采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則

1、體系名稱采購(gòu)管理編碼版本號(hào)公司名稱批準(zhǔn)人發(fā)布范圍發(fā)布文號(hào)發(fā)布日期生效日期 TOC o 1-5 h z 目的 2適用范圍 2編制依據(jù) 2釋義 2職責(zé)分工 3集中采購(gòu)管理 4自行采購(gòu)管理 4附則 21采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則目的為了加強(qiáng)酒店采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)過(guò)程中的差錯(cuò)與風(fēng)險(xiǎn)，保證采購(gòu)在滿足日常運(yùn)營(yíng)需要的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本。適用范圍北京市西苑飯店采購(gòu)部及相關(guān)業(yè)務(wù)參與部門編制依據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范 ， 2008， 財(cái)政部， 證監(jiān)會(huì)、 審計(jì)署、 銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 7號(hào)采購(gòu)業(yè)務(wù) ， 2010， 財(cái)政部， 證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)采購(gòu)管理制度 ， 2

2、013，首旅酒店集團(tuán)釋義本制度所稱采購(gòu)是指酒店購(gòu)進(jìn)用于經(jīng)營(yíng)或提供勞務(wù)消耗的各種物資，包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料以及達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備（以下簡(jiǎn)稱“物資與設(shè)備”）的行為有關(guān)固定資產(chǎn)的采購(gòu)管理除應(yīng)遵循本細(xì)則的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行酒店財(cái)務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則固定資產(chǎn)章節(jié)的有關(guān)規(guī)定。職責(zé)分工總經(jīng)理作為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)全面組織落實(shí)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的全過(guò)程得到有效控制。酒店經(jīng)營(yíng)、維修所需的一切食品和物品均由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)，未經(jīng)酒店允許，其他部門不得自行采購(gòu)。酒店各部門對(duì)采購(gòu)部的工作有監(jiān)督的義務(wù)和提出建議的權(quán)利。各部門對(duì)采購(gòu)部的工作應(yīng)予以配合。充分利用首旅集團(tuán)集中采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)

3、施集中或相對(duì)集中采購(gòu)，提高采購(gòu)效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費(fèi)用。采購(gòu)管控職責(zé)采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的審核與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)；計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)結(jié)賬與付款；使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)、參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)等；驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)樣貨及采購(gòu)物資的質(zhì)量；e) 庫(kù)房負(fù)責(zé)補(bǔ)倉(cāng)申請(qǐng)、出入庫(kù)驗(yàn)收。6 集中采購(gòu)管理集中采購(gòu)模式：本細(xì)則所指的集中采購(gòu)是指首旅集團(tuán)對(duì)所屬酒店采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)行的統(tǒng)一集團(tuán)化管控模式。集團(tuán)通過(guò)集中采購(gòu)平臺(tái)富基系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施中涉及的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如供應(yīng)商選擇與評(píng)估、采購(gòu)價(jià)格管理、合同簽訂、結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。酒店根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)集中采購(gòu)平臺(tái)富基系統(tǒng)向首旅集團(tuán)提出采購(gòu)申請(qǐng)，完成采購(gòu)業(yè)務(wù)。酒店應(yīng)充分利用首旅集

4、團(tuán)集中采購(gòu)平臺(tái)，按照首旅集團(tuán)集采工作的具體要求，實(shí)施集中或相對(duì)集中采購(gòu)，以提高采購(gòu)效率、堵塞管理漏洞、降低成本和費(fèi)用。采購(gòu)物資的驗(yàn)收由酒店驗(yàn)收部門自行執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退、換貨處理，并將問(wèn)題反饋給集團(tuán)集采中心。酒店在具體辦理采購(gòu)付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照酒店財(cái)務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則的相關(guān)審批流程執(zhí)行。打包付款時(shí)，由計(jì)財(cái)部將款項(xiàng)支付給首旅集團(tuán)集采中心后，由首旅集團(tuán)集采中心按期支付給各供應(yīng)商；非打包付款時(shí)，酒店計(jì)財(cái)部直接將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。自行采購(gòu)管理7.1 采購(gòu)申請(qǐng)與審批7.1.1 日常采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)物品，使用部門均需填具“物資申購(gòu)單” 、 “物品領(lǐng)用匯總表” ， 并嚴(yán)格按如下程序報(bào)批： 申請(qǐng)

