公益項(xiàng)目運(yùn)作管理

1、公益項(xiàng)目運(yùn)作管理公益項(xiàng)目運(yùn)作管理公益項(xiàng)目運(yùn)作管理資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月公益項(xiàng)目運(yùn)作管理版本號(hào)： A修改號(hào)： 1頁(yè) 次： 1.0 審 核： 批 準(zhǔn): 發(fā)布日期： 依靠良好的運(yùn)作管理提高公益項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力和影響力一、近年來，公益慈善組織在我國(guó)社會(huì)生活中起到了越來越重要的作用，尤其當(dāng)出現(xiàn)重大災(zāi)害之際，在動(dòng)員社會(huì)力量救助弱勢(shì)貧困群體、完善社會(huì)保障體系等方面更為突出。公益慈善機(jī)構(gòu)是非營(yíng)利組織，多數(shù)靠公益項(xiàng)目的運(yùn)作來創(chuàng)造效益并服務(wù)社會(huì)。其運(yùn)作項(xiàng)目的影響力和可持續(xù)力決定著公益機(jī)構(gòu)的運(yùn)行和發(fā)展?fàn)顩r。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目運(yùn)作管理有著非常重要的意義。本文試圖從中國(guó)光華科技基金會(huì)運(yùn)作的大型圖書捐贈(zèng)公益項(xiàng)目書海工

2、程的案例研究中，對(duì)公益項(xiàng)目的運(yùn)作管理問題做初步的探討。公益項(xiàng)目是由公益機(jī)構(gòu)或民間組織策劃實(shí)施的以服務(wù)社會(huì)大眾為目的階段性工作或活動(dòng)。與企業(yè)進(jìn)行的生產(chǎn)性項(xiàng)目和服務(wù)性項(xiàng)目相比，其重要的不同點(diǎn)在于其提供的產(chǎn)品或服務(wù)性資源來自企業(yè)、機(jī)構(gòu)和社會(huì)的捐贈(zèng)，自身沒有一個(gè)產(chǎn)品的生產(chǎn)過程和服務(wù)能力的建設(shè)過程。但正因此，其對(duì)產(chǎn)品、資源的使用要接受社會(huì)和捐贈(zèng)人的嚴(yán)格監(jiān)督。公益項(xiàng)目的運(yùn)行必須對(duì)捐贈(zèng)人負(fù)責(zé)，必須擔(dān)當(dāng)起社會(huì)責(zé)任。所以，加強(qiáng)公益項(xiàng)目的運(yùn)作管理，使其成為透明、規(guī)范、高效的運(yùn)行過程，是公益機(jī)構(gòu)的使命要求，也是其職責(zé)所在。二、中國(guó)光華科技基金會(huì)是1993年經(jīng)中國(guó)人民銀行核準(zhǔn)，在民政部注冊(cè)成立的全國(guó)性公募基金會(huì)，創(chuàng)立

3、時(shí)的業(yè)務(wù)主管單位為國(guó)防科工委，2004年10月變更為共青團(tuán)中央。中國(guó)光華科技基金會(huì)的宗旨是：遵守憲法、法律、法規(guī)和國(guó)家政策，遵守社會(huì)道德風(fēng)尚，團(tuán)結(jié)熱心公益事業(yè)的海內(nèi)外力量，爭(zhēng)取各種形式的支持和捐贈(zèng)，獎(jiǎng)勵(lì)、資助在科技、教育領(lǐng)域和青少年發(fā)展事業(yè)中，具有突出貢獻(xiàn)的機(jī)構(gòu)、團(tuán)體和個(gè)人；開展海內(nèi)外科技合作、交流、教育、培訓(xùn)活動(dòng)，推動(dòng)科技成果的開發(fā)與轉(zhuǎn)化；為青少年科技工作服務(wù)，為青少年成長(zhǎng)成才服務(wù)，為光大弘揚(yáng)中華民族科學(xué)文化服務(wù)。根據(jù)共青團(tuán)中央書記處的有關(guān)指示精神，基金會(huì)的事業(yè)應(yīng)當(dāng)成為共青團(tuán)事業(yè)的重要組成部分，成為各級(jí)共青團(tuán)組織開展工作的手臂和經(jīng)濟(jì)支撐。2004年10月以來，中國(guó)光華科技基金會(huì)主要圍繞青少年

