OA項(xiàng)目需求調(diào)查研究報(bào)告V

1、.xxxxx銷(xiāo)售有限公司OA辦公系統(tǒng)需求調(diào)研報(bào)告版本 引言項(xiàng)目背景編寫(xiě)依據(jù)本需求調(diào)研報(bào)告依據(jù)該項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研的結(jié)果編寫(xiě)完成。編寫(xiě)目的本報(bào)告的編寫(xiě)是為了對(duì)用戶(hù)的需求及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集,明確客戶(hù)的需求及相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)用戶(hù)的需求確定本系統(tǒng)的功能范圍。本需求主要為系統(tǒng)建設(shè)提供依據(jù)。預(yù)期讀者管理成員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目實(shí)施顧問(wèn)；客戶(hù)成員：高層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組。版本記錄修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說(shuō)明V1.32015-06-09A宗秋良、趙杰起草需求調(diào)研報(bào)告A-添加,M-修改,D-刪除項(xiàng)目概述企業(yè)現(xiàn)狀信息化XXX公司2015年組織架構(gòu)圖目前管理基本采用當(dāng)面安排,電話安排,和定期會(huì)議方式；各部門(mén)業(yè)務(wù)用人工傳遞的審

2、批方式進(jìn)行日常工作。 辦公現(xiàn)狀日常溝通：日常工作中,主要使用電子郵件、會(huì)議、口頭傳達(dá)、手工、電話、QQ等方式；業(yè)務(wù)審批：以紙質(zhì)人工送領(lǐng)導(dǎo)審批的方式；知識(shí)管理：紙質(zhì)文件存檔在檔案柜,電子文件存儲(chǔ)在部門(mén)各自電腦中,缺少知識(shí)共享；文檔管理現(xiàn)狀處于紙質(zhì)文檔管理階段,未實(shí)現(xiàn)集中、共享的知識(shí)管理體系；沒(méi)有知識(shí)沉淀,人員調(diào)離后的資料損失嚴(yán)重；項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)通過(guò)搭建FE業(yè)務(wù)協(xié)作平臺(tái),建立以計(jì)算機(jī)為手段的綜合管理信息系統(tǒng),遵循流程自定的模式,以實(shí)現(xiàn)公司日常辦公、溝通、協(xié)作資源共享、高效的事務(wù)處理機(jī)制,提升管理水平,規(guī)范管理過(guò)程,提高效率,支持跨地域、跨部門(mén)進(jìn)行協(xié)同工作。3業(yè)務(wù)需求分析滿(mǎn)足多種條件下的業(yè)務(wù)需求實(shí)現(xiàn)收

3、文管理、發(fā)文管理、督辦催辦、流程監(jiān)控、代理授權(quán)公文管理網(wǎng)絡(luò)通訊人力、財(cái)務(wù)、行政、后勤、檔案等日常管理流程收文管理、發(fā)文管理、督辦催辦、流程監(jiān)控、代理授權(quán)公文管理網(wǎng)絡(luò)通訊人力、財(cái)務(wù)、行政、后勤、檔案等日常管理流程工作流程工作流程協(xié)同辦公、會(huì)議管理、車(chē)輛管理、行政采購(gòu)、固資管理行政辦公協(xié)同辦公、會(huì)議管理、車(chē)輛管理、行政采購(gòu)、固資管理行政辦公公共信息通知公告、新聞動(dòng)態(tài)、內(nèi)部論壇、調(diào)查問(wèn)卷公共信息通知公告、新聞動(dòng)態(tài)、內(nèi)部論壇、調(diào)查問(wèn)卷OA辦公系統(tǒng)功能電子郵件即時(shí)通訊通訊錄OA辦公系統(tǒng)功能電子郵件即時(shí)通訊通訊錄個(gè)人設(shè)置、工作日志、待辦事宜、日程安排、消息提醒、個(gè)人計(jì)劃個(gè)人辦公個(gè)人設(shè)置、工作日志、待辦事宜