5、部門 采購(gòu)部 - 財(cái)務(wù)總監(jiān) 總會(huì)計(jì)師 總經(jīng)理。采購(gòu)部接到“物資申購(gòu)單” 、 “物品領(lǐng)用匯總表”時(shí)須確認(rèn)如下事項(xiàng)：確認(rèn)所需物品的規(guī)格要求；與倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系，確認(rèn)所需采購(gòu)物品是否有存貨或有類似物品，如倉(cāng)庫(kù)已有存貨或類似物品，應(yīng)立即與申請(qǐng)部門聯(lián)系解決，以避免重復(fù)采購(gòu)；“物資申購(gòu)單” 、 “物品領(lǐng)用匯總表”批準(zhǔn)后由采購(gòu)部門跟進(jìn)訂貨；若未獲批準(zhǔn)，由采購(gòu)部將整套“申購(gòu)單”退還原申請(qǐng)部門。申購(gòu)部門說(shuō)明原因后重新申請(qǐng)。倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充采購(gòu)：食品庫(kù)、冷庫(kù)、物品庫(kù)及工程庫(kù)的補(bǔ)充，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)制定的最低存量要求，確保倉(cāng)庫(kù)有足夠的常量以配合酒店經(jīng)營(yíng)，當(dāng)某種項(xiàng)目其存量已降至最低存量時(shí)，便需提出補(bǔ)充采購(gòu)申請(qǐng)。緊急采購(gòu)物品或食品原材料

6、，使用部門需填寫“物資申購(gòu)單”并注明“緊急”且嚴(yán)格按如下程序報(bào)批：申請(qǐng)部門 采購(gòu)部 - 財(cái)務(wù)總監(jiān) 總會(huì)計(jì)師 總經(jīng)理。采購(gòu)部接到“緊急采購(gòu)申請(qǐng)單”時(shí)，應(yīng)采取下列措施：與申請(qǐng)者聯(lián)系，由申購(gòu)部門指定專人，與采購(gòu)部一同購(gòu)買申請(qǐng)部門所需產(chǎn)品；緊急采購(gòu)的品種原則不做入庫(kù)手續(xù)，由申購(gòu)部門直接辦理領(lǐng)用手續(xù)?！皬N房每日(鮮活食品) ”采購(gòu)申請(qǐng)：每日下午由廚師長(zhǎng)填寫“廚房每日采購(gòu)單” 、 “鮮活領(lǐng)用單” ，交由餐飲部總監(jiān)/ 廚師長(zhǎng)審查后驗(yàn)收整理歸集后交采購(gòu)部直接辦理，并安排供應(yīng)商于翌日早上送貨；如遇緊急需要， 采購(gòu)部可以電話與供應(yīng)商聯(lián)系送貨， 但必須填寫 “廚房追補(bǔ)采購(gòu)單”由廚師長(zhǎng)及餐飲部總監(jiān)/ 經(jīng)理簽字確認(rèn)，而

7、此類緊急采購(gòu)次數(shù)及數(shù)量不應(yīng)過(guò)多。特殊項(xiàng)目采購(gòu)酒店更新改造，更換大型設(shè)備及資本性支出項(xiàng)目等，應(yīng)依照酒店固定資產(chǎn)投資內(nèi)控管理細(xì)則執(zhí)行。供應(yīng)商選擇供應(yīng)商有以下幾類選擇渠道：使用首旅集團(tuán)集中采購(gòu)平臺(tái)推薦的供應(yīng)商；酒店所有員工均可推薦供應(yīng)商給采購(gòu)部；采購(gòu)部從現(xiàn)有供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商；從同行業(yè)其他酒店推薦的供應(yīng)商中擇優(yōu)使用；如以上途徑無(wú)法提供足夠數(shù)量的供應(yīng)商，則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通過(guò)各種渠道提供足夠數(shù)量的供應(yīng)商推薦給采購(gòu)部。采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理、 匯總推薦供應(yīng)商名單， 匯總時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄推薦供應(yīng)商的來(lái)源情況，并與現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行比對(duì)，剔除不合格供應(yīng)商，并將推薦供應(yīng)商情況分類轉(zhuǎn)發(fā)給各使用部門評(píng)定

