一般是按支票號(hào)）和付款日期的順序。例4-4是商業(yè)調(diào)查公司是20X1年1月31日截止的銀行對賬單。一些銀行在每月的一號(hào)發(fā)出一部

23、分銀行對賬單，在二號(hào)發(fā)出另一部分，等等。這一空檔減輕了銀行在一個(gè)時(shí)間內(nèi)發(fā)出所有銀行對賬單的壓力。大多數(shù)像商業(yè)調(diào)查公司一樣的公司在每月的月底收到他們的銀行對賬單。資金過戶電子系統(tǒng)(EFT)是依賴于電子通訊（而非紙張文件）轉(zhuǎn)移現(xiàn)金的系統(tǒng)。如今越來越多的企業(yè)依賴于EFT來進(jìn)行重復(fù)的現(xiàn)金交易。比起發(fā)行上百份的工資單,公司通過EFT發(fā)工資要便宜得多。此外，許多人通過提前和銀行安排而支付抵押、租賃款和保費(fèi)，而無需為這些支付再填寫支票。銀行對賬單列示了所有經(jīng)由EFT而產(chǎn)生的現(xiàn)金收付。例4-4：銀行對賬單海灣地區(qū)國家銀行 SOUTH PALO ALTO #136 P.O.VOX 22985 PALO ALTO

24、, CA 94306 商業(yè)調(diào)查公司 賬號(hào) 136-2137333814 Glenwood ParkwayPalo Alto, CA 94306 截止日 01/31/X16,556.124,352.644,963.0014.255,931.51-經(jīng)常賬戶交易-存入日期金額存款01/041,000.00存款01/04112.00存款01/08194.60EFT 租金收入01/17904.03銀行托收01/262,114.00利息收入01/3128.01手續(xù)費(fèi)日期金額服務(wù)費(fèi)01/3114.25支票：支票余額號(hào)碼日期金額日期余額日期余額33201/123,000.0012/316,556.1201/1

25、75,264.7565601/06100.0001/047,616.1201/204,903.7533301/12150.0001/067,416.1201/267,017.7533401/10100.0001/087,610.7201/315,931.5133501/06100.0001/124,360.7233601/311,100.00其它費(fèi)用日期金額NSF01/0452.00EFT 保險(xiǎn)費(fèi)01/20361.00月合計(jì)提款次數(shù)：8最小余額：4,360.00平均余額：6,091.00銀行余額調(diào)節(jié)表有兩份材料記錄企業(yè)的現(xiàn)金：(1) 企業(yè)的現(xiàn)金賬； (2) 銀行對賬單，記錄企業(yè)在銀行的實(shí)際存款

26、數(shù)。企業(yè)的現(xiàn)金賬余額很少會(huì)和銀行對賬單上的金額一致。雖然兩者的金額不符，但兩者都有可能是對的。除了一些銀行或企業(yè)的錯(cuò)誤，大部分差異是由于記錄交易的時(shí)間差異引起的。比如，一家公司在填寫支票后立即將其從現(xiàn)金賬上劃去，而銀行要等到收到支票并支付后才會(huì)把錢從企業(yè)的戶頭上減去。如果收款人遲遲不兌現(xiàn)支票的話，這一步驟會(huì)花費(fèi)幾天甚至幾周的時(shí)間。同樣的，如果這家公司將所有的現(xiàn)金收款立即入賬，而銀行卻要等上幾天的時(shí)間才能入到企業(yè)在銀行的賬上。為了確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)的會(huì)計(jì)必須會(huì)解釋在某一天企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額的差異。這一過程的結(jié)果便是一張被稱為銀行余額調(diào)節(jié)表的文件。做得好的銀行余額調(diào)節(jié)表會(huì)確保

27、所有現(xiàn)金交易都被記錄，企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的現(xiàn)金交易記錄也都是對的。要知道，有關(guān)于現(xiàn)金從哪里來、如何被適用及余額是多少等相關(guān)信息對企業(yè)是很重要的。以下是導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額差異的一些通常項(xiàng)目：請參照點(diǎn)4-4企業(yè)已入賬銀行未入賬：在途存款（未達(dá)存款）。企業(yè)已記錄這些存款但銀行未記。未達(dá)支票。企業(yè)已發(fā)出并記賬但銀行還未承兌。銀行已入賬企業(yè)未入帳：銀行托收。由于許多企業(yè)都指定其顧客直接向他們的銀行賬戶付款，因此銀行會(huì)代表存款者收款。這種行為被稱為保險(xiǎn)箱系統(tǒng)，它比存款者先收款再存款要快得多。資金過戶電子系統(tǒng)（EFT）。銀行或許會(huì)代表存款人存入或支付現(xiàn)金。銀行對賬單會(huì)將通過EFT交

