公司會議管理制度及例會召開形式和內容

1、XX電子科技有限公司會議管理制度一、目的：為強化和維持企業(yè)組織力，通過會議提高公司決策能力和執(zhí)行能 力。二、適用范圍：1、本制度適用于XX電子科技公司所有會議的管理；2、除特別簡單的細小事情之外，一切問題都應通過正式會議的 形式解決；3、除有明確規(guī)定外，會議規(guī)模由會議組織者決定。三、會議種類會議 各類序號會議名稱會議時間參加人員組織主持人員備注1事業(yè)部早例會每周一至 周六早晨 7：30 7:50各事業(yè)部全 體員工；由各事為經理 主持。2公司行政管理 人員早例會每周二8：00 8:20事業(yè)部主管 以上管理人 員及全體后 勤行政管理 人員常務副總經理固定 例行 會議3公司周例會每周五下 午 4：0

2、0 一5:30 時事業(yè)部主管 以上管理人 員及各部室 副級及以上 負責人；公司周例會由 總經理（或授 權人）召集主 持。4部門周例會每周一下 午 4：30 一5:30 時部門全體人 員本部門經理召 集主持。主要指行政后勤 部室5事業(yè)部生產周 例會每周一下 午 4：30 一5:30 時事業(yè)部主管 以上管理人 員由事業(yè)部經理 主持6品質月例會每月5號 下午2： 00公司內所有 與產品質量品質月例會由 常務副總經各事業(yè)部品控主 管分別匯報各事一3:30 時有關部門之 主管以上管 理人員理主持。業(yè)部品質情況7營銷月例會每月8號 下午2： 00 一3:30 時公司內所有 與市場營銷 有關部門之 主管以上

3、管 理人員營銷月例會由 常務副總經理 召集主持。協(xié)調會議由會議組由會議組織1、臨時性會議1、凡是“固定例臨時 性會 議1指兩個以上部 門為解決工作 中出現(xiàn)的矛盾 糾紛和問題而 召開的應對當 前緊急問題的 非固定性會 議。織部門決 定部門決定，一 般為發(fā)生矛 盾糾紛的部 門根據(jù)議題不同 可由總經理提 議召開，也可 由任何部門副 經理以上干部 提議召開。2、通常情況 下，臨時性會行會議”之外因解 決問題需召開之 會議稱“臨時性會 議”，臨時性會議 分協(xié)調會議和專 題會議2、所有臨時性會 議都必須形成會2專題會議指為提升內部 管理、進行重 大戰(zhàn)略決策而 召開的策劃未由會議組 織部門決 定由會議組織

4、部門決定，一 般為與事情 相關的部門議由提議部門 負責人主持召 集，如提議人 部門不是此議 題責任部門， 則會議由此議 題責任部門負 責人主持召 集。議記錄，于半個 工作日內下發(fā)全 體與會人員。3、凡無總經理參 加的“臨時性會 議”，會議記錄 須交一份給總經 理。來方向性問題 的非固定性會 議四、會議記錄要求:1、所有例會、專題會議和協(xié)調會議必須形成會議記錄并遵 循“誰主持，誰跟進”的原則，由會議主持者跟進會議決議的落實情 況。2、原則上不允許出現(xiàn)沒有最終決議的會議，如因客觀條件所限 確實無法形成最終決議，也必須決定如何去創(chuàng)造這些條件及完成時 間。3、會議記錄必須包括以下四項內容：a、存在問題

5、 b、解決措施c、責任人 d、完成時間4、會議主持人應該安排專人進行會議記錄。5、記錄人員應及時對會議記錄內容進行整理，并交會議主持人簽字，于半個工作日內發(fā)給全體與會人員。6、會議主持人必須對會議記錄事項的執(zhí)行情況進行跟蹤， 直到決議事項被全部落實完成結案。如決議事項經實踐無法繼續(xù)執(zhí)行 的，則會議主持人重新再召集專門會議解決直至完成結案。7、各部門例會之會議記錄須在第二天呈送一份給總經理。五、會議通知方式：1、凡屬“固定例行會議”例會一律無須通知，與會人員須按本 制度規(guī)定的時間準時到會。2、凡屬例會外的臨時性會議，由召集部門負責通知。3、臨時性會議通知可采用書面形式和口頭通知兩種方式。4、臨時

