秘書在公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1、 4/4秘書在公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題對(duì)于經(jīng)常處理文字的秘書人員來說，我們需要掌握文章寫作的一般規(guī)律，具備各種常見文體的寫作基本能力，掌握公文寫作的具體細(xì)節(jié)。下面就簡(jiǎn)單談?wù)劰膶懽髦械囊恍┗境ＷR(shí)和需要注意的一些問題。“巧婦難為無米之炊”。只有當(dāng)她準(zhǔn)備充分時(shí)，她才能一口氣寫完一份文件。相反，她只能從無到有，“十步九回頭”。不要難受，很難寫出一份“站在戰(zhàn)略有利位置，勢(shì)如破竹”的文件。那么，起草公文需要做哪些準(zhǔn)備呢？首先，要提高自己的思想修養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術(shù)觀、審美觀、歷史觀、倫理觀和文化觀對(duì)作者的寫作風(fēng)格和作品質(zhì)量至關(guān)重要。古人云：“高智之意將遠(yuǎn)矣?！弊骷?/p>

2、只有樹立正確崇高的理想，才能正確地“表達(dá)自己的意志”，才能達(dá)到深刻的意義。另一方面，“如果你像神一樣讀書寫字”，只有廣泛閱讀，作者才能掌握各方面的知識(shí)，并自由使用。同時(shí)公文寫作所需的知識(shí)既要豐富又要專業(yè)。如果寫經(jīng)濟(jì)材料，沒有經(jīng)濟(jì)理論作為依據(jù)，沒有黨建材料，沒有黨的理論作為依據(jù)，就不可能寫好材料。所以平時(shí)要加強(qiáng)思想修養(yǎng)，提高各種文化科學(xué)知識(shí)的素養(yǎng)。第二，要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和語(yǔ)言風(fēng)格。所謂“領(lǐng)導(dǎo)意圖”，就是領(lǐng)導(dǎo)寫某個(gè)公文的目的和意圖。起草公文前不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，只能自己拿主意，瞎寫。所以寫公文之前，一定要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖說清楚。了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，越具體越好，越透徹越好。當(dāng)然，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)也不能這么具體透徹地談?lì)I(lǐng)導(dǎo)

3、意圖，這要看公文寫作者對(duì)近期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的掌握程度，以及主觀能動(dòng)性的充分發(fā)揮。有了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，寫作就會(huì)有“劍”，你就知道寫什么了?！罢Z(yǔ)言風(fēng)格”是領(lǐng)導(dǎo)者的講話風(fēng)格和習(xí)慣。如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言風(fēng)格，無論演講稿寫得多好，如果不能和領(lǐng)導(dǎo)說同一種語(yǔ)言，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)欣賞。這就要求作者經(jīng)常參加會(huì)議，通過各種渠道感受氣氛，掌握領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言風(fēng)格。第三，要學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報(bào)刊，深刻領(lǐng)會(huì)中央和上級(jí)黨委的指示精神。中央和上級(jí)黨委的指導(dǎo)精神是各級(jí)黨政組織工作的指南。掌握了這個(gè)指南，工作才能朝著正確的方向前進(jìn)；如果你離開這個(gè)向?qū)В銜?huì)迷路，甚至去坡道。公文寫作者只有深刻理解中央和上級(jí)黨委的指示精神，才能正確體現(xiàn)中央和上級(jí)黨委的指示

4、精神，保證地方貫徹執(zhí)行。因此，在起草正式文件之前，我們必須通過學(xué)習(xí)，深入理解中央和上級(jí)黨委最近的指示精神，以保持當(dāng)前時(shí)代的脈搏。這個(gè)很重要。第四，要了解當(dāng)?shù)厍闆r。各級(jí)黨委的任務(wù)，是做好中央和上級(jí)黨委的指導(dǎo)精神與地方實(shí)際相結(jié)合的工作。只有了解當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，才能把這篇文章自上而下的結(jié)合起來，有針對(duì)性的提出和解決問題。為了了解當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，我們必須閱讀更多的信息，經(jīng)常深入一些，做一些調(diào)查研究。事物在不斷發(fā)展變化，現(xiàn)代化建設(shè)中新情況、新問題、新事物不斷涌現(xiàn)。這就需要我們不斷了解當(dāng)?shù)氐默F(xiàn)實(shí)，把握新事物。否則容易犯“抄、抄、抄”的錯(cuò)誤，容易出現(xiàn)“空言空語(yǔ)”這是公文寫作中的忌諱。第五，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)組