28、易的項(xiàng)目來列示，并以此提醒存款者記賬。服務(wù)費(fèi)。這是銀行處理存款者交易的手續(xù)費(fèi)。存款者也是通過銀行對賬單知道其數(shù)額的。經(jīng)常性賬戶的利息收入。如果存款者的賬戶里有足夠多的存款，那么他們就會(huì)獲得利息收入。存款者通過銀行對賬單知道其數(shù)額。存款不足支票（NSF）。為理解NSF(或稱危險(xiǎn)支票)如何運(yùn)作，考慮支票產(chǎn)生的過程。例4-5用圖表示了此種支票清理的過程。存款不足支票是沒有價(jià)值的現(xiàn)金收據(jù)。如果出票人的銀行沒有足夠的錢來兌現(xiàn)支票，出票人銀行就會(huì)拒付支票并返還給收款人銀行一張存款不足支票通知。付款人銀行收到通知后從收款人賬戶上減去那部分存款，就如例子中5-7步所示。收款人通過銀行對賬單得知存款不足支票，銀

29、行對賬單將存款不足支票列為費(fèi)用，即減項(xiàng)，如例4-4種所示。除NSF以外其他原因引起的收集、存儲(chǔ)、返還給收款人的支票。銀行在以下情況時(shí)將支票返還給收款人：(1)出票人賬戶已關(guān)閉；(2)支票已過期(有些支票標(biāo)明“30天后過期”)。(3)簽名未被授權(quán)；(4)支票已被替換；(5)支票格式不對(如偽造支票)。所有返回支票的會(huì)計(jì)處理和NSF支票的處理過程一樣。支票印刷成本。此項(xiàng)作為手續(xù)費(fèi)沖減企業(yè)賬。例4-5：兩種支票獲取的途徑11. 出票人填寫支票1. 出票人填寫支票2.收款人存支票于銀行，增加余額4.出票人銀行減少其余額并將匿藏支票寄給出票人3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行6.收款人銀行減少其余額并返

30、還支票給收款人7. 收款人保留支票5.出票人銀行將支票返還給收款人銀行2.收款人存支票于銀行，增加余額3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行4.出票人銀行沒有足夠錢支付支票 存款充足支票 存款不足(NSF)支票 目標(biāo)2：用銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段關(guān)于銀行余額調(diào)節(jié)表的解釋。例4-4中的銀行對賬單表明商業(yè)調(diào)查公司在1月31日的銀行存款余額為$5,931.51。然而，如例4-6中所示，公司帳上的余額為$3,294.21。下面的調(diào)節(jié)項(xiàng)目解釋了兩者差異的原因：1月31日的一筆$1,591.63存款不在銀行對賬單上。銀行錯(cuò)將商業(yè)調(diào)查協(xié)會(huì)的一張第656號(hào)支票，票面金額為$100,記入商業(yè)調(diào)查公司的戶頭上。

31、例4-6：商業(yè)調(diào)查公司現(xiàn)金賬記錄日記賬科目 現(xiàn)金日期摘要借方貸方余額20X11月1日余額6,556.12 2日現(xiàn)金收款1,112.007,668.12 7日現(xiàn)金收款194.607,862.72 31日現(xiàn)金付款6,160.141,702.58 31日現(xiàn)金收款1,591.633,294.21現(xiàn)金付款(請參照點(diǎn)4-5)支票號(hào)金額支票號(hào)金額332$3,000.00338$ 319.47333510.0033983.00334100.00340203.14335100.00341458.533361,100.00337286.00總額$6,160.14銀行尚未支付公司在1月底發(fā)出并已記賬的支票。支票號(hào)日

32、期金額3371月27日$286.00338 28日319.47339 28日83.00340 29日203.14341 30日458.53銀行代商業(yè)調(diào)查公司通過EFT收到出租房屋租金收入$904.03,并于銀行對賬單中反映。銀行代表公司收到一張$2,114的應(yīng)收票據(jù)，其中有利息收入$214。商業(yè)調(diào)查公司未入賬。銀行對賬單中有公司存款利息收入$28.01。第333號(hào)支票應(yīng)付布朗公司$150錯(cuò)記為$510,使公司現(xiàn)金賬少記現(xiàn)金$360。銀行手續(xù)費(fèi)本月為$14.25。銀行對賬單上顯示收到NSF支票$52，自客戶L. Ross。商業(yè)調(diào)查公司通過EFT支付月保險(xiǎn)費(fèi)$361，但公司尚未入賬例4-7是基于以

