紫光檔案管理系統(tǒng)各模塊功能介紹

1、紫光電子檔案管理系統(tǒng)功能介紹1軟件功能清單根據(jù)甲方對(duì)檔案管理的需求，乙方提供的紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009主要實(shí)現(xiàn)如下功系統(tǒng)設(shè)置文件管理檔案管理借閱管理銷毀模塊綜合管理光盤制作權(quán)限設(shè)置收集整編檔案檢索報(bào)表管理統(tǒng)計(jì)管理開發(fā)利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換WEB檢索系統(tǒng)文件掃描處理模塊2功能介紹系統(tǒng)設(shè)置紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009能夠建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構(gòu)：自定義檔案類型。用戶可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的檔案類型。權(quán)限設(shè)置紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009可使檔案管理人員通過(guò)該模塊對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對(duì)檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置

2、，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時(shí)賦權(quán)。同時(shí)可以按照角色的方式對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行管理，方便賦權(quán)。文件管理各部門兼職檔案員可以通過(guò)該模塊整理檔案、掃描文件，將歸檔文件進(jìn)行移交到收集整編模塊，進(jìn)行預(yù)歸檔管理。收集整編紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009收集整編系統(tǒng)支持對(duì)各類文件信息的歸檔整理、這些信息包括公文、從。人、PDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集的預(yù)歸檔信息等；系統(tǒng)支持多點(diǎn)立卷，即可以由各個(gè)業(yè)務(wù)職能處室通過(guò)本系統(tǒng)獨(dú)立進(jìn)行立卷歸檔；系統(tǒng)支持改革后的文書處理立卷整理規(guī)則。用戶提交到檔案的文件可以通過(guò)本單位的OA（辦公自動(dòng)化）或手工的方式送到未歸檔庫(kù)中，成為待整理的

3、文件，待整理文件的錄入信息已在OA或DPM系統(tǒng)過(guò)程中形成或由提交人員錄入，不同的用戶只能看到自己提交的文件。系統(tǒng)提供保管期限、分類表維護(hù)功能，在此模塊中對(duì)文件設(shè)置分類、并定義好保管期限、歸屬的“目錄號(hào)”設(shè)定好歸檔范圍關(guān)鍵詞，在歸檔時(shí)系統(tǒng)會(huì)智能解析文件標(biāo)題，自動(dòng)分類、鑒定并形成目錄號(hào)，自動(dòng)分類技術(shù)和立卷歸檔以及檔案模板中字段值設(shè)置等功能結(jié)合起來(lái)，使智能、快速歸檔成為可能。檔案管理此部分是綜合檔案管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)均在于此。用戶可以在電子檔案數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行報(bào)表輸出、查、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理、檔案銷毀、檔案丟失找回、庫(kù)房實(shí)體管理等電子化、網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)管理。紫軟電子

4、檔案管理系統(tǒng)2009可以使檔案管理人員通過(guò)使用檔案管理模塊，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接。在此處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。并且能夠?qū)崿F(xiàn)批量掛接功能。對(duì)于保密要求高的檔案原文可以通過(guò)選擇傳輸路徑，將其存儲(chǔ)到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。具有隨時(shí)掃描及單份文件引入功能，錄入時(shí)有信息攜帶功能。文件錄入后能自動(dòng)生成案卷，且案卷中的份數(shù)、日期等信息由卷內(nèi)文件形成,錄入后的案卷能自動(dòng)排序。具有特殊文字符號(hào)錄入功能。檔案檢索紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009的用戶可按：分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用對(duì)用

5、戶來(lái)講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對(duì)用戶庫(kù)和日志庫(kù)也可進(jìn)行組合檢索，并隨時(shí)可以打印檢索結(jié)果。提供如條件檢索、高級(jí)檢索、分類檢索、跨庫(kù)檢索、全文檢索、遞進(jìn)式檢索等各種檢索方式進(jìn)行檔案查詢。在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用借閱管理檔案的價(jià)值在于利用，檔案人員不僅要管好檔案，更要用好檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，只有這樣，檔案工作才會(huì)受到足夠的重視和支持。查、借閱管理功能分為實(shí)體檔案的查、借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能包括：查、借閱登記、實(shí)體歸還、續(xù)借、催還管理、查、借閱統(tǒng)計(jì)、檢索利用統(tǒng)計(jì)。紫軟電子檔案管理

6、系統(tǒng)2009中的借閱管理主要是面向紙介質(zhì)檔案的利用。功能包括：借閱、歸還和催還，并打印借閱單和催還單。還可以對(duì)用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計(jì)和打印。借閱管理分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索統(tǒng)計(jì)。報(bào)表管理紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009的用戶通過(guò)該系統(tǒng)，不僅能夠完成檔案工作所需的任意報(bào)表的設(shè)計(jì)和打印工作，報(bào)表可以靈活調(diào)整，包括打印的行數(shù)、字體類型及大小、打印內(nèi)容、分頁(yè)打印控制規(guī)則等。通過(guò)系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能來(lái)打印和統(tǒng)計(jì)各種檔案數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)可以靈活的定義統(tǒng)計(jì)項(xiàng)和檢索條件等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以