8、。供應(yīng)商考察考察內(nèi)容：現(xiàn)場(chǎng)考查；樣品鑒定；價(jià)格分析；服務(wù)質(zhì)量跟蹤記錄；供應(yīng)商提供的證明文件的有效性；采購(gòu)部組織對(duì)初選供應(yīng)商進(jìn)行考察，參加考察的人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)要 求，并結(jié)合考察內(nèi)容，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分；采購(gòu)部計(jì)算出被考察供應(yīng)商的綜合得分，根據(jù)綜合得分確定初選合 格的供應(yīng)商；采購(gòu)部將供應(yīng)商的考察評(píng)分結(jié)果提交給相關(guān)需求部門評(píng)定，經(jīng)計(jì)財(cái) 部總監(jiān)審核，報(bào)總會(huì)計(jì)師審批后，確定最終的合格供應(yīng)商名單；對(duì)臨時(shí)小額采購(gòu)物品的供應(yīng)商，由采購(gòu)員按采購(gòu)要求評(píng)價(jià)供應(yīng)商質(zhì) 量、價(jià)格及售后服務(wù)并進(jìn)行選擇；有毒有害的化學(xué)物品在采購(gòu)時(shí)要選擇符合食品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和批準(zhǔn)文 號(hào)的廠家。列入酒店采購(gòu)產(chǎn)品的合同供應(yīng)商應(yīng)滿足下列要求：在中國(guó)境內(nèi)注

9、冊(cè)的法人或具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任能力的組織和個(gè) 人；資信和財(cái)務(wù)狀況良好；具有簽訂和履行合同的能力和信譽(yù)；提供的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等符合國(guó)家行業(yè)、環(huán)境以及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)；e) 提供產(chǎn)品的制造和使用符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)；f) 提供的產(chǎn)品符合國(guó)家法律和行政法規(guī)；食品須符合國(guó)家有關(guān)食品安全的相關(guān)要求；滿足酒店對(duì)產(chǎn)品的其他特殊要求。被選供應(yīng)商應(yīng)向酒店采購(gòu)部提供以下審核準(zhǔn)入的文件：有效期內(nèi)的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)文件的復(fù)印件并加蓋公司章，原件需要當(dāng)面核實(shí)；供應(yīng)商的情況簡(jiǎn)介材料；食品應(yīng)提供符合國(guó)家食品安全等標(biāo)準(zhǔn)的證明材料或檢測(cè)報(bào)告；從事專賣銷售和代理銷售的供應(yīng)商，應(yīng)持有由生產(chǎn)廠家或銷售總代

10、理提供的書面授權(quán)書或相關(guān)證明文件；生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)國(guó)家有特殊規(guī)定的產(chǎn)品，應(yīng)持有國(guó)家頒發(fā)的生產(chǎn)許可證或經(jīng)營(yíng)許可證(如：QS食品生產(chǎn)許可證、添加劑的生產(chǎn)許可證等)從事特種行業(yè)的供應(yīng)商，應(yīng)持有由國(guó)家頒發(fā)的特種行業(yè)許可證；酒店采購(gòu)部要求的其他材料。酒店采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商申報(bào)的材料進(jìn)行審核， 組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進(jìn)行評(píng)價(jià)和篩選、試用。供應(yīng)商選擇流程圖：供應(yīng)商評(píng)價(jià)供應(yīng)商管理的具體要求：酒店采購(gòu)部負(fù)責(zé)及時(shí)協(xié)調(diào)和處理供應(yīng)商所提供產(chǎn)品質(zhì)量、 運(yùn)輸、交付時(shí)間等相關(guān)問(wèn)題，監(jiān)控、依照采購(gòu)計(jì)劃和要求確保采購(gòu)產(chǎn)品滿足質(zhì)量和交付等的各項(xiàng)要求。酒店采購(gòu)部每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次重新評(píng)價(jià)，了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)，根據(jù)變動(dòng)情況，更

11、正原有文件和資料內(nèi)容。評(píng)價(jià)的結(jié)果將形成下一年度的合格供應(yīng)商名錄或與供應(yīng)商簽署下一年度的合同或協(xié)議.供應(yīng)商評(píng)價(jià)應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)完成質(zhì)量情況；業(yè)務(wù)合作過(guò)程中的配合與服務(wù)情況；合同工期的履行情況；材料設(shè)備的供應(yīng)情況；結(jié)算的辦理情況；f) 售后服務(wù)情況；g) 其他情況。酒店使用部門對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)提出的投拆，應(yīng)詳細(xì)記錄。對(duì)投訴的內(nèi)容，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與相關(guān)的供應(yīng)商核實(shí)；必要時(shí)，對(duì)有問(wèn)題的產(chǎn)品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查或取樣檢驗(yàn)；查明問(wèn)題原因后，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商提出限期整改或賠償處理的要求后反饋給使用部門。對(duì)隨行就市的采購(gòu)產(chǎn)品，酒店采購(gòu)部要及時(shí)予以動(dòng)態(tài)分析，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)，考慮有沒(méi)有價(jià)格上漲、下跌因素，與供應(yīng)商協(xié)商后