33、上項(xiàng)目的銀行余額調(diào)節(jié)表。面板A列示了所有的調(diào)節(jié)項(xiàng)目，它們和面板B中的項(xiàng)目號(hào)相對應(yīng)。經(jīng)過調(diào)節(jié)后，公司現(xiàn)金賬余額和銀行賬余額相等?？梢源俗鳛楹瞬闃?biāo)準(zhǔn)。在所有情況下調(diào)節(jié)項(xiàng)目的處理都是一樣的。下面是關(guān)于處理不同調(diào)節(jié)項(xiàng)目的總結(jié)：銀行賬余額 + 在途存款 未兌現(xiàn)支票 +/- 銀行錯(cuò)誤更正公司現(xiàn)金賬余額 + 銀行托收項(xiàng)目、利息收入、EFT收款 手續(xù)費(fèi)、NSF支票、EFT付款+/- 企業(yè)錯(cuò)誤更正調(diào)節(jié)表導(dǎo)致的交易的會(huì)計(jì)處理。銀行余額調(diào)節(jié)表并不直接影響日記賬或分類賬。和企業(yè)的賬簿不同，調(diào)節(jié)表只是一種會(huì)計(jì)工具。銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段，通知企業(yè)將其上面的調(diào)節(jié)項(xiàng)目補(bǔ)記在帳上。比如，銀行代企業(yè)收到一張應(yīng)收票據(jù)，但

34、企業(yè)尚未將這筆現(xiàn)金收入記賬。實(shí)際上，只有當(dāng)企業(yè)收到銀行余額調(diào)節(jié)表時(shí)，他才知道這筆現(xiàn)金收入。例4-7：銀行余額調(diào)節(jié)表(請參照點(diǎn)4-6)面板A 調(diào)節(jié)項(xiàng)目在途存款，$1,591.63。銀行錯(cuò)誤，銀行余額增加$100。未兌現(xiàn)支票：337號(hào)，$286；338號(hào)，$319.47；339號(hào)，$83；340號(hào)，$203.14；341號(hào)，$458.53。EFT租金收入，$904.03。銀行托收$2,114，包括利息收入$214。銀行存款利息收入$28.01。企業(yè)錯(cuò)誤，企業(yè)賬余額增加$360。銀行手續(xù)費(fèi)$14.25。來自L. Ross的NSF支票$52。通過EFT付保險(xiǎn)費(fèi)$361.00。面板B 銀行余額調(diào)節(jié)表商業(yè)

35、調(diào)查公司商業(yè)調(diào)查公司銀行余額調(diào)節(jié)表20X1年1月31日銀行帳企業(yè)賬1月31日余額$5,931.511月31日余額$3,294.21加：加：1.1月30日在途存款1,591.634.EFT租金收入904.032.銀行錯(cuò)誤更正: 商業(yè)調(diào)查協(xié)會(huì)支票錯(cuò)記在公司戶上100.005.銀行代收應(yīng)收票據(jù)，包括利息收入$2142,1147,623.146.銀行存款利息收入28.017. 企業(yè)錯(cuò)誤更正:第333號(hào)支票多記3606,700.25減：減：337號(hào)$286.008.銀行手續(xù)費(fèi) $14.25338號(hào)$319.479.NSF支票 52.00339號(hào)$ 83.0010通過EFT付保險(xiǎn) 361.00（427.2

36、5）340號(hào)$203.14341號(hào)$458.53(1,350.14)調(diào)節(jié)后余額$6,273.00調(diào)節(jié)后余額$6,273.00 金額一致根據(jù)例4-7中的調(diào)節(jié)項(xiàng)目，商業(yè)調(diào)查公司做了以下分錄。所有分錄都注明日期1月31日，使那一天的現(xiàn)金余額正確。圓括號(hào)中的數(shù)字與例4-7中調(diào)節(jié)項(xiàng)目的標(biāo)號(hào)一致。01/31(4)現(xiàn)金904.03租金收入904.03收到每月租金。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入904.03= 0 + 904.0301/31(5)現(xiàn)金2,114.00應(yīng)收票據(jù)1,900.00利息收入214.00銀行代收應(yīng)收票據(jù)。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入+2,114.00= 0 + 214.

37、00 -1,900.0001/31(6)現(xiàn)金28.01利息收入28.01銀行存款利息收入。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入28.01= 0 + 28.01 01/31(7)現(xiàn)金360.00應(yīng)付賬款布朗公司360.00第333號(hào)支票錯(cuò)誤更正。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益360.00= 360.00 + 001/31(8)雜項(xiàng)費(fèi)用14.25現(xiàn)金14.25銀行手續(xù)費(fèi)。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 - 費(fèi)用-14.25= 0 - 14.2501/31(9)應(yīng)收賬款 L. Ross52.00現(xiàn)金52.00銀行返還的NSF支票。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益+52.00= 0 + 0-52.0001/