4、、日程安排、消息提醒、個(gè)人計(jì)劃個(gè)人辦公公司文件、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)知識(shí)共享公司文件、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)知識(shí)共享提高辦事效率,隨時(shí)隨地,任何時(shí)間任何地點(diǎn)輕松辦公提高辦事效率,隨時(shí)隨地,任何時(shí)間任何地點(diǎn)輕松辦公移動(dòng)辦公員工管理部門(mén)管理參數(shù)設(shè)定權(quán)限設(shè)置角色管理日志記錄數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)員工管理部門(mén)管理參數(shù)設(shè)定權(quán)限設(shè)置角色管理日志記錄數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理3.1流程中心內(nèi)部申請(qǐng)單：包擴(kuò)XX運(yùn)營(yíng)中心流程、鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)部流程、公司各職能部門(mén)流程,以及經(jīng)銷(xiāo)商申請(qǐng)流程。如下圖：內(nèi)部申請(qǐng)單FYNB2015 號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期轉(zhuǎn)送部門(mén)申請(qǐng)事項(xiàng)說(shuō)明部門(mén)經(jīng)理文員業(yè)務(wù)管

5、理部經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理內(nèi)部申請(qǐng)單FYNB2015 號(hào) XX運(yùn)營(yíng)中心流程：發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理-百得文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-百得文員分發(fā)或發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理-百得文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)-百得文員分發(fā)內(nèi)部申請(qǐng)單FYNB2015 號(hào) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)部流程： 發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)或發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)內(nèi)部申請(qǐng)單FYNB2015 號(hào) 公司各職能部門(mén)流程： 發(fā)起人部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理發(fā)起人部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)經(jīng)銷(xiāo)商申請(qǐng)單FYJXS2015 號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期轉(zhuǎn)送部門(mén)申請(qǐng)事項(xiàng)說(shuō)明區(qū)域經(jīng)理區(qū)域文員業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理經(jīng)銷(xiāo)商申請(qǐng)表：FYJX

6、S2015 號(hào)經(jīng)銷(xiāo)商流程：發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)-總經(jīng)理-區(qū)域文員分發(fā)發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)-區(qū)域文員分發(fā)授信審批流程：對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商授信審批流程。如圖:授信表申請(qǐng)人所屬區(qū)域申請(qǐng)時(shí)間申請(qǐng)額度申請(qǐng)期限利率授信承諾提醒區(qū)域經(jīng)理區(qū)域文員財(cái)務(wù)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理授信：發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-財(cái)務(wù)經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)-總經(jīng)理-區(qū)域文員分發(fā)財(cái)務(wù)審批流程：包括擬辦事項(xiàng)申請(qǐng)單、業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單。如圖：擬辦事項(xiàng)申請(qǐng)單部門(mén)流水號(hào)申請(qǐng)人擬發(fā)生日補(bǔ)辦與否事項(xiàng)性質(zhì)借款與否預(yù)算原因事項(xiàng)類(lèi)別預(yù)估費(fèi)用大寫(xiě)附件申請(qǐng)事項(xiàng)說(shuō)明部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理出納財(cái)務(wù)部擬辦事項(xiàng)申請(qǐng)單：發(fā)起人部門(mén)

7、經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理出納發(fā)起人部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)出納業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單申請(qǐng)人流水號(hào)擬發(fā)生日部門(mén)補(bǔ)辦與否招待人數(shù)借款與否陪同人數(shù)預(yù)估費(fèi)用招待標(biāo)準(zhǔn)附件招待對(duì)象及名單陪同人員名單部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理出納財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單：發(fā)起人部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)總經(jīng)理出納發(fā)起人部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)出納服務(wù)中心審批流程：包括配件要貨計(jì)劃、退換貨報(bào)告。兩種業(yè)務(wù)通過(guò)協(xié)同方式實(shí)現(xiàn)。訂單管理部：業(yè)務(wù)流程包括要貨計(jì)劃。如圖：要貨計(jì)劃表客戶(hù)名稱(chēng)聯(lián)系電話申請(qǐng)人訂貨時(shí)間訂貨類(lèi)別提貨時(shí)間訂貨型號(hào)單位氣源數(shù)量訂單員訂單管理部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)訂單管理部18號(hào)前提交次月月度計(jì)劃要貨計(jì)劃：經(jīng)銷(xiāo)商發(fā)起人-訂單員-訂單管理部門(mén)經(jīng)理-總經(jīng)理秘書(shū)行政人事部：包