6、性會議通知以只通知與本會議討論問題相關部門為原則， 與本會議討論問題無關的部門不必通知。5、凡被通知開會部門認為會議內容無須本部門參加，可提前向 主持部門提出，經協(xié)商后做出決定。6、如會議因故改期，由會議召集部門負責通知到位。六、例會進行程序：1、凡屬例會，都須按統(tǒng)一程序進行。2、第一：由主持人追蹤上次例會的決議之落實情況。3、第二：由主持人具體布置工作或提報重大問題。4、第三：由參加會議人員逐一發(fā)言，遇到實質性問題時須立即展 開討論。5、第四:對相關問題進行決策，形成會議記錄。6、第五：由主持人進行會議總結。7、第六：會議記錄須在半個工作日內發(fā)給全體與會人員。七、會議發(fā)言原則：1、簡明扼要，

7、節(jié)約時間，關注重點問題。2、不講本人或本部門內部的工作問題。3、不講沒有經過兩個人或兩個部門之間預先溝通過的問題。4、只講需要其他人或相關部門配合協(xié)助的問題。5、只講經過預先溝通后雙方仍然無法達成共識的問題。八、會議紀律要求：1、會議進行過程中，全體與會人員必須始終聽從主持人的議題 安排，圍繞會議中心話題發(fā)言。2、不允許任何人打斷主持人發(fā)言、岔開主持人話題。3、凡他人發(fā)言正在進行時，除主持人之外，其它所有人員均不 得將其發(fā)言打斷。4、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題，不含糊其詞或漫無邊際長 篇大論；凡有發(fā)言話題偏離會議主題，主持人必須打斷其發(fā)言，把話 題引到會議主題上來。5、所有與會人員必須將手機

8、關閉。6、與會人員原則上必須提前一分鐘到達會議室，凡有無法參加 會議或因工作需要無法準時參加者，必須提前30分鐘以上向會議主 持人請假報備。7、凡早例會、部門周例會、事業(yè)部生產周例會、公司周例會、 品質月例會、營銷月例會遲到缺席者（未請假）或在會場內接聽手機 者，由會議主持人會后提報通報批評處分，其它會議遲到缺席者予以 口頭批評。8、與會人員不得在會議上反對和干擾主持人正當?shù)闹鞒职才?，如對主持人的主持安排有相反意見，應在會后向主持人單獨提出?、凡在會議上干擾主持人正常的會議主持者，由會議主持人提 報給予警告處分。10、如會議主持人確有語言不當或會議安排錯誤時，異議者也不 得在會上公開表示反對

9、，應該在散會后向總經理或董事長反映，由總 經理或董事長經查明事實后對會議主持人進行批評或處分。11、如會議主持人在會議安排及語言上確實存在極重大錯誤，有 可能影響公司正常工作時，異議者可在會場上將自己的不同觀點寫在 紙條上傳遞給會議主持人，提醒其注意或改正，但決不允許公開用激 烈言辭在會場上加以反對。12、開早會時全體人員須列隊站立，聽會議主持安排工作。九、解決問題期限：1、任何突發(fā)事件或異常狀況發(fā)生之后，總經理或責任部門必須 在第一時間內立即召開會議安排布置具體解決措施，特殊情況不得 超過3小時。2、凡出現(xiàn)相關部門主管因故無法參加會議情況時,會議亦不得延 期,須由該部門主管的下屬或副手代其參

10、加會議。3、凡突發(fā)事件或異常狀況發(fā)生3小時后仍未舉行會議或利用其 他方式形成解決措施（非客觀原因所致），將對總經理或責任部門主 管予以嚴重警告處份。4、如舉行專門會議，則必須形成書面會議記錄。十、工作項目追蹤：1、會議記錄下發(fā)之后，由該會議主持人跟蹤會議記錄上 所有工作的執(zhí)行狀況。2、通常情況下，會議主持人在會議記錄上所有工作完成期 限過半之前就必須進行現(xiàn)場實地跟蹤。3、所有臨時會議的會議記錄必須交一份給總經理。4、所有例會的第一項議題為追蹤上次例會的會議記錄上工 作項目完成狀況，同時追蹤上周臨時會議之會議記錄上工作項目 完成狀況。5、凡因非主觀原因未如期完成會議記錄上工作項目，責任 人必須在