4、成長(zhǎng)成才和青年科技創(chuàng)新工作，開展文化建設(shè)、科技創(chuàng)新、新農(nóng)村建設(shè)等方面的活動(dòng)，相繼開展了“光華公益書海工程”、“光華創(chuàng)新工程”、“新農(nóng)村建設(shè)支持行動(dòng)”等一系列項(xiàng)目，發(fā)揮面向全社會(huì)募集資金的優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用公益事業(yè)廣泛的影響力和感召力，倡導(dǎo)公益理念，營(yíng)造良好社會(huì)氛圍，通過有意義、有影響的公益項(xiàng)目，廣泛動(dòng)員關(guān)注和支持科技進(jìn)步、人才培養(yǎng)的社會(huì)力量，為青少年成長(zhǎng)成才與人生發(fā)展提供有效的服務(wù)，產(chǎn)生了良好的社會(huì)影響,贏得了社會(huì)的普遍贊譽(yù)。三、書海工程是由共青團(tuán)中央和新聞出版總署聯(lián)合發(fā)起主辦、中國(guó)光華科技基金會(huì)和各出版發(fā)行單位共同承辦的大型公益活動(dòng)。這一活動(dòng)從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需要出發(fā)，集聚行業(yè)力量，盤活城市

5、閑置的文化資源，支持中西部地區(qū)和基層的文化建設(shè)和教育事業(yè)發(fā)展項(xiàng)目從2005年3月開始策劃，2005年8月啟動(dòng)。當(dāng)時(shí)面臨資金不足、沒有經(jīng)驗(yàn)等諸多問題，國(guó)內(nèi)也找不到可供借鑒的類似項(xiàng)目。從運(yùn)作管理上說，主要有：如何確立項(xiàng)目的合理定位；采取什么樣的運(yùn)作模式和運(yùn)行流程；項(xiàng)目的物流、資金流、信息流如何建立；以及如何組織項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)保障等。針對(duì)這些問題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采取相應(yīng)對(duì)策，逐步建立管理體系，進(jìn)行了項(xiàng)目的運(yùn)作實(shí)施：（一）找準(zhǔn)定位，設(shè)計(jì)最佳模式1. 項(xiàng)目定位對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)行發(fā)展具有導(dǎo)向作用，也是組織項(xiàng)目管理的基本依據(jù)。我們?cè)谘芯繃?guó)內(nèi)多種圖書捐贈(zèng)活動(dòng)情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)新聞出版行業(yè)的特點(diǎn)和基層對(duì)于圖書捐贈(zèng)活動(dòng)的實(shí)際需求

6、，對(duì)書海工程確立了如下定位：在共青團(tuán)中央和新聞出版總署的支持下展開項(xiàng)目，使其成為依托共青團(tuán)組織、依靠政府行政力量支持的大型公益活動(dòng)，使項(xiàng)目具有較好的公信力；著眼國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的大局，以支持中西部地區(qū)和基層教育事業(yè)發(fā)展和文化建設(shè)、服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)、服務(wù)青少年成長(zhǎng)成才為目的，使項(xiàng)目具備廣闊的發(fā)展空間；動(dòng)員新聞出版全行業(yè)大力支持和積極參與，使項(xiàng)目擁有堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)和快速發(fā)展的有利條件。2.根據(jù)項(xiàng)目的定位，為了使書海工程盡快形成規(guī)模、產(chǎn)生持續(xù)而廣泛的社會(huì)影響，設(shè)計(jì)了項(xiàng)目的基本運(yùn)作模式，其運(yùn)作模式有以下特點(diǎn)：兼顧各方、做到互利共贏。出版發(fā)行單位在捐贈(zèng)圖書的同時(shí)，既緩解了庫(kù)房壓力，又可以根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策