8、括外出單、請(qǐng)假單、出差申請(qǐng)單、調(diào)休單。如下圖：請(qǐng)假單申請(qǐng)表部門(mén)人員入職日期申請(qǐng)日期假別請(qǐng)假開(kāi)始日期請(qǐng)假結(jié)束日期天數(shù)累計(jì)請(qǐng)假天數(shù)部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專(zhuān)員銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部請(qǐng)假單：3天以上發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員3天以?xún)?nèi)發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員外出申請(qǐng)單申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)前往地點(diǎn)外出時(shí)間預(yù)計(jì)返回時(shí)間外出事由部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專(zhuān)員行政人事部外出單：發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員出差申請(qǐng)單包括以下三種流程：出差申請(qǐng)單職務(wù)分類(lèi)流水號(hào)申請(qǐng)人部門(mén)出差開(kāi)始日期出差結(jié)束日期出差地點(diǎn)預(yù)算內(nèi)補(bǔ)辦與否預(yù)估費(fèi)用借款與否附件新建 / 刪除城際交通費(fèi)住宿費(fèi)其他合

9、計(jì)事由部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專(zhuān)員銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部：出差申請(qǐng)單：部門(mén)經(jīng)理及以上職務(wù)發(fā)起人-銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員行政人事部出差申請(qǐng)單：業(yè)務(wù)部門(mén)及市場(chǎng)部 發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理-業(yè)務(wù)管理員行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員行政人事部出差申請(qǐng)單：公司職員發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員人員調(diào)休單調(diào)休人姓名工號(hào)部門(mén)調(diào)休前應(yīng)休息日期調(diào)休后實(shí)際休息開(kāi)始日期調(diào)休后實(shí)際休息結(jié)束日期調(diào)休事由部門(mén)經(jīng)理銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理人事專(zhuān)員行政人事部調(diào)休單：公司職員發(fā)起人-部門(mén)經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員部門(mén)經(jīng)理及以上部門(mén)經(jīng)理-銷(xiāo)售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專(zhuān)員3.2行政辦公：協(xié)同管理：實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、一對(duì)

10、多的工作協(xié)同；支持協(xié)同事項(xiàng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)、痕跡保留；能上傳各自部門(mén)內(nèi)的協(xié)同模板供大家應(yīng)用。會(huì)議管理：實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的智能化管理。用戶(hù)可查看各個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前使用情況,避免使用沖突；各角色能自主發(fā)起部門(mén)及會(huì)議,并通知相關(guān)參會(huì)人員,參會(huì)人員能進(jìn)行參會(huì)反饋；會(huì)議室管理員、會(huì)議管理員能對(duì)會(huì)議室、公司層面會(huì)議類(lèi)型進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的登記,并對(duì)預(yù)定的情況進(jìn)行會(huì)議報(bào)表統(tǒng)計(jì),以便管理查詢(xún)；車(chē)輛管理：提供了對(duì)單位公用車(chē)輛的檔案管理和使用管理,包括對(duì)車(chē)輛的基本信息、使用記錄進(jìn)行各種管理操作；結(jié)合工作流提供車(chē)輛申請(qǐng)功能；實(shí)現(xiàn)車(chē)輛預(yù)警等功能,3.3網(wǎng)絡(luò)通訊此系列模塊功能提供一系列通訊模塊,包括電子郵件和即時(shí)通訊,為協(xié)同辦公提供方便：

11、電子郵件： 融合個(gè)人的郵箱,實(shí)現(xiàn)通過(guò)oa自動(dòng)登陸；.即時(shí)通訊：實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、部門(mén)內(nèi)部、公司內(nèi)部間的在線溝通交流；通訊錄：根據(jù)系統(tǒng)人員情況,自動(dòng)生成公司通訊錄；個(gè)人可以對(duì)通訊錄進(jìn)行導(dǎo)出和條件查詢(xún)。3.4個(gè)人辦公：此系列模塊主要起輔助工作的作用,是全體員工工作的好助手。個(gè)人設(shè)置：設(shè)置個(gè)人信息；查看設(shè)置用戶(hù)個(gè)人密碼；修改用戶(hù)的姓名、聯(lián)系方式等基本信息。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶(hù)當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。包括系統(tǒng)大部分模塊,如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶(hù)登錄系統(tǒng)后,各類(lèi)待辦事宜分類(lèi)列出,點(diǎn)擊相應(yīng)鏈接即可進(jìn)入相應(yīng)頁(yè)面辦理,起到引導(dǎo)用戶(hù)完成工作的作用。日程安排：方便個(gè)人安排每天日程,