38、31(10)保險(xiǎn)費(fèi)用361.00現(xiàn)金361.00月付保險(xiǎn)費(fèi)。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 - 費(fèi)用-361.00= 0 - 361.00注釋：雜項(xiàng)費(fèi)用是銀行手續(xù)費(fèi)的借方，因?yàn)槭掷m(xù)費(fèi)沒有特別的費(fèi)用賬戶對應(yīng)。第九條分錄需要解釋。商業(yè)調(diào)查公司在知道L.Ross的$52支票無法兌現(xiàn)時(shí)，貸記現(xiàn)金帳。但由于商業(yè)調(diào)查公司仍有向Ross的應(yīng)收款，公司借記應(yīng)收賬款-L.Ross并繼續(xù)設(shè)法向他收款。思考銀行對賬單余額為$4,500，包括手續(xù)費(fèi)$15,利息收入$5,NSF支票$300。在途存款$2,100；未兌現(xiàn)支票$575。記賬員將一張$125的支票錯(cuò)記為$152于應(yīng)付賬款賬戶中。調(diào)整后賬戶余額是多少？調(diào)整前企業(yè)

39、現(xiàn)金賬余額是多少？請準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表中項(xiàng)目的調(diào)整分錄。答案1 $5,125 ($4,500+$1,200-$575)2 $5,408 ($5,125+$15-$5+$300-$27)。調(diào)整后企業(yè)現(xiàn)金賬和銀行余額相等。答案可以將上述調(diào)整反向進(jìn)行。3 雜項(xiàng)費(fèi)用 15 現(xiàn)金 15 現(xiàn)金 5 利息收入 5 應(yīng)收賬款 300 現(xiàn)金 300 現(xiàn)金 27 應(yīng)付賬款 27經(jīng)理和所有者如何使用銀行余額調(diào)節(jié)表正如下面例子所述，銀行余額調(diào)節(jié)表對于企業(yè)經(jīng)理或所有者來說是一個(gè)十分有利的控制手段。Randy Vaughn 是休斯敦的一名注冊會(huì)計(jì)師。他擁有幾處公寓，由其姑媽管理。他很忙，幾乎沒有時(shí)間過問這幾處公寓。他的姑

40、媽負(fù)責(zé)簽署租賃合同、每月收取租金支票、安排保管和維修工作、雇傭和解雇員工、填寫支票、準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表。總之，她負(fù)責(zé)一切。這種權(quán)利集中于一人的行為對內(nèi)部控制是很不利的。Vaughn的姑媽可以偷竊錢物，而作為一名注冊會(huì)計(jì)師，他十分清楚這種可能性。Vaughn很相信他的姑媽，因?yàn)樗羌易逯械囊粏T。但同時(shí)，對于她的管理工作，他也執(zhí)行一些松散的控制。比如，Vaughn定期拜訪他的公寓，視察維修工是否盡職；他詢問租戶們設(shè)備工作是否正常,他們的問題是否被重視。這些措施形成了一定程度上的控制。為了控制現(xiàn)金，Vaughn使用銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。他偶爾會(huì)檢查他姑媽準(zhǔn)備的銀行余額調(diào)節(jié)表，這樣就能很快看出他

41、的姑媽是否為自己填寫支票。通過檢查每張支票，Vaughn建立了對現(xiàn)金支付的控制。Vaughn有一個(gè)簡單的控制現(xiàn)金收入的方法。他知道公寓房間的占用水平和每月的租賃費(fèi)，將出租公寓的間數(shù)的,如20，乘以月租金（平均$500每間），就得出預(yù)期月租金收入$10,000；把$10,000和銀行對賬單對應(yīng)，Vaughn就可以知道他的錢是否都到了他的賬戶中。如果他的姑媽偷了錢并通過操縱銀行余額調(diào)節(jié)表來掩蓋其行為，Vaughn就會(huì)知道。為了使他的姑媽時(shí)刻警覺，Vaughn會(huì)讓她知道他會(huì)定期檢查她的工作。請參照點(diǎn)4-8請參照點(diǎn)4-9這些控制行為對于小企業(yè)來說都是十分重要的。因?yàn)樗麄兺贾挥猩贁?shù)幾個(gè)員工，職權(quán)分配

42、不清。但經(jīng)理和所有者必須能夠檢查和控制企業(yè)的運(yùn)作，否則資產(chǎn)就會(huì)流失，正如在我們本章中提到的Grant LeForge & Company.半章復(fù)習(xí)復(fù)習(xí)題Bain公司20X3年2月28日的現(xiàn)金帳如下：現(xiàn)金2月1日余額3,9952月3日400 6日 800 12日3,100 15日1,800 19日1,100 23日1,100 25日500 28日2,400 27日9002月28日余額4,095Bain公司于20X3年2月28日收到了銀行對賬單。(負(fù)數(shù)以括號(hào)來反映):20X3年2月銀行對賬單20X3年2月銀行對賬單期初余額$3,995存款： 2月7日$ 800 15日1,800 24日1,1003