7、享受稅收優(yōu)惠，還樹立了良好的社會(huì)形象。書海工程的運(yùn)作本身就形成了一個(gè)捐贈(zèng)人、受助人多方受益的價(jià)值創(chuàng)造過程；講究實(shí)效，實(shí)現(xiàn)按需贈(zèng)書。書海工程將所有捐贈(zèng)圖書分類分學(xué)科整理編排后提供給受助人，由受助人自主選擇所需圖書的品種和數(shù)量，滿足其實(shí)際需求。按需贈(zèng)書是書海工程在圖書捐贈(zèng)領(lǐng)域的創(chuàng)舉，使捐贈(zèng)的圖書能有效發(fā)揮作用，使項(xiàng)目具有了強(qiáng)大的生命力，受到了受助地區(qū)政府部門和群眾的歡迎；建立機(jī)制，著眼長(zhǎng)期開展。由于基層地區(qū)和學(xué)校對(duì)圖書的需求十分巨大，書海工程不斷提高服務(wù)水平，建立長(zhǎng)效機(jī)制，長(zhǎng)期支持受助單位的文化建設(shè)。（二）建立流程，推動(dòng)有效實(shí)施由于得到出版單位的支持，書海工程啟動(dòng)后很快取得初步成果，幾個(gè)月就募集到

8、兩千多萬(wàn)元的圖書。但隨后遇到了一系列的難題，尤其是圖書捐出的進(jìn)行非常困難。經(jīng)過分析，發(fā)現(xiàn)主要原因是項(xiàng)目沒能建立完整的運(yùn)作流程。當(dāng)時(shí)項(xiàng)目人員只負(fù)責(zé)動(dòng)員捐贈(zèng)人捐贈(zèng)圖書和聯(lián)系受贈(zèng)單位，中間的圖書存放、打包出庫(kù)和發(fā)運(yùn)一系列工作環(huán)節(jié)都交給捐贈(zèng)人義務(wù)去做，這給捐贈(zèng)人增添了相當(dāng)?shù)呢?fù)擔(dān)，而由于項(xiàng)目人員與捐贈(zèng)人并無(wú)隸屬關(guān)系，這導(dǎo)致項(xiàng)目的管理指令難以執(zhí)行，所以許多工作無(wú)法落實(shí)。從2006年3月開始，項(xiàng)目逐步建立了工作流程，示意圖如下：向捐贈(zèng)人向捐贈(zèng)人募集圖書圖書整理入庫(kù)圖書書目上網(wǎng)聯(lián)系受贈(zèng)人網(wǎng)上選書項(xiàng)目部受助單位圖書發(fā)運(yùn)向書?；鹁栀Y用于物流管理費(fèi)開具接受捐贈(zèng)確認(rèn)函圖書出庫(kù)建立圖書捐贈(zèng)網(wǎng)這一流程的建立使項(xiàng)目的物流

9、過程、信息流過程和資金流過程緊密銜接組成了完整高效的工作鏈。物流過程：建立了物流配送中心，組織和實(shí)施圖書的運(yùn)輸入庫(kù)、清點(diǎn)整理、存儲(chǔ)、提取打包、運(yùn)輸出庫(kù)等各環(huán)節(jié)工作。這些工作的進(jìn)行，不僅使圖書捐贈(zèng)趨于程序化和規(guī)范化，更重要的是完成了閑置資源向可用資源的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)了公益項(xiàng)目創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值的過程；信息流過程：建立了“中國(guó)圖書捐贈(zèng)網(wǎng)”，開發(fā)了圖書捐贈(zèng)管理軟件系統(tǒng)，捐贈(zèng)圖書全部分類登錄網(wǎng)上書庫(kù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持受助方網(wǎng)上選書，滿足了受助方自主選書的需求。同時(shí)，運(yùn)用軟件系統(tǒng)地收集、處理圖書捐贈(zèng)過程的相關(guān)數(shù)據(jù)、及時(shí)進(jìn)行反饋，指導(dǎo)募集、捐助工作的調(diào)整改進(jìn)；不斷提高工作效率；資金流過程：運(yùn)用各種手段打通機(jī)構(gòu)、企業(yè)