12、將個(gè)人計(jì)劃自動(dòng)添加到日程中；消息提醒：設(shè)置消息提醒功能 每當(dāng)用戶(hù)登陸系統(tǒng)時(shí)彈出提示窗口。3.5公共信息公共信息用于實(shí)現(xiàn)公司各部門(mén)之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置,可實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的編錄、審核和發(fā)布,信息發(fā)布格式可自定義,各類(lèi)公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。通知公告：是單位內(nèi)部的公告欄,以方便內(nèi)部人員及時(shí)了解相關(guān)公告。登記了新公告欄后,即可發(fā)布到首頁(yè)的最新消息里。工作動(dòng)態(tài)：每個(gè)部門(mén)都可以發(fā)布本部門(mén)的工作動(dòng)態(tài),以方便內(nèi)部人員相互通曉部門(mén)之間的工作。首頁(yè)的工作動(dòng)態(tài)是各部門(mén)工作動(dòng)態(tài)的集合。調(diào)查問(wèn)卷：實(shí)現(xiàn)基于web的某一主題的觀點(diǎn)開(kāi)展意見(jiàn)征求?？梢灾付▍⑴c的部

13、門(mén)或人員,也可以不指定。內(nèi)部論壇：可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū),論壇區(qū)下面可設(shè)置多個(gè)版面,授權(quán)用戶(hù)通常為部門(mén)負(fù)責(zé)人可在各版面提出話題發(fā)起討論,并可進(jìn)行咨詢(xún)、解答和收集意見(jiàn)等活動(dòng)。以期實(shí)現(xiàn)對(duì)公司重大發(fā)展,重要決策,重點(diǎn)政策的民主討論。3.6知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)信息共享功能,實(shí)現(xiàn)過(guò)往及新生成電子文檔通知、公告、文件等、內(nèi)部刊物、規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的共享,方便存取、匯集、管理和查詢(xún)。資訊來(lái)源可以是辦結(jié)公文、收集整理的外部來(lái)文、法律法規(guī),或者由個(gè)人收藏資料里共享出來(lái)的資料等。由于政務(wù)信息來(lái)源于不同部門(mén),因此,要能支持自定義不同的分類(lèi)欄目,并指定不同欄目管理員和管理部門(mén),由欄目管理員收集、管理和發(fā)布各類(lèi)資訊。具體欄目可以

14、定義顯示在部門(mén)文件夾或公司文件夾中。信息檢索：提供整個(gè)系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時(shí)間等檢索或全文檢索引擎。3.7領(lǐng)導(dǎo)日程實(shí)時(shí)安排領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日程,根據(jù)權(quán)限查看他人的日程安排。并能設(shè)定提示時(shí)間；領(lǐng)導(dǎo)日程自動(dòng)添加到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人日程中；需支持短信提醒。3.8移動(dòng)辦公信息瀏覽：對(duì)業(yè)務(wù)、公文、新聞、通知公告的信息展現(xiàn)。參照協(xié)同辦公平臺(tái)可以查看信息的詳細(xì)內(nèi)容。業(yè)務(wù)查詢(xún)：能夠通過(guò)查詢(xún)各類(lèi)審批事項(xiàng)的基本信息。包括業(yè)務(wù)的基本信息、辦理日志信息和附件列表。會(huì)議管理：查看會(huì)議通知信息。公文查詢(xún)：通過(guò)查詢(xún)各類(lèi)收文、發(fā)文的信息。包括公文的基本信息、辦理日志信息和正文。業(yè)務(wù)簽批：能夠在手機(jī)上簽批待辦業(yè)務(wù),并與協(xié)同辦公平臺(tái)保持同步。簽批可以實(shí)現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結(jié)束操作。簽批時(shí)可以查看歷史審批意見(jiàn)、填寫(xiě)并保存審批意見(jiàn)。支持使用常用審批語(yǔ)。公文簽批：在手機(jī)上簽批待辦公文,并與協(xié)同辦公平臺(tái)保持同步。簽批可以實(shí)現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結(jié)束操作。簽批時(shí)可以查看歷史審批意見(jiàn)、填寫(xiě)并保存審批意見(jiàn)。支持使用常用審批語(yǔ)。日程查看：個(gè)人日程安排查詢(xún)3.9系統(tǒng)管理：用戶(hù)管理：包含下列功能顯示用戶(hù)列表,查看用戶(hù)信息；添加刪除用戶(hù),修改用戶(hù)信息；檢索用戶(hù)資料信息；修改設(shè)定各用戶(hù)在各模塊的權(quán)限；查看所有在線用戶(hù)的情況。部門(mén)設(shè)定：設(shè)定單位樹(shù)狀組織結(jié)構(gòu),部門(mén)名稱(chēng)等；角色管理：設(shè)定角色名稱(chēng),支持