43、,700支票(每日總額)： 2月8日$ 40016日3,100 23日1,100(4,600)其它項(xiàng)目： 手續(xù)費(fèi)(10) 自M.E.Crown的NSF支票(700) 銀行代收應(yīng)收票據(jù)1,000* EFT月租金費(fèi)用(330) 存款利息15期末余額$3,070*包括利息$119。附加信息：Bain公司將所有現(xiàn)金收入都存入銀行，所有現(xiàn)金付款都通過支票完成。要求準(zhǔn)備Bain公司20X3年2月28日銀行余額調(diào)節(jié)表。過調(diào)整分錄。答案1.BAIN 公司BAIN 公司銀行余額調(diào)節(jié)表20X3年2月28日銀行：20X3年2月28日余額$3,070加：2月28日在途存款2,4005,470減：未兌現(xiàn)支票2月25日(

44、$500), 2月27日($900)(1,400)20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,070企業(yè)：20X3年2月28日余額$4,095加：銀行代收應(yīng)收票據(jù)，包括利息$1191,000 存款利息155,115減：手續(xù)費(fèi)$10 NSF支票700 EFT租金費(fèi)用330(1,040)20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,0702. 02/28現(xiàn)金1,000應(yīng)收票據(jù)881利息收入119銀行代收應(yīng)收票據(jù)。 28現(xiàn)金15利息收入15銀行存款利息收入 28雜項(xiàng)費(fèi)用10現(xiàn)金10銀行手續(xù)費(fèi)。 28應(yīng)收賬款M.E.Crown700現(xiàn)金700銀行返還NSF支票。 28租賃費(fèi)用330現(xiàn)金330月利息費(fèi)用。企業(yè)的運(yùn)營周期像

45、Lands End、Toys“”US、Macys這樣的公司購買存貨，銷售商品給客戶，將所得用于購買更多的存貨，重復(fù)循環(huán)。例4-8用圖表顯示了現(xiàn)金銷售和賒銷的循環(huán)。對現(xiàn)金銷售來說，循環(huán)是從現(xiàn)金到存貨(其購買是為了進(jìn)一步的銷售)，在企業(yè)經(jīng)營中，經(jīng)理們總是試圖縮短這個(gè)周期，使現(xiàn)金流動(dòng)加快。存貨銷售和收款越快，企業(yè)的利潤越高。例4-8：企業(yè)運(yùn)營周期現(xiàn)金現(xiàn)金存貨現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金銷售采購采購賒銷收現(xiàn)金 采購和現(xiàn)金銷售 采購和賒銷現(xiàn)金管理現(xiàn)金管理需要保持平衡。Lands End、Toys“”US、Macys公司必須有足夠的現(xiàn)金付款，否則它們就會(huì)破產(chǎn)。但現(xiàn)金是一種相對價(jià)值低的資產(chǎn)。比起把錢放在銀行里，Toys

46、“”US公司通過投資存貨會(huì)獲得更多的收入。因此，公司都設(shè)法保持其現(xiàn)金流動(dòng)，如例4-8中所示。公司使用許多方法來管理其現(xiàn)金。在這一部分，我們將討論其中的一些方法。加速賒銷現(xiàn)金回收像Sony, Eastman Kodak, Fisher-Price(玩具制造商)這樣的制造商將它們大部分的存貨賣給零售公司。請考慮Fisher-Price公司對Toys“”US公司的賒銷。因?yàn)镕isher-Price公司在銷售時(shí)未收到現(xiàn)金，他都會(huì)設(shè)置一個(gè)應(yīng)收賬款科目，下設(shè)許多子科目。Fisher-Price公司的所有客戶的應(yīng)收款總額和公司總賬中應(yīng)收賬款科目的余額相等，如例4-9所示。像許多公司一樣，F(xiàn)isher-Pri

47、ce公司使用應(yīng)收賬款科目來追收客戶款。例如，假如Kmart未付款，F(xiàn)isher-Price公司就會(huì)做下面的分錄。例4-9：Fisher-Price公司應(yīng)收賬款記錄總賬應(yīng)收賬款明細(xì)賬現(xiàn)金KMART余額 XX余額 1,000應(yīng)收賬款TARGET余額 1,800余額 300Toys“”US余額 500總額 1,800為加速現(xiàn)金的回收，企業(yè)為客戶提供了現(xiàn)金折扣，以促進(jìn)他們在一個(gè)特定的時(shí)間段內(nèi)付款，一般是10天。信貸條件“2/10 n/30”是很普遍的，它代表如果客戶能在商品出售后10內(nèi)付款，就可以享受2%的折扣；否則，賣方期待買方在30天內(nèi)付全額款。假設(shè)Fisher-Price于8月4日賣給Toys“

48、”US價(jià)值$50,000的商品。如果信貸條件為2/10 n/30，而Fisher-Price 在8月14日還款。Fisher-Price 將記錄銷售和收款如下：8月4日應(yīng)收賬款Toys“”US50,000銷售收入50,000賒銷。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入50,000= 0 + 50,0008月14日現(xiàn)金($50,000*0.98)49,000銷售折扣($50,000*0.02)1,000應(yīng)收賬款Toys“”US50,000收現(xiàn)金。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 對方收入+49,000 = 0 - 1,000 -50,000在這筆交易中，F(xiàn)isher-Price 收到了現(xiàn)金$49,0