10、和個(gè)人與項(xiàng)目運(yùn)行需要的資金通道，解決了項(xiàng)目的運(yùn)行成本問題，支持了項(xiàng)目的持續(xù)開展，同時(shí)在項(xiàng)目?jī)?nèi)部進(jìn)行了合理分配，有效地保障了項(xiàng)目的物流開支和行政管理開支。優(yōu)化手段，提高服務(wù)效率 公益項(xiàng)目的本質(zhì)是為機(jī)構(gòu)、企業(yè)和社會(huì)大眾提供公益服務(wù)的。所以，提高服務(wù)質(zhì)量是公益項(xiàng)目的比然要求。書海工程在運(yùn)行中及要為受助人提供服務(wù)，也要積極為捐贈(zèng)人提供服務(wù)。項(xiàng)目的核心競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)際上取決于項(xiàng)目提供服務(wù)的能力。1.根據(jù)服務(wù)性項(xiàng)目的特點(diǎn)不斷提高服務(wù)效率。尤其在實(shí)施捐助的過程中，受贈(zèng)人的參與會(huì)對(duì)服務(wù)效率產(chǎn)生較大的影響。由于項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)按需贈(zèng)書的模式，開始都采取受贈(zèng)人上網(wǎng)自主選書的做法，后來發(fā)現(xiàn)這樣做效率很低。其原因是受贈(zèng)單位安排上網(wǎng)

11、選書的人，通常對(duì)軟件和網(wǎng)上書庫(kù)不太熟悉，操作失誤較多，常常進(jìn)度很慢，影響了后續(xù)工作的進(jìn)行；同時(shí)，因?yàn)檫x書進(jìn)度慢，也占?jí)毫藞D書庫(kù)存，使庫(kù)存圖書的周轉(zhuǎn)變慢。為了提高效率，項(xiàng)目采取了相應(yīng)手段解決這一問題：一是采取模塊化操作的做法，由項(xiàng)目人員將圖書按類型先分成模塊，比如中學(xué)模塊、小學(xué)模塊、農(nóng)家書屋模塊等，受贈(zèng)人只要選擇圖書模塊略加修改就行了；二是采用使受贈(zèng)人與部分操作分離的做法，由項(xiàng)目人員按受贈(zèng)人需求先從網(wǎng)上書庫(kù)選出圖書，通常大于需求量5-10%，受贈(zèng)人再?gòu)倪x好的書單上刪掉其不想要的書就行了。這樣就大大縮短了選書的進(jìn)程，提高了服務(wù)效率。也減少了受贈(zèng)人的工作量，雙方都很滿意。2008年8月，書海工程曾用

12、22天時(shí)間，就完成了將一千萬(wàn)元圖書從選書到分揀打包運(yùn)輸?shù)胶鲜【栀?zèng)人所在地的工作，受贈(zèng)人對(duì)此給于了很高評(píng)價(jià)。 2. 重視透明和規(guī)范的服務(wù)操作，這是提高公益項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。書海工程有明確的工作指標(biāo)，建立了一系列標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)檢查、調(diào)節(jié)項(xiàng)目的運(yùn)行情況。比如在捐贈(zèng)圖書管理上，書海工程強(qiáng)調(diào)維護(hù)捐贈(zèng)人利益，建立了嚴(yán)格的登記統(tǒng)計(jì)制度和特有的信息回饋制度。信息反饋制度：書海工程每年年初要制定“捐贈(zèng)圖書流向表”，將每位捐贈(zèng)人的捐贈(zèng)圖書流向情況包括捐出地區(qū)、受贈(zèng)單位、數(shù)量一一寫明，報(bào)送給受贈(zèng)人，使捐贈(zèng)人了解所捐圖書的明確去向。有效地解決了許多出版社擔(dān)心的捐贈(zèng)圖書回流市場(chǎng)現(xiàn)象，贏得了出版發(fā)行單位的信任，樹立了良好