11、會上作出能讓全體與會人員一致接受的解釋。6、凡未如期完成的上次例會會議記錄之工作項目，必須列 入本次會議記錄上繼續(xù)追蹤，直至全部完成為止。7、如出現(xiàn)上次例會會議記錄上未完成之工作項目未列入本 次會議記錄的情況，將對具體責任人予以通報批評行政處份。十一、附件：會議記錄表格式會議記錄表會議名稱主持人會議記錄人會議時間年月 日時分至時分會議地點參加 會議人員遲到人員請假人員會議決議事項2、3、5、會議跟蹤事項NO存在問題解決措施責任人完成 時間備注123456789記錄員：審核：日期:各例會召開的基本形式和內容第一、員工早例會：每天早上00:00 00:00時，事業(yè)部經理召集本部門全 體員工開會，隊

12、列隊型、企業(yè)文化宣誓、總結上一天工作的 優(yōu)劣得失，安排當日工作計劃，提出當日具體工作要求和注 意事項，傳達公司領導重要決議。早會時要求全體與會員工土兵般列隊站立，主管軍官 般站在前排帶領大家進行文化宣誓，面對大家講話，氣氛必 須嚴肅緊張，要刻意制造出一種軍隊式群體壓力感，讓大 家產生一種對主管的敬畏感及對主管指令的絕對接受感。早會的目的在于利用一種肅穆正式的氛圍讓主管把工 作指令及相關要求迅速傳遞給員工，讓員工嚴格迅速執(zhí)行。 第二、部門（事業(yè)部）周例會：每周一下午4:30時，公司所有部門（事為業(yè)部）由本 部門經理召集部門內部周例會，會議議程如下：a.追蹤上周工作：首先由部門經理對照上周部門周例

13、 會記錄表的各工作項目逐一檢查落實狀況，如責任人未完 成工作，須作出讓全體與會人員一致信服的合理解釋。凡上 周未完成之工作項目必須列入下周部門周例會記錄表上 繼續(xù)追蹤。b.與會人員發(fā)言：與會人員依次發(fā)言，只談需要其他8 人協(xié)助配合、且事先與相關人員溝通無果的事情，不談自己 份內工作和未經過事先與相關人員溝通之事。c.即時解決問題：凡會議上提出的問題，部門經理必須 安排在會議上進行即時解決，會上必須形成解決問題之決議, 必須有最后結論，并寫入會議記錄中。如因時間不允許或客 觀條件不具備而無法立即在會上作出決定，必須在會上決 定什么時候開會解決此問題，誰來負責這件事情，到限期后 沒有解決怎么辦等問

14、題，并寫入部門周例會記錄表中。d.部門經理總結：會議結束前，由部門經理作總結性 發(fā)言并安排相關工作。e.下發(fā)會議記錄：會場上由專人做會議記錄，記明每 一項工作的問題所在、解決措施、責任人、完成時間，并整 理成部門周例會記錄表，部門周例會記錄表必須在 第二天上午10:00時之前下發(fā)給每一個參加會議人員。第三、品質月例會：每月5號下午4:30時，公司所有與產品質量有關部門 （事業(yè)部生產產、品控、倉庫、工程部、采購部、業(yè)務部、 設備部等）相關人員開會，由常務副總經理主持品質月例會, 會議議程如下：a.匯報上月狀況：由各事業(yè)部品管主管用投影儀向大家 作上月份公司品質狀況報告，匯報上月公司品質運行狀 況

15、。9b.追蹤上月決議：由常務副總經理對照上月品質月例 會記錄表的各工作項目逐一檢查落實狀況，如責任人未完 成工作，須作出讓全體與會人員一致信服的合理解釋。上月 未完成之工作項目必須列入下月品質月例會記錄表上繼 續(xù)追蹤。c.與會人員發(fā)言：與會人員依次發(fā)言，只談需要其他 部門協(xié)助配合、且事先與相關部門溝通無果的事情，不談本 部門內部工作和未經過事先與相關部門溝通之事。d.即時解決問題：凡會議上提出的問題，常務副總經理 必須安排在會議上進行即時解決，并由參加會議的總經理進 行督促，會上必須形成解決問題之決議，必須有最后結論， 并寫入品質月例會記錄表中。e.下發(fā)會議記錄：會場上由專人做會議記錄，記明每