49、00。客戶有$1,000的折扣，使Fisher-Price凈銷售收入減少至$49,000。折扣是記在一個(gè)叫“銷售折扣”的賬戶中，作為銷售收入的減項(xiàng)。作為一個(gè)反向賬戶，銷售收入減銷售折扣得出凈銷售額。10天2%的折扣推至全年就是大概37%的年利率，這足以刺激客戶加快付款。但為什么像Fisher-Price這樣的公司愿意提供這么多的折扣呢？因?yàn)椋缢自捤f：“一鳥在手勝于兩鳥在林”。能迅速得到現(xiàn)金，銷售者就可以避免現(xiàn)金短缺及相應(yīng)的昂貴的借款需求；銷售者還可以避免以后追款。第五章我們會(huì)更詳細(xì)地討論應(yīng)收賬款。目標(biāo)4： 運(yùn)用內(nèi)部控制于現(xiàn)金收款中現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制確保所有現(xiàn)金都存在銀行

50、中，且公司的會(huì)計(jì)記錄是準(zhǔn)確的。有許多企業(yè)是通過柜臺(tái)交易或郵寄形式收到現(xiàn)金。每一種現(xiàn)金收款的方式都需要不同的安全措施。柜臺(tái)交易收款。銷售點(diǎn)終端（即收銀機(jī)）為商店提供對現(xiàn)金收款的管理控制。想想Macys商店：首先，安置終端使客戶能夠看到出納輸入電腦的數(shù)額。公司政策要求有一張收款憑證以確保每筆銷售都被收銀機(jī)記錄。第二，現(xiàn)金抽屜只有當(dāng)銷售員輸入密碼后才能被打開，且機(jī)器要記錄每一筆收入和現(xiàn)金交易。在每天結(jié)束的時(shí)候，經(jīng)理通過比較現(xiàn)金抽屜里的金額和機(jī)器當(dāng)天的銷售記錄來檢查現(xiàn)金。此步驟幫助克服員工的偷竊行為。為了安全的原因，員工不能接近每天的現(xiàn)金收款會(huì)計(jì)帳。在每天結(jié)束時(shí)，出納或其他有現(xiàn)金處置權(quán)的員工將現(xiàn)金存入

51、銀行?，F(xiàn)金收款的會(huì)計(jì)記錄以電子方式進(jìn)入會(huì)計(jì)處，作為會(huì)計(jì)記賬的基礎(chǔ)。定期經(jīng)理定點(diǎn)的檢查也可以防止偷竊。請參照點(diǎn)4-10郵寄方式收款。所有寄來的信件都要由信件室的員工打開。這個(gè)人要把收到支票的金額與所付匯款單（就是那張列示支票金額的紙）上的金額相對比。如果匯款單未收到，信件時(shí)的員工就要親自準(zhǔn)備一張并把每筆收入的金額填入控制帶。在每天結(jié)束時(shí)，控制帶要交給一名負(fù)責(zé)人，比如總會(huì)計(jì)師，來進(jìn)行核查?，F(xiàn)金收據(jù)要交給出納，出納再加上以柜臺(tái)交易方式收到的款，一起存入銀行。對于信件室員工是第一個(gè)處理郵寄現(xiàn)金收據(jù)這一要求，它能確保職權(quán)的分離。如果是會(huì)計(jì)打開郵寄現(xiàn)金收據(jù)，那么他們就很容易隱瞞偷竊。信件室員工之后再把匯款

52、單交給會(huì)計(jì)處。他們?yōu)楝F(xiàn)金賬簿和客戶賬的錄入提供數(shù)據(jù)。作為最后一步，總會(huì)計(jì)師將一天內(nèi)現(xiàn)金收款的三筆記錄相核對：從信件室收到的控制帶總數(shù)；從出納處得到的銀行存款總數(shù)；從會(huì)計(jì)部得到的借記現(xiàn)金的總數(shù)。許多企業(yè)都使用鎖箱系統(tǒng)來區(qū)分現(xiàn)金職責(zé)和建立對現(xiàn)金收款的控制。因?yàn)楣締T工不能直接接觸進(jìn)來的現(xiàn)金，因此對現(xiàn)金的內(nèi)部控制就增加了。此外，因?yàn)楝F(xiàn)金能夠立即為企業(yè)服務(wù)，鎖箱系統(tǒng)提高了效率。例4-10總結(jié)了對現(xiàn)金收款的所有控制。例4-10：現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制內(nèi)部控制因素現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制有競爭性的、可信的、有道德感的員工職責(zé)分配適當(dāng)授權(quán)職權(quán)分離內(nèi)部和外部審計(jì)文件和記錄電子和電腦控制其它控制公司小心地屏蔽有不好人格特