13、的公信力。突破瓶頸，增強(qiáng)項(xiàng)目的持續(xù)能力根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理運(yùn)作的理論，任何企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作流程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)只要阻礙了企業(yè)更大程度的增加有效產(chǎn)出，或減少庫(kù)存和運(yùn)行費(fèi)以提高效益，就成為“瓶頸”。企業(yè)要進(jìn)一步發(fā)展，必須從資源、市場(chǎng)或法規(guī)等方面著力解決“瓶頸”問題。書海工程運(yùn)行三年多來一直保持了高速發(fā)展，重要的原因之一就在于不斷解決“瓶頸”，突破發(fā)展難題。書海工程啟動(dòng)之時(shí)，項(xiàng)目人員全部沒有出版發(fā)行的從業(yè)經(jīng)歷，更談不上專業(yè)人員。當(dāng)時(shí)的瓶頸就是人員的圖書募集能力，如果募集不來圖書，缺乏資源，項(xiàng)目就無(wú)從開展。當(dāng)時(shí)中國(guó)光華科技基金會(huì)連續(xù)組織了崗上多次培訓(xùn)，歷時(shí)兩個(gè)月，運(yùn)用專題講座、理論研討、模擬演練、工作交流等

14、各種方法，取得了很好的成效，項(xiàng)目啟動(dòng)1個(gè)月后，所有參加募捐的工作人員都取得了成果，為項(xiàng)目的實(shí)施打開了局面。2008年初，在書海工程運(yùn)行兩年半取得一定成果后，基金會(huì)提出了開放式運(yùn)作的項(xiàng)目管理理念，即不分是不是項(xiàng)目成員都可以參與書海工程，鼓勵(lì)有資源、有能力的人為項(xiàng)目的發(fā)展做貢獻(xiàn)。同時(shí)相應(yīng)推出了開放式運(yùn)作的工作機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。這一做法有效突破了當(dāng)時(shí)在項(xiàng)目捐助工作中資源不足的瓶頸，推動(dòng)了項(xiàng)目的規(guī)模化發(fā)展。當(dāng)年在書海工程的捐助業(yè)績(jī)中有30%來自項(xiàng)目外人員的貢獻(xiàn)。書海工程運(yùn)行3年時(shí)，考慮到新聞出版行業(yè)改制轉(zhuǎn)體導(dǎo)致的捐贈(zèng)優(yōu)惠政策變化，又前后推出了兩項(xiàng)舉措以穩(wěn)定和擴(kuò)大捐贈(zèng)人隊(duì)伍，加強(qiáng)項(xiàng)目長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)。一是與清華大學(xué)合作，在新聞出版總署的領(lǐng)導(dǎo)下舉辦了工商管理總裁（出版業(yè)）高級(jí)研修班，進(jìn)一步建立與出版業(yè)的良好關(guān)系，為募集圖書創(chuàng)造有利條件。二是與近30家出版社聯(lián)合組建“書海公益聯(lián)盟”，以公益平臺(tái)整合資源，為出版社提供多方位的服務(wù)和支持，包括公益服務(wù)、金融服務(wù)和公益營(yíng)銷等，通過幫助出版社發(fā)展來鞏固書海工程的捐贈(zèng)人隊(duì)伍，夯實(shí)項(xiàng)目長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。實(shí)踐證明，書海工程由于順應(yīng)了黨和國(guó)家的建設(shè)大局和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的需求，加強(qiáng)了項(xiàng)目的運(yùn)作管理，有效地提高了項(xiàng)目的核心競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)影響力。三年來