上海大學(xué)2014至2015學(xué)年春季學(xué)期電子文件管理期末考試試題A

1、課程號(hào)： 02105032 學(xué)分： 4應(yīng)試人學(xué)號(hào)一3 分，共 12 分）應(yīng)試人所在院系二三四課程號(hào)： 02105032 學(xué)分： 4應(yīng)試人學(xué)號(hào)一3 分，共 12 分）應(yīng)試人所在院系二三四五六七八九課程名： 電子文件管理應(yīng)試人聲明：我保證遵守上海大學(xué)學(xué)生手冊(cè)中的上海大學(xué)考場(chǎng)規(guī)則，如有考試違紀(jì)、作弊行為，愿意接受上海大學(xué)學(xué)生考試違紀(jì)、作弊行為界定及處分規(guī)定的紀(jì)律處分。應(yīng)試人題號(hào)得分一、名詞解釋?zhuān)啃☆}1職能鑒定法 2 電子文件歸檔3虛擬整理技術(shù) 4 電子文件著錄二、簡(jiǎn)答題（每小題 6 分，共 24 分）1信息技術(shù)對(duì)檔案工作的影響。2電子文件的特點(diǎn)。3電子文件保護(hù)的特點(diǎn)，磁性載體保護(hù)的措施。4電子文件

2、利用的特點(diǎn)，電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成。三、論述題（每小題 12 分，共 24 分）1電子文件管理的基本原則。2什么是數(shù)字檔案館？數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別。四、課程論文（要求 5 月 15 日之前完成， 40 分）上海大學(xué) 20142015 學(xué)年春季學(xué)期電子文件管理試卷答案要點(diǎn) 2015.6.8 考（4 學(xué)分）一、名詞解釋?zhuān)啃☆} 3分，共 12分）1、職能鑒定法： 重點(diǎn)分析文件形成者的職能、計(jì)劃，所參與進(jìn)行的活動(dòng)及活動(dòng)中的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性。2、電子文件歸檔： 電子文件歸檔是指應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過(guò)整理，確定其檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上拷貝、 刻錄到可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)載體上向

3、檔案部門(mén)移交， 或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子文件信息轉(zhuǎn)存、 登錄到由檔案部門(mén)控制的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。3、虛擬整理技術(shù)： 虛擬整理技術(shù)是一種能脫離檔案實(shí)體排列，而僅僅使用一套符號(hào)及其符號(hào)語(yǔ)法邏輯來(lái)記錄和揭示檔案之間歷史聯(lián)系的技術(shù)。 它是指與檔案實(shí)體排序無(wú)關(guān)的，單純記錄和揭示檔案之間歷史聯(lián)系的技術(shù)。4、電子文件著錄： 電子文件著錄是指“獲取、核對(duì)、分析和組織用以確認(rèn)、管理、存入、了解檔案機(jī)構(gòu)的館藏以及解釋其背景和文件系統(tǒng)的各種信息的過(guò)程，以形成對(duì)其所描述的單位及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述”。二、簡(jiǎn)答題（每小題 6分，共 24分）1信息技術(shù)對(duì)檔案工作的影響。答：（ 1）計(jì)算機(jī)在檔案管理中得到廣泛應(yīng)

4、用，改變著人們管理檔案的方式和手段。 （2分）（2）為檔案領(lǐng)域提供了新的管理對(duì)象電子文件。 （2分）（3）對(duì)檔案學(xué)理論提出新的挑戰(zhàn)。一是一些基本概念失去了傳統(tǒng)的內(nèi)涵；二是檔案學(xué)的一些基本理論和原則需要重新認(rèn)識(shí)；三是電子文件的管理理論、方法和管理體制需要全面建立；四是電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學(xué)者提出了一些新的理論、觀點(diǎn)。 （2分）2電子文件的特點(diǎn)。答：電子文件的基本特點(diǎn)： （1）信息的非人工識(shí)讀性； （2）系統(tǒng)的依賴性；（3）信息與特定記錄載體之間的可分離性； （4）信息的可變性；（五）信息存儲(chǔ)的高密度性；（ 6）多種媒體信息的集成性；（ 7）信息的可操作性。 （6分）3電子文件保護(hù)的