12、，合理調(diào)整價(jià)格。酒店采購(gòu)部對(duì)認(rèn)真履行合同的供應(yīng)商， 應(yīng)給予優(yōu)先續(xù)約的權(quán)利；對(duì)違約的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同內(nèi)的相關(guān)條款扣罰其違約金或終止合作。供應(yīng)商評(píng)價(jià)流程圖：采購(gòu)詢價(jià)管理詢、比價(jià)原則比質(zhì)比價(jià)：對(duì)于所有采購(gòu)的物品，必須進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)。依據(jù)酒店的實(shí)際情況和使用部門的要求， 先比質(zhì)， 后比價(jià)， 在同等質(zhì)量的前提下，采用最優(yōu)惠的價(jià)格。7.4.1.2批量訂價(jià)：對(duì)于采購(gòu)批量較大的物品，非集中采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)盡可能尋找生產(chǎn)廠家直接采購(gòu)，并要求以批量?jī)?yōu)惠價(jià)格供應(yīng)。7.4.1.3 比較地區(qū)差價(jià)：因需要必須從外地采購(gòu)的物品，事先應(yīng)與本地同類物品進(jìn)行全面的成本比價(jià)（包括運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用） ，以確定最合理的價(jià)格。在保證使用的前提下，應(yīng)

13、盡量選用國(guó)產(chǎn)的同質(zhì)產(chǎn)品，替代價(jià)格較高的進(jìn)口產(chǎn)品。價(jià)格管理對(duì)于直購(gòu)的食品原材料， （果蔬、 鮮活海產(chǎn)品） 每周要根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研價(jià)格、創(chuàng)價(jià)信息網(wǎng)上價(jià)格及富基網(wǎng)上同類酒店價(jià)格綜合考慮，確定采購(gòu)價(jià)格，由廚師長(zhǎng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。在執(zhí)行采購(gòu)過(guò)程中，各部門如對(duì)采購(gòu)價(jià)格有異議，由提出異議的部門將信息及時(shí)反饋給采購(gòu)部，采購(gòu)經(jīng)理針對(duì)有關(guān)問(wèn)題及時(shí)調(diào)研并予以解決。采購(gòu)詢價(jià)管理流程圖：7.5 采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同管理目的：a） 增強(qiáng)采購(gòu)合同的合理性和科學(xué)性，為采購(gòu)執(zhí)行提供依據(jù)；b） 規(guī)范采購(gòu)合同的執(zhí)行，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行；c) 妥善管理酒店的采購(gòu)合同。采購(gòu)合同是商務(wù)性的契約文件， 其內(nèi)容條款應(yīng)至少包括但

14、不限于以下內(nèi)容：供、需雙方的企業(yè)全名、法人代表、電話、傳真等基本資料；采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格以及采購(gòu)數(shù)量等采購(gòu)產(chǎn)品信息；質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法以及對(duì)不合格產(chǎn)品的處理方式；價(jià)格條款及交貨期限；交付方式和交貨地點(diǎn)；結(jié)算付款條款；違約責(zé)任。后續(xù)服務(wù)保障合同內(nèi)容審核計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)審核酒店、供應(yīng)商的開(kāi)戶銀行及賬號(hào)信息；采購(gòu)部指派采購(gòu)員閱讀采購(gòu)合同樣本，確保無(wú)語(yǔ)言、文字錯(cuò)誤；酒店律師負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的法律依據(jù)，確保采購(gòu)合同內(nèi)容符合法律規(guī)定。采購(gòu)合同審批流程應(yīng)按照酒店 法務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采購(gòu)合同日常管理：采購(gòu)付款結(jié)束后，采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)合同編號(hào)并統(tǒng)一存檔；采購(gòu)合同樣本以及與供應(yīng)商談判過(guò)程中的記錄等相