5、織。說到寫大材料，或者省市領(lǐng)導(dǎo)來去匆匆，一個(gè)人準(zhǔn)備匯報(bào)材料已經(jīng)來不及了，需要很多人配合，一起完成。實(shí)證的做法是采用“統(tǒng)一-分工-統(tǒng)一”的組織寫作方法，即把研究和寫作提綱統(tǒng)一起來，分開寫，最后統(tǒng)一稿件。這種方法關(guān)注三個(gè)問題：第一，根據(jù)各自的特長(zhǎng)，科學(xué)分工。部分參與者熟悉行業(yè)；有的熟悉農(nóng)業(yè)；有的熟悉外貿(mào)；有些人熟悉穩(wěn)定性等。而且各有各的特點(diǎn)。他們應(yīng)該注意充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)。誰熟悉哪個(gè)方面就寫哪個(gè)部分，負(fù)責(zé)分工。第二，起草人要按照大綱寫。如有重大變動(dòng)，需征得大師同意，避免跑題；可以靈活把握一些細(xì)節(jié)。第三，主要稿子統(tǒng)一的時(shí)候，要采取“四個(gè)層次”，即“政治層次”，看是否符合中央和上級(jí)黨委的指導(dǎo)精神，是否

6、符合黨的路線、方針、政策；“實(shí)際海關(guān)”，看是否符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況；“結(jié)構(gòu)”，看結(jié)構(gòu)是否合理清晰，有無重復(fù)，前后風(fēng)格是否一致；“文字”，看文字是否準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔。調(diào)整的調(diào)整，刪除的刪除，補(bǔ)充的補(bǔ)充。最后送領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿。文章的布局直接影響表達(dá)效果。所以公文的主題確立后，需要圍繞主題規(guī)劃整個(gè)公文結(jié)構(gòu)，考慮文章的組織結(jié)構(gòu)以及兩者之間的邏輯聯(lián)系，做到“先開后合，簡(jiǎn)化奇怪，極端化?！?一)、基本要求完整連貫，首尾相接。所謂完整，就是文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，頭尾是圓的，整篇文章是完整的。連貫貫穿整篇文章。要求文章各部分、片段、前言和后面的語(yǔ)言要緊密銜接，做到結(jié)構(gòu)一致、嚴(yán)謹(jǐn)、完善。二是密集，錯(cuò)落有致。在安排層次和段落

7、時(shí)，要適當(dāng)匹配其長(zhǎng)度和密度，并根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，做到細(xì)致稀疏，使整個(gè)公文的布局密密麻麻，錯(cuò)落有致。總之，要有一個(gè)明確的對(duì)象在視野中，合理的安排，這樣公文才能繁復(fù)輕松，給人一種抑揚(yáng)頓挫、鏗鏘節(jié)奏的感覺。第三，跌宕起伏，波折起伏。“文似望山而不喜太平。”文章的排版要尊重音樂，避免直白。版面的跌宕起伏和曲折，反映了客觀事物的復(fù)雜和發(fā)展，同時(shí)也能滿足讀者和聽眾的審美要求。但必須符合法度，意料之外，合理，開合、升降、彎曲、拉伸等等都要做到恰到好處。(2)基本內(nèi)容文章的結(jié)構(gòu)包括內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部結(jié)構(gòu)。1.內(nèi)部結(jié)構(gòu)。文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是文章思維的內(nèi)部邏輯結(jié)構(gòu)。在敘事風(fēng)格上，稱之為“線索”；在議論文和理性文體中

8、，稱之為“語(yǔ)境”。無論什么風(fēng)格，只要有一致的思維方式，有連續(xù)的邏輯，就一定有脈絡(luò)。思維是線索和脈絡(luò)的基礎(chǔ)；線索和脈絡(luò)是思想的表現(xiàn)。主題、人物、事物、中心事件、感受等?？梢允蔷€索，如項(xiàng)鏈以項(xiàng)鏈為線索，紅樓夢(mèng)以愛情悲劇為中心線索等。線索無形中穿梭于全文的人物、事件、風(fēng)景之間，形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。我們作為黨委機(jī)關(guān)，平時(shí)處理的公文主要是推理式的，基本遵循“提問，分析問題，解決問題”的脈絡(luò)。必須有條理、有穿透力、嚴(yán)謹(jǐn)，即區(qū)分順序，有條理地表達(dá)思想；邏輯性強(qiáng)，符合人的思維形式，使文章流暢；思想脈絡(luò)精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，沒有縫隙和漏洞。2.外部結(jié)構(gòu)。所謂外在結(jié)構(gòu)，就是文章的外在存在形式。其主要內(nèi)容包括：一、層次和段