16、 一項工作的問題所在、解決措施、責任人、完成時間，并整 理成品質月例會記錄表，品質月例會記錄表必須在 第二天上午10:00時之前下發(fā)給每一個參加會議人員。第四、營銷月例會：每月8號下午4:30時，公司所有與營銷有關部門經理 （事業(yè)部生產產、品控、倉庫、工程部、采購部、業(yè)務部、 設備部等）召開營銷月例會，由業(yè)務部經理主持，會議議程 如下：a.匯報上月狀況：由業(yè)務部經理用投影儀向大家作上10 月份公司營銷狀況報告，匯報上月公司整體營銷運行狀況。b.追蹤上月決議：首先由業(yè)務部經理對照上月營銷月 例會記錄表的各工作項目逐一檢查落實狀況，如責任人未 完成工作，須作出讓全體與會人員一致信服的合理解釋。上

17、月未完成之工作項目必須列入下月營銷月例會記錄表上 繼續(xù)追蹤。c.與會人員發(fā)言：與會人員依次發(fā)言，只談需要其他 部門協(xié)助配合、且事先與相關部門溝通無果的事情，不談本 部門內部工作和未經過事先與相關部門溝通之事。d.即時解決問題：凡會議上提出的問題，營銷部經理必 須安排在會議上進行即時解決，并由參加會議的總經理進行 督促，會上必須形成解決問題之決議，必須有最后結論，并 寫入營銷月例會記錄表中。e.下發(fā)會議記錄：會場上由專人做會議記錄，記明每 一項工作的問題所在、解決措施、責任人、完成時間，并整 理成營銷月例會記錄表，營銷月例會記錄表必須在 第二天上午10:00時之前下發(fā)給每一個參加會議人員。第五、

18、特別性會議：凡是在固定程式之外召開的非常設性會議稱之為特別 性會議，特別性會議分為協(xié)調會議和專題會議兩種，協(xié)調 會議指兩個以上部門為解決工作中出現(xiàn)的矛盾糾紛和問題 而召開的應變式非固定性會議，專題會議指為提升內部管11 理、進行重大戰(zhàn)略決策而召開的規(guī)劃式非固定性會議。根據(jù)所面臨問題的性質不同，特別性會議可由總經理 提議召開并主持，也可由相關職能部門的部門經理或副總 經理提議召開并主持。所有特別性會議都必須形成會議記錄一一關于XXX XX問題的解決措施，會議記錄必須由會議主持人簽字， 重大決議必須報經總經理簽字。會議記錄上必須有“存在問 題、解決措施、責任人、完成時間”這“四項基本原則”。 每一

19、個會議記錄上都必須有“到底怎么做”的最終結論。所有特別性會議必須本著“議而論之、論而決之、決而 行之、行而效之”的基本原則，而決不允許“議而不論、論 而不決、決而不行、行而無效”。所有特別性會議必須有專人作會議記錄，會議記錄必須 在第二天整理出來，下發(fā)給所有參加會議的人員，同時交一 份給總經理。必須讓所有特別性會議作出的決議的執(zhí)行狀況 始終處于“高層監(jiān)控”的狀態(tài)之下。會議記錄關于XXXXX問題的解決措施上的所有 工作項目必須由會議主持人追蹤執(zhí)行情況。第六、公司周例會：每周五下午4:30時，公司所有部門（事業(yè)部生產產、 品控、倉庫、工程部、采購部、業(yè)務部、設備部、人事、 財務等）的部門經理召開周

20、例會，由總經理（或其授權人）12主持，會議議程如下：a.追蹤上周工作：首先由主持人（總經理）對照上周公 司周例會會議記錄表的各工作項目逐一檢查落實狀況，如 責任人未完成工作，須作出讓全體與會人員一致信服的合 理解釋。上周未完成之工作項目必須列入下周公司周例會 記錄表上繼續(xù)追蹤。追蹤上周工作項目是否被切實執(zhí)行到 位比布置新工作更為重要。b.總經理下指令：總經理將所有需要安排的工作安排 布置下去，受命者和會議記錄員認真作記錄。c.與會人員發(fā)言：與會人員依次發(fā)言，只談需要其他 部門協(xié)助配合、且事先與相關部門溝通無果的事情，不談部 門內部工作和未經過事先與相關部門溝通之事。d.即時解決問題：凡會議上提出的問題，總經理必須安 排在會議上進行即時解決，會上必須形成解決問題之決議， 必須有最后結論，并寫入會議記錄中。如因時間不允許或客 觀條件不具備而無法立即在會上作出決定，也必須在會上 決定什么時候開會解決此問題，誰來負責這件事情，如果到 限期后沒有解決怎么辦等問題，并寫入會議記錄中。e.