53、征的員工。公司也要花大量的錢來培訓(xùn)員工。出納、出納管理員、現(xiàn)金會(huì)計(jì)要由不同的員工來擔(dān)當(dāng)。只有被授權(quán)的員工，如部門經(jīng)理，才能提供客戶特權(quán)、簽一定金額以上的發(fā)票收據(jù)、允許客戶先賣后付。出納和信件室員工不能接近會(huì)計(jì)帳。管現(xiàn)金賬的會(huì)計(jì)人員也不能接觸現(xiàn)金。內(nèi)部審計(jì)師檢查公司交易以確保符合管理政策。外部審計(jì)師檢查現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制來決定會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否產(chǎn)生有關(guān)收入、應(yīng)收款和其他有關(guān)現(xiàn)金收款的項(xiàng)目的準(zhǔn)確數(shù)值?？蛻羰盏绞論?jù)作為交易記錄。銀行對賬單列示了現(xiàn)金收款，它們需要和企業(yè)賬（存款單）對比后調(diào)節(jié)?？蛻敉ㄟ^郵寄方式付款的都有一張匯款單注明匯款金額。收銀機(jī)進(jìn)行交易記錄。每天的收款和客戶的匯款單和存款單相核對。出納都

54、是相結(jié)合的?，F(xiàn)金被存放于保險(xiǎn)柜和銀行中。雇員們的工作都是輪換的，并被要求必須休假。目標(biāo)5： 運(yùn)用內(nèi)部控制于現(xiàn)金付款中對現(xiàn)金付款的內(nèi)部控制對現(xiàn)金付款的控制至少和對現(xiàn)金收款的控制一樣重要。對以支票付款的控制通過支票付款是對現(xiàn)金的一個(gè)重要控制。首先，支票提供了一個(gè)付款的記錄。第二，為保證有效性，支票必須由可授權(quán)人簽字，因此，每筆通過支票進(jìn)行的付款都會(huì)引起管理層的注意。在簽支票之前，經(jīng)理必須要知道有關(guān)支持付款的證據(jù)。為了解釋對現(xiàn)金付款的內(nèi)部控制，假設(shè)企業(yè)正在購買為銷售用的存貨。我們叫要看看導(dǎo)致最終現(xiàn)金付款的全過程。采購控制。采購過程，如例4-11所示，在銷售部確認(rèn)對商品的需求并準(zhǔn)備了采購申請(申請單)

55、時(shí)開始。另有一個(gè)采購部負(fù)責(zé)確定最好的商品，然后給供貨商，即外部提供所需商品的公司，寄采購單。當(dāng)供貨商將指定商品運(yùn)到指定位置時(shí)，供貨商同時(shí)寄出發(fā)票，或賬單，來確認(rèn)需要付款數(shù)。請參照點(diǎn)4-11當(dāng)商品到達(dá)時(shí)，收貨部檢查貨物有否損害并在一張被稱為收貨單的文件上列示收到的貨物。會(huì)計(jì)部收集所有前述的文件，檢查他們是否正確并一致，然后將這個(gè)所有文件匯集成的付款包交給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人來簽字和付款。付款包包括發(fā)票、接受報(bào)告、購貨單和購貨申請，如例4-12所示。例4-11：購貨過程商業(yè)文件負(fù)責(zé)部門遞送到采購申請(采購單)銷售部采購部購貨單采購部銷售所需商品的外部公司(供貨商或賣主)發(fā)票(賬單)銷售所需商品的外部公司(

56、供貨商或賣主)會(huì)計(jì)部接受報(bào)告收貨部會(huì)計(jì)部付款包會(huì)計(jì)部簽署支票的負(fù)責(zé)人例4-12：付款包付款包付款包采購申請購貨單接受報(bào)告發(fā)票付款核準(zhǔn)控制。在核準(zhǔn)付款之前，總會(huì)計(jì)師和財(cái)務(wù)主管要檢查一系列的交易以確定會(huì)計(jì)部已經(jīng)實(shí)施了以下的控制：發(fā)票和購貨單的復(fù)印件和購貨申請相比較，以確保企業(yè)只對其采購的商品付款。發(fā)票和收貨報(bào)告相比較，以確保只對實(shí)際收到的商品付款。發(fā)票計(jì)算是否準(zhǔn)確已被驗(yàn)證。為避免文件變更，有些企業(yè)使用不可更改的墨水筆來在支票上填金額。在付款后，支票簽字人在付款包上打一個(gè)孔，孔代表發(fā)票已被支付；它還能防止不誠實(shí)的員工重復(fù)使用付款文件。信息技術(shù)正在許多企業(yè)簡化現(xiàn)金付款步驟。例如，德勤會(huì)計(jì)師事務(wù)所就正在