9、落。層次是指文章各部分內(nèi)容表達(dá)的順序，側(cè)重于思想內(nèi)容的劃分。段落是寫作時(shí)自然形成的基本單位，側(cè)重于文本表達(dá)的需要。層次和段落之間有區(qū)別和聯(lián)系：層次側(cè)重于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文本表達(dá)的需要；一般來說，層次大于段落，即幾個(gè)段落表達(dá)一個(gè)層次，但有時(shí)段落的劃分與層次正好相同，兩者相等；排列有總分、平行、遞進(jìn)、比較三個(gè)層次，根據(jù)作者的思想或線索確定。段落劃分強(qiáng)調(diào)集中、完整、對(duì)稱。二、過渡與關(guān)懷。過渡和回指是使文章內(nèi)容連貫的重要結(jié)構(gòu)手段。過渡在文章中起著承上啟下的作用，使兩個(gè)相關(guān)的層次和段落自上而下連貫起來。引用是文章前后內(nèi)容的呼應(yīng)，可以使結(jié)構(gòu)緊湊，語(yǔ)境連貫。第三是開始和結(jié)束。古人云：“起句如鞭炮，

10、易驟響。結(jié)束一句話就像打一個(gè)鐘，不僅僅是一個(gè)清晰的聲音。”所以，“虎頭蛇尾”是好文章的一半。當(dāng)然，如何開始和結(jié)束要從整篇文章開始，這樣有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。公文開頭有很多開題：開門見山，開句，直接揭示主題，比如背影。“兩年多沒見父親，最不能忘記的就是他的背影”；每一句都很吸引人，第一個(gè)聲音很吸引人，開頭很美，觸動(dòng)了中心，很有魅力，讓人一見鐘情，比如杜牧阿房宮賦六王都完了，四海一家。廬山，阿芳出”；寫下題目，說明理由，說明作者寫作的原因；總在開頭說，提到全文，先揭示文章中心，再分。公文，尤其是領(lǐng)導(dǎo)講話，一般有兩種結(jié)尾方式：?jiǎn)拘阎髦?，指向文末；展望未來，鼓舞士氣，給人希望，呼喚，指明

11、方向，鼓勵(lì)人努力實(shí)現(xiàn)。(三)如何規(guī)劃布局鍛煉思路。文章的版式是思維的體現(xiàn)。因此，要提高文章的排版能力，必須認(rèn)真鍛煉思維，加強(qiáng)思維活動(dòng)的邏輯性和順序性訓(xùn)練。毛澤東曾經(jīng)說過：“寫一篇文章，必須注意整篇文章和整篇講話的結(jié)構(gòu)。始、中、尾之間必須有關(guān)系，必須有內(nèi)在聯(lián)系，互不沖突?！敝挥凶屑?xì)思考內(nèi)容，了解文章的布局，然后再去寫，才能寫出一篇結(jié)構(gòu)良好，有邏輯，有條理的文章。做個(gè)提綱或者用心寫草稿。這是起草公文的重要過程。按照提綱寫稿子有很多好處：可以幫你整理材料；它能讓你想得更周到；以免一邊寫一邊想。提綱，必須在把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和透徹理解“兩頭”的基礎(chǔ)上。大綱越詳細(xì)越好。不要只列出大題目，也要列出小題目。甚至在

12、每個(gè)小題目里寫幾層意思，考慮哪個(gè)題目放哪一層意思。簡(jiǎn)短的官方文件可能沒有提綱，但必須起草得很好。打草稿，雖然不一定能形成文字，但也要懂稿子的起草。有了好的提綱或草稿，文章就完成了一半，起草公文就得心應(yīng)手了。公文代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或集體領(lǐng)導(dǎo)的聲音和意見，不準(zhǔn)確，模棱兩可，模棱兩可，難以把握和貫徹標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)單。毛澤東同志說：“課文要短，讓他們能在一瞬間讀完；保持警惕，讓他們看到一個(gè)印象。”官方文件必須簡(jiǎn)明扼要。特別是領(lǐng)導(dǎo)一定要注意用短句，避免用長(zhǎng)句，不要用太多修飾，意思要清楚。安全。公文和文學(xué)作品一樣，是不能隱匿、隱匿、曖昧、不清的。它們需要清晰明了。無論他們贊同什么，反對(duì)什么，提倡什么，禁止什么，肯定什

13、么，否定什么，都必須非常準(zhǔn)確地表達(dá)和解釋，讓人一目了然?？梢岳斫狻９囊?jiǎn)潔易懂，短小精悍，缺乏意義，只能讓人看不懂。所以寫公文不能煽情；你不能用那些華麗而不可理解的詞語(yǔ)；不能用自己造的語(yǔ)言；不能有“學(xué)生腔”和“文學(xué)腔”；不要說空洞的“普通話”，多講真實(shí)的“土話”，多使用人的語(yǔ)言。四、日常公文寫作要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)1.公文寫作的標(biāo)題實(shí)際上是公文的標(biāo)題，是公文觀點(diǎn)和邏輯結(jié)構(gòu)的集中體現(xiàn)。根據(jù)層次大小，標(biāo)題可分為大標(biāo)題、小標(biāo)題、初級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題等。標(biāo)題的設(shè)置要根據(jù)公文的中心思想和層級(jí)要求具體設(shè)置，文章標(biāo)題要條理分明，邏輯禁止，互相照顧。公文標(biāo)題不僅要求貼近文本、層次、段落的含義，還要求語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。有些公