5、特點(diǎn)，磁性載體保護(hù)的措施。答：電子文件保護(hù)的特點(diǎn)：（ 1）電子文件的保護(hù)貫穿于電子文件整個(gè)生命周期；（2）電子文件的保護(hù)技術(shù)要求高，難度大；（ 3）結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響電子文件的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性；（ 4）電子文件的內(nèi)容信息安全是電子文件保護(hù)的重要內(nèi)容；（ 5）電子文件保護(hù)的成本增加。 （3分）磁性載體保護(hù)的措施：（ 1）防止外磁場(chǎng)的影響；（ 2）控制好溫濕度；（ 3）保持空氣清潔；（ 4）避免強(qiáng)光；（ 5）防復(fù)印效應(yīng)：（ 6）防止機(jī)械震動(dòng)。 （3分）日常管理維護(hù)工作的具體要求有：（ 1）載體的存放要求：磁性載體和光盤(pán)都應(yīng)該垂直放置， 避免載體的變形和疊放擠壓； 保持磁盤(pán)和光盤(pán)盤(pán)片的平直， 嚴(yán)

6、禁折彎盤(pán)片。不能用手直接觸摸光盤(pán)、磁盤(pán)盤(pán)面和磁帶帶面，應(yīng)帶非棉制手套。磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)應(yīng)放置在專(zhuān)用的裝具中，保證載體裝具的潔凈無(wú)塵。（ 2）載體的整理要求： 定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶， 緩解磁帶的卷繞張力， 避免磁帶發(fā)霉和復(fù)印效應(yīng)。（ 3）載體的清潔要求：不可隨意擦拭或清洗盤(pán)片，如果盤(pán)片放置時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有灰塵可輕輕吹去； 出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象， 要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤(pán)片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后再使用。（2分）4電子文件利用的特點(diǎn)，電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成。答：電子文件利用的特點(diǎn)：（ 1）電子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（ 2）電子文件

7、具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會(huì)留下老化的痕跡；（ 3）電子文件利用可以采用交互式，為用戶提供各種靈活的需求服務(wù)；（ 4）電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能；（ 5）電子文件可以使利用者不受時(shí)間的限制，隨時(shí)利用自己所需要的電子文件信息。 （4分）電子文件利用系統(tǒng)是指將電子文件利用的各個(gè)方面要素結(jié)合在一起，所形成的有機(jī)整體。構(gòu)成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、電子文件信息要素、電子文件檢索系統(tǒng)要素、電子文件用戶要素以及電子文件利用安全防范要素。 （4 分）三、論述題（每小題 12分，共 24分）1電子文件管理的基本原則。答：電子文件管理的基本原則 :（1）全程管理

8、原則。全程管理原則是指根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系， 對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理與監(jiān)控。 （4分）（2）前端控制原則。所謂“前端控制”是指針對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前 （即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段） 就對(duì)文件形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予全盤(pán)規(guī)劃， 把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中， 并在文（4分）件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。 前端控制將文件、 （4分）段，強(qiáng)調(diào)檔案工作者要改變以往只關(guān)注 “后端”的做法，將注意力放到“前端”。（4分）（3）真實(shí)性、完整性和有效性保障原則。電子文件的真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息

9、進(jìn)行鑒定后， 確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。 電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義： 一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；二是每一份“電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損”。第一點(diǎn)就是一般文件管理的要求，第二點(diǎn)是電子文件的特殊要求。有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。2什么是數(shù)字檔案館？數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別。答：數(shù)字檔案館是指“以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，利用各種信息技術(shù)手段將原有的館藏檔案信息數(shù)字化，并收集、捕獲有價(jià)值的信息資源，通過(guò)寬帶網(wǎng)絡(luò)相連接，建立分布式、跨地域的有序的信息資源系統(tǒng)；該系統(tǒng)以用戶需求為中心，提供各種信息服務(wù)?！?（4分）數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別主要表現(xiàn)在：（ 1）檔案管理模式不同；（