7、對(duì)電子檔案庫(kù)所有檔案類型下的工程項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。定制各種檔案類型（科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、錄音、錄像、照片、圖書、光盤等）的必備報(bào)表：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、卷盒脊背、案卷封面、移交目錄、文號(hào)目錄、卷內(nèi)備考表、全宗目錄、專題文件目錄、借閱登記表等，其中卷內(nèi)目錄分裝訂與不裝訂、A4與16開紙型。能對(duì)案卷、卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。鑒定與銷毀管理紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009中的銷毀管理允許用戶對(duì)經(jīng)過(guò)過(guò)期的舊檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后的檔案可進(jìn)行保管期限和密級(jí)的自動(dòng)更改或銷毀處理，過(guò)期檔案從庫(kù)中抽出（非刪除），另建庫(kù)保管，待需要銷毀時(shí)再刪除。同時(shí)在系統(tǒng)日志中

8、記錄鑒定信息（如申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對(duì)從前銷毀的操作進(jìn)行檢索。統(tǒng)計(jì)管理檔案統(tǒng)計(jì)則可以對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)，形成三維統(tǒng)計(jì)圖表，為將來(lái)的數(shù)據(jù)挖掘提供了有利的接口數(shù)據(jù)。綜合管理綜合管理可以針對(duì)庫(kù)房和設(shè)備情況進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以與成熟的庫(kù)房溫濕度控制系統(tǒng)進(jìn)行整合，將庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)一起納入到檔案管理的范疇，并能形成溫濕度的三維曲線圖，簡(jiǎn)單直觀的顯示了庫(kù)房管理的情況。開發(fā)利用年報(bào)系統(tǒng)可以生成國(guó)家檔案局要求的年報(bào)，通過(guò)系統(tǒng)定制能夠自動(dòng)產(chǎn)生年報(bào)數(shù)據(jù)，大大減輕了檔案管理員進(jìn)行年報(bào)匯總的工作量。檔案編研提供了管理員對(duì)檔案信息的提煉和加工手段專題庫(kù)。編研管理可以對(duì)專題庫(kù)進(jìn)行管理，

9、可以根據(jù)需要定制模版，通過(guò)套用模版直接將需要進(jìn)行編研的檔案轉(zhuǎn)成WORD格式的編研報(bào)告。工作量統(tǒng)計(jì)可以對(duì)檔案管理人員的工作量進(jìn)行方便的統(tǒng)計(jì)。光盤制作紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009全面支持CAD文件光盤存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲(chǔ)在光盤中。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009利用該將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù),轉(zhuǎn)換到TH-AMS檔案庫(kù)中來(lái)，既避免了重復(fù)錄入，又保障了工作的連續(xù)性。支持Dbase,Foxbase,FoxPro、Excel、Access、MS-SQL、Oracle、DB2等數(shù)據(jù)庫(kù)格式的轉(zhuǎn)換。WEB檢索系

10、統(tǒng)紫軟電子檔案管理系統(tǒng)2009WEB檢索模塊采用網(wǎng)站信息發(fā)布的形式，為企業(yè)用戶提供檔案的檢索查詢、瀏覽、下載、借閱預(yù)約、賦權(quán)申請(qǐng)等功能，在保證用戶不需要安裝專用程序的基礎(chǔ)上，就可以滿足對(duì)檔案的有效利用。用戶通過(guò)IE方式檢索、瀏覽。兼職檔案管理員可以通過(guò)WEB系統(tǒng)在線移交文件。文件掃描處理模塊文件掃描處理模塊可以實(shí)現(xiàn)在檔案管理軟件中直接驅(qū)動(dòng)掃描儀對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描處理掛接等功能。對(duì)掃描圖像的處理，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)傾斜校正、手動(dòng)自動(dòng)黑點(diǎn)處理、圖像的旋轉(zhuǎn)等功能，并能實(shí)現(xiàn)對(duì)掃描完的圖像自動(dòng)掛接功能。與OA系統(tǒng)集成接口（根據(jù)需要定制開發(fā)）要求檔案系統(tǒng)跟OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行歸檔接口整合，實(shí)現(xiàn)OA辦公系系統(tǒng)內(nèi)的文件能夠在點(diǎn)歸檔功能后自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，包括文件的審批表、正文及附近都能全部按照原樣式保存；涉及檔案借閱（包括網(wǎng)上電子借閱和實(shí)體檔案的借閱）權(quán)限的審批流程能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)到OA辦公系內(nèi)進(jìn)行審批；并將最終的審批結(jié)果反饋給檔案管理員，由檔案管理員根據(jù)審批結(jié)果對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行處理；在線OCR模塊（選配）在線OCR模塊，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各錄入字段的自動(dòng)識(shí)別輸入功能。能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)選中圖像的全文識(shí)別，并且可以復(fù)制出來(lái)，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行編輯利用。OCR識(shí)別模塊能隨