15、關(guān)資料與采購(gòu)合同一同保管；如需借閱采購(gòu)合同， 應(yīng)按照酒店法務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。采購(gòu)合同管理流程圖：采購(gòu)驗(yàn)收管理日常采購(gòu)原則上由驗(yàn)收部人員驗(yàn)收，食品類、 專業(yè)類物品由申購(gòu)部門一同驗(yàn)收，并簽字確認(rèn)。收貨準(zhǔn)備采購(gòu)驗(yàn)收人員在收到采購(gòu)部轉(zhuǎn)來(lái)的已核準(zhǔn)的訂貨單據(jù)后，應(yīng)按照供應(yīng)商名稱、貨物交貨日期分別依序排列，并與交貨前安排存放的庫(kù) 位以方便收貨作業(yè)；對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等計(jì)量的物資，應(yīng)使用稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)收、不得虛估。到貨審核貨物到貨后，根據(jù)到貨種類，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依照相關(guān)采購(gòu)單據(jù)核對(duì)貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過(guò)磅、測(cè)量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“驗(yàn)收

16、單” ；驗(yàn)收人員填寫“驗(yàn)收單”并簽字；對(duì)于檢驗(yàn)合格的貨物，驗(yàn)收人員與外包裝上注明合格標(biāo)簽后，庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)將合格品入庫(kù)定位，對(duì)于沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的貨物，一律不得簽收；驗(yàn)收部門驗(yàn)收完畢后，應(yīng)當(dāng)對(duì)合格的商品編制一式多聯(lián)、預(yù)先編好的驗(yàn)收單，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨方名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等，作為采購(gòu)驗(yàn)收的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)和計(jì)財(cái)部門。驗(yàn)收異常驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)到貨與訂購(gòu)內(nèi)容不符，或貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)人員并通知供應(yīng)商前來(lái)處理；供應(yīng)商確認(rèn)后， 驗(yàn)收人員記錄驗(yàn)收異常情況， 并送采購(gòu)部門進(jìn)行退、換貨處理；貨物交貨

17、數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商；屬于自然溢余的，由庫(kù)房管理人員在收貨時(shí)注明自然溢余數(shù)量，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行收貨，并通知采購(gòu)人員；交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。采購(gòu)驗(yàn)收管理流程圖：采購(gòu)?fù)藫Q貨管理退貨條件對(duì)于在收貨時(shí)即認(rèn)定該物品不符合申購(gòu)要求的，不辦理入庫(kù)手續(xù)，直接退回供貨商，并由庫(kù)房收貨人員通知采購(gòu)部門重新購(gòu)買；對(duì)于數(shù)量上的短缺， 采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系， 要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或在價(jià)款上予以扣減；對(duì)于質(zhì)量上的問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)與使用部門及驗(yàn)收部門共同決定退貨或要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭郏粚?duì)于已辦理入庫(kù)手續(xù)，并發(fā)貨到部門的物品，發(fā)現(xiàn)不符合

18、申購(gòu)要求的，應(yīng)由申購(gòu)部門、采購(gòu)員、收貨員共同確認(rèn)其產(chǎn)品質(zhì)量等。并及時(shí)辦理退庫(kù)、退貨手續(xù)、貨款退回等相關(guān)手續(xù)；采購(gòu)部應(yīng)積極與使用部門聯(lián)系是否可使用代替產(chǎn)品。驗(yàn)收人員對(duì)于檢驗(yàn)不合格的貨物， 應(yīng)貼上 “不合格” 標(biāo)簽， 并在 “驗(yàn)收單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購(gòu)部門處理并通知請(qǐng)購(gòu)部門。決定辦理退貨后， 采購(gòu)員編制退貨換貨單， 并授權(quán)物流貨運(yùn)單位將貨物退回，同時(shí)將退貨單副本郵寄給供應(yīng)商。折扣事宜采購(gòu)員因?qū)?gòu)貨質(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出折扣時(shí)，需要同供應(yīng)商談判來(lái)最終確定；折扣金額必須經(jīng)計(jì)財(cái)部審核后方能確定；折扣金額審批通過(guò)后，計(jì)財(cái)部應(yīng)及時(shí)編制相關(guān)憑證并調(diào)整應(yīng)付賬采購(gòu)?fù)藫Q貨管理流程圖：結(jié)算付款管理酒店應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理， 完善付款憑證流程， 明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。酒店在具體辦理采購(gòu)付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照酒店財(cái)務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。計(jì)財(cái)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)