14、文，比如講話語(yǔ)言，一定要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的感情色彩和風(fēng)格要求。公文寫作中，有時(shí)候公文內(nèi)容很多，讓人印象深刻的內(nèi)容似乎也不多。他們寫下來印象深刻的大多是文章的標(biāo)題和題名，所以一個(gè)好的官文標(biāo)題或者題名組可以吸引人，事半功倍。2.公文寫作的觀點(diǎn)一份好的公文，關(guān)鍵是要有創(chuàng)新和創(chuàng)意，循序漸進(jìn)，畫一瓢。不體現(xiàn)個(gè)人觀點(diǎn)是寫不出好文件的。因此，公文寫作者必須經(jīng)常學(xué)習(xí)黨政理論和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，深入了解上級(jí)政策，經(jīng)常調(diào)查研究當(dāng)?shù)厍闆r，結(jié)合深入思考，提高自己的“認(rèn)識(shí)”。雖然他們不是領(lǐng)導(dǎo)者，但他們經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問題。同時(shí)，在寫作時(shí)，要注意以工作為中心，以思路為紐帶，將多個(gè)觀點(diǎn)、多組觀點(diǎn)有機(jī)地聯(lián)系起來，做到主次一處

15、，有序有序，前后和諧，錯(cuò)落有致。3.數(shù)據(jù)和圖表在公文寫作中的應(yīng)用在公文寫作中，數(shù)據(jù)的應(yīng)用是一個(gè)普遍而頻繁的事情，是對(duì)事物的量化，起著重要的作用：一方面，從字面上看，“數(shù)”和“據(jù)”，顧名思義，是數(shù)字的基礎(chǔ)，是有道理的。只要有依據(jù)，事情就能解釋清楚，充滿信息的數(shù)據(jù)就能起到解釋作用，讀者就能從數(shù)據(jù)中清楚地理解。另一方面，應(yīng)用數(shù)據(jù)解釋事物可以讓讀者感到真實(shí)，數(shù)據(jù)是通過統(tǒng)計(jì)得到的，具有真實(shí)性的特點(diǎn)。相對(duì)而言，圖表的應(yīng)用有局限性。僅限于“閱讀”公文，要求讀者具備一定的專業(yè)知識(shí)。但更直觀、立體、動(dòng)態(tài)，適合形勢(shì)報(bào)道、署名文章、調(diào)查報(bào)告等風(fēng)格。數(shù)據(jù)和圖表的功能決定了其來源、選擇和應(yīng)用必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)。注意以下

16、幾點(diǎn)：一、出處的權(quán)威性。一般來說，數(shù)據(jù)應(yīng)該主要來自統(tǒng)計(jì)局，其中稅收數(shù)據(jù)主要來自國(guó)稅和地稅，沒有統(tǒng)計(jì)局的有部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)據(jù)。如果個(gè)人不確定，讓領(lǐng)導(dǎo)決定。二是數(shù)據(jù)應(yīng)用要統(tǒng)一。在不同的材料中，比如黨委和政府，數(shù)據(jù)要一致。同一材料不能不一致或不一致。第三，數(shù)據(jù)要科學(xué)分析。特別是在沒有權(quán)威數(shù)據(jù)可參考的情況下，只有經(jīng)過科學(xué)分析才能應(yīng)用，單個(gè)數(shù)據(jù)的加減不能超過和差數(shù)據(jù)。第四，圖表的應(yīng)用必須規(guī)范，經(jīng)過專業(yè)人員驗(yàn)證后才能使用。4.數(shù)據(jù)和語(yǔ)言的權(quán)衡。對(duì)于初稿，一定要修改。通過深思熟慮，根據(jù)公文的性質(zhì)，對(duì)語(yǔ)言進(jìn)行錘煉，看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪些表達(dá)方式比較含蓄，符合領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言風(fēng)格。對(duì)于引用的材料，要抓住一個(gè)重點(diǎn)：取“用”的原則，取其精華，去其糟粕。簡(jiǎn)單的一句話無疑給單色的連衣裙增添了一片鮮花。雖然補(bǔ)丁不錯(cuò)，但是影響整體和諧。因此，對(duì)借來的材料一定要認(rèn)真改革，引用的材料要根據(jù)