57、修補(bǔ)美國銀行的付款系統(tǒng)。例4-13總結(jié)了現(xiàn)金付款的內(nèi)部控制。例4-13：現(xiàn)金付款的內(nèi)部控制內(nèi)部控制因素現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制有競爭性的、可信的、有道德感的員工職責(zé)分配適當(dāng)授權(quán)職權(quán)分離內(nèi)部和外部審計(jì)文件和記錄電子和電腦控制和其它控制現(xiàn)金付款被委托給高級(jí)員工，大額付款則由財(cái)務(wù)主管或副財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)。特定員工來批準(zhǔn)購貨付款文件；經(jīng)理檢查批注，然后簽署支票。大額支出必須由高級(jí)經(jīng)理或董事會(huì)授權(quán)，以保證和組織目標(biāo)相一致。電腦操作員和其他經(jīng)手支票的員工不能接近會(huì)計(jì)帳。管現(xiàn)金賬的會(huì)計(jì)人員也不能接觸現(xiàn)金。內(nèi)部審計(jì)師檢查公司交易以確保符合管理政策。外部審計(jì)師檢查現(xiàn)金付款的內(nèi)部控制來決定會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否產(chǎn)生有關(guān)費(fèi)用、資產(chǎn)和其

58、他有關(guān)現(xiàn)金付款的項(xiàng)目的準(zhǔn)確數(shù)值。供貨商發(fā)出支票要求付款。銀行對賬單列示了現(xiàn)金付款(支票和EFT付款)，它們需要和企業(yè)賬對比后調(diào)節(jié)。支票按付款的順序來編號(hào)?？瞻字北环旁诒ｋU(xiǎn)柜中，由無會(huì)計(jì)職權(quán)的負(fù)責(zé)任的員工管理。支票上的金額由機(jī)器用不可更改的墨水寫上。已付款發(fā)票要被打孔來避免重復(fù)支付?？刂屏阌媒鹑绻患移髽I(yè)的經(jīng)理打的費(fèi)用、購買軟盤、或寄郵件都填支票的話，就會(huì)很不經(jīng)濟(jì)且很費(fèi)時(shí)。因此，企業(yè)通常會(huì)保留一小部分現(xiàn)金來支付。這部分現(xiàn)金被稱為零用金。零用金資金保持一個(gè)特定的金額，一張那么大數(shù)額的支票就會(huì)發(fā)出至零用金賬戶。假設(shè)在2月28日，企業(yè)決定建立一個(gè)$200零用金賬戶，零用金保管人就會(huì)兌現(xiàn)這張支票，并把

59、所有的支票和硬幣都放在這個(gè)現(xiàn)金盒、保險(xiǎn)箱或其他裝置中。對每筆零用金支出，保管人都要準(zhǔn)備一張零用金單據(jù)，如例4-14中所示?？刂剖侄伟ǎ涸诹阌媒饐螕?jù)上注明填寫日期、使用目的、收款人姓名、借方金額和付款金額。零用金中剩余的現(xiàn)金總額和零用金單據(jù)的金額總數(shù)之和應(yīng)為零用金的期初額，在這里是$200。零用金賬戶在任何時(shí)候總保持$200。由資金支持(現(xiàn)金加零用金單據(jù))，零用金總保持這個(gè)水平，這是預(yù)付款系統(tǒng)的特征。預(yù)付款系統(tǒng)的控制特點(diǎn)就是它清楚地反映了保管人應(yīng)負(fù)責(zé)的金額。例4-14：零用金單據(jù)零用金單據(jù)日期20X4年3月25日號(hào)碼47金額$23.00支付原因購買磁盤盒借方辦公設(shè)備提供商， 賬號(hào). 145收款

60、人 Louis Wright零用金保管人WAR目標(biāo)6：使用預(yù)算來管理現(xiàn)金使用預(yù)算來管理現(xiàn)金在預(yù)算的幫助下，經(jīng)理們得以控制他們的公司。預(yù)算是一個(gè)計(jì)劃的定量表達(dá)，以幫助經(jīng)理去調(diào)整企業(yè)的活動(dòng)。在整個(gè)預(yù)算過程中，現(xiàn)金收到最多關(guān)注，因?yàn)樗薪灰鬃罱K都要影響現(xiàn)金。例如，MCI如何決定何時(shí)去投資數(shù)百美元于新的無線電通訊？公司如何決定投入多少？是否需要借款，或者M(jìn)CI能否用內(nèi)部產(chǎn)生的現(xiàn)金去資助購買？同樣的，采取什么步驟才能讓你決定花多少錢在教育上，在小車上，或是在房產(chǎn)上？所有這些抉擇在一定程度上都取決于現(xiàn)金預(yù)算提供的信息。一個(gè)現(xiàn)金決算能幫助一家公司通過對未來的一段時(shí)間內(nèi)計(jì)劃其收付款來管理公司的現(xiàn)金。為未來做準(zhǔn)